PAUTAS PARA ESCRIBIR UN CORREO ELECTRÓNICO FORMAL

Pautas para escribir un correo electrónico formal

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ÍNDICE

Generalidades

Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Otras consideraciones para tener en cuenta a la hora de enviar un correo formal

Recomendaciones importantes

Revise antes de enviar

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generalidades

Los correos electrónicos formales son aquellos que se envían a alguien que no conocemos bien o que está en una posición de autoridad, muchas veces también se trata de colegas. De manera frecuente, estos mensajes son propios de las relaciones de trabajo y el quehacer diario de una institución o empresa.Las oraciones deben ser completas, sencillas y concisas, la gramática y la ortografía deben ser correctas. Se debe evitar el uso de abreviaciones, contracciones, gentilicios, emoticones y cualquier otra terminología informal. Entre otros detalles es importante:

• Definir el asunto del correo
• Citar los antecedentes de la comunicación -si los hay-
• Guardar un orden lógico de ideas
• Mencionar los archivos que se adjuntan

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

En la escritura de negocios o relaciones de trabajo, lo formal hace referencia a lo que es correcto, aceptable y lo que es aceptable tiene más posibilidades de ser atendido. El tono formal busca transmitir un lenguaje serio pero amable, seguro, pero no invasivo. De ahí la importancia de saber comunicarse de manera formal en un contexto corporativo, institucional, comercial o profesional, aunque en el plano personal también se agradece la formalidad por considerarse una muestra de respeto. Para redactar un correo formal asegúrese de incluir los siguientes elementos:

Asunto

Saludo

Introducción

Cuerpo del correo (más detalles de la solicitud o desarrollo del tema)

Llamada a la acción (qué esperamos a partir de la comunicación)

Cierre

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Asunto

La línea del asunto (encabezado o título del correo) es la clave para captar la atención de la persona receptora y, con ello, hacer que abra el correo y lo lea. Para ello, cuide los siguientes aspectos:

• Que sea detallado, pero breve. El tema del correo debe quedar explícito en una sola línea, se recomienda que la longitud del asunto esté por debajo de los 60 caracteres, lo cual garantiza que el asunto completo se muestre en la bandeja de entrada.
• Al grano. Sin rodeos. El asunto debe dar una idea concreta de lo que la persona receptora puede esperar al abrir el correo.
• Información correcta y específica. Datos erróneos o incompletos fomentan la confusión y pueden hacer que su persona destinataria desconfíe de la comunicación.

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Saludo

Como en cualquier conversación interpersonal, el saludo apropiado es la mejor manera de comenzar un correo formal. De preferencia, este debe ir acompañado del nombre completo (o al menos el apellido) de la persona a quien va dirigido el correo electrónico. El saludo debe ser corto y, de ser posible, debe generar cercanía. Ejemplos:

• Estimado licenciado Brenes
• Estimada doña Xinia (si hay más cercanía)
• Buenas tardes doña Roxana
• Apreciadas personas miembros del Consejo Directivo

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Introducción

La introducción es el momento de establecer el propósito del correo electrónico. Pero antes, es importante hacer una presentación de quien se encargará de dar seguimiento a la comunicación. Esto es necesario dado que muchos correos formales buscan establecer un primer contacto entre dos entidades o personas que no han interactuado previamente. Enseguida, se debe tratar de condensar el propósito del correo en cuatro o cinco líneas de texto, como máximo. Con ello, estará haciendo buen uso de la herramienta y la persona destinataria se lo agradecerá, ya que muy probablemente en su bandeja de entrada hay otros correos a los que debe prestarles atención. Si existen antecedentes a la comunicación que está redactando, debe mencionarlos. Ejemplo: Estimado licenciado Brenes Recibí de la Licda. Cheryl Bolaños, jefa del Subproceso Gestión de la Capacitación, el oficio PJ–DGH–CAP–210–2022 -adjunto-. Como profesional en métodos de enseñanza de este departamento, me corresponde atender su solicitud, por lo que aprovecho para ponerme a sus órdenes e indicarle los próximos pasos por seguir para llevar este proyecto a buen término. Con una introducción como la anterior, ofrecemos un contexto a la persona destinataria y podemos dar paso al cuerpo del correo.

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Cuerpo del correo

Ahora, es momento de desarrollar el tema por tratar o el propósito del correo de forma clara, pero concisa. Recuerde: un correo electrónico formal no debe ser extenso, salvo que la ocasión lo amerite. Por eso, escriba en forma directa, pero amable. Detalle, pero sin dar rodeos. Aquí tiene algunos consejos de redacción para facilitar a la persona lectora la localización de la información relevante de forma rápida:

• Aunque no hay una longitud específica para un correo electrónico formal, procure mantener el texto completo dentro del campo visual de una pantalla.
• Si su correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos y no use sangría.

• Use negritas en las palabras o frases a las cuales quiera dar énfasis, sobre todo en un correo extenso.
• También puede recurrir a viñetas o números para organizar mejor el texto.

Ejemplo: De acuerdo con el oficio antes citado, su despacho requiere el apoyo de nuestro Subproceso para diseñar un curso virtual sobre los nuevos procedimientos que están implementando. Con el objetivo de tener una mayor claridad acerca de la necesidad de capacitación que nos plantea, le propongo tres posibles fechas para que tengamos la “reunión de inicio de proyecto”, la cual puede tomarnos aproximadamente una hora.

• 27 de agosto, 10 a.m.
• 3 de setiembre, 8 a.m.
• 5 de setiembre, 2 p.m.

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Llamada a la acción

Es importante manifestar lo que quiere que haga la persona destinataria con su mensaje: que responda a su solicitud con datos específicos, que devuelva su mensaje o, al menos, que confirme de recibido. Ejemplo: Le agradezco que por favor me indique cuál de las fechas propuestas se ajusta a sus posibilidades, o bien, proponga alguna otra fecha y hora que se acomode a su agenda.

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Elementos básicos de la escritura de correos electrónicos

Cierre

Por último, pero no por ello menos importante, está el cierre del mensaje. Esta será la última impresión con la que se quede la persona destinataria. Algunos elementos por considerar en este punto son: a. Agradecimiento: agradecer antes de despedirse es una forma excelente de cerrar la conversación por email. Para corresponder a la atención de la persona que recibirá y dará seguimiento a su comunicación, algunas frases que más se utilizan al redactar un correo formal son: “Agradezco su atención”,” o un simple, pero efectivo: “Muchas gracias”. b. Frase de despedida cordial: la manera más común de rematar el cierre de su correo electrónico formal es usando la frase “Saludos cordiales”. Otras opciones de despedida que puede usar son:

• Atentamente
• Cordialmente
• Respetuosamente
• Un cordial saludo
• Excelente día

c. Firma del correo (datos de contacto) Todo correo profesional lleva una firma del remitente. En este espacio se debe incluir el nombre, puesto y oficina en la que labora, así como números de teléfono de contacto.

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Otras consideraciones para tener en cuenta a la hora de enviar un correo formal

Documentos adjuntos Si el correo electrónico lleva archivos adjuntos, es necesario hacerlo saber a la persona receptora en el cuerpo del correo, así estará informada de que hay información adicional que debe descargar. Tipos de destinatarios

• A: Persona destinataria
• CC: significa con copia, puede ser una jefatura, coordinación o por una persona que debe estar enterada.
• CCO: significa con copia oculta, aquí se puede escribir la dirección de una persona que desee que esté enterada de la comunicación pero sin que la persona destinataria primaria vea la dirección. Otra forma de uso es cuando se envían correos masivos y se desea preservar la confidencialidad.

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Recomendaciones importantes

• Cuide su ortografía, esto habla mucho de usted. El hecho de no incluir mayúsculas donde corresponde, acentos tanto en mayúsculas como en minúsculas, entre otros, dice mucho de su profesionalismo. Sobre todo, escriba correctamente las palabras, es decir no confunda las letras ni ponga “h” donde no va.

• Para corregir una gran parte de su ortografía, redacte el correo previamente en un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs así será más fácil hacer las correcciones. Una vez terminado, cópielo y péguelo

• Evite escribir todo el correo o parte de él en mayúsculas. Los textos en mayúsculas dan el sentido de que está gritando y demuestra agresividad. Es preferible escribir con minúsculas y poner mayúsculas sólo donde sea necesario.

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Recomendaciones importantes

• En un correo formal es preferible redactar en tercera persona, “usted o ustedes”.

• Utilice palabras formales y serias.

• No escriba textos tan largos, la gente no tiene tiempo de leer. Aprenda a sintetizar sus ideas.

• Redacte párrafos cortos, de modo que distribuya el contenido y la persona destinataria no se abrume al ver todo en un solo párrafo grande.

• Haga uso correcto de las comas y demás signos de puntuación, en muchas ocasiones las frases cambian completamente su sentido según la forma en que aplicamos la puntuación, o simplemente el texto no se entiende.

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REVISAR ANTES DE ENVIAR

Antes de enviar el correo, revíselo una última vez, si le es posible pida a alguien que lo lea. Es común escribir cosas que “no deben ir”, dejar pasar alguna falta de ortografía y hasta omitir incluir los archivos que se deben adjuntar. Aún si redacta en un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs, revíselo antes de enviarlo. Recuerde que es un correo formal y que no deben existir errores ortográficos ni de redacción, su profesionalismo está de por medio.

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