Geschäftsbrief nach DIN5008

Verfassen eines Geschäftsbriefes nach DIN5008

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Inhaltsverzeichnis

Definition

Infoblock

Grußformel

DIN5008

Betreffzeile

Übung 1

Form

Anrede

Übung 2

Briefkopf

Textbereich

Übung 3

Definition

Ein Geschäftsbrief ist ein Schreiben, das für die Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, Lieferanten oder anderen Dienstleistern verwendet wird. Die geschäftliche Kommunikation kann zwischen zwei Unternehmen (Business-to-Business) oder zwischen einem Unternehmen und Privatpersonen beziehungsweise Kunden stattfinden (Business-to-Consumer). Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, wie zum Beispiel Werbebriefe, Danksagungen, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen oder Bestellungen.

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DIN5008

Für Geschäftsbriefe gelten spezielle Regeln, die nach der Norm DIN 5008 geregelt sind. Zwar gibt es auch für Privatbriefe bestimmte Gestaltungshinweise, doch bei geschäftlichen Briefen sind die Regeln deutlich strenger und sollten unbedingt beachtet werden. Denn: ein Geschäftsbrief ist immer auch Aushängeschild eines Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel Regeln für Abkürzungen, Zeilenabstände oder Seitenränder. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Geschäftsbriefe einheitlich gestaltet und somit gut lesbar sind.

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Form

Damit ein Brief gut lesbar ist, sollten Sie auf ausreichende Seitenränder und Zeilenabstände achten. Laut DIN 5008 gelten folgende Standards: Seitenränder:Links: 2,5 cmRechts: 2,0 cmOben: 4,5 cmUnten: 2,5 cmZeilenabstand: 1-1,5-zeilig

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Form

Eine winzige Schrift oder verschnörkelte Lettern wären für die Empfänger eines geschäftlichen Briefes ein Ärgernis – stellen Sie also sicher, dass Ihre Geschäftsbriefe gut lesbar sind (und somit seriös wirken).Die Schriftgröße im Geschäftsbrief beträgt in der Regel 12 Punkt, bei sehr viel Text ist auch 11 Punkt erlaubt. Kleiner sollte die Schrift aus Gründen der Lesbarkeit aber nicht sein.Wählen Sie eine schlichte Schriftart ohne Ausschmückungen. In der Regel verwendet man für Normbriefe die Schriftarten Times New Roman oder Arial, auch Calibri bietet sich an.

Übung 2

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Briefkopf

Der Briefkopf sollte professionell gestaltet werden – schließlich fällt der Blick des Empfängers als erstes auf ihn.Der obere Teil des Briefkopfs entspricht dem oberen Rand des Dokuments, der 4,5 Zentimeter hoch ist – hier ist zum Beispiel Platz für Ihr Firmenlogo.

Im sogenannten Anschriftenfeld folgen die Rücksendeangaben, wie postalische Zusätze und Vermerke sowie die Empfängeradresse. Achten Sie darauf, dass das Anschriftenfeld 11 Zeilen umfasst und nicht höher als 4 cm ist– so passt sie noch in das standardisierte Sichtfenster von Briefkuverts.

Übung 1

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Infoblock

Im sogenannten Informationsblock auf der rechten Seite des Dokuments werden die Kontaktdaten des Ansprechpartners genannt: Die Leitwörter des Standardinformationsblocks heißen: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom, Name, Telefon, Telefax, E-Mail und Datum.

Kalenderdaten sind in folgender Schreibweise vorzunehmen: Jahr - Monat - Tag

Erlaubt sind seit 2011 aber auch wieder die üblichen Schreibweise mit Punkttrennung (TT.MM.JJJJ) sowie die alphanumerische Schreibweise – 1. Januar 2014 oder 1. Jan. 2014 möglich

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Betreff

Auf den Briefkopf folgt der Betreff. Dieser hilft dem Empfänger, sich einen Überblick über den Grund des Schreibens zu verschaffen. Bringen Sie in der Betreffzeile also auf den Punkt, worum es sich handelt. Der Betreff beginnt zwei Zeilen unter dem Informationsblock.Verzichten Sie auf das Wort „Betreff“ in der Betreffzeile – das ist ein häufiger Fehler.Sie können in der Betreffzeile Fettschrift und/oder Farbe verwenden, müssen aber nicht.

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Anrede

Auf den Betreff folgen zwei Leerzeilen – danach schreiben Sie die Anrede. Auf die Anrede folgt eine Leerzeile, bevor der eigentliche Inhalt Ihres Briefs beginnt. Wichtig: Eine korrekte und angemessene Anrede ist in geschäftlichen Briefen ein Muss! Sie entscheidet darüber, wie der Leser Ihren Brief wahrnimmt. Kennen Sie die Empfänger nicht, ist die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren, …“ die richtige Wahl. Ansonsten sollten Sie die Empfänger lieber persönlich ansprechen, etwa mit „Sehr geehrte Frau Weiß“. Indem Sie die Empfängerin oder den Empfänger Ihres Geschäftsbriefes mit Namen anspre-chen, zeigen Sie Wertschätzung.

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Textbereich

Im Fließtext Ihres Geschäftsbriefes sollten Sie auf eine klare Struktur achten. Sie erleichtern dem Leser das Verständnis Ihres Briefes, wenn Sie ihn in sinnvolle Abschnitte gliedern. Zwischen den Absätzen ist immer eine Leerzeile zu lassen.Vermeiden Sie unbedingt Rechtschreib- oder Grammatikfehler.Mit dem passenden Schlusssatz runden Sie Ihren Brief stilvoll ab. Verzichten Sie dabei auf altbackene oder unterwürfige Floskeln wie „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung“ oder „Wir freuen uns, Ihnen hiermit geholfen zu haben“.

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Grußformel

Am Ende des Briefes folgt die Grußformel. Wie auch bei der Anrede sollten Sie auf eine angemessene und seriöse Formulierung achten. „Mit freundlichen Grüßen“ oder (moderner) „Freundliche Grüße“ ist der Klassiker unter den Grußformeln. Je nach Anlass (etwa, wenn Sie einem Geschäftspartner zum Geburtstag gratulieren) und Verhältnis zum Empfänger, kann Ihre Grußformel natürlich auch persönlicher ausfallen. Lassen Sie zwischen Anschreiben und Grußformel genau eine Leerzeile. Zwischen Grußformel und dem Namen des Unterzeichners liegen drei Zeilen – hier setzen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift zwischen – sofern der Firmenname nicht noch dazwischensteht. Zwischen Firma und Name stehen zudem Zusätze wie: i. A. (im Auftrag), ppa. (per Prokura) oder i. V. (in Vollmacht). Falls Ihr Brief Anlagen enthält, können Sie diese nach der Unterschrift erwähnen.

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Übung 3

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Übungen

Übung 3

Übung 2

Übung 1

Briefschluss.

Das Anschriftenfeld

Aufbau eines Geschäftsbriefes

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