Pas à pas Apprentissage

ACCUEILLIR UN.E APPRENTI.E

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Un PAS À PAS pour vous guider dans votre projet de recrutement d'apprentis

Comment organiser son accueil et son intégration dans la collectivité ?

Comment préparer l'aprèscontrat d'apprentissage ?

Vous envisagez le recrutement d'un apprenti dans la collectivité ?

RECRUTEMENT D'UN.E APPRENTI.eDANS LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Points clés de la campagne 2024

DÉFINIR LES BESOINS ET LES CAPACITES D'ACCUEIL dans la collectivité.IDENTIFIER LE OU LES MAÎTRES D'APPRENTISSAGEen tenant compte des conditions de diplôme et/ou d'expérience professionnelle. (Art. R 6223-24 du Code du travail)PRENDRE CONTACT AVEC L'ORGANSIME DE FORMATION pour valider le choix du diplôme, le niveau, la durée, le rythme de l'alternance et obtenir un devis des frais de formation.RECUEILLIR L'AVIS DU COMITE SOCIAL TERRITORIALPrésenter le projet pour avis aux instances compétentes en respectant le délai de saisine.DÉLIBÉRER AFIN DE VALIDER LE RECOURS À L'APPRENTISSAGEPrévoir l’inscription au budget des frais correspondant aux salaires et aux frais de formation.

Avant la signature d'un contrat d'apprentissage

Cette prise en charge est plafonnée selon des coûts de référence des contrats, indiqués notamment dans une liste établie conjointement avec France compétences (liste en cours d'actualisation).Pour la campagne 2024 de financement des frais de formation des apprentis, de nouveaux critères de régulation dans l'allocation des moyens dédiés à la prise en charge des frais de formation ont été approuvés par la Coordination des Employeurs Territoriaux et le Conseil d'Administration du CNFPT.Retrouvez les nouvelles modalités :

Trouver un organisme de formation

Des sites pour vous aider à trouver un organisme et/ou une formation en Occitanie :

https://www.onisep.fr

https://www.apprentissageenregion.fr

https://www.lapprenti.com

Financement des frais de formation des contrats d'apprentissage par le CNFPT

Démarches au sein de votre collectivité

Modèle de délibération

Fiche technique campagne 2024

SAISIR VOS INTENTIONS DE RECRUTEMENT AUPRÈS DU CNFPTCette étape est OBLIGATOIRE pour être éligible au financement du CNFPT et devient un préalable pour déposer une demande d'accord de prise en charge. Recensement OBLIGATOIRE sur IEL du 22 janvier au 22 mars 2024.DÉPOSER VOS DEMANDES D'ACCORDS PRÉALABLES DE FINANCEMENT(Allocation définie suite au recencement)La demande d'accord préalable devra être ensuite déposée par la collectivité dans les 3 mois précédent le début d'exécution du contrat. A l'issue de ce délai, l'APF ne sera plus valide.Une fois obtenu, le n° de l’accord préalable devra être indiqué dans la convention individuelle de formation signée entre l’employeur et l'organisme de formation. L'organisme de formation déposera sa demande de financement auprès du CNFPT dans un délai de 30 jours à compter de la date d'exécution du contrat.

Accords Préalables de financement (APF)

Après le recensement effectué, la collectivité dépose la demande d'accord préalable, en saisissant les informations suivantes :

• Le diplôme envisagé :

- Code RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles). - Code diplôme - Intitulé du diplôme.

• la date de début de contrat.

• La durée du contrat d'apprentissage.

Avant la signature d'un contrat d'apprentissage

Démarches auprès du CNFPT

2 critères pour la campagne 2024 - Participation obligatoire au recensement.- Priorisation des 44 Métiers en tension avec 817 diplômes associés

Conditions d'éligibilité au financement

Référentiel des métiers en tension

Démarches auprès du CNFPT

Foire aux questions

A renseigner lors de la saisie :

• Le.s métier.s en tension repéré.s dans la liste des 44 métiers en tension avec 817 diplômes rattachés.

• Les niveaux de diplôme envisagés pour chacun des métiers en tension ciblés.
• Le nombre d’équivalents temps plein inscrits au tableau des emplois permanents de la collectivité ou de l’établissement public.

PROCÉDER AU RECRUTEMENT DE L'APPRENTI.EElaborer une fiche de poste (descriptif des activités confiées, les compétences nécessaires, niveau de qualification exigé...), il est possible de vous appuyer sur les fiches métiers proposées par le CNFPT. Diffuser votre offre d'emploi et réaliser les entretiens en associant si possible le.s maître.s d’apprentissage. Pour trouver un candidat, la collectivité peut solliciter les organimes de formation, les missions locales (MLI), Pole emploi, Cap emploi.., et utiliser les plateformes dédiées au recrutement d'apprenti.e.s.ÉTABLIR LA CONVENTION DES FRAIS DE FORMATION ET LE CONTRAT D'APPRENTISSAGEEtablir une convention individuelle de formation pour chaque apprenti avec l'organisme de formation. Elle définit le coût global de la formation, les conditions d'accueil de l'apprenti.e et le déroulement de la formation.Compléter et faire signer le contrat d'apprentissage par toutes les parties.Transmettre le contrat d'apprentissage et la convention de formation pour enregistrement au service de la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) du département de la collectivité au plus tard dans les 5 jours ouvrables de l’exécution du contrat. Vous avez deux possibilités de transmission : soit de façon dématérialisée en utilisant la plateforme CELIA, soit par courrier en adressant 3 exemplaires du CERFA FA13. (accès à la NOTICE).Dès réception du contrat enregistré par la DREETS, la collectivité doit remettre un exemplaire à l’apprenti.e et une copie à l'organisme de formation.

www.emploi-territorial.fr

Des plateformes pour diffuser vos offres

Assurez-vous de l’adéquation entre le projet professionnel de l’apprenti.e et le besoin de la collectivité, de la motivation du candidat pour la filière choisie.Vérifier que le contenu de la formation choisie par l’apprenti.e pourra bien être mis en pratique, au sein de la collectivité, et sur l’ensemble du référentiel de compétence lié au diplôme préparé.

Lors de l'entretien

pass.fonction-publique.gouv.fr

Avant la signature d'un contrat d'apprentissage

CELIA est une plateforme de saisie en ligne des contrats d'apprentissage pour les employeurs publics.Il permet aux employeurs des trois versants de la fonction publique et aux organismes de formation de gérer de façon intégralement dématérialisée leurs contrats d’apprentissage (saisie en ligne, signatures éléctroniques, envoi du contrat à la DREETS).

Une plateforme pour saisir vos contrats

ORGANISER LA VISITE MÉDICALE PRÉVENTIVE auprès du CDG ou d'un médecin agréé. A réaliser au mieux 1 mois avant l’embauche et au plus tard dans les deux mois qui suivent.RÉALISER LA DÉCLARATION PRÉALABLE À L'EMBAUCHE (DPAE) pour l'immatriculation de l'apprenti à la Sécurité Sociale (au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard le 1er jour de l'embauche).RÉDIGER L'ARRÊTÉ ATTRIBUANT LA NBI AU MAÎTRE D'APPRENTISSAGE Le maître d’apprentissage bénéficie d’une NBI de 20 points. Si l’agent bénéficie déjà d’une NBI à un autre titre, seule la plus élevée est prise en compte. DÉCLARER L'APPRENTI.E À LA CAISSE DE RETRAITE COMPLÉMENTAIRE auprès de l'URSSAF. Au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche présumée et au plus tard à cette date.INSCRIRE LE MAÎTRE D'APPRENTISSAGE AUX FORMATIONS DU CNFPTLe CNFPT organise des formations à destination des maîtres d'apprentissage. Pour consulter la liste des formations, connectez-vous sur la plateforme de formation.Intitulé du stage : "Le rôle et les missions du maître d'apprentissage ou tuteur, tutrice " PROCÉDER AUX DEMANDES D'AIDES POUR LES APPRENTI.E.S EN SITUATION DE HANDICAPLe référent handicap du CDG de votre département peut vous accompagner dans vos démarches à réaliser auprès du FIPHFP (Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique).

Aides du FIPHFP

Pour les apprenti.e.s en situation de handicap, le FIPHFP prend en charge, à hauteur de 80% du salaire chargé et des frais de formation......

Catalogue des interventions du FIPHFP

Formalités administratives

Guide à destination des employeurs et des apprenti.e.s

Accueil de l'apprenti.edans la collectivité territoriale

MISE EN PLACE D'UNE CHARTE D'ACCUEIL

Pour l'apprenti

• Effectuer les missions qui lui sont confiées.
• Respecter la discipline, les consignes, les règlements de la collectivité et du CFA.
• Suivre la formation théorique de manière assidue.
• Faire preuve d’initiative et de responsabilité.
• Se présenter à l’examen final.

Pour l’employeur

• Inscrire l’apprenti à sa formation.
• Placer l’apprenti sur un poste en adéquation avec le référentiel de sa formation pour le préparer au mieux au diplôme ou titre visé.
• Veiller à l’acquisition de savoirs professionnels par l’apprenti.
• Organiser les entretiens de suivi et d’évaluation de l’apprenti en lien avec le CFA.
• Verser la rémunération prévue par le contrat d’apprentissage.

Les engagements

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Organisme de formation

Collectivité

Apprenti

LA PROFESSIONNALISATION TOUT AU LONG DU CONTRATMettre à disposition du maître d’apprentissage les moyens nécessaires pour mener à bien les missions et lui dégager du temps pour le suivi du contrat d’apprentissage.Confier à l’apprenti des tâches en lien avec la formation.Tenir à jour le livret d’apprentissage fourni par le CFA, et qui permet de faire le lien entre les périodes chez l’employeur et celles passées en formation.S'assurer de l'assuidité de l'apprenti.e et participer aux réunions de suivi avec le référent de l'organisme de formation chargé de suivre l'apprenti.e.

ACCUEILLIR L'APPRENTI DANS LA COLLECTIVITÉInformer et préparer l’équipe en expliquant l’objectif du contrat, le but poursuivi par la collectivité, le statut de l’apprenti.e, les missions qui lui seront confiées.Former la.le maître d’apprentissage si possible avant l’arrivée de l’apprenti.e, sinon dans les premiers mois du contrat d’apprentissage.Participer à un premier entretien organisé par l’établissement de formation et se munir du référentiel du diplôme.

Ce dispositif concerne les jeunes âgés de 15 à 29 ans révolus à la date de la prise d’effet du contrat. Si l’apprenti.e est mineur.e, chaque décision nécessite l’accord de son représentant légal. Le contrat d'apprentissage est un contrat de travail écrit à durée limitée (CDL) ou à durée indéterminée (CDI) entre un salarié et un employeur. Il permet à l'apprenti de suivre une formation pratique en entreprise sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage. En complément de cette formation, l'apprenti suit une formation générale et technique dans un organisme de formation par apprentissage.Dérogations possibles :Des dérogations à la limite d’âge sont possibles sous certaines conditions (Art. L. 6222-2 du Code du travail). Les personnes reconnues travailleurs handicapés par la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) peuvent conclure un contrat d’apprentissage aménagé sans condition de limite d’âge (Loi n°2008-1425 du 27 décembre 2008). Les jeunes étrangers peuvent également signer un contrat d’apprentissage sous réserve qu’ils soient titulaires d’une autorisation de travail.

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QUELQUES RÈGLES Á RESPECTER

L'indémnisation chomage

Zoom sur la réglementation du contrat d'apprentissage

la durée du contrat d’apprentissage doit être au moins égale à celle du cycle de formation qui fait l’objet du contrat. La durée du contrat peut varier de 6 mois à 3 ans. Sous certaines conditions, la durée du contrat peut être réduite ou allongée pour tenir compte du niveau initial de compétences de l’apprenti.e de sa situation d’handicap, de sa réussite ou de son échec à un examen. La durée maximale du contrat peut être portée à 4 ans lorsque l'apprenti.e est un travailleur handicapé. La durée du contrat est précisée dans une convention annexée au contrat.

Le contrat peut commencer dans les 3 mois avant ou après le début de la formation. La date de fin doit être postérieure à la date de l’examen préparé par l’apprenti.e et le contrat doit s’achever au maximum deux mois après la fin du cycle de formation.

Les cotisations

DÉFINIR LA DURÉE DU CONTRAT D'APPRENTISSAGE

DÉTERMINER LES DATES DE DÉBUT ET DE FIN DE CONTRAT

Les congés et horaires de travail

Guide de rémunération

Indemnisation chômage Les allocations chômage sont à verser selon les mêmes modalités que pour les agent.e.s public.que.s privé.e.s d’emploi.

• Soit la collectivité est son propre assureur.
• Soit elle a adhéré au régime d’assurance chômage pour l’ensemble de ses agent.e.s non titulaires,
• Soit elle peut à titre dérogatoire adhérer à ce régime pour ses seul.e.s apprenti.e.s. Il convient pour cela de cocher la case appropriée du contrat d’apprentissage (CF. CERFA FA13). Ce denier choix est avantageux pour la collectivité, car les cotisations relatives à l’assurance chômage sont directement financées par l’État.

Le temps de travail La durée du travail est la durée légale en vigueur dans l’établissement d’accueil. Le temps passé en formation au CFA est pris en compte comme temps de travail. Les heures effectuées au-delà de la durée légale, soit 35 heures de travail, sont considérées comme des heures supplémentaires et ouvrent droit à rémunération ou récupération. Le code du travail prévoit une forte restriction pour les apprenti.e.s mineur.e.s (Code du travail ART. L6222-28). Les congés payés L'apprenti a droit aux congés payés légaux : 5 semaines de congés payés par an, (soit 2 jours et demi ouvrables par mois de travail accompli.L'apprenti.e bénéficie des mêmes droits aux congés payés que l’ensemble des agent.e.s de la collectivité ainsi que du régime légal pour les jours fériés et chômés et pour les congés pour évènements familiaux. Ces congés doivent être posés sur le temps en collectivité. Les congés pour examen Pour préparer leur examen, les apprentis ont droit à un congé supplémentaire rémunéré de 5 jours ouvrables à prendre dans le mois qui précède les épreuves. Si des révisions ou des enseignements spéciaux sont organisés par le CFA, l’apprenti(e) se doit de les suivre. (Art. L6222-35 du Code du travail). Les autres congés Les apprentis ont le droit à un congé exceptionnel pour s’absenter dans le cadre de la Journée Défense et Citoyenneté (JDC).

Un contrat d’apprentissage peut être modifié pour tenir compte des changements de maître d’apprentissage, de lieu d’apprentissage, d’employeur, d'organisme de formation, rémunération, dates de contrat... Cependant, toutes modifications doivent faire l’objet d’une information aux différentes parties du contrat (employeur, apprenti.e, établissement de formation et DREETS). Il est donc nécessaire d’effectuer un avenant au contrat d’apprentissage permettant de notifier les différents changements. L’employeur remplira alors un nouveau CERFA FA13.

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AVENANTS ET MODIFICATIONS DU CONTRAT

FIN ANTICIPÉE DU CONTRAT D'APPRENTISSAGE

A l’issue de la période d’essai, la résiliation anticipée du contrat ne peut avoir lieu que dans certains cas : (cf page 23/24 Le précis de l'apprentissage)Résiliation d’un commun accord : obligation d’un écrit signé par l’ensemble des parties et communiqué au CFA et à la DREETS ; Rupture à l’initiative de l’employeur et par licenciement si en cas de faute grave, inaptitude de l’apprenti.e au poste, force majeure, exclusion définitive de l’apprenti.e.Obtention du diplôme préparé : l’apprenti.e peut demander la fin anticipée du contrat en respectant un préavis de deux mois.Le formulaire de rupture doit être signée et adressée à l'organisme de formation ainsi qu'à la DREETS pour enregistrement.

Pendant la période d'essai

Après la période d'éssai

Zoom sur le contrat d'apprentissage

Formulaire de rupture de contrat d'apprentissage

Précis de l'apprentissage

Document de référence sur la mise en oeuvre de loi du 5 septembre 2018 qui concerne les modalités applivables à l'apprentissage

Elle est de 45 jours consécutifs à compter du premier jour de travail de l’apprenti.e dans la collectivité, hors temps de formation. Cette période ne peut être ni réduite, ni allongée. (Article L622-18 modifié par la LOI n°2015-994 du 17 août 2015 – art 53).Durant cette période, le contrat peut être résilié par l’une ou l’autre des parties sans préavis, ni indemnité. En cas d’absence de l’apprenti.e pour maladie durant la période d’essai, celle-ci est suspendue et prolongée d’autant.

REMETTRE LE CERTIFICAT DE TRAVAIL ET l'ATTESTATION PÔLE EMPLOI Á LA FIN DU CONTRAT

ACCOMPAGNER L'APPRENTI.E Á LA PRÉPARATION DE SON PROJET

Recruter l'apprenti.e

Le temps passé en apprentissage n'est pas pris en compte pour calculer son ancienneté et pour accéder aux concours.A l’issue d’un contrat d’apprentissage, la collectivité territoriale peut recruter l’apprenti.e. Pour cela, plusieurs possibilités existent :

• L’intégration directe : cette solution d’accès direct est possible sur les premiers grades des cadres d’emplois de la catégorie C.

• Le recrutement par concours : un.e apprenti.e ne peut pas être recruté(e) directement si le diplôme qu’il/elle vient d’acquérir correspond à un grade de recrutement par voie de concours. L’apprenti.e devra donc s’inscrire aux concours externes, ou suivre une préparation aux concours. Toutefois, son expérience au sein de la collectivité est un atout non négligeable lors des entretiens oraux.

La voie dérogatoire pour les personnes en situation de handicap

L’apprentissage répond à un double objectif, acquérir une qualification et s’initier à un métier. Mais au-delà de ce double objectif, le but est l’insertion professionnelle de l’apprenti.e. Cette insertion doit être, par un accompagnement fort, préparée avant le terme du contrat d’apprentissage.Cet accompagnement peut prendre la forme :

• d’une aide à l’élaboration du projet professionnel,
• d’un travail de prospective auprès d’employeurs privées locales ou d’autres collectivités quelques mois avant le départ de l’apprenti.e pour favoriser son placement,

• d’une aide à la recherche d’emploi (techniques CV, lettre de motivation, lieux ou supports de consultation des offres),

• de conclure un nouveau contrat d’apprentissage avec le même apprenti.e si celui- ci souhaite obtenir un diplôme de niveau supérieur.

Expérimentation visant à permettre la titularisation des apprenti.es en situation de handicap (La loi n° 2019-828 du 6 août 2019 portant sur la transformation de la fonction publique)A titre expérimental, et jusqu'au 7 août 2025, les apprenti.e.s en situation de handicap pourront être titularisés, à l’issue de leur contrat d’apprentissage, dans le cadre d’emplois correspondant à l’emploi qu’ils occupaient.

A l'issue du contrat

Schéma du financement de l'apprentissage 2024

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CONVENTION ET CONTRAT D'APPRENTISSAGE

Plateforme IEL - Rubrique apprentissage

Plateforme CELIA

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ACCORD PRÉALABLE DE FINANCEMENT(APF)

Le CNFPT conduit en début d'année un recensement des besoins en recrutement d'apprenti.es dans les collectivités.Les employeurs font remonter leurs besoins et consignent dans un formulaire dédié, le nombre de contrats d'apprentissage estimés pour l'année.Recensement OBLIGATOIRE du 22 janvier au 22 mars 2024.Priorisation des métiers en tension.

Avant la signature de chaque contrat, la collectivité doit déposer une demande d'accord préalable de financement (APF) en ligne sur la plateforme IEL. L'employeur devra renseigner des informations concernant le diplôme, l'organisme, le coût de la formation, ainsi que la durée du contrat pour chaque projet de recrutement. Cette étape doit être réalisée 3 mois avant la date de début d'execution de chaque contrat.Le numéro d'accord communiqué à la collectivité devra être transmis à l'organisme de formation.

Après avoir obtenu l'accord préalable auprès du CNFPT, le contrat d’apprentissage, assorti de la convention de formation, doivent être signés, visés par l'organisme de formation et enregistrés par la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) du département de la collectivité.Le numéro de l'accord devra figurer sur la convention signée avec l'organisme de formation.Le contrat enregistré par la DREETS sera ensuite renvoyé à l'employeur.

CAMPAGNE DE RECENSEMENT