Unidad 1. Identificación y Clasificación Documental.

Unidad 1 Identificación y clasificación documental

Presentado por: Luis Carlos Esparragoza Corvacho

Docente: Marlene Salazar Ramos Asignatura: Organización y Descripción de Archivos.

Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística. 2023

Organización y Descripción de Archivos.

Identificación y Clasificación. Por: Luis Esparragoza

La Agrupación Documental

Es el Conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio archivístico. Son agrupaciones documentales el fondo, el grupo de fondos, la división de fondo/grupo de fondos, la serie, la subserie, la fracción de serie/subserie, la colección, la división de colección y la unidad documental compuesta.

Subsección

Sección documental

Los fondos documentales

Es una dependencia de la sección que se encarga de elaborar diferentes documentos.

son los archivos de una subdivisión administrativa

Son todos los archivos de una organización

Serie

Subserie

Unidad documental

Conjunto de tipos documentales con contenido homogéneo.

Unidad mínima de conservación.

El grupo de documentos que se desprenden de la serie.

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Identificación y Clasificación.

Tipología Documental

Es el estudio que se realiza basándose en el reconocimiento de los elementos externos que hacen referencia a la estructura física, la forma de presentación del documento (género, soporte y forma) e internos, el "contenido sustantivo del documento (actividad) y la naturaleza de su origen y la función"

Expediente de Archivo

Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculada y relacionada entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva. ¿Cómo se conforman? Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales.

La identificación y la clasificación de los archivos

Expediente híbrido

Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

Expediente híbrido

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Identificación y Clasificación.

Expediente híbrido

Es aquel expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

La identificación y la clasificación de los archivos

La identificación es la primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.la clasificación es la fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

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Identificación y Clasificación.

La normatividad que sustenta el proceso de identificación y clasificación documental es: La cartilla de clasificación documental, el acuerdo 005 de 2013 y el decreto 1080 de 2015.

Proceso de identificación y clasificación de archivos

1. identificación de la estructura orgánica de la entidad. 2. Clasificación de fondos. 3. Tipos documentales. 4. Series Documentales. 5. Identificar las series y subseries. 6. Ordenación Documental.

Expediente híbrido

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Identificación y Clasificación.

Proceso para la elaboración, aplicación y funcionalidad de los Cuadros de Clasificación Documental. CCD

Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. 1. Identificación de productores. 2. Estructura organica. 3. series documentales y asuntos. 4. codificación.

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