Guide gestion de PIAL-Qui fait quoi ?

Guide gestion d'un PIAL 13

Qui fait quoi ?

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Nouvel(le) AESH

Lieux d'exercice et déplacements

Gestion des absences

Formations

Demandes spécifiques

Suivi du contrat

Ressources

Nouvel(le) AESH

Accueil

Proces verbal d'installation

Période d'essai

Accueil

Binôme SEI

• Réalise le recrutement de la personne agrée
• Informe le coPIAL
• Envoie un mail à l'AESH avec le coPIAL en copie

CoPIAL

• Contacte l'AESH avant sa prise de poste, indique le(s) lieux d'exercice
• Explique le fonctionnement du PIAL et les étapes de l'accueil

• Se présente auprès de la direction du lieu d'exercice indiqué par le coPIAL

AESH

Direction 1er et 2 degré

• Reçoit l'AESH
• Lui présente l'équipe pédagogique et les élèves à accompagner
• Identifie une personne référente veillant à l'intégration de l'AESH
• Organise la rencontre famille-enseignant-AESH

PV installation

Direction 1er et 2 degré

• Atteste de la prise effective de poste en cochant la case dédiée sur Colibri. Si l'AESH n'est pas présent dans la liste, il peut être rajouté.
• Se connecter sur Colibri avec ses identifiants de directeur d'école ou de chef d'établissement.

CoPIAL

Ne peut pas attester de la prise de poste effective de l'AESH sur Colibri même s’il s’occupe de l’accueil de l’AESH, c’est obligatoirement la direction de l’établissement.

Gestionnaire paie

• Reçoit une notifiction attestant de la prise de poste de l'AESH et met en route la paie.

Période d'essai

SEI

• J-1 mois et demie : envoie le formulaire au directeur d'école/chef d'établissement du lieu d'exercice indiqué dans le tableau de bord PIAL avec copie au coPIAL.
• J-15 jours : envoie un mail de rappel d'échéance.

• Complète le formulaire (si 2 lieux d'exercice alors prise en compte des 2 avis sur 2 documents distincts) et l'envoie à ce.dpne13-secretariat@ac-aix-marseille.fr + copie au coPIAL.

• Informe l’AESH peu importe l'avis (favorable, défavorable ou renouvellement). Si la période d'essai n'est pas concluante, alors il organise un entretien de mi-parcours pour expliquer à l'AESH les points à améliorer afin qu'il puisse réajuster sa posture professionnelle. Si après la situation ne change pas, alors il fait un entretien de fin de renouvellement ou de fin de période d'essai pour en informer l'AESH concerné.

Direction 1er et 2 degré

CoPIAL et pilote

• Sont en copie des avis envoyés par les écoles/établissements au secrétariat du SEI.
• Si renouvellement de la période d'essai : Changement de lieu d'exercice si possible (avis supplémentaire).

Si fin de période d'essai :

• Enregistre la fin de contrat pour interrompre le salaire
• Envoie un courrier à l'AESH

Gestionnaire paie

AESH

Pour mettre fin à sa période d'essai :

• Prévient par écrit le gestionnaire avec copie à la direction et au coPIAL
• Effectue le préavis afin que l'établissement puisse s'organiser

Lieux d'exercice

Distance domicile

Déplacement entre établissements

Modification lieu(x) d'exercice

Déplacements ponctuels

Voyage et sorties

Stage et PFMP

Examens

Distance domicile

AESH

• Peut solliciter l'indemnité de transport (Cf guide de l'AESH).
• Informe rapidement sa gestionnaire et le coPIAL en cas de déménagement (avec justificatif).
• En cas de déménagement éloigné, peut demander à changer de PIAL aux gestionnaires SEI ou attendre la campagne de mobilité sur l'application Colibris (avril -mai de l'année scolaire en cours, voir Genially AESH 13).

CoPIAL et pilote

• Veille à ce que l'AESH n'exerce pas à plus de 20 km de son domicile.
• Tient compte des contraintes de mobilité de l'AESH et des nécessités de service dans la mesure du possible.

SEI

• Affecte sur le PIAL en tenant compte de l'adresse de l'AESH connue au moment du recrutement.

• Met à jour l'adresse de l'AESH dès réception du justificatif du nouveau domicile.

Gestionnaire paie

Déplacement entre établissements

AESH

• Peut solliciter l'indemnité de transport (Cf Guide de l'AESH ICI)

• Peut solliciter des frais de transport quand les communes d'exercice partagées ne sont pas limitrophes.

CoPIAL - Pilote

• Tient compte du temps de déplacement entre les établissements.

• Veille à ce que l'organisation du service entre les établissements correspondent aux besoins pédagogiques des élèves et une mise en oeuvre opérationnelle pour l'AESH.

Modification lieu d'exercice

CoPIAL et pilote

• Peut modifier pour nécessité de service le(s) lieu(x) d'exercice de l'AESH.
• Prend une décision RH en analysant les besoins pédagogiques et les spécificités des agents (temps cantine, déplacement récent, ... ).
• Contacte l'AESH
• Edite la fiche "déplacement"
• Met à jour le tableau de bord Nuage en indiquant la date de modication de l'affectation de l'AESH dans la colonne "Date effet exercice (J)"

Direction 1er et 2 degré

• Accueille l'AESH et veille à son intégration dans l'équipe pédagogique.

AESH

• Prend connaissance des besoins des élèves à accompagner auprès du directeur/chef d'établissement, ERSEH, équipe pédagogique.

Voyages et sorties

Direction 1er et 2 degré

• Prévoit la prise en compte des besoins des élèves et l'organisation de l'aide humaine (modalité et financement) avant la finalisation du projet pour la classe.
• Sollicite le coPIAL en cas d'indisponibilité des AESH sur l'établissement.
• Signe le formulaire et l'envoi au gestionnaire de paie de l'AESH (avec copie au CoPIAL et à l'AESH) :

- 15 jours avant la sortie sans nuitée - 1 mois avant la sortie avec nuitée(s)

AESH

• Donne son accord pour participer.

• Signe le formulaire présenté par le directeur d'école ou le chef d'établissement.

CoPIAL et pilote

• Peut être sollicité en cas d'indisponibilité à l'échelle de l'établissement.

Bulletin Académique n°513 du 22 avril 2024 :Formulaires (avec/sans nuités) à télécharger ICI

Stages et PFMP

Direction 1er et 2 degré

• Organise l'aide humaine en fonction des besoins des élèves et contraintes des AESH pour permettre l'accompagnement ponctuel sur le lieu de stage de l'élève (pour certaines situations l'accompagnement peut être total).

AESH

• Réalise l'accompagnement sur le lieu de stage (si celui-ci- est à moins de 20km de son domicile).
• Les trajets ne sont pas pris en charge.

CoPIAL et pilote

• Peut être sollicité en cas de difficulté d'organisation interne à l'établissement.

Examens

Direction 1er et 2 degré

• Anticipe l'organisation de l'aide humaine pour les examens.
• Edite les convocations de l'AESH.
• Précise, en concertation et d'après le GEVA-Sco, les missions de l'AESH pendant les épreuves.
• Sollicite le coPIAL en cas d'indisponibilité des AESH sur l'établissement.

AESH

• Se rend sur le lieu de l'examen avec sa convocation.
• A bien été informé(e) de ses missions.
• Peut expliciter au jury, à l'oral, les besoins spécifiques de l'élève qu'il (elle) accompagne.

CoPIAL et pilote

• Peut être sollicité en cas d'indisponibilité à l'échelle de l'établissement.
• L'accompagnement durant les examens (CCF et épreuves finales) constitue une priorité absolue dans l'organisation.

Gestion des absences

Maladie

Autorisation exceptionnelle

Formation syndicale

Jour de grève

Congés grave maladie

Absence maladie

AESH

• Informe rapidement l’établissement ou les établissements d’exercice.
• Adresse le volet 3 de son arrêt de travail sous 48h, à son gestionnaire paie et met la direction de l’établissement et le CoPial en copie.

Direction 1er et 2 degré

• Prévient l’équipe enseignante, organise le remplacement de l’AESH si possible.
• Prévient la famille.
• Prévient le Co-PIAL.

• Puis prévient à nouveau le Co-PIAL lorsque l’AESH prolonge son arrêt ou reprend son poste.

CoPIAL et pilote

• Organise le remplacement au niveau du PIAL si besoin.
• Note "oui" dans la colonne Absences du tableau de bord et prévient le SEI.
• Prévient le SEI lorsque les absences sont perlées ou récurrentes.

• Enlève le oui de la colonne « absence » lorsque l’AESH reprend son poste.

SEI

• Suit les absences longues au niveau du PIAL.
• Réalise le suivi RH des situations complexes.

Gestionnaire paie

• Saisit le congé maladie avec un jour de carence éventuel.

Autorisation d'absencede droit et non règlementaire

AESH

• Remplit le formulaire et le transmet à la direction de l’établissement.

Direction 1er et 2 degré

• Vise le formulaire.
• Organise un rattrapage des heures si possible.
• Pour des situations très individuelles et très exceptionnelles, la direction peut donner son accord pour une absence non règlementaire. Dès lors, il n'est pas nécessaire de transmettre l'autorisation d'absence au gestionnaire de paie. Cela reste au niveau de l'établissement.

• En fonction du motif de la demande : Autorisation de droit ou non règlementaire, le gestionnaire traite la demande envoyée avec un justificatif.
• Toute absence non règlementaire transmise au gestionnaire donnera lieu à un retrait sur salaire.

Gestionnaire paie

Formation syndicale

AESH

• Remet, un mois avant, la demande à la direction de l’établissement scolaire.
• Envoie, après la formation, convocation et attestation de présence au gestionnaire paye + copie à la direction de l’établissement.

• Informe le Co-PIAL de la demande.
• Prévient l’équipe enseignante, organise le remplacement de l’AESH si possible.
• Prévient la famille.

Direction 1er et 2 degré

CoPIAL et pilote

Le Co-PIAL peut être informé par la direction de l’établissement.

Autorisation de droit

• Saisit le congé et comptabilise les jours autorisés.

Gestionnaire paie

Jour de grève

AESH

• Pas de déclaration au préalable obligatoire.

Direction 1er et 2 degré

• Envoie le formulaire "Etat de présence des AESH" à : ce.dpne13-secretariat@ac-aix-marseille.fr

CoPIAL et pilote

• Si l’établissement de l'AESH est fermé, il est redéployé dans le PIAL. Si ce redéploiement n’est pas possible, le coordonnateur de PIAL et le pilote se concertent et décident de la marche à suivre.
• Si l’établissement de l’enfant de l'AESH est fermé, l’absence exceptionnelle de l’agent sera prise en compte sur justificatif de l’école qui confirme la fermeture.

• Retire le jour de grève sur le salaire.

Gestionnaire paie

Autorisation d'absenceexceptionnelle

AESH

• Remplit le formulaire disponible sur le guide AESH et le transmet à la direction de l’établissement

Direction 1er et 2 degré

• Vise le formulaire
• Propose et organise un rattrapage des heures
• Si celui-ci est impossible, demande à l’AESH de transférer le formulaire par mail à son gestionnaire en le mettant en copie

Gestionnaire paie

• En fonction du motif de la demande : Autorisation de droit ou facultative -décide le maintien ou non de la rémunération

Formation AESH

Inscription

Ordre de mission

Suivi

Absence en formation

Demandes spécifiques

Supplément familial de traitement

Demande de cumul d'activités

Remboursement frais de déplacement

Suplément Familial de Traitement (SFT)

AESH

• Remplit le formulaire concerné.
• L'envoie à son gestionnaire de paie.
• Si ce n'est pas encore fait, active sa messagerie académique pour avoir ses bulletins de salaire :

- T2 : disponible sur le site ENSAP - HT2 envoyé par mél chaque mois

Saisit les éléments qui s’ajouteront aux salaires.

Gestionnaire paie

Cumul d'activités

AESH

L'employeur principal est la DSDEN ou le centre mutualisateur (lycée Saint Exupéry). toute autre activité professionnelle doit faire l'objet d'une demande :

• Remplit le formulaire (B.A 468 du 04/07/2022 en cours de validité) ICI
• L'envoie à son gestionnaire

Gestionnaire paie

• Saisit les éléments après vérification.

Frais de déplacement

AESH

Gestionnaire paie

SEI

CoPIAL et pilote

Direction 1er et 2 degré

Suivi du contrat

Modification de contrat

Temps cantine

Renouvellement du CDD

CDIsation

Démission

Modification de contrat

AESH

Pour une augmentation de contrat (de 21h à 24h ) ou un changement de PIAL, l'AESH doit :

• Compléter le formulaire
• L'envoyer à ce.dpne13-secretariat@ac-aix-marseille.fr
• Informer le coPIAL

La mise en oeuvre n'est effective qu'après signature d'un nouvel avenant au contrat.

Direction 1er et 2 degré

• Vise le formulaire

SEI

• Réceptionne la demande.
• L'évalue en regard des besoins de service.
• Renseigne le tableau de bord PIAL.

CoPIAL et Pilote

• Informe la direction du (des) établissements concernés.
• Réorganise le(s) service(s) en fonction de l'évolution de contrat de l'AESH.

• Propose à l'AESH la modification.
• Edite et fait signer l'avenant.
• Saisit les modifications de contrat.

Gestionnaire paie

Temps cantine

AESH

L'accompagnement d'élèves sur le temps cantine nécessite la signature d'un autre contrat avec la mairie pour une école (à venir avec avec le conseil départemental pour un collège, la région pour un lycée)

• Signe le contrat
• Déclare un cumul d'activités
• Informe le coPIAL

CoPIAL et pilote

• Note l'information dans le tableau de bord du PIAL
• Tient compte de ces missions complémentaires dans la gestion de la mobilité au sein du PIAL

Direction 1er et 2 degré

Tient compte des missions de l'AESH sur le temps cantine dans l'organisation des missions sur le temps scolaire

SEI

Gestionnaire paie

Renouvellement contrat

SEI

• A j-5 mois, envoie à la direction d'établissement, au coPIAL et pilote le formulaire d'entretien d'évaluation.
• Enregistre les retours.
• Fait un rappel à J-3mois.
• Prépare les avenants (à 24h) des personnes renouvelées.
• Adresse un courrier 2 mois avant la fin de date de contrat aux AESH non renouvelés.

Direction 1er et 2 degré

• Réalise l'entretien d'évaluation (ou sollicite le pilote pour le faire)
• Fait signer l'AESH
• Envoie le document signé à l'adresse: ce.dpne13-secretariat@ac-aix-marseille.fr
• Envoie copie de l'évaluation au coPIAL et pilote.

CoPIAL - pilote

• Si besoin, réalise des entretiens de régulation en amont du renouvellement.
• Suit les démarches de renouvellement des AESH de son PIAL.

AESH

• Signe l'évaluation.
• Si renouvellement, signe (ou pas) le nouvel avenant avec passage à 24h.

Gestionnaire paie

• Saisit le nouveau contrat et le passage à 0,62.

CDIsation

SEI

• A j--mois, envoie à la direction d'établissement, au coPIAL et pilote le formulaire d'entretien d'évaluation.
• Enregistre les retours.
• Fait un rappel à J-3mois.
• Prépare les avenants (à 24h) des personnes renouvelées.
• Adresse un courrier 2 mois avant la fin de date de contrat aux AESH nou renouvelés.

Direction 1er et 2 degré

• Réalise l'entretien d'évaluation (ou sollicite le pilote pour le faire).
• Fait signer l'AESH.
• Envoie le document signé au SEI via la PNE.
• Envoie copie de l'évaluation au coPIAL et pilote.

CoPIAL - pilote

• Si besoin, réalise des entretiens de régulation en amont du renouvellement.
• Suit les démarches de renouvellement des AESH de son PIAL.

AESH

• Signe l'évaluation.
• Si renouvellement, signe (ou pas) le nouvel avenant avec passage à 24h.

Gestionnaire paie

• Saisit le passage à 0,62.

Démission

AESH

• En respectant les délais légaux, prévient son gestionnaire en mettant la direction de l’établissement d’exercice en copie.
• Réçoit un courrier indiquant la date effective de fin de service : 8 jours , 1 mois ou 2 mois en fonction de l’ancienneté.

Direction 1er et 2 degré

• Prévient le Co-PIAL de la future démission.

CoPIAL - pilote

• Organise le remplacement au niveau du PIAL si possible.
• Prévient le SEI de la démission de l’AESH et envisage en concertation avec le SEI les possibilités de remplacement.

SEI

• Met à jour le tableau de bord du PIAL avec la date d'effectivité et suppression de la ligne à échéance.
• Evalue la pertinence d'un recrutement pour compenser la démission.

Gestionnaire paie

• Transmet la date effective de fin de contrat à l'AESH et au SEI.

Ressources

• Dossiers partagés dans l'application Nuage du site portail.apps.eductation.fr

• Fiche de poste du coordonnateur PIAL (à venir)

• Contacts SEI

• Cartographie des PIAL (Maps) :

SECTEUR EST

SECTEUR OUEST

SECTEUR SUD