ORAL

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Noémie CADELYMarina CHARENTON Adelaide DE SALES CUNHA Öznur ÖZKARA

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Contextualisation du projet

Définition du projet :

Objectifs

Conduite du projet

• Quantitatifs :
• Entre 2 500 et 3 000 étudiants.

• Qualitatifs :
• Veiller à bien organiser l'arrivée des exposants et des lycéens.
• Veiller à la gestion du projet, suivre son aspect financier.
• Faire découvrir le BUT
• Préserver une bonne image
• Apporter de la visibilité
• Garantir la satisfaction

• Forum du Futur Etudiant
• Un évènement tout public
• Bachelor Universitaire de Technologie
• Par qui le FFE est-il dirigé ?

Projet à mener

• Organiser la communication, la logistique, l'animation et la gestion du forum.

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Planification des tâches

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Analyse des écarts

Contextualisation du projet

Définition du projet :

Les acteurs

Contraintes

• Organisationelles :
• Organiser en moins de 2 mois
• Matérielles :
• Vérification des akilux
• Juridiques :
• Contrôler le pass, masque
• Suivre les règles comptables,
• Respecter la charte graphique

• Internes à la gestion :
• Etudiantes de 1ère année BUT GEA et 2ème année DUT GEA.
• Enseignants-tuteurs.
• CIO de Brive.
• Externes à la gestion :
• Exposants,
• Rectorat de Limoges,
• Mairie de Brive.

• Financières :
• Budget global de 19 000€
• Trouver un financement
• Humaines :
• Demander de l'aide

Durée prévisionelle

Cheffe de projet

• 14 octobre 2021
• 19 mai 2022

• Adelaide DE SALES CUHNA

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Contextualisation du projet

Cartographie des risques

Planification des tâches :

• Evaluer la gravité et probabilité des risques

• Gérer les risques inhérents au projet

• Un risque par commission :
• Animation : problème technique lié au vidéoprojecteur
• Communication : temps imparti pour réaliser les supports
• Logistique : akilux ne sont pas prêts à temps
• Gestion : retards d'inscriptions des exposants

WBS général

• Work Breakdown Structure

• Découper le projet en sous-ensembles

• Organisé sous forme d'aborescence

GANTT

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Bilan par commission :

Logistique

Communication

• Relation avec la sécurité,
• Accrochage des banderoles,
• Nouvelle signalétique.

• Cahier des charges,
• L'imprimeur Maugein,

• Communiquer avec les médias,
• Demande de financement

Gestion Financière

Animation

• Les stands,
• Les recettes et dépenses,
• Les participants.

• Communication,
• Animation stand,
• Déroulement des activités,
• Stand.

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission communication :

Myriam SASSOU-MESSAN et Noémie CADELY

Définir le cahier des charges

Contacter l'imprimeur Maugein

• Nos supports : flyers, affiches, bars à eau, plans.

• Inspiration des affiches des années précédentes.

• Thème de l'année le Bachelor Universitaire de Technologie BUT
• respect des couleurs du BUT institutionnel,
• image de chapeau de diplômé

• Livraison initialement prévue le 8 novembre mais finalement retardée.

• Des bars à eau qui n'ont pas pu être installés : inscription faussée "plan au dos des flyers".

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission communication :

Myriam SASSOU-MESSAN et Noémie CADELY

Communiquer avec les médias

Demande de financement

• Rédaction du dossier de partenariat :
• Définition du projet
• Partenariat recherché
• Apports mutuels : besoin d'espace avec deux tables

• Financement obtenu à hauteur de 1000€

• Contact avec Simon SOULACROIX, commercial pour le journal La Montagne.

• Choix de diffusion publicitaire sur les réseaux sociaux (publicité apparaissant sur Youtube, Instagram).

• Alimentation des profils Facebook et Instagram.
• Résultat : les visiteurs nous ont dit nous avoir vus sur Youtube et Instagram, les enquêtes qui n'ont pas pu être exploitées.

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission logistique :

Elisa BORIE et Adelaide DE SALES

Relation avec la sécurité

Accrochage des banderoles

• Contrôle du pass prévu et mis dans le contrat.

• Agents de sécurité arrivés avec 1h30 de retard et dans l'incapacité de contrôler les pass.

• Etudiants bénévoles ont pris le relais.

• Prise de contact avec la Croix Rouge et le collège Cabanis

• Installation sur les grilles

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission logistique :

Elisa BORIE et Adelaide DE SALES

Nouvelle signalétique dans l'espace

• Ballons de couleur pour repérer les stands par rapport au plan.

• Trois ballons par stand.

• Meilleur repérage dans l'espace selon les visiteurs.

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission animation :

Christilla AFONSO et Marina CHARENTON

Communiquer

Animation du stand

• Création de flyers, affiches.

• Création d'un logo pour les tee shirts.

• Création d'une enquête de satisfaction auprès des visiteurs et des exposants.

• Création d'un Kahoot et diaporama.

• Achat de goodies pour les gagnants.

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission animation :

Christilla AFONSO et Marina CHARENTON

Déroulement des activités

Animation du stand

• Présentation du BUT avec le diaporama

• Kahoot sur le BUT

• Goodies pour les gagnants

• Présence de certains étudiants du projet FFE et de BUT1 (bénévoles).

• Environ 100 participations pour le Kahoot

.

11

Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission gestion financière :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

Les stands :

• 102 stands vendus.

• Pourcentage de stands d'établissements privés et publics sur un total de 86 exposants.

Privé

19,77%

Public

80,23%

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission gestion financière :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

Les dépenses :

Les recettes :

• Un budget total 19 000€.

La communication

La sécurité et transports

La logistique

42,97%

20,12%

36,91%

15% de subvention

75% de vente

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

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Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

La commission gestion financière :

Estelle DEBAUD et Öznur ÖZKARA

Les participants :

• Répartition par département :

La Dordogne

La Corrèze

Le Lot

Sur un total de 7636 lycéens en Dordogne

Sur un total de 4025 lycéens dans le Lot

Sur un total de 4386 lycéens en Corrèze

92,08%

3,04%

4,88%

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

L'analyse des écarts

• Objectifs atteints

• Communication : écart date de livraison des supports

• Logistique : écart date de commande des Akilux

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Analyse des écarts

Planification des tâches

Bilan quantitatif et qualitatif

Définition du projet

Conclusion du projet

Acquisition de compétences :

Difficultés :

• Organisationnelles
• Délai, situation urgente
• Imprévus du jour-J
• Délai d'inscription

• Communicationnelles
• Internes (pas d’échanges instantanés), externes (avec l'imprimeur)

• Matérielles
• Questionnaires de satisfaction
• Gestion des stands, de la salle et des Akilux

• Compétence 1
• AC 1, 2 et 3
• Compétence 2
• AC 2, 3 et 4
• Compétence 3
• AC 1, 2, 3 et 4

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Conclusion du projet

Pérénnisations :

Préconisations et Pérennisations :

• Bonne dynamique de travail pour le forum : motivation

• Se réunir régulièrement

• Bracelets si jamais on retrouve les pass sanitaires

• Ballons dans les stands

• Étudiants bénévoles pour aider à l’installation

• Pas d’espace de restauration : permet une coupure entre midi et 14h, gain de place.

Préconisations :

• Demander les logos auprès des structures

• Revoir les dépenses en communication

• Repousser la date du forum

• Mettre une date délai pour les inscriptions

• Disposition des stands

• Gestion des flux des visiteurs

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Préconisations et Pérénnisations

Difficultés

Définition du projet

Bilan quantitatif et qualitatif

Planification des tâches

Analyse des écarts

Merci pour votre attention

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