GUIDE MISE EN PLACE VEILLE AUTOMATISÉE

Guide Pratique

Mise en place d'une veille informationnelle automatisée

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Sommaire

Un système de veille efficace pour optimiser votre efficacité au travail

2- Collecter vos informations

1- Introduction

4- Partager vos informations

3 - Trier et Analyser

1 - Introduction

Pourquoi mettre en place une veille automatisée ?

• A quoi sert une veille informationnelle ?
• Quel est le but de la veille ? Son intérêt ?
• Pourquoi et comment effectuer sa veille informationnelle ?

Introduction

Pourquoi mettre en place une veille automatisée ?

La veille est un processus informationnel par lequel l'entreprise recherche, en anticipant, des signaux d'alerte dans le but de créer des opportunités de marché et de réduire ainsi les risques d'obsolescence liées à l'évolution du marché. L'automatisation de cette veille permet de pouvoir plus rapidement se mettre à jour par rapport aux enjeux relatifs à son secteur d'activité. Le principe de la mise en place de ce processus est de se connecter à des sources afin d'en extraire des informations pertinentes, de la façon la plus efficace possible. Les enjeux seront alors de savoir utiliser des outils de traitement de ces flux d'informations et maintenir leur efficacité , d'analyser et trier cette information, et de partager l'information en animant une communauté de personnes mobilisées autour du même sujet de veille.

5 bénéfices de la mise en place d'une veille automatisée

Augmenter la qualité/quantité de notre offre

Rester informé des nouvelles informations et des nouveaux développements dans un domaine précis (compétitivité)

Gagner du temps pour nos mises à jour (contenus, outils)

Evolution individuelle (développement des compétences professionnelles de l'équipe)

Répondre plus efficacement aux besoins/attentes de nos clients

Avec un système de veille automatisé, on a tout à y gagner !

2 - Collecter vos informations

• Identifier les besoins en informations
• Choisir son outil de veille

Collecter vos informations

Identifiez vos besoins en informations

Il s'agit de mettre en place une veille cohérente, alignée sur vos besoins et votre contexte professionnel. Pour cela, 4 étapes simples à respecter :

1. analyser votre contexte d'évolution professionnel en fonction de votre métier et de l'évolution des pratiques des utilisateurs
2. analyser vos forces et vos faiblesses personnelles (votre profil) afin de cibler le type d'information dont vous auriez le plus besoin
3. déterminer l'objectif de votre veille (exemple : acquisition de compétences techniques, nouveaux outils, méthodologie, etc)
4. lister vos contraintes et opportunités pour déterminer ce sur quoi vous souhaitez agir. Cela vous permettra de trouver des "catégories d'informations" et des "mots-clés" pour votre veille

Collecter vos informations

Choisir son outil de veille

Les outils de veille sont variés et offrent de nombreuses possibilités d'action. Voici une liste d'outils simples à prendre en main et dont l'utilisation est largement répandue : - Feedly (feedly.com) - Paper.li (https://paper.li/) - Scoop.it (https://www.scoop.it/) - netvibes (https://www.netvibes.com) - Inoreader (https://www.inoreader.com/) Ces outils de veille présentant chacun leurs particularités, vous pouvez les parcourir 1 à 1 afin d'opter pour celui qui sera le plus efficace pour votre type de veille.

Collecter vos informations

Inoreader : un outil à la fois de veille et de curation

Certains outils de veille vous permettront uniquement de collecter et de trier l'information, mais pas de la partager. Si c'est le cas, il vous faudra alors opter pour un second outil qui vous permettra de partager l'information à votre équipe (curation). Par exemple, des outils comme Wakelet ou Pocket vous permettront de personnaliser le contenu de votre travail dans le but de le partager à d'autres. Ainsi, un outil comme Inoreader s'avère être intéressant lorsqu'on ne souhaite pas multiplier les outils, car il est à la fois utile pour effectuer des veilles informationnelles et pour partager l'information à vos équipes, collègues directement à partir des informations collectés dans l'outil.

Collecter vos informations

Inoreader : mode d'emploi de construction d'un système de veille et de curation

Un clic droit ici vous permettra de "créer un dossier" (une catégorie d'informations)

Les différents dossiers créés seront listés ici

En cliquant sur "Ajouter" vous aurez la possibilité de sélectionner le canal par lequel vous souhaitez recevoir le flux d'informations

Sélectionner le(s) canal(aux) d'informations listé(s) ici ou en haut de page (flèche verte), et taper votre mot-clé en dessous (ex : andragogie)

En fonction de la pertinence du résultat, (thématique, nombre de followers, etc) cliquer sur "Suivre" pour ajouter ce flux d'informations à votre système.

Par un clic-glissé, vous pourrez alors classer ce flux dans une catégorie créée au préalable

Des sujets similaires à votre mot-clé vous seront proposés : il peut s'avérer intéressant de les consulter

3 - Trier et Analyser

• Analyser les flux d'information reçus
• Trier les informations pour sélectionner les plus pertinentes

Sur le volet de Gauche , la rubrique Automatisation offres de nombreuses posibilités de trier les informations et ainsi d'accéder plus rapidement aux plus pertinentes pour votre veille : - Mots-Clés surveillés - Règles - Filtres - Surligneurs

Mots-Clés surveillés : permet de surveiller l'apparition de mots-clés particuliers ou spécifiques dans tous vos abonnements

Règles : permet d'établir des règles spécifiques en fonction de critères pré-définis (ex : envoyer un mail à l'équipe si tel mot-clé apparait dans un flux)

Filtres : permet d'affiner les flux d'informations en fonction des besoins spécifiques

Surligneurs : permet de surligner en couleurs certains mots, permettant ainsi de les repérer rapidement dans le flux d'informations. Ainsi, les articles les plus intéressants pour la veille sont repérés plus rapidement

Suligneurs : Voici des exemples d'articles surlignés (en bleu et violet)

4 - Partager vos informations

• Partagez le contenu de votre travail
• Créez une routine pour transmettre des informations

Partager votre contenu à 1 ou plusieurs personnes : envoyer des emails

Pour envoyer un type de contenu de façon récurrente à une ou plusieurs personnes par mail : faites 1 clic droit sur le dossier concerné puis cliquez sur "Créer un digest d'email"

Partager votre contenu à 1 ou plusieurs personnes : envoyer des emails

Entrer ensuite les noms/description/destinataires/source, puis définir la récurrence d'envoi. Pour valider, cliquer sur le bouton "Sauvegarder le digest"

Partager votre contenu à 1 ou plusieurs personnes : envoi d'1 NEWSLETTER

1 - Pour transmettre votre contenu sous forme de newsletter : cliquer sur "Ajouter" dans le volet de gauche, puis sur "Newsletter"

2 - Compléter la rubrique "Ajouter une newsletter" : une adresse email se terminant par @inoreader.com sera automatiquement créée.

Partager votre contenu à 1 ou plusieurs personnes : envoi d'1 NEWSLETTER

4 - Vous pouvez alors déterminer et peaufiner le contenu de votre newsletter en cliquant sur le nom de la newletter en haut à gauche, puis en établissant les filtres/règles/propriétés de cette newsletter.

3 - Le cadre de la newsletter a été créé : les courriels envoyés à l'adresse mail se terminant par "@inoreader.com" qui vient d'être créée apparaîtront sur cette fenêtre

Votre système de veille automatisé est opérationnel

Les bonnes pratiques pour une veille efficace

Fréquence/Routine

Les Sources

Tableau de bord

Choix des catégories et mots - clés

Instaurez un rituel quotidien (ex : consultation de 20 minutes par jour) + 1 envoi de newsletter à votre équipe 1 fois/semaine

Créez un tableau de bord personnalisé, vous permettant ainsi de voir en 1 clin d'oeil les informations qui vous intéressent le plus

Choisissez en priorités les institutions officielles, et les sources ayant beaucoup de followers

Plus ils sont précis, plus les informations reçues seront pertinentes pour votre veille

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