Dirección por excepción

Dirección por excepción

Lic. Claudia Patricia Barrientos Fragoso

Definición

La dirección por excepción es una corriente que otorga prioridad a detectar, dentro del gran flujo de información que manejan las empresas, las excepciones. Es decir, fijar la atención en los datos excepcionales o extraordinarios. Aquellos datos que llaman la atención por improbables o llamativos y a los que lógicamente habrá que prestar atención, analizar debidamente y tomar medidas que los corrijan o los incentiven (en el caso de que esas excepciones sean beneficiosas).

La gestión por excepción fue desarrollada por Taylor, que seguía las doctrinas de la estandarización más fordiana, veía realmente interesante el detenerse a analizar aquellos datos que se salían de la norma. Datos, que llamaban la atención. Esta teoría sienta sus bases, por tanto, en mostrar una atención a los datos más destacados de una organización, ya sea que destaquen por ser datos beneficiosos o perjudiciales.

Al analizar información que podríamos llamar normal o corriente no nos suelen ofrecer información relevante. Solamente podemos extraer un hecho: que la empresa continúa el camino esperado. Son los datos llamativos los que deben motivar las decisiones importantes de la alta dirección. Es un pensamiento que tiene grandes aplicaciones en la elaboración de informes.

Uno de los directores de General Motors, Alfred Sloan, siempre fue un gran defensor de este tipo de informes. Según argumentaba, se pierde mucho tiempo en el análisis de la información normal y corriente y muy poco en la información excepcional, la cual es la que esconde realmente los problemas u oportunidades de un negocio.

La gestión por excepción es un sistema de gestión en el que los resultados comerciales se comparan con los resultados presupuestados o planificados, significa que la gestión interviene en las operaciones diarias solo si hay una desviación o variación entre los resultados reales y los resultados planificados. Las desviaciones menores pueden llamar la atención de los supervisores de bajo nivel, mientras que las desviaciones grandes pueden dispararse directamente a los niveles superiores de la gerencia. Esto, teóricamente, permite a los gerentes concentrarse en los asuntos y problemas más urgentes e importantes. Por ejemplo, si se cumplen las metas de productividad, los gerentes están ocupados lidiando con otros problemas en lugar de caminar por la actividad de monitoreo del piso de producción.

Una de las herramientas más importantes utilizadas en la gestión por excepción es el análisis de varianza que es un proceso que se utiliza para determinar la varianza, o diferencia, entre los resultados reales y los resultados planificados y la causa de la diferencia. En otras palabras, es la técnica utilizada para determinar si existe un problema que requiera la atención de la gerencia cuando se administra por excepción.

Ejemplo

Edward es un contador que se encarga del seguimiento de los costos de producción de la división de producción de su empresa, que produce juguetes. La compañía de Edward ha lanzado una nueva línea de juguetes. El costo por unidad de producción fue presupuestado durante el inicio del proyecto. Al revisar las facturas y los recibos mensuales, Edward ha determinado que la división de producción está un 10% por encima del presupuesto del juguete nuevo. El procedimiento de la empresa solo le da autoridad para abordar excedentes del 5%, por lo que debe llevar este problema a su gerente, Marty.

Marty tiene la autoridad para investigar y abordar variaciones de hasta un 10%. Investiga y determina que alrededor de un tercio de la variación se debió a un aumento inesperado en el precio de uno de los productos básicos utilizados en la producción. Los otros dos tercios de la variación se relacionaron con aumentos de precios de algunos proveedores que no se ajustan a los precios del mercado. El gerente de Edward se reúne con el agente de compras de la compañía para discutir proveedores alternativos para corregir la variación.

fuentes:

• https://q-bo.org/que-es-la-gestion-por-excepcion/
• https://estudyando.com/administracion-por-excepcion-definicion-y-limitaciones/