Guide des bonnes pratiques

Mettre en place une veille efficace

Guide pratique destiné aux ingénieurs pédagogiques de l'EFF

Anastasia KRATCHKOVSKY - Mai 2022

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Feedly

Quid d'une veille

Pearltrees

Le cycle en 5 étapes

Wakelet

Qualiopi

Comment orienter ma veille

Créer une newsletter

Rechercher des sources

Routines d'une veille

Ma veille sur Pearltrees

Choix d'un outil de curation

Qu'est ce qu'une veille ?

La veille est une démarche qui vise à collecter des informations dans le but d'anticiper les évolutions et innovations du marché.

Il existe différents types de veille selon les besoins et objectifs :La veille concurrencielle : garder un œil sur ses concurrents est indispensable pour maitriser son marché et en décrypter les menaces et opportunités La veille informationnelle et sectorielle : suivre tout ce qu’il se passe au sein d’un secteur afin de comprendre en permanence les tenants et les aboutissants de celui-ci La veille réglementaire : anticiper les évolutions législatives et réglementaires La veille technologique : suivre toutes les évolutions et actualités technologiques sur un domaine

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Le cycle d'une veille en 5 étapes

Etape 1 Identifier les besoins (stratégie / ciblage)

Etape 1 Identifier les besoins (ciblage)

Etape 5 Partager et diffuser l'information

Etape 2 Selectionner les sources d'information

Etape 4 Analyser et optimiser l'information

Etape 3 Collecter l'information avec un outils de curation

Une veille légale et reglementaire : Qualiopi

Indicateurs de la veille

Qui est concerné ?

Qu'est ce que Qualiopi ?

Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire

La marque « Qualiopi » vise à : attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ; permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.

Au 1er janvier 2022, la certification qualité est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences

Indicateur 24 : Veille des emplois et métiers

Indicateur 25 : Veille pédagogique et technologique

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+ Info

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Etape 1 : Identifier les besoins [Comment orienter ma veille ?]

Dans le rôle d'ingénieur pédagogique à l’EFF, votre objectif est de mettre en place une veille efficace, légale et règlementaire dans un/plusieurs domaine(s) de formation de l’EFF.

Faire une recherche de mots clés par brainstorming. Tous les termes ressortant de ce brainstorming vous permettront de définir des axes de recherche. Vous pourrez ainsi formuler des catégories et thématiques pour orienter votre veille.

Par exemple ici j'ai cherché tous les mots en lien avec la pédagogie pour adultes, ce qui m'a permis de catégoriser les innovations pédagogiques par thèmes : pédagogie active, gamification etc...

Etape 2 : Identifier et sélectionner les sources d’informations

Le but de cette étape est de collecter l’information en faisant des recherches de sources variées en ligne.

Je conseille d’abord d’utiliser les réseaux sociaux que vous connaissez et maîtrisez pour commencer vos recherches : Twitter, Facebook, LinkedIn.

Optimiser la recherche d’information sur les réseaux - Par mot clés avec le # - Suivre des individus ou groupes qui ont un profil correspondant à votre recherche - S'abonner à des pages d’experts / médias et journaux - Ajouter à son réseau des individus qui travaillent dans le même secteur / domaine d'activité

Varier les sources d’information Médias et journaux Emissions TV Blogs de référence Podcasts et chaînes vidéo YouTube Entreprises/ établissements/organisations innovants Lieux d'innovation et d'expérimentation Plateformes éducatives en ligne pour se former (edX, Coursera, OpenClassrooms…).

Cette liste rassemble les principales sources d’informations dont on peut avoir besoin pour une veille, et elles ont toutes un relais sur au moins Facebook, Twitter, LinkedIn.

Etape 2 : Exemples

S'abonner à des pages d’experts / organisations / médias et journaux

Dans l'exemple ci-dessus, je fais une cherche par mot clé avec le hashtag sur Twitter

Ajouter à son réseau LinkedIn des individus qui travaillent dans le même secteur / domaine d'activité

Etape 2 : Conseils et bonnes pratiques

Présence cohérente sur les réseaux

Un bon conseil est de développer une présence cohérente et professionnelle sur les réseaux sociaux pour servir vos objectifs de veille. Gardez partout la même "ligne éditoriale", la même unité.

Infobésité

Cette première étape de veille est longue et indigèste : la recherche de sources peut entrainer une surcharge informationnelle - notion d'infobésité. Il est important de limiter les sources pour éviter l'infobésité.

Vérification des sources

Outils gratuit pour vérifier les sources

Un bon veilleur informationnel doit accorder une attention particulière à la fiabilité et véracité des sources qu’il sollicite. Il existe des outils qui permettent d'analyser automatiquement la fiabilité d'un site internet.

ScamDoc.com ScamAdviser.com DecoDex.com

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Etape 3 : Collecter l'information avec un outils de curation

La curation d’information est un synonyme de veille. Lorsque l’on fait de la curation d’information, on sélectionne, collecte et partage de l’information pertinente sur un sujet en particulier. La collecte d'information peut se faire manuellement (veille pull), ou de manière automatisée gràce aux flux RSS (veille push).

Il est important de tester différents outils et de selectionner celui qui sera le plus adapté à vos objectifs de veille.

Liste d'outils de curation automatisés

Feedly Netvibes Paper.li Inoreader Stample

Il existe des sites comparateurs d'outils de curation, pour gagner un peu de temps :

Etape 3 : Exemple

Pour ma veille, j'ai utilisé Feedly, un outils de curation automatisé et instinctif pour sourcer ses recherches et les ranger en catégories.

Dans un premier temps on importe ses sources (feeds) en cliquant sur "follow new feeds".

On peut ensuite créer des catégories "boards" pour classer les articles et sources pertinents

On peut ensuite choisir un visuel en fonction de nos besoins

On peut déjà organiser ses feeds en les classant dans un dossier thématique.

Etape 3 : Exemple et retour d'expérience

Retour d'expérience avec Feedly

Feedly est un outils de curation puissant qui permet d'agreger automatiquement les contenus des sites internet.

On peut enfin faire du tri dans ses sources en selectionnant un des icones en haut.

Il permet de répértorier, classer les sources par thématique

Outils synchronisé sur ordinateur, tablette, smartphone, apple watch

Cet outil ne permet pas d'agréger du contenu venant des réseaux sociaux

Les options intéressantes sont payantes (diffuser la veille via une newsletter, reçevoir un résumé par email...)

Cet outils est pertinent pour le début de la curation, mais il ne permet pas d'optimiser visuellement ses sources

Etape 4 : Optimiser l'organisation de l'information

Il s'agit ici de faire du tri et du ménage dans vos sources. Il est normal au départ de selectionner beaucoup de sources pour agréger un maximum de contenu, mais il faut régulièrement affiner et ajuster les sources en consultant les dernières publications, en selectionnant les plus petinentes et en supprimant les autres. Puis optez pour un condensé visuel clair et agréable à lire avec votre selection de sources pertinentes pour votre veille.

Suppression des sources et publications non pertinentes

Lecture des dernières publications sur notre outils de curation automatisé

Organisation et optimisation visuelle des sources

Tri et sauvegarge des publications pertinentes

Ajout des sources pertinents dans ma bibliothèque

Etape 4 : Exemple

Pour optimiser l'organisation de ma veille, j'ai choisi Pearltrees. Un outils qui permet d’organiser le contenu en collection de “perles”. On peut donc alimenter des veilles sur différents sujets en parallèle ! C'est très clair visuellement et on peut tout réorganiser et déplacer à loisir, c’est très flexible.

J'ai donc choisi Peraltress comme outil complémentaire pour optimiser l'organisation de mes sources.

Mon outils de curation Feedly est très efficace pour automatiser ma veille, mais je n'étais pas satisfaite du visuel.

Etape 4 : Retour d'expérience

Pourquoi j'ai choisi Pearltrees comme outil d'optimisation de l'information ?

Autres outils d'optimisation

Paper.li Pinterest Wakelet

Son visuel en arborescence permet une lecture claire et agréable du contenu. On peut facilement alimenter des veilles sur différentes thématiques grâce à son organisation en collections de perles. On peut organiser et réorganiser, déplacer le contenu à loisirs : son usage est très flexible On peut facilement trouver des collections similaires aux nôtres et ajouter les contenus dirrectement dans notre bibliothèque. Les collections sont publiques.

Etape 5 : Partage et diffusion de la veille

La restitution de votre travail de veille est une étape importante. Vous avez plusieurs possibilités en fonction de votre objectif de veille :

• Vous pouvez simplement utiliser votre outil de veille s'il est assez visuel et agréable à parcourir

• Vous pouvez utiliser un outil comme Wakelet qui vous permet de créer un contenu numérique interactif (les articles sont cliquables et l’on peut utiliser votre journal comme un site web).

Outils de diffusion

Wakelet Pocket Slack Trello

• Si l’on attend de vous un travail plus formel, vous pouvez, à partir des informations que vous avez collectées et que vous vous êtes appropriées, rédiger une note de veille. Autrement dit, faire l’analyse, la synthèse (au format texte ; 1 page) de ce que vous avez appris.

• Enfin, si ce travail n’est pas destiné seulement à votre manager, mais qu’il a vocation à être diffusé à vos collaborateurs, vous pouvez rédiger une newsletter interne.

+ Info

Etape 5 : Wakelet, c'est quoi ?

Wakelet est un outil de curation gratuit et pas comme les autres ! En plus de vous permettre de capturer tout le contenu qui vous intéresse sur le web (article de blog, presse, publications sur les réseaux sociaux, vidéos, podcasts…), vous pouvez entièrement éditer votre journal de veille en ajoutant des images et des zones de texte !

Les avantages de Wakelet

Permet de collecter tout type de contenu Permet une auvergarde facile avec extension sur le serveur Visuel agréable avec une organisation en collections sous forme d'histoires Partage facile par email, sur les réseaux ou dans un site Outils collaboratif : travail et partage en équipe

Cela vous permet de prendre entièrement possession de votre travail, de comprendre ce sur quoi vous avez travaillé en ayant une vision claire. Ce qui vous permet, par extension, de partager votre veille plus facilement : vous êtes capable d’en parler clairement et de diffuser l’information qui le mérite à vos collaborateurs.

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Etape 5 : Créer une newsletter

Les outils pour créer une newsletter : elink (gratuit dans sa version basique). Cet outil permet de diffuser des liens et des ressources en ligne sous la forme d’une lettre de diffusion (newsletter) ou d’une page web, en deux temps trois mouvements. Revue (gratuit jusqu’à 50 destinataires). Considéré comme le meilleur outil actuel pour créer une newsletter à partir d’une veille. Cet outil permet, grâce à une extension Chrome, de faire de la curation en aspirant ce qui vous intéresse sur le web, puis d’accéder grâce à l’archive à tous vos contenus.

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Routines de veille

Quand le cycle des 5 étapes est terminé, le travail de veille est "dégrossi", il est maintenant important de mettre en place des routines de veille pour entretenir et actualiser la veille.

Prévoir un temps de veille limité au quotidien sur une plage horaire fixe (par exemple : 30min le matin en arrivant au travail) Trier et sauvergarder les publications pertinentes au fur et à mesure pour éviter l'infobésité Selectionner les bons mots clés et créez des alertes à partir de ces mots clés une fois par semaine par exemple Partagez le fruit de votre travail en créant une newsletter ou en utilisant un outils collaboratif Prévoir une réunion une fois par mois avec les collaborateurs pour l'actualisation de la veille (évolutions/innovations/mises à jour)

Diffusion du guide

Je recommande la diffusion de ce guide auprès des collaborateurs de l'EFF par un des moyens suivants :

• Importer ce guide dans l'outils de veille mutualisé
• Intégrer ce guide dans la newsletter diffusée chaque mois
• Partager ce guide via le logiciel ERP utilisé par l'EFF, pour le rendre accessible à tous les collaborateurs
• Organiser une formation dès le recrutement des ingénieurs pédagogiques
• Enregistrer un MOOC qui commente cette présentation et l'envoyer à tous les nouveaux collaborateurs qui intègrent l'EFF

Quelques liens utiles

Les outils de curation incontournables

Faire une veille informationnelle efficace

Organiser et construire une veille

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KRATCHKOVSKY Anastasia Ingenieur pédagogique à l'EFF