GTC 185

Contextualización de la gtc 185

DaNIELA BAÑOL PUENTES

guía técnica colombiana gtc 185

La (GTC 185) Guía Técnica Colombiana tiene como propósito brindar herramientas que facilitan la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

objetivo

Esta guía muestra sugerencias para llevar a cabo los diversos tipos de documentos provocados en las empresas, con el propósito de proyectar una idónea imagen corporativa. Tiene presente los puntos en general de las comunicaciones y muestra un orden para las piezas de cada tipo de archivo, basado en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de métodos de cada organización, para la producción de documentos.

glosario técnico

razón social

radicación

portada

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Nombre que identifica a una organización.

glosario técnico

referencia bibliográfica

recomendación

redactor

Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.

Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

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máRGENES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

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Márgenes

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Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.

Una vez que se utiliza papel sin membrete, se sugiere dejar un margen preeminente de entre 3 cm y 4 cm, correspondiente al encabezado (del procesador de escrito o computador). Este espacio es para el motivo social de la organización a la cual pertenece el archivo que se va a crear. De igual manera, para el margen inferior se dejan entre 2 centímetros y 3 centímetros, a partir del borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado además por el procesador de escrito o computador) y se usa para los datos del área 2. En el mismo sentido, referente a los márgenes laterales se ofrece que a la izquierda se dejen entre 3 centímetros y 4 centímetros y a la derecha entre 2 centímetros y 3 centímetros, dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.

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estilos PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

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Estilos

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque.

01) Bloque extremo

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

02) Bloque

Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho..

03) Semibloque

Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios.

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zonas técnicas PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

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zonas

Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

Zona 3

Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.

zonas

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:- Tratar un solo tema por comunicación. - Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. - Usar tratamiento respetuoso y cortés. - Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural. - Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo. - Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización. - Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Características de la redacción Y PRESEENTACIÓN de cartas

Life Style Moda Deportiva NIT 52.952.139-9

Gerente. José Manuel Daza Dirección. Calle 48B sur # 24B-33, Tunjuelito, Bogotá D.C

Integrantes.Daniela Bañol Puentes Laura Valentina Alvis Nicol Valentina Chiquiza Sara Valentina Bayona

gracias