MOBILITY TOOL +
Comment saisir votre rapport final
ACTION CLE 103-107
PRÉAMBULE
L’objet de ce guide est de vous aider à saisir votre rapport final AC103-107 dans Mobility Tool+, en vous indiquant les informations à renseigner à chaque étape. Les éléments mouvants ( ou par exemple) sont interactifs.
2. Comment vérifier les onglets?
1. Comment se connecter?
4. Le désistement?
3. Comment soumettre ?
1. Comment se connecter ?
Ouvrir une session Mobility Tool en se rendant à l'adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ Utiliser l'adresse mail de contact de votre projet.
Accéder à votre projet
Si besoin, guide d'aide à la connexion dans l'espace Penelope+ "Pour vous aider/Ressources documentaires"
sommaire
2. Comment vérifier les onglets ?
onglet "organismes"
onglet "contacts"
onglet "budget"
onglet "mobilités"
onglet "inclusion"
Home
sommaire
Dans cette rubrique, vérifier : • Que l’organisme bénéficiaire est bien renseigné, ainsi que tous les partenaires d’envoi français dans le cas des projets en consortium ; • Que tous les organismes d’accueil sont renseignés
onglet "organismes"
_____________________________________________________________________ Organisme d'accueil = LIEU DE STAGE / EES (et non organisme intermédiaire) _____________________________________________________________________
onglet "contacts"
Dans cette rubrique, vérifier que tous les contacts sont bien à jour, en particulier celui du représentant légal de l'organisme
Home
sommaire
sommaire
Dans cette rubrique, vérifier : • Que TOUTES les mobilités soient renseignées et que chaque mobilité soit entièrement complétée.
onglet "mobilités"
• Une mobilité incomplète sera considérée comme « brouillon » et vous empêchera de procéder à la soumission de votre rapport ; • Que les mobilités impactées par la Covid-19 (annulation/rapatriement) soient bien marquées comme « Impacté COVID-19 » (pour faire apparaitre la colonne correspondante, cliquer sur le carré en haut à gauche) ; • Si des modifications sont à effectuer, cliquez sur « Editer » pour ouvrir la mobilité, vous pourrez ainsi modifier les données affichées (Mobilité, Participants, Depuis/Vers, Durée, Budget)
Assurez-vous dès maintenant que les rapports de participants sont soumis (exception pour les mobilités annulées impactées COVID-19). S’ils sont demandés depuis plus d’un mois et que le statut n’est pas « soumis », n’hésitez pas à les renvoyer depuis l'onglet mobilité
Home
sommaire
Si votre projet est concerné par ce type de public, vérifiez que vous avez renseigné le nombre correct par ligne de participants issus de milieux défavorisé / avec moins d’opportunités rencontrant un ou plusieurs des différents obstacles proposés.
onglet "inclusion"
Home
sommaire
Dans cet onglet, les montants indiqués sont extraits de la convention ou des avenants signés entre le bénéficiaire et l’Agence Nationale (colonne « budget approuvé (par l’Agence Nationale) »), et des éléments renseignés dans les onglets précédents (colonne « Budget actuel dans Mobility Tool) »).
onglet "budget"
Possibilité d’abonder la ligne via le budget de la mobilité de stage (SMP)
Ex 1 : surconsommation sur la ligne d’études (SMS)
Le reliquat des lignes de personnel est insuffisant pour abonder les lignes étudiants. Possibilité, pour le montant restant, de faire un transfert du budget «Soutien organisationnel».
Ex 2 : surconsommation sur les lignes SMS et SMP.
Conformément aux règles de transfert, le budget « Soutien organisationnel » peut être utilisé pour compenser la surconsommation de la ligne STA à hauteur de 100 % soit 3803 €.
Ex 3: surconsommation sur la ligne STA.
sommaire
Saisie du Soutien Organisationnel
Déclarer dans cet onglet le montant du soutien organisationnel applicable en déduisant d’éventuels transferts vers les lignes de mobilité (étape précédente).
Le montant maximum éligible est calculé automatiquement (en bleu) et affiché à titre indicatif
Le soutien organisationnel est calculé en fonction du nombre de participants concerné par les mobilités :
Home
sommaire
Saisie du Soutien Organisationnel
Cas n° 1 : le nombre de participants est supérieur ou égal à la dernière proposition contractuelle.
Cas n° 2 : le nombre de participants est inférieur à la dernière proposition contractuelle.
Exception
Il existe une marge de tolérance de 10 %, ce qui signifie que si le nombre total des mobilités concernant les étudiants et le personnel est inférieur de moins de 10 % au nombre de mobilités spécifié dans la dernière proposition contractuelle, la subvention au titre du soutien organisationnel n'est pas réduite.
Exemple 2: cas ne rentrant pas dans la marge de tolérance
Exemple 1: cas rentrant dans la marge de tolérance
Home
sommaire
A vérifier avant de soumettre!
Le nombre d'heures d'enseignement
Le montant mensuel
Les dates des mobilités
La durée minimale éligible des mobilités
Le code Erasmus
Les cas de force majeure
Les bandes kilométriques
Home
sommaire
3. Soumission du rapport final
Les étapes de la soumission
Complétion du rapport final
Onglet "rapport final du bénéficiaire"
Les annexes
La soumission du rapport
Après la soumission
Home
sommaire
Onglet "Rapport final du bénéficiaire"
Se rendre dans l’onglet « Rapports » Cliquer sur « Générer le Rapport final du bénéficiaire » la première fois Puis les fois suivantes sur « Editer le brouillon » pour compléter le rapport final.
Une seule personne à la fois peut accéder et modifier le rapport final.
Pour qu’une autre personne puisse avoir la main, il faut quitter le rapport (cliquer de nouveau sur l’onglet « Rapports » ou sur « Retour à la page rapport » sous la barre des pourcentages) puis cliquer sur « Libérer le brouillon ».
Ainsi les personnes ayant accès au projet via Mobility Tool pourront se connecter et modifier le rapport final.
Home
sommaire
Complétion du rapport final
Vous accédez maintenant à votre rapport final.
Il vous faudra compléter une à une toute les parties du rapport (5000 caractères maximum par question) : • CF. GUIDE « COMMENT REDIGER UN RAPPORT FINAL DE QUALITE », disponible dans votre espace organisme sur Penelope+. • Vous ne pourrez pas modifier les informations de certaines parties qui auront été directement extraites des autres onglets de Mobility Tool. Il est donc important de vérifier ces informations au préalable. Si vous avez des modifications à apporter, vous pouvez revenir sur les onglets concernés et apporter les modifications nécessaires avant de poursuivre la complétion du rapport final.
Home
sommaire
Complétion du rapport final
La complétion du rapport final est automatiquement sauvegardée à chaque fois que vous quittez une case de texte.
Si un autre utilisateur est en train d’effectuer des modifications dans un des onglets de votre projet, une notification apparait sur la page du rapport final.
Il faut alors impérativement cliquer sur « Merci de rafraichir votre rapport de bénéficiaire maintenant » pour que les informations extraites de cet onglet soient mises à jour.
Deux indicateurs permettent de suivre l’avancée de la complétion du rapport.
Vous ne pourrez soumettre votre rapport final qu’une fois que les mobilités seront complètes et après avoir rempli toutes les parties du rapport final. Assurez-vous que la barre de progression (pourcentage) est à 100%.
Home
sommaire
Les annexes nécessaires
- La déclaration sur l'honneur datée et signée du représentant légal de l'établissement porteur du projet
05
01
02
03
04
Télécharger la déclaration signée et confirmer son contenu en cliquant sur "Marquer comme contenant la déclaration sur l'honneur"
Le document téléchargé et signalé comme "déclaration sur l'honneur" apparaît ainsi
Imprimer la page, la signer et la scanner
Cliquer sur "sélectionner un fichier" afin d'insérer la déclaration en annexe
Télécharger la déclaration sur l'honneur
Le cas échéant, pour les frais des personnes à besoins spécifiques et les coûts exceptionnels, l’ensemble des pièces (factures, titres de transport, etc.) concernant les frais réels permettant de justifier de la totalité de la somme déclarée au rapport final
Home
sommaire
La soumission du rapport final
"Soutien organisationnel"
"Démarrer la soumission"
"Prochaine étape "
06
05
01
03
04
02
"Prochaine étape et notice d'information"
"Soumettre le rapport final du bénéficiaire"
"Points de contrôle"
Home
sommaire
Après la soumission
• Que se passe-t-il quand mon rapport final est soumis? Après soumission de votre rapport final, l’accès à votre projet sur Mobility Tool sera restreint. Vous serez en capacité de voir les données renseignées mais pas de les modifier. Vous pourrez toujours télécharger les rapports de participants. • Comment puis-je modifier mon rapport après sa soumission? L’Agence Nationale peut autoriser l’accès à votre projet dans le cas où des informations de votre projet doivent être modifiées ou complétées car elles ont été mal enregistrées. Vous devez en faire la demande via votre espace organisme sur Penelope+.
Home
sommaire
4. Désistement
En cas de désistement en cours de projet, il vous faudra soumettre un rapport final sans financement. Le désistement correspond donc à la soumission d’un RF sans aucune mobilité déclarée et donc avec un budget à zéro.
Vérifier qu’aucune mobilité n’a été saisie sous Mobility tool + (onglet Mobilité)
Si des mobilités ont été ajoutées, les supprimer en cliquant sur l’icône «poubelle»
Une fois les mobilités supprimées, vérifier que le budget actuel est à zéro.
Home
sommaire
Aller dans l’onglet Rapport pour générer le rapport de désistement, cliquer sur la case à cocher « J’accepte » puis le générer.
Expliquer les raisons du désistement
Télécharger, imprimer, remplir, signer et scanner la déclaration du l’honneur puis cliquer sur «Sélectionner un fichier» afin d’insérer la déclaration en annexe.
Démarrer ensuite la soumission
Si la déclaration est téléchargée, avancer à la prochaine étape.
Home
sommaire
Lire la notice d’information sur la protection des données et cliquer sur «Accepter».
Valider les différents points de contrôle (même si certains points ne s’appliquent pas au désistement, il est obligatoire de tout valider pour pouvoir soumettre le rapport).
Enfin soumettre le rapport de désistement
Votre rapport de désistement est alors envoyé pour validation à l'Agence
Home
sommaire
AGENCE ERASMUS + FRANCE / EDUCATION & FORMATION9, Rue des GaminsCS71965 33088 BORDEAUX CEDEX 05 56 00 94 00 @ErasmusplusFR
www.agence.erasmus.fr
sommaire
2022_KA103_SUP_SoumissionMobilityTool_BEN
Agence Erasmus+
Created on April 14, 2022
Start designing with a free template
Discover more than 1500 professional designs like these:
View
Smart Presentation
View
Practical Presentation
View
Essential Presentation
View
Akihabara Presentation
View
Flow Presentation
View
Dynamic Visual Presentation
View
Pastel Color Presentation
Explore all templates
Transcript
MOBILITY TOOL +
Comment saisir votre rapport final
ACTION CLE 103-107
PRÉAMBULE
L’objet de ce guide est de vous aider à saisir votre rapport final AC103-107 dans Mobility Tool+, en vous indiquant les informations à renseigner à chaque étape. Les éléments mouvants ( ou par exemple) sont interactifs.
2. Comment vérifier les onglets?
1. Comment se connecter?
4. Le désistement?
3. Comment soumettre ?
1. Comment se connecter ?
Ouvrir une session Mobility Tool en se rendant à l'adresse suivante: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ Utiliser l'adresse mail de contact de votre projet.
Accéder à votre projet
Si besoin, guide d'aide à la connexion dans l'espace Penelope+ "Pour vous aider/Ressources documentaires"
sommaire
2. Comment vérifier les onglets ?
onglet "organismes"
onglet "contacts"
onglet "budget"
onglet "mobilités"
onglet "inclusion"
Home
sommaire
Dans cette rubrique, vérifier : • Que l’organisme bénéficiaire est bien renseigné, ainsi que tous les partenaires d’envoi français dans le cas des projets en consortium ; • Que tous les organismes d’accueil sont renseignés
onglet "organismes"
_____________________________________________________________________ Organisme d'accueil = LIEU DE STAGE / EES (et non organisme intermédiaire) _____________________________________________________________________
onglet "contacts"
Dans cette rubrique, vérifier que tous les contacts sont bien à jour, en particulier celui du représentant légal de l'organisme
Home
sommaire
sommaire
Dans cette rubrique, vérifier : • Que TOUTES les mobilités soient renseignées et que chaque mobilité soit entièrement complétée.
onglet "mobilités"
• Une mobilité incomplète sera considérée comme « brouillon » et vous empêchera de procéder à la soumission de votre rapport ; • Que les mobilités impactées par la Covid-19 (annulation/rapatriement) soient bien marquées comme « Impacté COVID-19 » (pour faire apparaitre la colonne correspondante, cliquer sur le carré en haut à gauche) ; • Si des modifications sont à effectuer, cliquez sur « Editer » pour ouvrir la mobilité, vous pourrez ainsi modifier les données affichées (Mobilité, Participants, Depuis/Vers, Durée, Budget)
Assurez-vous dès maintenant que les rapports de participants sont soumis (exception pour les mobilités annulées impactées COVID-19). S’ils sont demandés depuis plus d’un mois et que le statut n’est pas « soumis », n’hésitez pas à les renvoyer depuis l'onglet mobilité
Home
sommaire
Si votre projet est concerné par ce type de public, vérifiez que vous avez renseigné le nombre correct par ligne de participants issus de milieux défavorisé / avec moins d’opportunités rencontrant un ou plusieurs des différents obstacles proposés.
onglet "inclusion"
Home
sommaire
Dans cet onglet, les montants indiqués sont extraits de la convention ou des avenants signés entre le bénéficiaire et l’Agence Nationale (colonne « budget approuvé (par l’Agence Nationale) »), et des éléments renseignés dans les onglets précédents (colonne « Budget actuel dans Mobility Tool) »).
onglet "budget"
Possibilité d’abonder la ligne via le budget de la mobilité de stage (SMP)
Ex 1 : surconsommation sur la ligne d’études (SMS)
Le reliquat des lignes de personnel est insuffisant pour abonder les lignes étudiants. Possibilité, pour le montant restant, de faire un transfert du budget «Soutien organisationnel».
Ex 2 : surconsommation sur les lignes SMS et SMP.
Conformément aux règles de transfert, le budget « Soutien organisationnel » peut être utilisé pour compenser la surconsommation de la ligne STA à hauteur de 100 % soit 3803 €.
Ex 3: surconsommation sur la ligne STA.
sommaire
Saisie du Soutien Organisationnel
Déclarer dans cet onglet le montant du soutien organisationnel applicable en déduisant d’éventuels transferts vers les lignes de mobilité (étape précédente).
Le montant maximum éligible est calculé automatiquement (en bleu) et affiché à titre indicatif
Le soutien organisationnel est calculé en fonction du nombre de participants concerné par les mobilités :
Home
sommaire
Saisie du Soutien Organisationnel
Cas n° 1 : le nombre de participants est supérieur ou égal à la dernière proposition contractuelle.
Cas n° 2 : le nombre de participants est inférieur à la dernière proposition contractuelle.
Exception
Il existe une marge de tolérance de 10 %, ce qui signifie que si le nombre total des mobilités concernant les étudiants et le personnel est inférieur de moins de 10 % au nombre de mobilités spécifié dans la dernière proposition contractuelle, la subvention au titre du soutien organisationnel n'est pas réduite.
Exemple 2: cas ne rentrant pas dans la marge de tolérance
Exemple 1: cas rentrant dans la marge de tolérance
Home
sommaire
A vérifier avant de soumettre!
Le nombre d'heures d'enseignement
Le montant mensuel
Les dates des mobilités
La durée minimale éligible des mobilités
Le code Erasmus
Les cas de force majeure
Les bandes kilométriques
Home
sommaire
3. Soumission du rapport final
Les étapes de la soumission
Complétion du rapport final
Onglet "rapport final du bénéficiaire"
Les annexes
La soumission du rapport
Après la soumission
Home
sommaire
Onglet "Rapport final du bénéficiaire"
Se rendre dans l’onglet « Rapports » Cliquer sur « Générer le Rapport final du bénéficiaire » la première fois Puis les fois suivantes sur « Editer le brouillon » pour compléter le rapport final.
Une seule personne à la fois peut accéder et modifier le rapport final. Pour qu’une autre personne puisse avoir la main, il faut quitter le rapport (cliquer de nouveau sur l’onglet « Rapports » ou sur « Retour à la page rapport » sous la barre des pourcentages) puis cliquer sur « Libérer le brouillon ». Ainsi les personnes ayant accès au projet via Mobility Tool pourront se connecter et modifier le rapport final.
Home
sommaire
Complétion du rapport final
Vous accédez maintenant à votre rapport final. Il vous faudra compléter une à une toute les parties du rapport (5000 caractères maximum par question) : • CF. GUIDE « COMMENT REDIGER UN RAPPORT FINAL DE QUALITE », disponible dans votre espace organisme sur Penelope+. • Vous ne pourrez pas modifier les informations de certaines parties qui auront été directement extraites des autres onglets de Mobility Tool. Il est donc important de vérifier ces informations au préalable. Si vous avez des modifications à apporter, vous pouvez revenir sur les onglets concernés et apporter les modifications nécessaires avant de poursuivre la complétion du rapport final.
Home
sommaire
Complétion du rapport final
La complétion du rapport final est automatiquement sauvegardée à chaque fois que vous quittez une case de texte. Si un autre utilisateur est en train d’effectuer des modifications dans un des onglets de votre projet, une notification apparait sur la page du rapport final. Il faut alors impérativement cliquer sur « Merci de rafraichir votre rapport de bénéficiaire maintenant » pour que les informations extraites de cet onglet soient mises à jour.
Deux indicateurs permettent de suivre l’avancée de la complétion du rapport.
Vous ne pourrez soumettre votre rapport final qu’une fois que les mobilités seront complètes et après avoir rempli toutes les parties du rapport final. Assurez-vous que la barre de progression (pourcentage) est à 100%.
Home
sommaire
Les annexes nécessaires
- La déclaration sur l'honneur datée et signée du représentant légal de l'établissement porteur du projet
05
01
02
03
04
Télécharger la déclaration signée et confirmer son contenu en cliquant sur "Marquer comme contenant la déclaration sur l'honneur"
Le document téléchargé et signalé comme "déclaration sur l'honneur" apparaît ainsi
Imprimer la page, la signer et la scanner
Cliquer sur "sélectionner un fichier" afin d'insérer la déclaration en annexe
Télécharger la déclaration sur l'honneur
Le cas échéant, pour les frais des personnes à besoins spécifiques et les coûts exceptionnels, l’ensemble des pièces (factures, titres de transport, etc.) concernant les frais réels permettant de justifier de la totalité de la somme déclarée au rapport final
Home
sommaire
La soumission du rapport final
"Soutien organisationnel"
"Démarrer la soumission"
"Prochaine étape "
06
05
01
03
04
02
"Prochaine étape et notice d'information"
"Soumettre le rapport final du bénéficiaire"
"Points de contrôle"
Home
sommaire
Après la soumission
• Que se passe-t-il quand mon rapport final est soumis? Après soumission de votre rapport final, l’accès à votre projet sur Mobility Tool sera restreint. Vous serez en capacité de voir les données renseignées mais pas de les modifier. Vous pourrez toujours télécharger les rapports de participants. • Comment puis-je modifier mon rapport après sa soumission? L’Agence Nationale peut autoriser l’accès à votre projet dans le cas où des informations de votre projet doivent être modifiées ou complétées car elles ont été mal enregistrées. Vous devez en faire la demande via votre espace organisme sur Penelope+.
Home
sommaire
4. Désistement
En cas de désistement en cours de projet, il vous faudra soumettre un rapport final sans financement. Le désistement correspond donc à la soumission d’un RF sans aucune mobilité déclarée et donc avec un budget à zéro.
Vérifier qu’aucune mobilité n’a été saisie sous Mobility tool + (onglet Mobilité)
Si des mobilités ont été ajoutées, les supprimer en cliquant sur l’icône «poubelle»
Une fois les mobilités supprimées, vérifier que le budget actuel est à zéro.
Home
sommaire
Aller dans l’onglet Rapport pour générer le rapport de désistement, cliquer sur la case à cocher « J’accepte » puis le générer.
Expliquer les raisons du désistement
Télécharger, imprimer, remplir, signer et scanner la déclaration du l’honneur puis cliquer sur «Sélectionner un fichier» afin d’insérer la déclaration en annexe.
Démarrer ensuite la soumission
Si la déclaration est téléchargée, avancer à la prochaine étape.
Home
sommaire
Lire la notice d’information sur la protection des données et cliquer sur «Accepter».
Valider les différents points de contrôle (même si certains points ne s’appliquent pas au désistement, il est obligatoire de tout valider pour pouvoir soumettre le rapport).
Enfin soumettre le rapport de désistement
Votre rapport de désistement est alors envoyé pour validation à l'Agence
Home
sommaire
AGENCE ERASMUS + FRANCE / EDUCATION & FORMATION9, Rue des GaminsCS71965 33088 BORDEAUX CEDEX 05 56 00 94 00 @ErasmusplusFR
www.agence.erasmus.fr
sommaire