Présentation fiches missions

Présentation des fiches missions OPA

DAOUDI YASMINE

start

sommaire :

Parcours scolaire

période de stage

Mission 3 - fname opex

mission 1 - hydroquip

mission 4 - sh isolation

mission 2 - hydroquip

conclusion

mon parcours scolaire

parcours scolaire

2020

2020-2022

Baccalauréat STMG

BTS SAM

Support à l'Action Managériale- Lycée la Martinière Duchère

Spécialité mercatique - Lycée de la Côtière, la Boisse

période de stage :

stage n°1

• Fname OPEX AISP
• 30 novembre 2020 au 18 décembre 2020

stage n°2

• HDROQUIP
• 17 mai 2021 au 2 juillet 2021

stage n°3

• SH ISOLATION
• 8 novembre 2021 au 17 décembre 2021

mission n°1 :

- HYDROQUIP -Réclamation auprès d'un fournisseur étranger

Contexte :

Conduire l'action administrative en appui aux membres de l'entité

CONTEXTE

• Société Hydroquip

• Spécialiste et fournisseurs flexibles hydrauliques

• Situé à Lyon et Vaulx-en-Velin

• Société à responsabilité limitée (SARL)

• En activité depuis 12 ans

• 5 salariés

Société hydroquip

mon environnement de travail :

Yasmine

Stagiaire

Rodrigo

Mehdi

Zoé

Alternante - Assistante administrative

Gestionnaire de commande

Stagiaire

mon poste de travail :

Bureau avec un poste informatique

Périphériques externes

Open-space

Tenue vestimentaire libre

Tutoiement dominant

Objectif de ma mission et ressource à disposition :

Objectif :

Matériels :

• Ordinateur

• Boîte mail (Gmail)

• Site internet "Wordreference"

• Bloc-note papier personnel

• Communiquer avec un fournisseur irlandais

• Noter les attentes de mon tuteur

• Se faire comprendre en anglais

• Régler le problème de commande et apporter une solution

Méthodologie employée pour réaliser cette mission :

Recherche de vocabulaire

Rédaction du mail

prise de note

Relecture et envoi

vérification mail précédent et du justificatif de commande avant la rédaction du mail

• explication donnée par le tuteur et l'ouvrier
• retranscription au brouillon

Correction et relecture avec mon tuteur puis envoi

utilisation des sites wordreference et linguee

productions réalisées :

Ainsi j'ai réalisé différentes prises de notes et recherches de vocabulaire en langue étrangères afin de pouvoir communiquer un mail de réclamation à l'un des fournisseurs irlandais.

résultats obtenus :

Le mail que j'ai créé a été envoyé. Le lendemain, nous avons reçu une réponse du fournisseur irlandais. Après s'être excusé de ce contre-temps, il nous a assuré l'envoi des articles manquant gratuitement.

analyse réflexive :

Conduire l'action administrative en appui aux membres de l'entité

Title here

Difficulté de compréhension et expression en langue étrangère

Ttle here

Nécessité d'une rédaction selon les caractérisiques anglophones

Title here

J'ai développé mon autonomie et mon efficacité en offrant une rédaction dans de brefs délais

Title here

Ainsi j'ai répondu à la compétence de conduire à l'action administrative en appui aux membres de l'entité

Mission n°2 :

- HYDROQUIP - Préparation et expédition de commande

Objectif de ma mission et ressource à disposition :

objectif

Matériels:

• Satisfaire la clientèle au niveau de l'envoi et de la réception de leur colis
• Rapidité
• Efficacité

• Ordinateur
• Site TNT
• Progiciel EBP
• Matériel d'emballage de colis
• Imprimante

Méthodologie employé pour réaliser cette mission :

05

04

03

01

02

Traiter mail et appel téléphonique

Création

Réalisation

EBP

Envoie

Pièces emballées et pesée :

• Site TNT ou Scheinker pour l’envoi du colis
• Indiquer le poids du colis ainsi que le destinataire
• Imprimer le bordereau d’envoi
• Coller sur le colis

Créer un bon de fabrication pour transmettre aux ouvriers de l’atelier pour qu’ils préparent les pièces nécessaires

Enregistrer la commande dans EBP pour qu'elle soit dans la base de données

• Remettre le colis au transporteur
• Signer un document qui confirme que j’ai bien procédé à l'envoi du colis

Traitement des commandes par mails et téléphone

PRODUCTIONS RÉALISÉeS :

Ainsi, j'ai donc réalisé la création de bons de fabrications, de bons de commandes et de factures qui permettent le suivi et l'envoi en sûreté des commandes

RÉSULTATS OBTENUS :

Le bon fonctionnement de l’envoi des colis et ainsi de conserver de bonnes relations avec les clients

ANALYSE RÉFLEXIVE :

Mission m’a été expliquée clairement afin que je puisse la reproduire grâce aux notes que j’ai pu prendre sur mon bloc note personnel

Le progiciel EBP reste un outil complexe à utiliser car il comporte de nombreuses catégories et de références d'articles spécifiques

Compétence : Conduire à l’action administrative en gestionnaire de dossier

Outil qui permet le suivi de toutes les commandes et un gain de temps car c’est sur ce progiciel qu’on effectue tous les documents

Permis de soutenir administrativement mon tuteur et d’apporter de l’organisation ainsi que de la rapidité

Manque de personnel. J’ai donc comblé et été submergés de tâches. J’ai dû apprendre à développer mon autonomie mais aussi à travailler en binôme avec ma collègue

Mission n°3 :

- FNAME OPEX AISP - Sélection de candidature

CONTEXTE :

Rationnaliser l'usage des ressources de l'entité

CONTEXTE

• Association Créée en 1985
• Présente dans 45 départements français
• Compte environ 6 500 membres
• Siège à Lyon

COMPETENCE

Vocation de rassembler les militaires français ayant participé à des opérations extérieures effectuées par la France dans différents pays tels que le Liban, le Rwanda, l'Ex-Yougoslavie, l'Afghanistan

fname opex aisp

MON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

2 camarades de classes

Laurent ATTAR-BAYROU Président

Brooklyn Stagiaire - Asssitante

2 stagiaires en informatique

3 bénévoles

objectif de ma mission et ressource à ma disposition :

oBJECTIF

Matériels :

• Sélection de candidature pour futurs stagiaires ou bénévoles
• Respecter les critères de sélection donnés par ma tutrice
• Trier tous les CV et lettre de motivation et les remettre à ma tutrice

• Ordinateur avec Pack Office
• Imprimante
• Compte Linked In de l'association

+ info

MON POSTE DE TRAVAIL :

Bureau avec poste informatique

Open Space

Périphériques externes

Vouvoiement imposé

Tenue professionnelle

Méthodologie employée pour réaliser cette mission :

Création d'un tableau Excel

Mail

Rédaction et envoie d'un mail aux candidats sélectionnés afin de programmer un entretien

Note des critères de comparaison tels que les dates, compétences, coordonnées

Prise de notes

Vérification

Noter les critères de sélection attendue par mon supérieur

Annonce de ma sélection à Brooklyn pour avoir son accord

productions réalisées :

Ainsi, j'ai réalisé un tableau comparatif de toutes les candidatures des potentiels stagiaires ou bénévoles selon différents critères et un mail pour programmer des entretiens

RÉSULTATS OBTENUS :

Contact et échange avec les différents candidats

ANALYSE RÉFLEXIVE :

Rationnaliser l'usage des ressources de l'entité

Manque d'encadrement

Tâches longues mal expliquées

Stress

Management autoritaire et ambiance tendu entre les bénévoles

Organisation

Organisation entre chaque tâche pour être le plus efficace

Autonomie

Travaille seule

Mission n°4

- SH ISOLATION - Participer à l’amélioration de l’équipement de l’entreprise

CONTEXTE :

Contribuer à la pérennisation des processus

CONTEXTE

• Société de développement d'isolation spécialisé en calorifugeage de tuyau, isolation des combles et l'isolation des plafonds

• Fonctionne avec l'isolation à 1 €, c'est-à-dire qu'elle possède l'aide de l'État. Ce dispositif permet d’aider tous les particuliers à sortir des énergies fossiles, à isoler leur logement et ainsi à diminuer significativement leurs factures de chauffage
• Situé à Meyzieu

• Société à responsabilité limitée (SARL)

• Créé en 2019 et dirigé par Harry Iriarte
• 5 salariés

SH Isolation

MON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Yasmine

Stagiaire

Sidney

Meyer

Harry

Dirigeant

Associé

Stagiaire

MON POSTE DE TRAVAIL :

Bureau avec un poste informatique

Périphériques externes

Open-space

Tenue vestimentaire libre

Tutoiement dominant

Objectif de ma mission et ressource à disposition :

Objectif :

Matériels :

• Ordinateur

• Boîte mail (Gmail)

• Site internet "Wordreference"

• Site internet Alibaba

• Communiquer avec un fournisseur dans une langue étrangère

• Se renseigner sur un produit de Chine à importer en France pour un événement de fin d’année avec tous les fournisseurs au sein de l’entreprise.

• Se faire comprendre en anglais

Méthodologie employée pour réaliser cette mission :

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05

03

01

02

Répartition des tâches

Note d'information

Sélection du modèle

Création du compte

Contact

Communication effectuée en anglais car le vendeur était en Chine. Les informations nécessaires étaient : - Prix unitaire - Prix pour 200 chaises - Coût de livraison - Coût d’importation

Réalisation d'une note d’information que nous avons communiquée à notre tuteur afin qu’il prenne une décision et suive l’avancer de notre mission

Répartition des tâches afin de poursuivre nos recherches chacun de notre côté tout en nous basant sur les besoins de notre tuteur

Création d'un compte pour l'entreprise sur le site Alibaba

Filtré mes recherches à l’aide de mots-clés en m'adaptant à la demande du tuteur

CONTRAINTES :

Contraintes

L’utilisation d’une langue étrangère, ici l’anglais, était nécessaire afin d’assurer la prise de contact avec le vendeur

Le décalage horaire avec la Chine a prolongé notre mission

Décalage horaire

Linguistique

PRODUCTIONS RÉALISÉES :

Création d’un compte Alibaba

Prise de contact avec le vendeur

Recherche d’informations

Communication de nos recherches à notre tuteur avec une note

Répartition des tâches

résultats obtenus :

Prise de connaissance des informations par le tuteur afin de réaliser une possible commande

ANALYSE RÉLEXIVE :

Contribuer à la pérennisation des processus

Connaissances

Document

L'anglais

Nous avons également pu pratiquer la création de document informatif appris lors de notre formation

Malgré ça, nous avons pu développer notre vocabulaire et utilisé nos capacités de communications et relationnelles

L’utilisation de l’anglais a posé certaines difficultés car nous ne connaissions pas certains mots professionnels utilisés par le vendeur

conclusion :

Répondre aux compétences visées Approfondir mes connaissances Assister mes différents tuteurs et entreprises Découvrir différents aspects du monde professionnel

Merci pour votre écoute !