CAP 10. TEORÍA DE LA CONTINGENCIA: En busca de flexibilidad y agilidad

CAPÍTULO 10

TEORÍA DE LA CONTINGENCIA:En busca de flexibilidad y agilidad

Teoría de la Administración

ORÍGENES DE LA TEORÍA DE LA CONTINGENCIA

Surgió con las investigaciones para evaluar los modelos de estructuras organizacionales mas eficaces en determinados tipos de empresas. Esto llevaron a una nueva concepción de organización:

• La estructura
• Funcionamiento de la organización

No existió una mejor manera de organizar

Chandler realizó una investigación histórica sobre los cambios estructurales de 4 grandes empresas estadunidenses, relacionándolas con la estrategia de negocios para demostrar como su estructura fue adaptándose continuamente y ajustándose a la estrategia. Estas organizaciones pasaron por un proceso que consistió en cuatro fases:

1. Acumulación de recursos
2. Racionalización del uso de recursos
3. Continuación del crecimiento
4. Racionalización del uso de los recursos en expansión

CHANDLER ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA

BURNS Y STALKER SOBRE LAS ORGANIZACIONES

Estos dos sociólogos, investigaron a las industrias inglesas para comprobar la relación entre las prácticas administrativas y el ambiente externo de esas industrias.Encontraron diferentes procedimientos administrativos en las industrias y los clasificaron en dos

• Organizaciones “mecanicistas”
• Organizaciones “orgánicas”

ORGANIZACIONES MECANICISTAS

1. Estructura burocrática
2. Cargos ocupados por especialistas
3. Decisiones centralizadas en la cúpula de la empresa
4. Jerarquía de autoridad basada en un mando único
5. Sistema rígido de control
6. Amplitud mas estrecha del control administrativo

ORGANIZACIONES ORGÁNICAS

1. Estructuras organizacionales flexibles
2. Cargos continuamente modificados
3. Decisiones centralizadas y delegadas a los niveles inferiores
4. Tareas ejecutadas por el conocimiento de las personas
5. Jerarquía flexible
6. Amplitud en el control administrativo

Ambiente externo a la organización o sistema

• Ambiente es el contexto que envuelve externamente a la organización.
• Es la situación dentro de la cual esta inserta una organización. Como la organización es un sistema abierto, mantiene transacciones e intercambio con su ambiente externo.
• Esto hace que todo lo que ocurre afuera, en el ambiente, influencie lo que ocurre dentro de la organización.

Ambiente General Es el macro ambiente, es decir, el ambiente genérico y común a todas las organizaciones. El ambiente general esta constituido por un conjunto de condiciones comunes a todas las organizaciones:

1. Condiciones tecnológicas. El desarrollo tecnológico que ocurre en el ambiente influye en las organizaciones , principalmente cuando se trata de tecnología innovadora, disruptiva y de futuro imprevisible.

2. Condiciones legales. Constituyen la legislación vigente, que afecta directa o indirectamente a las organizaciones, facilitando o imponiendo restricciones a sus operaciones.

3. Condiciones políticas. Son decisiones y definiciones políticas tomadas en el nivel federal, estatal y municipal que influyen a las organizaciones y que orientan las condiciones económicas.

4. Condiciones económicas. Constituyen la coyuntura que determina el desarrollo económico o retracción económica, y que condiciona con fuerza a las organizaciones.

5. Condiciones demográficas. La tasa de crecimiento, población, raza, religión, distribución geográfica, migración, distribución por sexo y edad, son aspectos demográficos que determinan las características del mercado actual y futuro.

6. Condiciones legales. Constituyen la legislación vigente, que afecta directa o indirectamente a las organizaciones, facilitando o imponiendo restricciones a sus operaciones.

7. Condiciones políticas. Son decisiones y definiciones políticas tomadas en el nivel federal, estatal y municipal que influyen a las organizaciones y que orientan las condiciones económicas.

Ambiente de tarea Es el ambiente mas próximo e inmediato de cada organización. Es el ambiente de operaciones de cada organización, y esta integrado por:

1. Proveedores de entradas. Son los proveedores de los recursos que una organización necesita para trabajar: recursos materiales, recursos financieros, recursos humanos, etcétera.
2. Clientes o usuarios. Son los consumidores de las salidas de la organización.
3. Competidores. Ninguna organización esta sola ni existe en el vacío, sino que compite con otras organizaciones por los mismos recursos y los consumidores de salidas.
4. Entidades reguladoras. Toda organización esta sujeta a otras organizaciones, que procuran regular o fiscalizar sus actividades.

Tipología de ambientes Aunque el ambiente sea uno solo, cada organización esta expuesta apenas a una parte de el, y esa parte presenta características diferentes de las demás. Algunas clasificaciones de los ambientes son:

1. En cuanto a su estructura. Los ambientes se clasifican en homogéneos y heterogéneos:

• Ambiente homogéneo: cuando esta compuesto de proveedores, clientes y competidores semejantes.
• Ambiente heterogéneo: cuando hay mucha diferenciación entre los proveedores, clientes y competidores, lo que provoca una diversidad de problemas diferentes a la organización.

2. En cuanto a su dinámica. Los ambientes se clasifican en estables e inestables:

• Ambiente estable: es el ambiente caracterizado por poco o ningún cambio.
• Ambiente inestable: Es el ambiente dinámico y cambiante, donde los agentes están constantemente provocando cambios e influencias reciprocas, formando un campo dinámico de fuerzas.

Impacto tecnológico sobre las organizaciones

Junto con el ambiente, la tecnología constituye otra variable independiente que influye en las características organizacionales. Además del impacto ambiental, existe el impacto tecnológico sobre las organizaciones.La tecnología puede ser considerada bajo dos ángulos distintos:

1. La tecnología como variable ambientales. Es un componente del medio ambiente, en la medida en que las empresas adquieren, incorporan y absorben las tecnologías creadas y desarrolladas por las otras empresas de su ambiente de tarea en sus sistemas.
2. La tecnología como variable organizacional. Es un componente organizacional en la medida en que es parte del sistema interno de la organización, ya incorporada a el, pasando así a influido poderosamente y con esto, influyendo también su ambiente de tarea.

Thompson señala que “la tecnología es una importante variable para la comprensión de las acciones de las empresas”. Estas acciones se fundamentan en los objetivos deseados y en las convicciones sobre las relaciones de causa y efecto. Thompson propone una tipología de tecnologías conforme a su disposición dentro de la organización, a saber:

1. Tecnología de los eslabones en secuencia. Se basa en la interdependencia serial de las tareas que es necesaria para completar un producto: el acto Z puede ser ejecutado después de completar con éxito el acto Y que, a su vez, depende del acto X, y así sucesivamente en una secuencia de eslabones encadenados e interdependientes.

Tipología de tecnologías de Thompson

2. Tecnología mediadora. Ciertas organizaciones tienen como función básica el enlace con clientes que son o desean ser interdependientes. El banco comercial enlaza a los depositantes con los que piden prestado, la compañía de seguros enlaza a los que desean asociarse en riesgos comunes, la empresa de publicidad vende tiempo o espacio, enlazando a los vehículos con las organizaciones, etc. 3. Tecnología intensiva. Representa la convergencia de varias habilidades y especializaciones sobre un único cliente. La organización utiliza varias técnicas para modificar un objeto especifico. La selección, combinación y orden de aplicación dependen de la realimentación proporcionada por el propio objeto.

Tipología de tecnologías de Thompson

Así mismo, Thompson y Bates clasifican a la tecnología en dos tipos básicos

La influencia de la tecnología sea flexible o fija, es perceptible cuando esta asociada con el tipo de producto de la organización y de la cual existen dos tipos:

• Concreto: es un producto palpable (puede ser descrito con precisión, medido, evaluado e identificado con especificidad).
• Abstracto: es el producto no palpable (no permite la descripción precisa).

Ambas clasificaciones (fija o flexible, concreta o abstracta) pueden ser unidas y de ahí surgen otras 4 combinaciones:

• Fija y producto concreto: cambio tecnológico es pequeño o difícil. Problema con el rechazo.
• Fija y producto abstracto: cambio tecnológico es difícil y la estrategia se enfatiza en soporte ambiental para el cambio.
• Flexible y producto concreto: cambio tecnológico es fácil para producir producto nuevo a través de adaptación de maquinas, técnicas, equipos, conocimientos, etcétera.
• Flexible y producto abstracto: tecnología cambiante y adaptable, entran los consenso clientes (producto o servicio del mercado)y consenso empleado (producción)

Características de la tipología de la tecnología de Thompson:

Causas del impacto de la tecnología

La influencia de la tecnología sobre la organización es enorme e intensa debido a:

• La tecnología determina la estructura y el comportamiento organizacionales.
• La tecnología, la racionalidad técnica, se volvió sinónimo de eficiencia y la eficiencia se volvió el criterio normativo por el cual las organizaciones son evaluadas por su mercado.
• La tecnología hace que los administradores mejores cada vez más la eficacia dentro de los límites del criterio normativo de producir eficiencia.

Los tres niveles organizacionales

La estructura y el comportamiento organizacionales son variables dependientes, mientras que las variables independientes son el ambiente y la tecnología. Para afrontar los desafíos externos e internos, las organizaciones se diferencian en tres niveles de la organizacionales a saber:

Nivel institucional o estratégico: corresponde al nivel más elevado y está compuesto por los directores, propietarios o accionistas y altos ejecutivos.

Nivel intermedio: llamado también nivel mediador o nivel gerencial, se ubica entre el nivel institucional y el nivel operacional, y cuida de la articulación interna entre ambos.

Nivel operacional: denominado nivel técnico o núcleo técnico, es ubicado en las áreas inferiores de la organización.

Diseño organizacional para la eficacia y la eficiencia

El diseño organizacional retrata la configuración y disposición de los órganos dentro de la estructura, en sentido de aumentar la eficiencia y la eficacia a través de la conectividad. Como todas las organizaciones viven en un mundo cambiante deben tener una estructura caracterizada por flexibilidad y adaptabilidad con el ambiente y tecnología.

• Las organizaciones con sistemas abiertos, enfrentan la incertidumbre que proviene de coacciones y contingencia externas impuestas por el medio ambiente, toma de decisiones capaces de permitir que la organización se anticipe a las oportunidades.
• Las organizaciones con sistemas cerrados, funciona con términos de certeza y previsibilidad, operando la tecnología de acuerdo a criterios de racionalidad limitada, reside en las operaciones ejecutadas dentro de programas, rutinas y procedimientos estandarizados, cíclicos, repetitivos en los moldes de “la mejor manera” y de la optimización en la utilización de los recursos disponibles.

La teoría de la contingencia se preocupó del diseño de las organizaciones debido a la influencia del enfoque de sistemas abiertos.

• La organización debe recurrir a nuevas alternativas de diseño organizacional para coordinar sus actividades. Puede utilizar alternativas para reducir o aumentar la cantidad de información:

1. Creación de recursos de descanso: la organización reduce el número de excepciones disminuyendo el nivel de desempeño, ya sea aumentando el tiempo programado, el número de horas-hombre de trabajo u operando con recursos en exceso o subutilizados.
2. Creación de tareas autocontenidas: la organización reduce la carga de información sustituyendo el diseño organizacional con equipos ligados a una categoría especifica de entrada
3. Creación de sistemas de información vertical: aumenta la carga de información, creando nuevos canales e introduciendo mecanismos para la toma de decisiones
4. Creación de relaciones laterales: resuelve la jerarquía mediante la creación de relaciones laterales directas.

Adhocracia

El término fue acuñado por Toffer. Según afirma que la nueva sociedad es extremadamente dinámica y cambiante por lo tanto las organizaciones deben ser orgánicas, innovadoras, temporales y antiburocráticas.Proviene del latón ad hoc = aquí y ahora y significa que es una estructura flexible capaz de amoldarse continua y rápidamente a las condiciones ambientales en mutación. La jerarquía sufrirá un colapso: habla la exigencia de un mayor número de informaciones dentro de un ritmo más veloz. Y los sistemas deberán ser temporales capaces de adaptarse rápidamente.

ESTRUCTURA MATRICIAL

Se denomina matriz presenta dos dimensiones gentes funcionales y gerentes de dos formas de departamentalización y los adopta en la misma estructura organizacional la funcional y la de producto o proyecto es una estructura mixta o hibrida.

ORGANIZACIÓN POR EQUIPOS

• El enfoque que el equipo vuelve a las organizaciones mas agiles y flexibles al ambiente global y competitivo, y cuando están completas de personas de varios departamentos funcionales se convierten en equipos cruzados para resolver problemas mutuos o comunes.

ENFOQUE EN REDES.

El enfoque mas reciente es la estructura en red (network organization), en la que la organización transfiere algunas de sus funciones tradicionales hacia las empresas o unidades separada.

EL ENFOQUE EN REDES PRESENTA DOS CARACTERISTICAS BASICAS, A SABER

1. Modularidad: Es una alternativa en la que las áreas o procesos de la organización constituyen módulos completos y separados.
2. Sistema celular: Es una combinación de procesos y disposición de productos, cada célula de producción tiene total autonomía para planear y trabajar.

Algunos aspectos de estas son los siguientes:

ORGANIZACIONES VIRTUALES.

1. Uso intensivo de las TI.
2. Integración y concentración de una enorme variedad de competencias esenciales.
3. Utilización de redes colaborativas e interactivas.
4. Elevada flexibilidad, adaptabilidad, mutabilidad y agilidad.
5. Poca inversión en recursos tradicionales, físicos o concretos.

Son organizaciones no físicas que hacen un uso intensivo de las TI para coordinación interorganizacional de sus negocios e interactuar en el ciberespacio.

EL HOMBRE COMPLEJO EN LA TEORIA DE LA CONTINGENCIA

Las concepciones anteriores con respecto a la naturaleza humana solo cuentan una parte de la historia y toda la complejidad de las personas y de los factores que influyen su motivación para alcanzar sus objetivos organizacionales.

EL MODELO CONTIGENCIAL DE LA MOTIVACIÓN.Modelo de la motivación de Vroom El modelo contingencial propuesto por Victor H. Vroom muestra que el nivel de productividad depende de tres fuerzas básicas en cada individuo, a saber:

1. Expectativas.
2. Recompensas.
3. Relaciones entre expectativas y recompensas

Modelo de motivación de Lawer

Todos esos impulsos están íntimamente interrogados. Para satisfacerlos, las organizaciones suelen utilizar cuatro ventajas organizacionales básicas:

• Cultura organizacional: para satisfacer el impulso de formar lazos sociales, clima, relaciones y amistades.
• Diseño del trabajo: para satisfacer el impulso de comprender, entender, mejorar, desarrollar, reflexionar, contribuir, crear e innovar.
• Gestión del desempeño: para satisfacer el impulso de defender, tener su lugar y papel ampliar, mejorar y obtener justicia
• sistema de premios y recompensas: para satisfacer el impulso de ganar, adquirir, incrementar el crecimiento.

Se usan ideas básicas de Maslow y Herzberg para abordar cuatro clases de impulsos básicos que dirigen nuestro comportamiento:

1. impulso de adquirir: relacionado con poseer, tener, conquistar o comprar. Tiene que ver con las necesidades psicológicas.
2. impulso de formar lazos: relacionado con la amistad, las relaciones, etc. Tiene que ver con las necesidades sociales.
3. impulso de comprender: relacionado con el conocimiento, habilidad, etc. Tiene que ver con las necesidades de autorrealización.
4. impulso de defender: relacionado con la seguridad, protección, garantía, equidad, etc. Tiene que ver con las necesidades de seguridad.

El clima organizacional es la calidad o propiedad del ambiente organizacional que es percibida o experimentada por los participantes de la organización y que influye en su comportamiento. Las dimensiones del clima organizacional residen en los siguientes aspectos:

• Estructura organizacional: Cuanto más sea la flexibilidad de la estructura, más libertad habrá y mejor será el clima.
• Responsabilidad: Cuanto más se incentiva la responsabilidad, tanto mejor será el clima organizacional.
• Riesgos: La situación de trabajo puede ser esencialmente protectora para evitar riesgos, o puede ser impulsora en el sentido de asumir nuevos y diferentes desafíos.
• Recompensas: La organización puede enfatizar críticas y castigos, o bien, recompensas e incentivos para el logro de los resultados, dejando el método de trabajo a criterio de cada persona.
• Calor y apoyo: La organización puede mantener un clima frío y negativo de trabajo, o bien, crear un clima de calor humano, buena camaradería y apoyo a la iniciativa personal y grupal.
• Conflicto: Puede establecer reglas para evitar choques de opiniones diferentes, o bien, incentivar los conflictos derivados por medio de la confrontación.

Las organizaciones como sistemas abiertos y cerrados simultáneamente.

Las organizaciones son, al mismo tiempo, sistemas abiertos dotados de componentes de sistemas cerrados. Se enfrentan a la incertidumbre, peor también necesitan certeza y previsibilidad en sus operaciones.

Las figuras muestran la acción administrativa, es decir, el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, además de ser contingencial es totalmente diferente conforme el nivel organizacional considerado.

El enfoque contingencial es la más eclética e integradora de todas las teorías administrativas. Además de considerar todas las contribuciones de las teorías anteriores, abarca y valora las seis variables básicas de la teoría administrativa. Es con la teoría de la contingencia donde se nota que las fronteras entre las diversas teorías administrativas se está volviendo cada vez más permeables, porosas e inciertas, debido a un creciente cambio y pujante intercambio de ideas y conceptos

¡GRACIAS!