Formation Bob Booking

Bob Booking Formation

INTERentreprise à distance

C'est parti !

Quelques règles d’organisation

Branchons notre web cam ! Activons nos micros pour prendre la parole ! Mettons de côté nos portables et nos mails durant la formation !

Programme de la formation

1.1 Le tour de Bob, le fichier & la donnée

1.2 La collaboration

2.1 Les artistes / les projets

3.2 La Gestion de projet

2.2 Le planning et les dates

3.1 Les Newsletters

4.2 Le cycle administratif partie 2

4.1 Le cycle administratif partie 1

3.3 La Gestion budgétaire

5.1 Retour d'expériences

Objectif global :

Savoir organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking

" A quel point est-ce important pour vous d'être là aujourd'hui ? "

Sur une échelle de 1 à 10

Le tour de bob le fichier, la donnée

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectifs : Découvrir l’outil Bob Booking Constituer / maintenir / qualifier son fichier avec les fonctions avancées de Bob Booking

• Le tour de Bob : le fichier & la donnée
• L’organisation des informations

• Les tags

Qu'est ce que l'application Bob Booking ?

Plusieurs modules à la carte : De la gestion de contact à la facturation en passant par le booking la gestion de projet et la gestion budgétaire

C’est une application web Un CRM customer relationship management (chrome & firefox)

Bob permet de gérer vos contacts, votre communication, la diffusion de vos spectacles et l’administration qui va avec

Bob s’utilise de façon collaborative

Aide en ligne et hot line toujours à disposition

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Le tour de Bob

• Découvrir l’outil Bob Booking - présentation générale
• Constituer / maintenir / qualifier son fichier avec les fonctions avancées de Bob Booking (import - fusion - dédoublonnage - Livedata)

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Le tour de Bob

• Découvrir l’outil Bob Booking - présentation générale
• Constituer / maintenir / qualifier son fichier avec les fonctions avancées de Bob Booking (import - fusion - dédoublonnage - Livedata)

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Laissez vous porter ! https://formationbob.bobprod.eu Identifiant : fabiola2bob Mot de passe : formation!

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Go !

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Ce qu'il faut retenir

La to-do sur le bureau d'accueil où je retrouve : - Toutes mes tâches (mémo, appel, relance, emails..) à faire pour chaque client/partenaireLa fiche structure pour être utile et visible est : -Enrichie de commentaires, localisée et taguéeDes calendriers de diffusion : - Des possibilités d'affichages multiples mais toujours les mêmes informations, soit par date soit par artisteLa recherche avancée : - Filtres automatiques, tri de mes contacts, sélections pour mes newsletters, priorisation des contacts pour mon booking... Les tableaux de bord : - La liste des dates - Le suivi admin (devis pré contrats, contrats factures) La vision globale de mon activité par projet - de l'aide à la décision grace à des graphiques par artistes et projets ou par chiffres d'affaires

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

" Dans Bob je retrouve toujours les mêmes informations soit en masse soit dans le détail à l'endroit où j'en ai besoin"

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Mise en pratique !Partage d'écran

Quelles sont les informations importantes que je retrouve sur le bureau ?

Comment j’accède à une de mes fiches ?

Comment je tague ma fiche ?

Comment est-ce-que je vérifie que ma fiche est localisée ?

Comment je fusionne deux fiches ?

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Définition

" Une base de données : ensemble d’information organisée et structurée permettant le stockage de grandes quantités d’informations afin d’en faciliter l’exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données) accessible via un logiciel. "

Bob est un outil collaboratif organisé autour d'une base de données

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Comment sont organisées les données ?

Les structures

Les personnes

Les salles

INFO

INFO

INFO

Tout est lié ! L’information renseignée une fois apparait partout où elle est utile !

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Comment sont organisées les données ?

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Organisation des informations #1 - les contacts

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Organisation des informations #2 - les contacts

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Organisation des informations #3 - les contacts

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Organisation des informations #4 - les contacts

Les tags : une nomenclature

Où dans Bob ?

Genres

Réseaux

Activités

Mots-clés

Principal critère de désignation d'une structure ou d'une personne seule ou indépendante

Ensemble de structures ayant un même objectif et qui sont en relation pour agir ensemble

Tous les types de programmation

Terme signifiant, qui permet de qualifier vos fiches en dehors des 3 autres catégories

Les tags : une nomenclature

Vous pouvez :

• Créer de nouveaux tags dans chaque catégorie : attention à ne pas faire de mélange entre chaque catégorie
• Masquer les tags que vous n'utilisez pas
• Taguer ou détaguer en masse à partir d'une sélection ou d'une recherche

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Service culturel du Puy en Velay

LE CARRÉ LES COLONNES

Mise en pratique !

Scène nationale > avec une saison et un festival

Création d'une fiche

Le Mi[X]

Centre culturel géré par une communauté de commune

Partez à la recherche d'infos clés pour enrichir au maximum votre fiche, pensez aux tags !

Le Florida

Smac > avec ses salles et ses festivals

Les tombées de la nuit

Festival > géré par une asso avec les infos administratives différentes du nom du festival

THEATRE DE LA GAITE MONTPARNASSE

Théâtre privé > qui peut aussi louer sa salle

Le tour de Bob - Le fichier la donnée

Qu'avez vous retenu ?

Le Tour de Bob - Le fichier & la donnée

Ce qu'il faut retenir

• Taguez et localisez les fiches
• Abusez des commentaires et des dossiers de suivis
• Planifiez vos tâches & relances
• Servez-vous des sélections pour vos intérêts
• Profitez de la puissance de la recherche avancée

Gérer son fichier en collaboration

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectif : Recueillir & partager le niveau d'information optimal en réglant les outils collaboratifs

• Les recherches & les sélections
• Les partages et les permissions
• Les messages et tâches (dossier de suivi)

TRUEOR FALSE

Start

Quiz module 1

1/5

Dans la fiche Personne je ne renseigne que des informations personnelles

false

TRUE

1/5

Je peux renseigner les données personnelles et professionnelles

Next

faux

2/5

Je peux relier une personne à plusieurs structures ?

faux

vrai

2/5

Une personne peut travailler pour plusieurs structure et avoir des fonctions différentes pour chacunes

Next

vrai

3/5

Quand je modifie les données d'une fiche structure il n'y a que moi qui le vois

faux

vrai

3/5

La fiche structure est le coeur de la collaboration chez Bob, elle permet d'avoir une information unique et actualisée pour tous

Next

faux

4/5

L'outil smartfusion supprime mes données et les remplace par celles de Live Data

faux

vrai

4/5

Le dédoublonnage ne suprimme jamais vos données, il comble les vides avec les informations de LiveData

Next

faux

5/5

Je peux faire une recherche rapide de salle ?

false

true

5/5

la recherche rapide permet de trouver des structures, des personnes et des salles avec un affichage sous forme de liste

vrai

Gérer son fichier en collaboration

Pourquoi gérer son fichier en collaboration ?

Travailler plus efficacement

Faciliter la communication

Fluidifier les échanges entre collègues

S'informer rapidement de l’état de la relation commerciale

Gagner du temps sur les tâches chronophages

1.2Gérer son fichier en collaboration

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Gérer son fichier en collaboration

Mise en pratique !

La recherche avancée

- Tous les festivals- D'été - De musique - Dans un rayon de 80 km autour de Rennes

Gérer son fichier en collaboration

Les partages

Par défaut, les commentaires de la fiche, les messages et tâches, les notes de suivi … sont partagés avec tout le monde.

Les recherches

2 types de recherches : La recherche rapide La recherche avancée

+ info

+ info

Les sélections

Les permissions

+ info

Ce sont des autorisations sur la base de données en générale et pas sur l’utilisation de Bob Chaque collaborateurs peut avoir des permissions différentes

Les sélections sont des listes sur lesquelles on agit au fur et à mesure. Contrairement aux recherches les sélections ne s’actualisent pas, c’est une copie des fiches à un instant T

+ info

Gérer son fichier en collaboration

Les messages et tâches

Où les retrouvent-on ? - sur le bureau d’accueil TO DO LIST, celles qui ne sont pas faites - dans l’onglet collaboration, où je vais pouvoir agir en masse - dans la fiche d’un organisateur, onglet messages & tâches

L'agenda partagé

+ info

+ info

Le dossier de suivi

A quoi sert-il ? - à poser des dates - à poser des évenement artistes à avoir une vue d'ensemble de l'activité en interne avec des couleurs par artistes

+ info

Gérer son fichier en collaboration

Gérer son fichier en collaboration

Qu'avez vous retenu ?

Gérer son fichier en collaboration

Ce qu'il faut retenir

1. Taguez et localisez les fiches
2. Abusez des commentaires et des dossiers de suivis
3. Planifiez vos tâches & relances
4. Servez-vous des sélections pour vos intérêts
5. Profitez de la puissance de la recherche avancée

Les Artistes / Les projets

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectifs : Analyser et définir les projetsParamétrer efficacement et taguer les projets Poser les dates de spectacles

• définition du projet
• les dates
• les tags
• les commentaires

Gérer son fichier en collaboration

Réveil pédagogique

"Citez un élément clés vu hier que vous pouvez mettre en pratique immédiatement "

Les Artistes / Les projets

LE PROJET LE SPECTACLE

Analyse de mon projet Les questions à se poser

Les Artistes / Les projets

Mise en pratique !

" Racontez-nous vos projets "

Tour de parole sur les différents projets de l'équipe avec l'appui du fichier récap projet à remplir

Les Artistes / Les projets

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Les Artistes / Les projets

Mise en pratique !

Création d'un artiste et d'un projet sur votre Bob

A partir de la fiche récap projet, renseigner votre Bob, pensez à la période, aux tags et aux commentaires !

Les Artistes / Les projets

Mise en pratique !

Poser une date & un évenement artiste

Choisissez un artiste, puis un projet, une date, un évenement artiste, et c'est parti !

Les Artistes / Les projets

Les artistes et les projets

Les dates

Je retrouve ma liste de projets et je peux en créer de nouveaux --> Booking et diffusion/projet/nouveau projet

Je les poses depuis la fiche structure, l'agenda, le menu Booking et diffusion.. Tout ce que je renseigne est enregistrée pour la suite (devis , contrats..).

Les calendriers

2 types de calendriers avec des visualisations différentes Possibilité d'export

Les Artistes / Les projets

Les artistes et les projets

Qu'avez vous retenu ?

Les Artistes / Les projets

Ce qu'il faut retenir

• Création d'artistes et de projets illimitée
• Poser des dates c'est rapide et facile
• Plusieurs visualisation mais toujours les mêmes informations --> Agendas + calendriers
• Le dossier de suivi est présent de la fiche structure au cycle admin
• Toutes les informations renseignées dans la date appaitrons dans le devis, pré contrat...

Les planning et les dates

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectifs : Constituer & publier un calendrier de diffusion

• les calendriers #1 et #2
• les accès aux dates & tableau admin/prod

Réveil pédagogique

1. Tous les types de programmation
2. Informations de base qui permettent de personnaliser l'application
3. Liste de contact créée de façon automatique
4. Entreprises qui vont constituer mon fichier
5. Ensemble de structures ayant un même objectif, et qui sont en relation pour agir ensemble
6. Principal critère de désignation d'une structure ou d'une personne seule
7. Action de situer une adresse sur une carte
8. Liste de contacts construite manuellement
9. Manifestation culturelle avec une périodicité
10. Mon groupe ou ma compagnie - personne morale-
11. Terme utilisé pour la qualification sur une fiche ou un spectacle

https://learningapps.org/watch?v=pyjvxk8ja20

Réveil pédagogique

1. Tous les types de programmation
2. Informations de base qui permettent de personnaliser l'application
3. Liste de contact créée de façon automatique
4. Entreprises qui vont constituer mon fichier
5. Ensemble de structures ayant un même objectif, et qui sont en relation pour agir ensemble
6. Principal critère de désignation d'une structure ou d'une personne seule
7. Action de situer une adresse sur une carte
8. Liste de contacts construite manuellement
9. Manifestation culturelle avec une périodicité
10. Mon groupe ou ma compagnie - personne morale-
11. Terme utilisé pour la qualification sur une fiche ou un spectacle

Les planning et les dates

Les artistes et les projets

Les dates

Je retrouve ma liste de projets et je peux en créer de nouveaux --> Booking et diffusion/projet/nouveau projet

Je les poses depuis la fiche structure, l'agenda, le menu Booking et diffusion.. Tout ce que je renseigne est enregistrée pour la suite (devis , contrats..).

Les calendriers

2 types de calendriers avec des visualisations différentes Possibilité d'export

Les planning et les dates

Mise en pratique !

Manipulation des calendriers

Poser une date et rechercher tous les endroits où vous pouvez la retrouver !Paramétrer vos préférences d'affichage et d'export

Les planning et les dates

Les artistes et les projets

Qu'avez vous retenu ?

Les planning et les dates

Ce qu'il faut retenir

• Plusieurs visualisations mais toujours les mêmes informations --> Agendas + calendriers
• Le dossier de suivi est présent de la fiche structure au cycle admin
• Toutes les informations renseignées dans la date apparaîtront dans le devis, pré contrat...

L'emailing

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectif : Concevoir des newsletters dans les meilleures conditions de délivrabilité et de ciblage en s'appuyant sur l'outil d'E-mailing de Bob Booking.

• L'analyse du trafic
• L'outil d'emailing Bob Booking

L'emailing

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Réveil pédagogique

• Posez une question à votre voisin.e sur un élément que vous n'avez pas compris ou oublié !

Analyse du trafic

Analyse du trafic

définitions

Analyse du trafic

Taux de délivrabilité nb aboutis / nb envoyés

Analyse du trafic

Taux d'ouverture nb ouverts / nb aboutis

Analyse du trafic

Taux de réactivité nb cliqués / nb ouverts

Analyse du trafic

Les statistiques

Les statistiques

bonne moyenne

moyenne haute

moyenne basse

>= 96

>= 90

< 90

>= 28

>= 20

< 20

90

90

90

>= 10

>= 5

< 5

< 0,1

>= 0,1

> 0,3

Délivrabilité

Désabonnement

Ouverture

Réactivité

Analyse du trafic

Les statistiques

La délivrabilité

La délivrabilité

• DKIM / SPF
• Rapport texte/image
• Texte alternatif sur les images
• Ne pas envoyer vos campagnes depuis une adresse personnelle
• Nettoyer sa base de données

Les statistiques

La délivrabilité

Analyse du trafic

Respecter un ratio images / textes de

Le poids de l'e-mail ne doit pas dépasser

80 ko

50 %

La largeur maximale de votre email

600 pixels

Le taux d'ouverture

Analyse du trafic

Les statistiques

La délivrabilité

Le taux d’ouverture

• Ciblage
• L'objet
• L'expéditeur
• L'heure d'envoi
• Réfléchir pour une lecture mobile
• Soigner la présentation générale

Le clic

Analyse du trafic

Les statistiques

Le taux d'ouverture

Le Clic

La délivrabilité

/ le Désabonnement

• Le "Call to action"
• Vidéo / image cliquable
• Qualité du graphisme
• E-mail court - aller à l'essentiel
• Penser aux réseaux sociaux
• Tester sur les différentes messageries

Les statistiques

Analyse du trafic

Le clic

La délivrabilité

Le taux d'ouverture

Tester vos campagnes avec mailtester

Le taux d'ouverture

Le clic

Analyse du trafic

Les statistiques

La délivrabilité

Tester vos campagnes avec mailtester

Les statistiques

La délivrabilité

Le taux d'ouverture

Le clic

Analyse du trafic

Chaque police a sa personnalité

80 ko

2 ou 3 polices maximum

Privilégier la lisibilité avant tout

Le clic

Le taux d'ouverture

Analyse du trafic

Les statistiques

La délivrabilité

L'outil de création graphique le mailing Tool de bob

Une action par mail

Attention au poids de vos images (60 Ko)

Penser au texte alternatif

Le taux d'ouverture

Analyse du trafic

Les statistiques

Le clic

Le bilan

La délivrabilité

Le bilan

• Retour au ciblage
• Analyser les statistiques de campagne
• Utiliser la "Recherche avancée"
• Nettoyer régulièrement la base de données

Analyse du trafic

Les statistiques

La délivrabilité

Le taux d'ouverture

Le bilan

Le clic

Retour sur les statistiques

Rappel des cliqueurs

Correction des mauvaises adresses

Analyse du trafic

Les statistiques

Le bilan

Le clic

Le taux d'ouverture

La délivrabilité

Utiliser la recherche avancée

3.1 L'emailing

Mise en pratique !

Création d'une newsletter et préparation de l'envoi d'une campagne

L'emailing

Ce qu'il faut retenir

• La réussite d'une campagne d'emailing s'appuie sur :
• Le taux de délivrabilité
• Le taux d'ouverture
• Le taux de réactivité
• Le bilan

La Gestion de projet

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectifs : Piloter les actions commerciales dans le respect des stratégies de diffusion

• La vue globale de l'activité
• Les portefeuilles de prospection
• Les évènements autour des projets artistiques
• Les statuts commerciaux

La Gestion de projet

La Gestion de projet

Les portefeuilles de prospection

La vue globale de l'activité

En un coup d'oeil, l'évolution du fichier et l'activité commerciale sont analysées

Ils permettent d'organiser votre diffusion et de mettre en place une stratégie

Les évènements autour d'un projet artistique

Les tags-projet et la période permettent de hiérarchiser les priorités et donnent corps à la vie d'un spectacle

3.2 La Gestion de projet

La Gestion de projet

Qu'avez-vous retenu ?

La Gestion de projet

Ce qu'il faut retenir

• La création de portefeuille de prospects et clients
• Le pilotage de l'activité commerciale et son évolution
• La complexité de la vie des projets simplifiée et valorisée
• La prise de décision facilitée

Cycle administratif

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectifs : Naviguer entre les différentes étapes du cycle administratif Créer et modifier les préférences et modèles

• Le workflow de l'admin et prod
• Les modèles de pré-contrats, devis et factures

Cycle administratif

Le cycle admin

• Il dépend de la date
• Les étapes pré-contrat / confirmation et contrat / facture(s) sont liées

• On peut faire un contrat et une facture sans pré-contrat ni devis
• On peut économiser jusqu'à 40% de son temps de gestion administrative et logistique en paramétrant au plus près et en utilisant au mieux le module administration de Bob booking

2.1 Les Artistes / Les projets

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Le cycle administratif

Le pré-contrat

Les factures

Les contrats

Le devis

+ info

+ info

+ info

+ info

Précision feuille de route (d'où viennent les infos ?)

Le cycle administratif

Mise en pratique !

Sprint ! sur la base de formation

Cavalera Tour

Arctic Chimps

Flying Zatopek

O'Styl

King Lizard

KRAKATOA (33) le 25 mai 2022 à 20:45 (2h) contrat de cession 2500 € + 300 € VHR admis 400 - Acompte 1000 €

LE LIEU UNIQUE (44) le 12 sept 2022 à 22:00 (2h) contrat de cession 4800 € - VHR Inclus admis 400 - Acompte 2000 €

Le CAMJI (79) le 05 juin 2022 à 20:45 (2h) contrat de cession 3500 € + 600 € VHR admis 400 - Acompte 1500 €

LA LUCIOLE (61) le 12 juin 2023 à 20:45 (1h30) contrat de cession 3500€ - VHR Inclus admis 400 - Acompte 1000 €

ANTIPODES (35) Festival Dance ska la le 20 mars 2023 à 16:45 (1h10) contrat de cession 2500€ - VHR inclus admis 250 - Acompte 100 €

Festival de ROBION (84) le 25 juillet 2022 à 22h (2h) contrat de cession 2500 € + 500 € transport. repas hébergement pec Organisateur admis 500 - facture transport séparée de la cession

LE SAX (78) le 10 juin 2022 à 21h (2h) contrat de cession 3000 € + 500 € VHR admis 300 - Acompte 1500 €

Cycle administratif

Le cycle admin

Qu'avez-vous retenu ?

Cycle administratif

Ce qu'il faut retenir

• Le suivi du workfow admin est accessible en masse et par structure
• La recherche avancée permet de trier les organisateurs par chiffre d'affaires
• Une fois paramétré, Bob Booking permet d'automatiser la création des devis contrats factures

Cycle administratif

Thème : Comment organiser mon activité professionnelle efficacement avec l’outil Bob Booking?

Objectifs : Paramétrer et utiliser les contrats, la gestion des équipes, la feuille de route et l'export comptable

• Les différents types de contrats
• Situer les contrats dans le workflow
• La gestion des équipes
• La feuille de route
• L'export comptable

SUPER QUIZ Bob donnez le meilleur de vous même !

bonne chance !

êTES-VOUS PRêTS ?

QUESTION 1 sur 4

Combien y a-t-il de catégories de tags ?

BRAVO!

Prenez le temps de vous approprier la nomenclature avant de créer de nouveaux tags !

NEW SUPERPOWER!

NEXT

QUESTION 2 sur 4

Montrez 4 FAçONS D'ACCéDER à une date --> QUI EST VOLONTAIRE ?

QUESTION 3 sur 4

A quoi sert la gestion de projet ? donnez un exemple concret d'utilisation

QUESTION 4 sur 4

Quels sont les bénéfices pour vous à utiliser les pré-contrats ?

mISE A JOUR AUTOMATIQUE DE LA BASE de contacts,pROFESSIONALISME, Gain de temps car les infos sont retranscrites dans la feuille de route ...

NEW SUPERPOWER!

NEXT

YOU are the best !

Félicitation !

(choose your contact buttons)

Cycle administratif

Laissez vous porter ! https://formationbob.bobprod.eu Identifiant : fabiola2bob Mot de passe : formation!

Naviguer sur votre compte pour découvir tous les écrans clés !

Go !

Cycle administratif

Mise en pratique !Partage d'écran

Où est-ce que je retrouve mes contrats et leur état d'avancement ? (plusieurs endroits)

Comment je modifie l'état d'avancement ?

Qu'est-ce qu'il se passe si je modifie mon contrat ?

Cycle administratif

La gestion des équipes

La feuille de route

L'export comptable

+ info

+ info

+ info

Cycle administratif

Mise en pratique !

Création d'une équipe et d'une feuille de route

1 - A partir d'une date déjà créée, sélectionnez plusieurs équipiers pour former une équipe2 - Ensuite toujours à partir de la date, créez votre feuille de route

Synthèse de la formation Bob Booking

• Bob est en ligne & collaboratif
• Bob prendra la forme que vous lui donnerez : paramétrages, partages, permissions, préférences d'affichage
• Tout ce qui est renseigné peut être recherché avec la recherche avancée
• Poser une date prend 2 min'
• On retrouve l'avancée du cycle de vente partout où on en a besoin
• Des exports sont possibles pour communiquer avec d'autres outils et personnes

Ressources pédagogiques : https://aide.bobelweb.eu/bobbooking/

Questionnaire de validation des acquis

Lien extranet Digiforma reçu dans la convocation

Questionnaire de satisfaction !

Lien extranet Digiforma reçu dans la convocation

On se retouve dans quelques semaines pour un temps de retour sur vos pratiques et de questions / réponses !

Merci beaucoup !