Funciones de una vídeollamada

Funciones de las videollamadas

Tema 7: Microsoft Teams

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Funciones de las videollamadas

Como vimos en el recurso anterior, podemos hacer reuniones por medio de videollamadas. Podemos llamar directamente a una persona a un grupo, unir a otras personas a la misma videollamada o ingresar a una reunión programada, donde nos uniremos a este mismo tipo de comunicación en línea.

¿Cómo funcionan las videollamadas?

Tenemos diferentes funciones dentro de esta herramienta que es importante conocer para aplicarlas de manera adecuada y que nos faciliten la comunicación con nuestros(as) interlocutores(as).Conozcámoslas a continuación.

1. Activar o desactivar el micrófono o la cámara web.

Cuando se inicia una videollamada, se puede apreciar en la parte inferior una barra de herramientas. Los primeros dos íconos a la izquierda muestran una cámara y un micrófono. Si sobre el ícono aparece una barra inclinada, eso significa que la función está desactivada. Cuando se presiona cada uno, se activa o desactiva su función. Al hacer clic en el ícono de cámara, se activa la visualización de la cámara web que se tenga disponible, y al presionar el micrófono, se escucha el audio de su voz, según el micrófono con que se cuente. Se recomienda desactivar el micrófono cuando una persona expositora esté explicando algún contenido. Esto es importante para no interrumpir la escucha de las demás personas usuarias, ya que todos los sonidos externos (otras personas hablando, carros, máquinas, otros) en mi entorno (oficina, aula, hogar) serán escuchados por las demás personas participantes en la reunión.

2. Uso compartido de contenido.

Para compartir contenido (documentos) en una reunión, seleccione "Compartir" en los controles de la reunión.

Después, elija si quiere presentar todo el escritorio, una ventana, un archivo de PowerPoint o documento, o una pizarra. Importante indicar que las opciones que verá dependerán de los documentos, archivos o ventanas que tenga abiertos.

3. Incluir el audio del sistema.

El uso compartido del audio del sistema le permite transmitir el audio de su computadora a las personas participantes de la reunión a través de Teams. Puede usarlo para reproducir un clip de audio o vídeo, como parte de una presentación. Para compartir el audio del sistema, seleccione "Compartir" en los controles de la reunión y, después, "Incluir audio del sistema".

Importante, informar que si la casilla está marcada (opción activada), usted se encuentra en una reunión, comparte un documento y, por ejemplo, está escuchando música o revisando un vídeo, todas las personas podrán escuchar lo mismo que usted e interferirá con el audio de la llamada. Importante también revisar que esté activa o desactivada la opción si se requiere o cada vez que se inicia una videollamada.

4. Compartir diapositivas de PowerPoint.

Seleccione "Compartir" en los controles de la reunión. En la sección PowerPoint, seleccione el archivo que desee. Seleccione "Examinar" para buscar un archivo distinto.

Nota: en la sección PowerPoint se muestran los archivos más recientes que ha abierto o editado en el sitio de SharePoint del equipo o en OneDrive. Si selecciona "Examinar" se muestra una ventana en la cual elegir dentro de su computadora o dispositivo de almacenamiento el archivo de PowerPoint que desea compartir.

5. Ceder y tomar el control del contenido compartido.

Si desea que otra persona participante de la reunión modifique un archivo, le ayude a realizar una presentación o muestre algo, puede otorgar el control a dicha persona. Ambas tendrán el control del uso compartido del documento que se esté viendo en pantalla.En cualquier momento usted podrá recuperar el control de la reunión para que la otra persona ya no lo tenga.

Tomar el control

1. Para tomar el control mientras otra persona comparte, seleccione "Solicitar control". Después, la persona que comparte aprobará o rechazará la solicitud.

2. Cuando haya terminado, seleccione "Detener control", para dejar de compartir el control.

Ceder el control

1. La persona a la cual usted le desea ceder el control tiene que solicitárselo, por lo cual, como vimos anteriormente, deberá presionar "Solicitar control".

2. En la barra que aparece en la parte superior, la herramienta le indica el nombre de la persona solicitante. Haga clic en "Permitir".

Ceder el control

3. Una vez cedido, se verá el mouse de la persona cuando lo está moviendo sobre la pantalla compartida.

4. Para recuperar el control, seleccione "Cancelar el control".

5. En esta opción también podrá activar la opción de "Incluir audio del sistema".

6. Tomar notas de la reunión.

1. Seleccione "Más opciones" ... y seguidamente "Mostrar notas de reunión".

Si aún no ha tomado ninguna nota, seleccione empezar a tomar notas de la reunión.

Las notas de la reunión son un buen lugar para capturar información y compartir durante una reunión en Teams. Permite tomar acuerdos durante la misma videollamada.

Consideraciones a tener en cuenta

1. Solo las personas de la misma organización que la persona organizadora de la reunión podrán iniciar o tener acceso a las notas de la reunión. 2. Las notas de la reunión no están disponibles en reuniones con más de 20 personas. 3. Solo las personas que están invitadas a una reunión antes de que se creen las notas tendrán acceso a ellas. Las personas invitadas más tarde no tendrán acceso.

7. Grabar una reunión.

1. Para iniciar la grabación, vaya a controles de la reunión y seleccione "Más opciones" ... > "Iniciar la grabación".

Todas las personas de la reunión reciben una notificación de que la grabación se ha iniciado. La notificación de reunión también se publica en el historial del chat.

Nota importante:Solamente una persona deberá iniciar la grabación de la videollamada. Se grabará todo lo que se diga, escriba y comparta en la reunión. Al finalizar la grabación, tardará varios minutos para terminar de guardarse de forma automática. La grabación podrá ser accedida en la herramienta Stream, parte de las herramientas del paquete Office 365. Si la configuración del equipo, canal o la misma reunión es privada, solamente las personas que participaron en la videollamada tendrán acceso a la grabación. Si se establece como pública, el vídeo podrá ser visto desde Stream por cualquier persona usuaria con el mismo dominio de correo.

2. Para detener la grabación, vaya a controles de la reunión y seleccione "Más opciones" ... > "Detener la grabación".

Aparecerá un mensaje de confirmación: deberá darle clic a "Detener grabación".

a. Recuerde que la grabación se procesará (esto puede tardar unos minutos), se guardará en Microsoft Stream y después estará lista para su reproducción. b. La persona que ha iniciado la grabación recibe un correo electrónico de Microsoft Stream cuando la grabación está disponible. También se muestra en el chat de la reunión o en el canal, si se realizó en uno.

Gracias

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Información tomada de https://support.microsoft.com