FORMATION QUALIOPI - diapo complet - mars 2022

qualiopi

préparer son audit

et obtenir sa certification

Laura Kindts - Diaporama version complète - dernière maj juillet 2023

presentations

INTERVIEW Express

• Vous en 4 chiffres

• Votre activité actuelle en 3 phrases
• Pourquoi le métier de formateur en 2 mots
• Un truc qui vous passionne par dessus tout !

(en dehors du boulot)

• Le sentiment quand vous pensez à Qualiopi

Qui êtes-vous?

DEROULE DE LA FORMATION

JOUR 1 - le contexte de la certification, le processus d'audit et les prérequis administratifs

JOUR 2 - le référentiel Qualiopi critères 1 à 3

JOUR 3 - le référentiel Qualiopi critères 4 à 7

journee 1

OBJECTIFS

• Contextualiser la démarche d'audit
• Reconnaitre les phases et modalités du processus d'audit

• Définir les fondamentaux de la gestion documentaire d'un OF
• Construire une démarche qualité durable

Qualiopi remplace et simplifie grandement le fonctionnement du monde de la formation basé sur un système qui pouvait s’avérer très complexe, peu qualitatif et difficile d’accès.

journees 2 et 3

OBJECTIFS

• Distinguer les points qui concernent votre activité parmis les 7 critères et les 32 indicateurs
• Identifier les spécificités et attendus de chaque indicateur
• Préparer ses réponses à l'audit

• Lister ses points forts, ses points de vigilance
• Planifier les éléments de preuve à préparer

Le Référentiel National Qualité Qualiopi est d’une grande exigence. Néanmoins, il permet aux organismes d’anticiper tous les moyens et outils à leur disposition dans leur avenir professionnel

JOURNEE 1CONTEXTUALISATION

01

Origines et marché de la formation professionnelle

Présentation du Référentiel National Qualité QUALIOPI

Les phases du processus d'audit

Les bases métiers indispensables et le Qualiokit

ORIGINES

Au fil des ans, le monde de la formation est devenu opaque et disparate Le gouvernement souhaitait repenser le système, le simplifier mais aussi de le contrôler Qualiopi répond à ces attentes

ORIGINES

disparition du dif

qualiopi

DIF

fongecif

1971

2013

1990-93

2017-18

2015

2004

2021

1983

opco data-dock france competences

FORMATION CONTINUE

cpfcep

NDAopca

origines

LA LOI DU 5 SEPT.2018 UNE REVOLUTION DU SYSTEME

• Proposer un système plus juste
• Améliorer la transparence de l’offre de formation,
• Uniformiser les règles de financement,
• Favoriser une montée en qualité des actions de formation avec Qualiopi
• Accompagner tous les projets d’orientation

marche

LA FORMATION PROFESSIONNELLE EN FRANCE

31 milliards d'euros

1.5% du PIB

77% de fonds publics et mutualisés

MARCHE

LES SOURCES DE FINANCEMENT EN 2021

• Les entreprises font généralement appels à leur fonds mutualisés (OPCO/FAF)

• Les financements publics représentent quand à eux près de 32% du marché (avec le CPF, les financements Pôle Emploi, les financements Région)

CPF

+ opco/faf

+ circuit

MARCHE

LE MARCHE QUALIOPI 2023

(chiffres Centre Inffo 24/05/2023)

Qualiopi c'est le moyen d'accès aux 19 milliards d'euros de fonds publics et mutualisés

• 124 000 numéros de déclaration d'activité
• 78 600 organismes en activité principale

• 44 060 certifications Qualiopi

qualiopi

A partir du 1er janvier 2022 Qualiopi remplace le Datadock D’une logique déclarativeet de constat faite une seule fois à des preuves tangibles vérifiables et applicables dans le temps.

QUALIOPI

3 AXES DE TRAVAIL

La qualité concerne le management global de l'activité au travers de 3 axes qualité : - commercialisation/communication- organisation/process administratifs- performance pédagogique

Info

QUALIOPI

APPLIQUE LES PRINCIPES DE L'AMELIORATION CONTINUE

1. Planifier, préparer, informer
2. Réaliser, mettre en oeuvre
3. Contrôler, vérifier
4. Valider ou améliorer

QUALIOPI

7 CRITERES 32 INDICATEURS 4 CATEGORIES DE PRESTATION

• sont concernés tous les OPAC qui souhaitent faire financer:

-les actions de formation, - les bilans de compétences, - la VAE,- l'apprentissage

• 22 indicateurs communs et 28 spécifiques aux seules actions de formation

Les intérêts à passer la certification Qualiopi sont multiples

C'est une condition nécessaire pour acceder, à partir du 1er janvier 2022 aux fonds publics et mutualisés ( 19 milliards d'euros)

Comme un repère de bonnes pratiques, la démarche permet de se structurer et d'attester de la qualité de ses process dans le temps.

INTERETS DE QUALIOPI

Cela permet de valoriser le travail de mise en place de la structure et de l'ensemble de ses acteurs

Cela permet d'avoir une image de marque forte auprès de ses clients, de partenaires, de financeurs, de commanditaires.

Exercice

Les axes de travail de qualiopi

Exercice

les axes de travail qualiopi

Consigne :

Selon vous, quel axe de travail correspond à chaque critère Qualiopi ? Par groupe de 2, placer les cartes critéres sur le schema . Ils peuvent être placés sur un axe spécifique ou entre 2. Argumentez vos choix

l'audit

investissement moyen de 2000€ pour 3 ansdurée moyenne d'1 jour sur site modalités personnalisées à chaque OF 29 certificateurs agréés à ce jour

l'audit

• Le même auditeur pour 3 ans

• Audit de surveillance de 0,5 jours

l'audit initial

Des modalités adaptables

duree

lieu

Sur site ou a distance, le choix du lieu est laissé à l'audité

En fonction du CA, du nombre de site et des certifications existantes

1 NDA = 1 certificat Qualiopi Toute modification de NDA entraine la caducité du certificat Qualiopi

Le volume de l’échantillon choisi par l'auditeur correspondra à un éventail représentatif de votre activité

activite

echantillon

L'audit peut-être passé seul ou en équipe, avec les collaborateurs de votre choix.

Exercice

decouvrir LES INDICATEURS DE VOTRE AUDIT

Exercice

QUELS SERONT VOS INDICATEURS AUDITES

Consigne :

En analysant le tableau ci-dessous, remplir les cases de la colonne "VOUS" après avoir entouré les types de prestations de votre audit (1-2-3-4)

L'auditeur cherche la conformité,il n'est pas là pour contrôler la non-conformité L'audit est avant tout un temps d'échange

Tous les membres de l’organisme doivent partager la maîtrise du système qualité mis en place.

Les personnes auditées sont capables d’expliquer les raisons qui les ont menées à choisir et mettre en place les procédures en vigueur.

LES ATTENTES DE L'AUDITEUR

Lorsque les descriptions et explications qu’il obtient sont conformes aux attendus, il s'en assure concrètement en demandant des éléments de preuves correspondants.

Les preuves doivent lui être fournises au fur et à mesure et sont systématiquement confirmées dans l’échantillon des dossiers clients et des formations.

les elements de preuve

• peuvent prendre la forme de votre choix

• doivent être organisés, accessibles et actualisés

• l'élément pratique compte plus que sa présentation formalisée

• faire simple mais concret pour permettre la continuité des process

Les description orales

Le site internet etles outils commerciaux

La base documentaire et les process admin

Les classeurs pédagogiques

Les dossiers clients

Le classeur RH

Le temps d’audit est chronométré : des difficultés à répondre ou à fournir les éléments de preuves peuvent entraîner une non-conformité

REUSSIR SON AUDIT

Un seul mot :PREPARATION LA QUALITE NE S'IMPROVISE PAS

Watch

TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES

NC MINEURE

NC MAJEURE

• Délais de mise en oeuvre des actions correctives = 3 mois
• A défaut, supression de la certification

• Si pas d'action corrective : retrait ou non délivrance de la certification et nouvel audit initial a passer

• Plan d'action à mettre en oeuvre dans un délais de 6 mois
• Vérification à l'audit suivant

• si NC mineure non levée, requalification en NC majeure

5 NC mineures = 1 NC majeure en cas de NC, le plan d’action est proposé à l’auditeur dans un délais de 8 jours

PREREQUIS ADMINISTRATIFS

Le processus de gestion documentaire d'un organisme de formation fait partie des bases métier indispensable à la pérennité de l'activité, quelque soit la taille de la structure.

Cette organisation prend tout son sens dans le processus d'audit Qualiopi

la base ADMIN

Processus de suivi documentaire

Les tableaux de bords

Le site internet etles outils commerciaux

• chaque document doit à minima porter un numero de version et une date de mise à jour.

• un tableau de suivi des mises à jour permet de tracer l'evolution des versions au fil du temps.

• il faut assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon moment, et dans la bonne version (éviter les doublons, 2 personnes qui travaillent sur le même document, le bazard dans les dossier, ...)

Les documents généraux et les process admin

Les classeurs pédagogiques

Les dossiers clients

Le classeur RH

Une base administrative saine permet de se structurer, et de se développer et t'intégrer aisément de nouveaux collaborateurs mais surtout de rester conforme dans le temps.

Exercice

decouvrir les pieces administrativesindispensables

Exercice

la base documentaire of

Consigne :

Ranger les documents remis dans les 4 catégories ci-dessous. Pour le "classeur formation" et le "dossier client", classer les document dans leur ordre chronologique de traitement : avant /pendant / après l'action de formation

Classeur Formation

Base admin et process

Classeur RH

Dossier client

le qualiokit

Le Qualokit contient :

• des fiches indicateurs précises
• des trames et modèles de documents de preuve
• des modèles de process internes
• des ressources compléméntaires
• des éléments transversaux

C'est le Kit de survie pour préparer votre audit!!

le qualiokit

LES OUTILS TRANSVERSAUX

LES FICHES INDICATEURS

Elles reprennent en détail les attendus règlementaires, liste d'éléments de preuve et de précieux conseils pour vous guider dans la conception de votre réponse et éviter les pièges de l'audit.

Ce sont des documents pratiques, des tableaux de bords et des outils essentiels soit pour la gestion globale de la structure soit pour encadrer la démarche d'audit dans son ensemble.

le qualiokit

80 outils documentaires

trames etmodeles de documents

outils d'aide audit

Documents personnalisables (preuve ou base administrative of)

Pour vous guider sur certains indicateurs précis et dans la préparation spécifique de l'audit

Pour aller plus loin dans votre management qualité

Process personnalisables éprouvés par notre groupement de formateurs

trames de process

ressources

JOURNEE 2CRITERES 1 A 3

02

C1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus (indicateurs 1 à 3)

C2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations (indicateurs 4 à 8)

C3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en oeuvre (indicateurs 9 à 16)

mon avatarpatricia

• Formatrice Indépendante dans le domaine de la comptabilité
• NDA depuis octobre 2016
• CA moyen 35 000€/an
• Catalogue de 6 programmes
• Fait ponctuellement appel à la soustraitante
• Fait partie de l'Association Liberty Progress, groupement de formateurs indépendants

INDICATEUR 1

Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées

non conformité

LES PREUVES

EN BREF

Mineure : information partiellement accessible, absence ponctuelle et non répétitive de certains items sans impact majeur sur le parcours du stagiaireMajeure : information non accessible, absence répétitive de certains items, information non actualisée ou datée avec impacts majeurs sur le parcours du stagiaire

Tous supports et outils d’information (plaquettes, réseaux sociaux, sites internet, supports de publicité, salons, supports de contractualisation, conditions générales de vente, livret d'accueil, registre d'accessibilité.)

Comment commercialisez vous vos formations, avec quels outils? Comment informez-vous le grand public sur les prestations, Les informations sont elles actualisées, traçables, vérifiables et accessibles?

INDICATEUR 1

Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées

outils qualiokit

conseil

1.1. Grille d'aide d'identification des items de l'indicateur 1 1.4. Trame de programme finalisé 1.5. Modèle de Livret d'accueil finalisé 1.6. Modèle de convention et de contrat 1.7. Modèle de grille tarifaire et CGV 1.8. Modèle de facture

• Identifier / construire / limiter / retravailler ses outils de communication pour simplifier au maximum l'accès aux informations demandées et leur actualisation.

Ex: toutes les infos sont actualisées sur mon site internet et mes autres outils "renvoye" systématiquement vers lui

• Tenir un tableau de mise à jour des informations concernées par l'obligation de diffusion.

la reponse de patricia

INDICATEUR 1 : Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées

• Si je devais developper des fiches commerciales, je mettrais toujours le lien vers le site internet afin de m'assurer que les informations actualisées sont accessibles
• Quand je fais une modification sur mon site ou tout autre document je tiens un tableau des MAJ pour la tracabilité de mes versions

sa description

• Je commercialise mes formations via mes réseaux professionnels et le bouche à oreille. Mon site internet permet d'avoir accès librement à toutes les informations demandées. Ensuite je rencontre toujours mon client en personne et je lui remet son dossier papier (convention, programme, livret d'acceuil, RI)
• Vous retrouverez les prerequis, objectifs, durée, modalités d'évaluation sur mes programmes qui sont aussi accessibles sur mon site.
• Les modalités et délais d'accès, méthodes pédagogiques, informations d'accessibilité PSH et contacts sont sur mon livret d'accueil et sur mon site
• Les tarifs et CGV son sur mon site puis repris dans mes devis, conventions et factures

ses preuves

• site internet
• livret d'accueil/RI
• convention/contrat
• programmes
• devis/factures
• tableau de suivi des MAJ de la base documentaire

INDICATEUR 1

Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d'accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d'évaluation, accessibilité aux personnes handicapées

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

VAE : les contraintes et exigences de la démarche sont clairement formalisées et communiquées, notamment les modalités d'instruction et de faisabilité (c’est à dire le processus à suivre pour effectuer la demande d'éligibilité). Concernant les diplômes de l’Education nationale, les modalités de l’étude personnalisée, partie intégrante de la recevabilité, est communiquée. CBC : les prérequis n’ont pas à être mentionnés. s'ajoutent aux preuves requises tout support rappelant le cadre légal et réglementaire du bilan de compétences, ses objectifs, son financement.

D - Process de mise à jour documentaire N - Modèle de tableau de suivi des MAJ de la base documentaire 1.2. Liste de sites internet modèles 1.3. Rubriques d'un programme de formation H - fiche de ressources internet complémentaires : . La facturation (4) . Les conditions générales de vente (5)

INDICATEUR 2

Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Mineure : l'information est insuffisamment détaillée, il manque un indicateur significatifMajeure : Il manque des indicateurs requis ou exigés, les indicateurs ne sont pas pertinents vis à vis de l'activité, il y a des erreurs ou des dissimulations dans les chiffres

Tous supports et outils d’information, rapports d’activités, bilans, résultats d’enquêtes, indicateurs de performance.

Où est-ce que je diffuse mes indicateurs de résultat? Comment je les ai choisi? En quoi refelètent-ils mon activité? Comment et à quelle fréquence je les mets à jour?

Exemples d’indicateurs de résultats : taux de satisfaction des stagiaires, nombre de stagiaires, taux et causes des abandons, taux de retour des enquêtes, taux d ’interruption en cours de prestation, taux de rupture des contrats d’alternance (apprentissage et professionnalisation), taux d’insertion dans l’emploi.

INDICATEUR 2

Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

outils qualiokit

conseil

2.1 Liste des indicateurs significatifs de l’indicateur 2 2.2 Process des modalités de partage de la satisfaction 2.3 a. Trame de questionnaire de satisfaction à chaud 2.3 b. Modèle enquête de satisfaction à froid – RGH 2.3 c. Modèle évaluation à froid prescripteur 30.1 Modèle de Process de gestion des enquêtes de satifaction et réclamations

• Choisir des indicateurs qui soient le reflet de votre activité.

• Ils doivent être facile à chiffrer et analyser, formaliser la procédure correspondante.

• Afficher vos indicateurs de performance sur votre site internet et les mettre a jour au moins 1fois/an

• Vous pouvez aussi ajouter un lien vers les avis de vos plateformes ou reseaux sociaux

la reponse de patricia

INDICATEUR 2 : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

• Vous pouvez aussi consulter les avis de mes clients sur mon site internet, et mes réseaux sociaux ( FB, Google)

• A l'avenir je souhaiterai inclure les résultats des enquêtes à froid mais mon taux de retour n'est actuellement pas suffisant pour en tirer (preuves d'envoi et taux de retour)

sa description

• Mes indicateurs sont affichés sur mon site internet et actualisés 1 fois par an.

• Ils sont issus d'une analyse de mon tableau de suivi général et des résultats de mes enquêtes à chaud qui sont systématiquement remplies par mes stagiaires en fin de formation.

• Je récolte ces résultats selon le process de gestion des enquêtes de satisfaction (j'ai également rédigé un descriptif des modalités de partage de la satisfaction avec les parties prenantes)

ses preuves

• page du site internet dédiée et avis clients
• tableau de suivi general

• trames d'enquêtes (à chaud/à froid/prescripteur)

• process de gestion des enquêtes et descriptif de partage (éventuellement tableaus de recolte de resultats)

INDICATEUR 2

Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

CBC : nombre de bénéficiaires en début et en fin d’accompagnement, taux de réalisation des entretiens de suivi à six mois, nature et nombre d’enquêtes-terrain réalisées par les bénéficiaires pour valider leur projet. VAE : nombre de candidats accompagnés, taux de réussite globale, taux de réussite sur les diplômes les plus demandés (validation totale, partielle, jusqu’au contrôle complémentaire), taux de satisfaction des clients. CFA : les indicateurs de résultats obligatoires sont ceux cités à l’article L. 6111-8 du Code du travail. Le CFA informe de la mise à disposition de ces indicateurs sur le site de diffusion https://www.inserjeunes.education.gouv.fr/diffusion/accueil.

2.4 Liste exhaustive d’indicateurs de performance 2.5 Modèle de référentiel d’indicateurs de performance H - fiche de ressources internet complémentaires : . Art L.6111-8 du Code du Travail (CFA)

INDICATEUR 3

Non-concernés (certification)

EN BREF

• L'indicateur : "Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés."

• Donner au public une information accessible, exhaustive et actualisée.

• Preuves attendues :Tous supports et outils d’information : plaquette, réseaux sociaux, sites internet, supports publicité, salons, supports de contractualisation, taux d’obtention d’une certification pour les formations certifiantes, trajectoires d’évolution des bénéficiaires à l’issue de la prestation insertion ou mobilité.

INDICATEUR 4

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Comment est-ce que j'analyse et découvre le(s) besoin(s) de mon futur stagiaire? Comment je m'assure que la formation choisie va lui correspondre? De quelles informations ai-je besoin? Mon stagiaire souffre-t-il d'un handicap qui nécessite des adaptations de la prestation?

Majeure : Non respect même partiel de l'indicateur : absence, même partielle d'éléments de recueil des besoins des parties prenantes en lien avec les prestations concernées

Tout support synthétisant les besoins identifiés du bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaires (grilles d’analyse, diagnostics préalables, dossiers d’admission, comptes rendus d’entretiens, critères de détermination de l’opportunité et de la faisabilité de la prestation).

INDICATEUR 4

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

conseil

outils qualiokit

Il faut distinguer les besoins du prescripteur et les attentes du stagiaire :

• L'analyse des besoins du client prescripteur permet de déterminer le programme global de la formation et les modalités de réalisation.

• L'analyse des attentes spécifiques du stagiaire est réalisée dans un second temps grâce au questionnaire de positionnement qui est beaucoup plus lié au contenu de formation.

• Certains programmes nécessitent en plus une évaluation du niveau d'entrée en formation : l'évaluation des pré-requis

4.2. Modèle de dossier de candidature 4.3. Modèle de fiche d’évaluation des besoins 4.4. Focus test de positionnement 4.6. Modèle de fiche de guidage formation des PSH 4.9 Trame d’autoévaluation des acquis de formation

la reponse de patricia

INDICATEUR 4 : Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

sa description

• Si le programme le nécessite j'évalue si les stagiaires ont le niveau d'entrée nécessaire à la formation.

• Une fois la formation choisie, je réalise un questionnaire de positionnement des stagiaires qui permet d'adapter spécifiquement le contenu de formation à leurs attentes d'autant plus si ce ne sont pas eux qui achètent la prestation (exemples, exercices, ressources complémentaires, répartition en groupes de niveaux).

• Je rencontre systématiquement mes futurs clients lors d'un entretien qui me permet de présenter mes formations et remplir une fiche d'analyse des besoins.

• Les questions abordées me permettent de savoir si les formations que je propose peuvent répondre à ses objectifs et à ses moyens d'organisation.

• Nous abordons systématiquement la question du handicap afin d'être sûr que je sois en capacité de m'adapter à des besoins spécifiques. Si ce n'est pas le cas, je peux le réorienter vers des acteurs plus à même de le faire.

ses preuves

• Fiche de besoin
• Questionnaires de positionnement
• Fiche de guidage des PSH
• Evaluation des pré-requis (le cas échéant)

INDICATEUR 4

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

Dans le cas où le prestataire accueille un public en situation de handicap : le prestataire démontre qu’il prend en compte les situations de handicap et les besoins en compensation (pédagogie, matériel, moyens techniques, humains…). CFA ou alternance : le prestataire démontre que cette analyse est prévue en amont du processus de contractualisation alternant/entreprise. CBC : l’outil utilisé dans le cadre de la phase préliminaire (par exemple la grille d ’analyse partagée de la situation - APS) doit déb oucher sur la coconstruction d’un programme personnalisé avec le bénéficiaire.

4.1. Trame de questionnement – besoins et positionnement 4.7. Liste des ressources internet complémentaires – Démarches Handicap 4.9 Trame d’autoévaluation des acquis de formation 4.10. Focus : la méthode CQQCOQP – analyse des besoins en formation

INDICATEUR 5

Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Majeure : Non respect, même partiel, de cet indicateur. Rédaction inadaptée (absence de verbes d'action, manque de qualification des savoirs, savoirs-faire, savoirs-être visés) ou caractère non évaluable des objectifs. Manque de communication des objectifs.

Tous supports et outils d’analyse, existence d’indicateurs de suivi et de résultats, supports de contractualisation.

Comment est-ce que je construit mes programmes de formation pour atteindre les objectifs fixés et évaluer que les stagiaires l'ont bien acquis? Mes objectifs sont-ils clairement définis, et communiqués? Mes objectifs sont-ils opérationnels et évaluables?

INDICATEUR 5

Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

outils qualiokit

conseil

• Il faut rédiger ses objectifs en verbe d'action, en référence à un comportement vérifiable/observable et du point de vue du stagiaire ("à la fin de la formation, le stagiaire sera capable de....")

• L'utilisation du scénario pédagogique vous permet de démontrer que les objectifs sont opérationnels et évaluables mais d'autres outils d'articulation pédagogiques sont possibles. son
• t possibles également.I

• Des évaluations formalisées et traçables sont des preuves indiscutables de la mesure de l'atteinte des objectifs

4.5. Modèle de scénario pédagogique 5.1. Taxonomie de Bloom 1.4. Trame de Programme finalisé 1.6. Convention/contrat

la reponse de patricia

INDICATEUR 5 : Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

sa description

• Je valide l'atteinte des objectifs par les stagiaires grâce à différents exercices durant la formation mais aussi avec un questionnaire de fin que j'ajoute à leur dossier personnel

• Pour chaque programme je rédige un scénario pédagogique qui reprends pour chaque jour, les objectifs visés (principaux et intermédiaires), la durée, le contenu, les méthodes et moyen pédagogiques et les moyens d'évaluation.

• Pour appuyer le caractère évaluable de mes objectifs j'utilise régulièrement la taxonomie de Bloom et je rédige mes objectifs en verbes d'action

ses preuves

• Programmes
• Scénario pédagogique
• Trames d'exercices et évaluations
• Exercices et évaluations remplies par les stagiaires

INDICATEUR 5

Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

CFA ou alternance : ces objectifs doivent être exprimés en compétences et/ou capacités professionnelles à acquérir et/ou en certifications visées. CBC : il existe des outils et grilles utilisés pour codéfinir les objectifs en phase préliminaire et des documents de synthèse. Il peut s’agir d’objectifs en lien vec le développement des compétences à s’orienter. VAE : l’accompagnement est contractualisé et énonce les engagements respectifs du bénéficiaire et de l’accompagnateur. On peut présenter les fiches de travail formalisant le cadre de travail avec le bénéficiaire, le programme de travail avec durées prévues, les entretiens avec accompagnateurs.

1.3. Rubriques d’un programme 6.1. Tableau d’articulation pédagogique - référentiels et certifiants H - fiche de ressources internet complémentaires : . Les référentiels professionnels (9) . Les certifications et titres professionnels (10) . Les référentiels de certification par certificateur (11)

INDICATEUR 6

Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Parcours, déroulés et séquences, grilles et modalités d’évaluation, modalités techniques et pédagogiques d’accompagnement : en présentiel, à distance ou en mixte. Supports de contractualisation, de réalisation, modalités de mise en œuvre, référentiels des diplômes, guide pratique du déroulé de la prestation, avec la durée et le calendrier.

Majeure : Non-respect, même en partiel de l'indicateur. Manque d'éléments de preuves sur une ou plusieurs des formations auditées. Utilisation de méthodes pédagogiques inadaptées aux objectifs visés (comme le manque de mise en situation sur une formation pratique)

Comment je prouve que mon contenu est adapté à mes objectifs et à mon public? Mes méthodes et moyens pédagogiques sont-ils suffisants et adaptés? Est-ce que les contenus sont adaptables aux spécificités des stagiaires?

INDICATEUR 6

Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

outils qualiokit

conseil

Vous avez une obligation de moyens, pas de résultat. Expliquez le lien entre le public ciblé et le choix des modalités d'accompagnement et les contenus que vous lui proposez. Vous pouvez créer un dossier pédagogique pour chaque formation de votre catalogue ou, si vos parcours sont individualisés, pour chaque stagiaire :

• programme,
• scénario pédagogique,
• supports de cours et exercices
• liste d'outils pédagogiques,
• ressources complémentaires
• outils d'évaluation (avant/pendant/après)

4.5. Modèle de scénario pédagogique 1.4. Trame de Programme finalisé

la reponse de patricia

INDICATEUR 6 : Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

positionnement) des ressources complémentaires, les évaluations (avant/pendant/après).

• Lorsque je fait appel à des sous-traitants, soit ils utilisent mes classeurs, soit je valide les leurs dont j'ai la copie (dans le respect de la propriété intellectuelle).

sa description

• J'ai choisi de proposer des formations qui répondent principalement aux besoins des chefs d'entreprise et des salariés de TPE.

• Pour ce public, le plus efficace, ce sont des formations courtes et opérationnelles que je peux organiser en mini collectifs ou en individuel.

• Voici mes classeurs pédagogiques qui reprennent pour chaque programme, le scénario, les questionnaire de positionnement et de prérequis, le support de cours, les trames d'exercices (que je peux personnaliser en fonction des réponses au

ses preuves

• Programmes
• Scénario pédagogique
• Questionnaires de positionnement et prérequis
• Support de cours et ressources pédagogiques
• Trames d'exercices et évaluations
• Exercices et évaluations remplies par les stagiaires

INDICATEUR 6

Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

6.1. Tableau d’articulation pédagogique - référentiels et certifiants 6.2. Trame de déroulé d’ateliers collectifs d’explications de l’expérience H - fiche de ressources internet complémentaires : . Le portail de la VAE (8) . Référentiels professionnels (9) . Certifications et titres professionnels (10) . Référentiels de certification par certificateur (11) . Formation en ligne "Vers la conception d'une capsule pédagogique multimodale" (45)

VAE et formations certifiantes : preuve supplémentaire attendue : ateliers collectifs d’explicitation de l’expérience.

INDICATEUR 7

Non-concernés (certification)

EN BREF

• L'indicateur : "Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée."

• Démontrer l’adéquation du contenu aux compétences ciblées et aux épreuves d’évaluation de la certification.

• Preuves attendues :Tableau croisé du contenu de la formation et du référentiel de compétencesTableau croisé du contenu de la formation et du référentiel de compétences.

INDICATEUR 8

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Diagnostic préalable, entretien, évaluation des acquis à l’entrée (quizz, QCM, exercices, mise en situation, test), outils de mesure des écarts en termes de compétences à acquérir ou à faire valider, procédures de positionnement et/ou conditions d’accès. S’il n’y a pas de prérequis, cette information est communiquée.

Mineure : évaluation insuffisante à l'entrée (vérification partielle des pré-requis, manque d'éléments de preuve justifiant la démarche, process incomplet ou inadapté) Majeure : dispositif d'évaluation inexistant, absence de contrôle des prérequis ou d'analyse des attentes, absence de plusieurs preuves sur plusieurs des prestations auditées.

Comment j'évalue les acquis de mes stagiaires et ses attentes avant la formation? Ma formation nécessite-t-elle des connaissances que le stagiaire doit savoir maitriser avant de commencer la formation (pré-requis)? De quelles informations ai-je besoin avant de les former?

INDICATEUR 8

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

conseil

outils qualiokit

• L'évaluation des pré-requis valide les connaissances/compétences que le stagiaire maitrise avant de commencer la formation.

• Le positionnement récolte les informations nécessaires à l'adaptation des contenus à ses attentes.

• Les pré-requis matériels/organisationnel/de moyenssont vérifiés lors du positionnement

• L'évaluation des pré-requis n'est pas à elle seule un positionnement et les formations sans pré-requis de niveau spécifiques à évaluer sont toujours concernées par le positionnement

4.4. Focus test de positionnement 4.9 Trame d’autoévaluation des acquis de formation 18.2 Modèle charte qualité des formateurs Liberty 17.1 Trame de contrat de soustraitance

la reponse de patricia

INDICATEUR 8 :Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

• Mes sous-traitansMes sous-traitants sont engagés dans cette démarche lorsqu'ils signent la Charte Qualité Formateur et leur contrat de sous-traitance.

• Le positionnement permet aussi de vérifier que le stagiaire disposera des outils nécessaires à la formation (ordinateur, logiciel, documents, accès, ...)

sa description

• Les pré-requis nécessaires à chaque formation sont indiqués sur mes programmes. Si il y en a, ils sont évalués au moment de l'étude de besoin avant l'élaboration de l'action.

• Un contact avec le stagiaire pour le questionnaire de positionnement est systématiquement organisé 7 à 10 jours maximum avant la formation.

• Ce positionnement, spécifique à chaque programme est débriefé par le formateur concerné qui en tient compte pour adapter son contenu.

ses preuves

• Evaluations de pré-requis
• Questionnaires de positionnement
• Contrats de sous-traitance
• Charte qualité des formateurs
• Exercices et évaluations remplies par les stagiaires

INDICATEUR 8

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

4.1. Trame de questionnement – besoins et positionnement 4.10. Focus : la méthode CQQCOQP – analyse des besoins en formation H - fiche de ressources internet complémentaires : . CFA : portail de l'alternance (7)

Pas d'attendus spécifiques

INDICATEUR 9

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Mineure : Informations manquantes ou incomplètes (supports imprécis, erronés, incomplets), inadéquation entre le process présenté et sa réalisation terrain. Majeure : Manque de réponse aux obligations et exigences de l'accueil, règlement intérieur manquant ou imprécis, absence de communication sur les modalités d'accueil et de déroulement.

Règlement intérieur, livret d’accueil, convocation, conditions générales d’utilisation (CGU), noms des référents pédagogiques et administratifs, organigramme, aspects périphériques à la formation (hébergement, restauration, transport, rémunération…), modalités d’accès des personnes en situation de handicap.

Comment est-ce que je m'assure que mes stagiaires connaissent les conditions de déroulement de la formation? A quels moments et où ces informations sont-elles disponibles pour le stagiaire? Comment se déroulent mes prestations?

INDICATEUR 9

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

conseil

outils qualiokit

• Réunir au maximum ses informations à un minimum d'endroits, pour les rendre accessibles en permanence (ex : livret d'accueil, site internet, panneau d'affichage)

• Pour prouver que vos stagiaires sont informés vous pouvez formaliser la remise des ces documents (convention,attestation spécifique, process de convocation, ...) et engager les prescripteurs dans l'obligation d'information.

• Tous les supports sont valables (site internet, papier, mail, panneau d'affichage) tant que vous pouvez prouver de la remise de ces informations

1.5. Modèle de Livret d’accueil finalisé 1.6. Convention/contrat 4.8. Fiche d'informations - ERP et registre d’accessibilité 9.1. Modèle de règlement intérieur 9.2. Modèle de convocation 9.4. Affichage des règles de sécurité sanitaires COVID-19 - protocole-national 300621

la reponse de patricia

INDICATEUR 9 :Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

• Le formateur contacte directement les stagiaires pour leur rappeller le début de leur formation individuelle (la Charte Qualité Formateur engage les sous-traitants)

• Un panneau d'affichage dans les locaux LP reprends les consignes de securité, le RI, le registre d'accessibilité, l'ERP et autres éléments pratiques

sa description

• Les informations de déroulement de mes formations se retrouvent de façon générale et permanentes sur mon site internet. On y retrouve aussi les programmes (durée), le livret d'accueil et le règlement intérieur des stagiaires, ERP et accessibilité des locaux)

• Les informations de déroulement spécifiques (planning exact, lieu, remise des infos obligatoires) sont reprises sur la convention/contrat qui engage le client à les faire suivre s'il n'est pas stagiaire.

• Une convocation est automatiquement envoyée par mail aux stagiaires qui participent aux collectifs.

ses preuves

• Site internet
• Livret d'accueil, RI
• Convocations
• Consignes de sécurité, accessibilité, ERP
• Charte qualité des formateurs

INDICATEUR 9

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

4.8. Fiche d'informations - ERP et registre d’accessibilité 9.3. Focus obligations vis-à-vis des stagiaire-s et apprenti-es H - fiche de ressources internet complémentaires : . Engagements déontologiques des prestataires des bilans de compétences (12)

CBC : l’obligation d’information sur les engagements déontologiques (respect du consentement, confidentialité, neutralité) est mise en œuvre.

INDICATEUR 10

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Comment est-ce que je prouve que la formation est bien adaptée aux profils et aux situations de mes stagiaires? Les contenus (outils et méthodes), l'accompagnement, le suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes) sont-ils adaptés aux profils et situations de mes stagiaires?

Majeure : absence, même partielle, de ressources humaines, pédagogiques, méthodologiques ou de moyens techniques et pédagogiques dédiés nécessaires à l'adaptation des prestations aux besoins et profils des stagiaires

Durées et contenus des prestations, emplois du temps, groupes de niveaux, entretiens, fonction dédiée (référent pédagogique), livret de suivi pédagogique (centre/entreprise), séquences d’accompagnements et/ou de médiation. Pour les PSH, liste de structures/personnes ressources (réactualisée régulièrement) susceptibles d’aider à aménager les parcours.

INDICATEUR 10

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

conseil

outils qualiokit

• Utiliser un large panel de méthodes pédagogiques, proposer les formations sous différentes formes d'organisation (intra/inter, présentiel/à distance, collectif/indiv) démontre une capacité d'adaptabilité

• Le scénario pédagogique vous permet de découper vos formation en modules articulables entre eux et d'adapter les contenus aux situations des stagiaires (exercices, ressources, ...).

• Des outils de suivi individualisés formalisés sont mis en place notamment lorsque l'OF fait appel à des formateurs sous-traitants (entretiens d'accompagnement, rapports et réunions pédagogiques, journal d'apprentissage, ...)

1.5. Modèle de Livret d’accueil finalisé 11.4 Trame attestation des acquis 11.5 Trame attestation d'assiduité 11.6 Modèle de compte rendu de formation 4.3. Modèle de fiche d’évaluation des besoins 4.4. Modèle de questionnaire de positionnement 4.5. Modèle de scénario pédagogique 17.1 Trame de contrat de soustraitance 18.2 Modèle charte qualité des formateurs Liberty 10.4 Modèle de Logigramme de formation - Liberty Progress 2020

la reponse de patricia

INDICATEUR 10 :Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

• Je définis avec mes soustraitants des modalités de suivi en fin de formation, nous échangeons régulièrement au long de la mission (reunions formelles , comptes rendus)

• Il doit me faire un rapport et remplir les attestations des acquis et d'assiduité comme indiqué sur son contrat et dans la Charte Qualité du Formateur

sa description

• En tout premier lieu les profils, attentes et situations des clients et stagiaires sont analysés en amont de la formation grâce à l'entretien d'étude des besoins, l'évaluation des pré-requis et le questionnaire de positionnement.

• J'ai, pour m'adapter, un large panel de méthodes et de ressources pédagogiques, de modalités d'organisation de la formation (collectif/indiv, intra/inter) et des scénarios pedagogiques dont les modules peuvent s'articuler entre eux.

• Lorsque je fait appel à la soustraitance j'ai un regard sur le déroulement des prestations, leurs contenus.

ses preuves

• Site internet, Livret d'accueil,
• Scénarios pédagogiques, contenus, évaluations
• Contrat de sous-traitance et Charte Qualité Formateur
• Attestation des acquis et d'assiduité, comptes rendu formateurs

INDICATEUR 10

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

4.1. Trame de questionnement – besoins et positionnement 4.9. Trame d’autoévaluation des acquis de formation 4.10. Focus : la méthode CQQCOQP – analyse des besoins en formation 10.1. Modèle de journal d’apprentissage 10.2. Focus sur les difficultés d’apprentissage 10.3. Modèle de guides d’accompagnement H - fiche de ressources internet complémentaires : . Portail de l'alternance (7) . Portail de la VAE (8)

CFA : le prestataire met en œuvre les dispositions de la loi relative aux obligations des CFA pour l’accompagnement des apprentis (article L. 6231-2). VAE : le prestataire met en œuvre les phases individuelles e t/ou collectives et adapte la durée et les modalités d ’accompagnement en fonction du bénéficiaire. CBC : la convention de prestation précise la durée, le coût, le planning prévisionnel, la description des trois étapes du bilan de compétences, la description des moyens, outils, méthodes, modalités pédagogiques et postures utilisés.

INDICATEUR 11

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Comment est-ce que J'évalue que mes stagiaires ont bien atteints les objectifs en fin de formation? Quels sont mes outils et mon process d'évaluation des acquis du stagiaire?

Majeure : Manque total ou partiel de description ou mise en œuvre des modalités d'évaluation (pendant et en fin de formation), manque de preuve pour une ou plusieurs formation(s) de l'échantillon. Evaluation incomplète, inadaptée ou incohérente avec les objectifs visés.

Outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de prestation (à chaud et à froid), outils d’auto-évaluation mis à la disposition des bénéficiaires, bilans intermédiaires, comptes-rendus, taux de réussite aux certifications professionnelles et concours, livret de compétences, preuve de délivrance de la certification.

INDICATEUR 11

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

conseil

outils qualiokit

• Pour les formations courtes, le scénario pédagogique, les modalités de contrôle continu (exercices,évaluation intermédiaires) ou à l'issue (QCM, exercice,) illustrent l'atteinte des objectifs.

• Pour les formations longues, un journal d'apprentissage du stagiaire, un carnet de suivi, des comptes rendu de formation reprenant les bilans intermédiaires rédigés par les formateurs.

• Les évaluations de satisfaction à chaud et à froid reflètent les résultats, d'autant plus elles contiennent des questions relatives au transfert de compétence.

• L'assiduité des stagiaires est aussi vérifiée à cet indicateur (émargement, assiduité, réalisation).

2.3.a. Trame de questionnaire de satisfaction à chaud 2.3.b. Modèle enquête de satisfaction à froid – RGH 2.3.c. Modèle évaluation à froid prescripteur 4.5. Modèle de scénario pédagogique 10.4 Modèle de Logigramme de formation - Liberty Progress 2020 11.1. Trame émargement individuel 11.2. Trame émargement collectif 11.3. Certificat de réalisation 11.4. Trame attestation des acquis 11.5. Trame attestation d’assiduité 11.6. Modèle de compte rendu de formation

la reponse de patricia

INDICATEUR 11 :Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

• Comme indiqué dans les documents de contractualisation formateur, mes soustraitants appliquent les modalités de d'évaluation en cours et fin de formation.

• Les évaluations à chaud et à froid des stagiaires apportent également des indications précieuses sur l'atteinte des objectifs.

sa description

• Vous retrouvez dans mon scénario pédagogique les différents exercices qui jalonnent l'évaluation continue et me permettent de remplir ma fiche d'évaluation intermédiaire et les attestation de fin de formation.

• Un Quizz de fin de formation me permet de valider les acquis des stagiaires en fin de formation.

• L'assiduité des stagiaires est vérifiée avec son emargement avant de rédiger les attestations et certificats de fin de formation (acquis/ assiduité/ réalisation) avec l'ensemble des éléments d'évaluation continue et de fin de formation

ses preuves

• Scénarios pédagogiques, contenus, évaluations
• Emargements individuels et/ou collectifs
• Attestation des acquis et d'assiduité, comptes rendu formateurs
• Contrat de sous-traitance et Charte Qualité Formateur
• Attestation des acquis et d'assiduité, comptes rendu formateurs

INDICATEUR 11

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

5.1. Taxonomie de Bloom 4.9 Trame d'auto évaluation des acquis 6.1. Tableau d articulation modalités - référentiels et certifiants H - fiche de ressources internet complémentaires : . Définition d'évaluation formative et sommative (14) . Formation en ligne "Vers la conception d'une capsule pédagogique multimodale" (45) . Portail de l'alternance et VAE (7 et 8) . Référentiels professionnels (9) . Certifications et titres professionnels (10)

VAE : dossier de suivi du candidat permettant d’apprécier la progression du b énéficiaire tout au long de la prestation au regard des objectifs. Nouveaux entrants : un processus d’évaluation existe et est formalisé. Sa mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

INDICATEUR 12

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Comment est-ce que je m'assure que mes stagiaires soient bien présents tout au long de la formation? Quels sont mes moyens/outils pour favoriser l'engagament de mes stagiaires? Quelle est la procédure en cas d'absence ?

Mineure : Sur une seule prestation : mise en oeuvre partielle, absente ou imprécise des moyens définis et/ou des actions décrites Majeure : Sur plus d'une prestation auditée : pas de process ou process non mis en oeuvre, process méconnu par les intervenants

Procédure de gestion des abandons et de relance systématique, listing de relances téléphoniques, carnet de rendez-vous, outils et méthodes favorisant l’implication du bénéficiaire (documents co-construits, espaces partagés), enquêtes terrain, plateforme pédagogique, variété des modalités pédagogiques.

INDICATEUR 12

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

conseil

outils qualiokit

La démarche de sécurisation des parcours se déroule autour de 3 grands axes :

• implication des stagiaires (analyse personnalisée des besoins/adaptation des contenus/adaptation des modalités pédagogiques/adaptation organisationnelle/convocations/contractualisation)

• détection des incidents (assiduité/entretiens de remédiation/accompagnement et modalités d'adaptation)

• suivi des absences/abandons (analyse des causes d'abandons ou de rupture de parcours/ plan d'amélioration continue)

L'ensemble des acteurs sont informés de ces process

1.5. Modèle de Livret d’accueil finalisé 1.6. Convention/contrat 4.3. Modèle de fiche d’évaluation des besoins 4.4. Focus test de positionnement 4.5. Modèle de scénario pédagogique 11.1. Trame émargement individuel 11.2. Trame émargement collectif 12.1. Exemples de process de gestion des absences et des abandons

la reponse de patricia

INDICATEUR 12 :Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

• Dans les documents de contractualisation formateur, mes soustraitants appliquent les modalités de prévention des ruptures de parcours

• Mon site internet et mon livret d'accueil contiennent un paragraphe informatif dédié à cet indicateur et accessible à tous

sa description

• Grâce à mes sénarios pédagogiques, une organisation "à la carte" et à une bonne connaissances des attentes générales de mon public, j'ai construit des formation attrayantes qui poussent mes stagiaires à l'engagement.

• Mes formations sont courtes, il y a très peu de ruptures de parcours car les sessions sont en général reportées en cas d'absence.

• Les évaluations de besoin, de prérequis, le positionnement permettent une adaptation de mes prestations ce qui les motive à suivre la formation.

• Les conventions, contrats et convocations rappellent les règles d'annulation

ses preuves

• Site internet / Livret d'accueil
• Scénarios pédagogiques, programmes
• Evaluaion de besoins/pre-requis et positionnement
• Convention/contrat/convocation
• Contrat de sous-traitance et Charte Qualité Formateur

INDICATEUR 12

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

POUR ALLER + LOIN

SPECIFICITES

4.1. Trame de questionnement – besoins et positionnement 4.10. Focus : la méthode CQQCOQP – analyse des besoins 4.6. Modèle de fiche de guidage formation des PSH 4.7. Liste des ressources internet complémentaires – PSH 6.1. Tableau d’articulation pédagogique 6.2. Trame de déroulé d’ateliers d’explications de l'expérience 10.1. Modèle de journal d’apprentissage 10.2. Focus sur les difficultés d’apprentissage 10.3. Modèle de guides d’accompagnement H - fiche de ressources internet complémentaires : . Portail de l'alternance et de la VAE (7 et 8) . Portail de la VAE (8) . Formation en ligne "Vers la conception d'une capsule pédagogique multimodale" (45) . Sites de l'accompagnement socio-économique (17)

CFA : le prestataire apporte en lien avec le Service Public de l’Emploi (article L . 6231-2 du Code du travail), un accompagnement afin notamment :

• de prévenir ou résoudre les difficultés d’ordre social et matériel susceptibles de mettre en péril le déroulement du contrat d’apprentissage;
• d’orienter les apprentis ayant interrompu leur formation ou n’ayant pas obtenu leur certification vers des organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation;
• d’aider activement les apprentis dans la recherche d’une autre entreprise si besoin.

DEROULE DE LA FORMATION

JOUR 1 - le contexte de la certification, le processus d'audit et les prérequis administratifs

JOUR 2 - le référentiel Qualiopi critères 1 à 3

JOUR 3 - le référentiel Qualiopi critères 4 à 7

INDICATEUR 13

Non-concernés (alternance)

EN BREF

• L'indicateur : "Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise."

• Démontrer qu’un processus formalisé d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise est mis en œuvre.

• Preuves attendues :Tout outil de liaison entre l’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire : carnet de suivi, preuves de dialogue entre prestataire et tuteurs pour l’adaptation, plannings, comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise, tableau de bord dématérialisé.

JOURNEE 3CRITERES 4 A 7

03

C4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en oeuvre (indicateurs 1 7à 20)

C5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en oeuvre les prestations (indicateurs 21 à 22)

C6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel (indicateurs 23 à 29)

C7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées (indicateurs 30 à 32)

INDICATEUR 14

Non-concernés (CFA)

EN BREF

• L'indicateur : "Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté."

• Démontrer l’adéquation du contenu aux compétences ciblées et aux épreuves d’évaluation de la certification.

• Preuves attendues :Tableau croisé du contenu de la formation et du référentiel de compétences

INDICATEUR 15

Non-concernés (CFA)

EN BREF

• L'indicateur : "Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel."

• Démontrer que les apprentis sont informés des droits et devoirs des salariés /apprentis et sur les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

• Preuves attendues : Règlement intérieur, supports d’informations, supports de contractualisation, compte-rendu de réunions d’informations collectives, livret d’accueil.

INDICATEUR 16

Non-concernés (Certification)

EN BREF

• L'indicateur : "Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification."

• Démontrer que les apprentis sont informés des droits et devoirs des salariés /apprentis et sur les règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

• Preuves attendues : Procès-verbal des sessions d’examen, livret d ’évaluations réalisées en cours de formation, attestations de réussite ou de suivi à de s formations réglementaires obligatoires pour obtenir la certification visée.

JOURNEE 2CRITERES 4 A 7

03

C4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement, aux prestations mises en oeuvre (indicateurs 17 à 20)

C2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations (indicateurs 4 à 8)

C3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en oeuvre (indicateurs 9 à 16)

C3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en oeuvre (indicateurs 9 à 16)

INDICATEUR 17

Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer que les locaux, les équipements, les moyens humains sont en adéquation avec la ou les prestation(s). - Le matériel et les moyens techniques nécessaires pour mes formations sont-ils listés, conformes, entretenus?- Les locaux sont-ils adaptés, conformes?- Les moyens humains nécessaires sont-ils suffisants (hors formateurs)?

Bail ou contrat de location précisant la conformité des locaux pour l’accueil du public, DU d’évaluation des risques professionnels, matériel adéquat (vidéo projecteur, paper-board, ordinateur, équipements spécifiques, chantiers pédagogiques, salles de langues, plateaux techniques, plateformes LMS, aides à la connexion à distance, planning d ’intervention, espace documentaire, plateforme pédagogique), CV, supports méthodologiques, contrats de prestations.

Mineure : les moyens pédagogiques sont inadaptés, indisponibles ou défectueux mais il y a peu d'impact sur le déroulement de la prestation Majeure : les locaux et/ou moyens matériels ne sont pas conforme à la legislation, les règles d'hygiène et de sécurité ne sont pas respectées, il manque des intervenants par rapport à la prestation prévue

INDICATEUR 17

Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

conseil

outils qualiokit

• Lister le matériel utilisé pour vos formations avec les informations essentielles d'utilisation (accessoires fournis, version de logiciel, guide d'utilisation, coordonnées du service ou responsable technique, ...)
• Lister les salles avec les coordonnées du responsable, les documents de conformité, la liste du matériel disponible, les codes wi-fi, affichage reglementaire....)
• En interne, formaliser un annuaire des référents techniques et/ou pédagogiques responsables du bon déroulement des formations (contrats, références accessibles dans la CVthèque)
• L'organigramme de la structure peut être un élément de preuve

1.6. Convention/contrat 4.6. Modèle de fiche de guidage formation des PSH 9.1. Modèle de règlement intérieur 9.4. Affichage des règles de sécurité sanitaires COVID-19 - protocole-national 300621 17.1. Modèle de contrat de sous traitance

INDICATEUR 17

Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

POUR ALLER + LOIN

SPECIFICITES

4.7. Liste des ressources internet complémentaires Démarches Handicap 4.8. Fiche d'informations - ERP accessibilité handicap 9.3. Focus obligations vis-à-vis des stagiaire-s et apprenti-e-s H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Obligations santé et sécurité - document unique (22) . Exercice de la profession au domicile du prestataire (23)

CBC : mise à disposition des moyens dédiés à l’activité. Un environnement garantissant la discrétion et la confidentialité des échanges est prévu. Le cas échéant, l’habilitation des personnes devant faire passer les tests est précisée.

la reponse de patricia

INDICATEUR 17 : Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

• Les coordonnées des différents responsables de mon organisme sont indiquées sur le livret stagiaire et le site internet de Liberty Progress. Ils sont présent sur l'organigramme de l'association qui tient une CVthèque de ses membres et adhérents

sa description

• Pour chacune de mes formations, j'ai fait une check list :

- du matériel pédagogique (supports, ressources, ...)- du matériel technique (vidéoprojecteur, ordinateur, version de logiciel, rallonge, paperboard, feutres, ...)- des moyens matériels complémentaires (gel hydroalcoolique, masques, machine à café, dosettes, bouteilles d'eau, ...

• J'ai également une liste des salles que j'utilise régulièrement avec les informations importantes (attestation ERP, coordonnées du responsable, codes wifi, tables et chaises, ....)

• Je m'assure des informations d'affichage obligatoire dans mes lieux de formation

ses preuves

• Check list de formation
• Check list des salles
• ERP et documents de conformité des locaux
• Documents d'affichage obligatoire
• Annuaire des intervenants et CVthèque

INDICATEUR 18

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation. - Qui fait quoi dans votre organisation (fonctions pédagogique, administrative, logistique, commerciale, ...)? -Les rôles de chaque intervenants (interne/externe) sont-ils formalisés (fiche de poste/contrats)? - Des process, moyens, supports existent-ils pour mobiliser et coordonner les différents intervenants?

Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social), liste des intervenants/contributeurs, contrats de travail, de prestations de service, fiches de poste, liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap. NB : Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions.

Mineure : absence isolée d'une seule preuve sur l'ensemble des éléments de preuves requis pour une seule des prestations auditées. Majeure : absence répétée d'une ou plusieurs preuves pour une ou plusieurs prestations auditées.

INDICATEUR 18

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

conseil

outils qualiokit

• Une personne peut assurer seule toutes les fonctions
• Mettre en place un organigramme structurel (et des fiches de poste/contrats associés)
• Intégrer les acteurs externes à la démarche (présenter leurs propres organigrammes structurels, référentiels de fonction, contrats de soustraitance ou d'intervention).
• Les référents (administratifs, pédagogiques, handicap, ...) sont clairement identifiés.
• Mettre en place des outils de coordination pertinents (réunions d'équipes programmées, outils de communication partagés comme trello ou teams, fiche de postes, contrat de soutraitance, charte qualité, ...)

18.1. Focus sur l’organigramme fonctionnel 18.2. Charte qualité des formateurs membres de Liberty Progress 18.3. Référentiel activités et compétences métiers formation professionnelle

INDICATEUR 18

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

POUR ALLER + LOIN

SPECIFICITES

4.7. Liste des ressources internet complémentaires – Démarches Handicap (rôle du référent handicap) 18.4 Panorama général des familles professionnelles de la formation professionnelle H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Fiches de poste centre de formation professionnelle (24)

VAE : les intervenants externes ne sont ni les certificateurs ni les financeurs.

la reponse de patricia

INDICATEUR 18 : Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

• Tous les services de l'association sont décrits dans son règlement intérieur de l'Association et contractualisés par le bulletin d'adhésion annuel

• La charte qualité de l'associaiton engage tous les acteurs dans la mise en oeuvre qualité de leurs fonctions et des réunions régulières permettent de coordonner les équipes. Nous communiquons beaucoup par mail et Whats'app (groupe Liberty) pour plus de réactivité dans l'élaboration des formations

sa description

• Pour mon activité j'ai la capacité de fonctionner seule et d'assurer la majorité des fonctions référentes (commerciales, administratives, pédagogiques)

• j'ai néanmoins choisi de confier la gestion administrative et commerciale à l'association Liberty Progress dont je suis adhérente, ses fonctions sont clairement identifiées sur le site internet de Liberty Progress ainsi que l'organigramme fonctionnel de l'Association

• C'est également l'Association (par le biais de Laura Kindts) qui rempli fonction de Référent Handicap comme indiqué sur le site

ses preuves

• Site internet de LIberty
• Bulletin d'adhésion LIberty et RI de l'Association
• Chartes qualités des formateurs et membres
• Groupe What'sapp

INDICATEUR 19

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées, disponibles et que les moyens existent pour permettre aux bénéficiaires de se les approprier. - Les ressources pédagogiques, pour chacun de mes programmes, sont-elles listées, identifiées, formalisées, tracées, actualisées (veille) ? - Quels sont les moyens de diffusion de ses ressources auprès de mes stagiaires, peuvent-ils réellement se les approprier? - des outils de co-construction et d'échange existent-ils?

Supports de cours/d’explicitation des compétences, vidéos, fiches pratiques, liste des ressources en lien avec les domaines ciblés par la prestation, typologie des ressources pédagogiques (internet, abonnements revues spécialisées, centre de ressources), modalités d’accès aux ressources modalités activées pour faciliter l ’utilisation et l’appropriation des ressources dispositif de veille et d’actualisation des ressources pédagogiques. Pour les PSH, modalités d’accès ou supports spécifiques.

Mineure : il manque des preuves de mise à disposition et de moyens d'appropriation des ressources sur une seule des prestation auditée Majeure : Il y a non-information des stagiaires de la démarche de pédagogie active ou d'accompagnement. Il manque des preuves de mise à disposition et de moyens d'appropriation des ressources sur plusieurs des prestation auditées

INDICATEUR 19

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

conseil

outils qualiokit

• Créer une fiche spécifique pour chaque programme décrivant/ listant les différents supports et ressources spécifiques, préparés, vus durant la formation accessible après (avec leurs moyens de diffusion, délais d'accès, leur conditions de mise à jour, ....)
• L'utilisation de ressources collaboratives est encouragée : tableaux blancs interactifs (Trello, Paddlet), classes virtuelles (Classilio, Skype, Google Hangouts, What'sApp), clouds partagés (One drive, Dropbox, OwnCloud), plateformes collaboratives (Slack, Talkspirit, Feep, Spike, Rocket. Chat)
• Le blog ou les reseaux sociaux permettent également l'accès à des ressources actualisées

1.5. Modèle de livret d'accueil finalisé 4.5. Modèle de scénario pédagogique 23.1 Modèle de fiche de veille technique, pédagogique et réglementaire

INDICATEUR 19

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

CBC : espace documentaire ou outils dématérialisés ou plateforme pédagogique numérique, données socio-économiques relatives au projet professionnel, modalités d’appui à l’exploration des hypothèses d’évolution professionnelle (supports, liste de personnes ressources, ateliers). Nouveaux entrants : démontrer que les ressources pédagogiques sont prévues, et des dispositions seront mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

H - Fiche de ressources internet complémentaires : . La propriété intellectuelle (25) . Ressources éducatives libres (26)

la reponse de patricia

INDICATEUR 19 : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

permettent de leur faire passer de précieuses informations actualisées et également d'en récolter de la propre veille des stagiaires. Quand je fais de l'individuel, nous échangeons régulièrement et je reste toujours disponible en dehors de mes formations.

• Les stagiaires sont systématiquement invités à me contacter si ils ont des questions ou des interrogations

• Je publie régulièrement des ressources et articles complémentaires sur le blog de Liberty Progress et leurs réseaux sociaux.

sa description

• Pour chacune de mes formations, j'ai fait une liste des ressources documentaires complémentaires en lien avec ma thématique de formation : sites internet, revues réglementaires, documents complémentaires, exercices et modèles spécifiques aux activités des stagiaires.

• Ma veille métier me permet de mettre à jour régulièrement ces ressources et les documents concernés ont tous une date et un numéro de version. Lorsque je les modifie, je le note dans mon tableau de suivi des mises à jour documentaire.

• Il m'arrive parfois de créer des groupes Whats'app pour que mes groupes collectifs de stagiaires gardent le contact durant et surtout après la formation. Ces groupes me

ses preuves

• Supports pédagogiques
• Fiches de ressources pédagogiques
• Groupes Whats'App, échanges de mail
• Blog de Liberty

INDICATEUR 20

Non-concernés (CFA)

EN BREF

• L'indicateur : "Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement."

• Le prestataire présente :

- la liste des membres du conseil de perfectionnement, le dernier compte rendu et/ou procès-verbal ;- la liste des personnes dédiées à la mobilité (nationale et internationale) ;- le nom et le contact du référent handicap.

• Preuves attendues :nom et qualité des membres du conseil de perfectionnement (dernier compte-rendu et/ou procès-verbal, preuve de constitution en cours du conseil de perfectionnement pour le nouveau CFA),nom et qualité des personnes dédiées à la mobilité (nationale et internationale), nom du référent handicap et procès-verbal de sa nomination.

INDICATEUR 21

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies, évaluées en amont et sont adaptées aux prestations. - Comment recrutez-vous vos collaborateurs, sur quels critères? - Comment évaluez-vous leurs compétences en amont et pendant les prestations? - Comment sont formalisés l'intégration et le suivi du maintient des compétences?

Analyse des besoins de compétences, modalités de recrutement, modalité d’intégration des personnels, entretiens professionnels, CV des formateurs, formations initiales et continues des formateurs, sensibilisation des personnels à l’accueil des PSH, processus d’accueil des nouveaux professionnels, échanges de pratiques, plan de développement des compétences, pluridisciplinarité des intervenants.

Majeure : Non respect, même partiel des items de l'indicateur : absence et/ou défaut d'application d'un process de recrutement/de sélection des intervenants. Manque de preuve sur une ou plusieurs prestation(s) auditée(s)

INDICATEUR 21

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

conseil

outils qualiokit

• Présentez un processus de recrutement : annonces, fiches de postes, trames d'entretiens, CVthèque, copie des titres, diplômes et attestations de formation, engagements qualité, process d'intégration.
• Justifiez de l'adéquation des profils et des compétences nécessaires aux prestations proposées
• Formalisez un processus d'intégration (Charte qualité, livret d'accueil des formateurs, ....)
• Engagez vos équipes dans la démarche Qualiopi et demandez-leur des garanties (participation aux réunions, partage de ressources, entretiens d'évolution des compétences, ....).
• Evaluez le travail de vos collaborateurs et le maintient/développement des compétences

21.1 Modèle de profil de poste formateur pour adulte 21.2 Trame de Process de Recrutement Formateur LP 21.3 Trame Offre d'emploi Formateur LP 21.4 Trame entretien téléphonique de présélection formateur LP 21.5 Trame entretien physique Formateur LP 17.1. Modèle de contrat de soustraitance 18.2. Charte qualité des formateurs membres LP 21.6 Modèle de livret d'accueil formateur 2.3. a. Trame de questionnaire de satisfaction à chaud 2.3. b. Modèle enquête de satisfaction à froid - RGH 2.3. c. Modèle évaluation à froid prescripteur

INDICATEUR 21

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Fiches de poste centre de formation professionnelle (24) . Intégrer du personnel en situation de handicap (29)

VAE : les accompagnateurs sont formés à l’analyse des référentiels métiers et certifications dont il sont la charge et à la méthodologie d’accompagnement.

la reponse de patricia

INDICATEUR 21 : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

• Nous validons les conditions de chaque prestation par un contrat de sous-traitance et je commence toujours nos collaboration en assistant à leurs premières formations

• Les réunions pédagogiques régulières, les entretiens annuels prévus par l'Association et les enquêtes de satisfaction à chaud, à froid des stagiaires et prescripteurs me permettent également de rester vigilante sur la qualité de leurs interventions et de bien les encadrer.

sa description

• Pour mes soutraitants j'ai choisi de respecter le process de recrutement de l'Association de Liberty Progress et nous menons les sélection en collaboration

• Nous déterminons en amont les compétences techniques et humaines en adéquation avec les prestations que je souhaite leur confier (fiche de poste) et ils doivent me fournir tous les éléments garantissant leurs compétences professionnelles (CV, diplômes, attestation d'immatriculation, NDA, supports pédagogiques, ...).Je les conserve dans une CVthèque et effectue une MAJ annuelle.

• Je demande à mes intervenants de s'engager dans l'Association Liberty, d'en signer la Charte qualité et de s'engager dans la démarche Qualiopi avec ses membres.

ses preuves

• Process de recrutement Liberty
• Charte qualité LP, CV détaillés et diplômes (dont les siens)

• Comptes rendus des réunions pédagogiques, des entretiens annuels, enquêtes de satisfaction.

INDICATEUR 22

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel. - Comment faites vous pour vous assurer du maintient et du développement des compétences internes de votre structure ? - Comment évaluez vous les compétences et les besoins de formations de vos collaborateurs? - Avez-vous mis en place des entretiens annuels d'évaluation et le plan de développement des compétences?

Mobilisation de différents leviers de formation/professionnalisation, qualification des personnels, , plan de développement des compétences, entretien professionnel, communauté de pairs, groupe d’analyse et d’échange de pratiques, diffusion de documents d’information sur les possibilités de formation et de qualification tout au long de la vie (CPF, VAE, etc.).

Majeure : Non respect, même partiel des items de l'indicateur : absence et/ou défaut d'application d'un plan de développement des compétence du personnel interne. Manque de pertinence des preuves sur une ou plusieurs prestation(s) auditée(s)

INDICATEUR 22

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

conseil

outils qualiokit

• Que ce soit pour vous ou vos collaborateurs formalisez un plan de développement des compétences avec des actions de formations que vous souhaiteriez suivre à l'avenir (en lien avec votre veille : réglementaire, technique, métier, pédagogique)

• Vous pouvez selectionner des organismes spécifiques, suivre des mooc ou d'autres types de formation. Une preuve concrète de leur existance peut vous être demandée.

• Un tableau dédié permet de lister les compétences visées (programme à l'appui), les financements disponibles, les dates ou périodes souhaitée de réalisation

17.1. Modèle de contrat de soustraitance 18.2. Charte qualité des formateurs membres LP 22.1. Exemple de grille d’entretien annuel d’évaluation 22.2. Modèle de plan de développement des compétences

INDICATEUR 22

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

POUR ALLER + LOIN

SPECIFICITES

Nouveaux entrants : cet indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.

21.1 Modèle de profil de poste formateur pour adulte H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Intégrer du personnel en situation de handicap (29) . Développer les compétences du personnel (30) . Le plan de développement des compétences (31) . Identification des dispositifs de formation en entreprise (32/33/34)

la reponse de patricia

INDICATEUR 22 : Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

sa description

et le sujet est régulièrement abordé lors des réunions pédagogiques

• Liberty a un plan de compétence complet et propose pour ses membres des formations en interne ou peut organiser des formations externes à l'Association.

• les CV doivent-être mis à jour annuellement

• Je n'ai pas de salariés mais personnellement, grâce à ma veille permanente, je me tiens informée régulièrement des évolutions règlementaires, techniques et pédagogiques ce qui me pousse également à me former.

• Je reporte les formations qui m'interessent dans mon plan de développement des compétences et met en oeuvre leur organisation.

• Je demande à mes soustraitants, par le biais de l'Association Liberty d'avoir une démarche similaire.

• Liberty organise en effet plusieurs rendez vous annuels afin de permettre à ses membres cette montée en compétence

ses preuves

• CV actualisé
• Plan de développement des compétences
• Preuves de participations et d'inscriptions à des formations

INDICATEUR 23

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire et son exploitation. - Comment s'organise ma veille légale et réglementaire dans le champs de la formation professionnelle? - Est-elle définie, réalisée, évaluée? - Comment en sont exploités les résultats?

Abonnements, adhésions, participation aux salons professionnels, conférences, groupes normatifs, actualisation des supports d ’information (publicité) ou de contractualisation, des dispositifs mobilisés (règles CPF) en fonction de sévolutions juridiques, veille réglementaire en matière de handicap.

Mineure : Manque d'exploitation de la veille, oubli caractérisé de résultats / décisions issus de la veille Majeure : Défaut de processus de veille et/ou d'application du cadre légal et réglementaire de la formation professionnelle

INDICATEUR 23

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

• Organisez le classement de vos mails et favoris (moteurs de recherches/reseaux sociaux) en identifiant les sources de la veille et creez un dossier spécifique "ressources de la veille" dans votre base documentaire

conseil

• Cette veille concerne le champ de la formation professionnelle sur le plan legal et reglementaire et le type de prestations concernées.

• Construisez une fiche récapitulative formalisée et actualisée avec les sources de votre veille, le rythme de consultation, des exemples concrets d'application issus de ces sources (impacts au niveau pédagogique, administratif, commercial ou financier)

• Lors de votre MAJ documentaire identifiez les changements issus de la veille en tant que preuve pour cet indicateur

outils qualiokit

9.3. Focus obligations vis-à-vis des stagiaire-s et apprenti-es 9.4 Affichage des règles de sécurité sanitaires COVID-19 11.3. Certificat de réalisation (modèle ministère du travail) 23.1 Fiche de veille légale et réglementaire Liberty Progress

INDICATEUR 23

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Identification des dispositifs de formation en entreprise – financements OPCO et CPF (34) . Veille réglementaire et générale de la formation professionnelle (35) . Veille sur les certifications et la qualité en formation professionnelle (36) . Veille sur la protection des données personnelles et le RGPD (37) . Veille auprès des syndicats et associations liés à la formation professionnelle (38) . Le cycle SLED - Sélectionner, Lire, Ecrire, Diffuser (39) . La propriété intellectuelle (25)

VAE : les accompagnateurs sont formés à l’analyse des référentiels métiers et certifications dont il sont la charge et à la méthodologie d’accompagnement. Preuves recommandées : VAE : documentation à jour sur le cadre légal du droit individuel à la VAE et de ses modalités de financement.

INDICATEUR 24

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer la mise en place d’une veille dans vos secteurs d'intervention et son impact éventuel sur les prestations. - Comment s'organise ma veille lmétier dans mes secteurs d'interventions? - Est-elle définie, réalisée, évaluée? - Comment en sont exploités les résultats?

Veille économique et documents y afférents, participations à des conférences, colloques, salon, adhésion à un réseau professionnel (syndicat, fédération, forums), abonnements à des revues professionnelles. Diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire, évolutions apportées au contenu des prestations proposées.

Mineure : Manque d'exploitation de la veille, oubli caractérisé de résultats/décisions issus de la veille Majeure : Défaut de processus de veille et/ou d'application du cadre légal et réglementaire de la formation professionnelle

INDICATEUR 24

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

• Diversifiez vos sources (newsletters, sites web, blog, forum, revues, groupes de pairs, reseaux sociaux, revues, magazine, livres, ....)

• Organisez le rythme de consultation de telle ou telle source (une fois tous les quinze jours/par mois/par an), définissez un temps (hebdomadaire / mensuel) de regroupement des évolutions et d'actualisation des documents pour tracer la prise en compte des résultats de cette veille.

conseil

• Consulter les sites des syndicats et fédérations de votre branche et secteur d'activitéles observatoires des Métiers de vos branches et secteurs d'activité, les sites des financeurs spécifiques à vos secteurs d'intervention, adhérez à des forums ou des groupes de pairs,

• Par des exemples concrets, explicitez les impacts de cette veille au niveau pédagogique, administratif, commercial et financier

outils qualiokit

Fiche de veille légale et réglementaire LP

INDICATEUR 24

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

SPECIFICITES

POUR ALLER + LOIN

Nouveaux entrants : Démontrer la mise en place d’une veille économique. L’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.

H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Le cycle SLED - Sélectionner, Lire, Ecrire, Diffuser (39) . Ressources de veille sectorielle (41)

INDICATEUR 25

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer la mise en place d’une veille sur les innovations pédagogiques et son impact éventuel sur les prestations. - Comment s'organise ma veille sur les innovations pédagogiques? - Est-elle définie, réalisée, évaluée? - Comment en sont exploités les résultats?

Veille économique et documents y afférents, participations à des conférences, colloques, salons, groupes de réflexions et d’analyse de pratiques, adhésion à un réseau professionnel, abonnements à des revues professionnelles. Diffusion des éléments issus de la veille au personnel du prestataire, évolutions apportées au contenu des prestations proposées.

Mineure : Manque d'exploitation de la veille, oubli caractérisé de résultats/décisions issus de la veille Majeure : Défaut de processus de veille et/ou d'application du cadre légal et réglementaire de la formation professionnelle

INDICATEUR 25

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

• Une transition vers de nouvelles technologies en pédagogie peut parfois prendre du temps ou demander de l'investissement (E-learning, Blended learning, plateforme LMS...), créer un dossier spécifique pour tracer la veille qui jalonne les étapes d'un projet long peut valoir de preuve d'execution pour cet indicateur

conseil

• Des webinaires, formations, mooc sur de nouveaux outils informatiques permettant une évolution de vos techniques et méthodes pédagogiques font partie des preuves de votre veille.

• Une réflexion complète et argumentée sur le développement des outils du numérique en formation (et leur utilisation, ou non, dans votre activité) vous sera précieuse pour étayer les pruves de votre veille

outils qualiokit

Fiche de veille légale et réglementaire LP

INDICATEUR 25

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

POUR ALLER + LOIN

SPECIFICITES

4.7. Liste des ressources internet complémentaires Démarches Handicap 4.8. Fiche d'informations - ERP accessibilité handicap 9.3. Focus obligations vis-à-vis des stagiaire-s et apprenti-e-s H - Fiche de ressources internet complémentaires : . Obligations santé et sécurité - document unique (22) . Exercice de la profession au domicile du prestataire (23)

Nouveaux entrants : Démontrer la mise en place d’une veille :

• pédagogique et technologique.

L’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.

la reponse de patricia

INDICATEUR 23 : Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. - INDICATEUR 24 : Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements. - INDICATEUR 25 : Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

• Dans ma veille métier comptabilité/gestion je consulte des sites spécialisés toutes les semaines et j'échange avec des groupes de pairs sur les reseaux sociaux ou dans mes reseaux professionnels.

• Pour les innovations pédagogiques et technologiques je travaille beaucoup avec l'association Liberty. Nous échangeons nos resultats de veille lors de nos réunions pédagogiques et travaillons sur de nouveaux outils qui permettrait à terme, de proposer du blended learning à nos clients communs.

sa description

• J'ai listé les sources de ma veille dans un tableau spécifique avec la fréquence de leur consultation et, au fur et à mesure, les applications concrètes que m'inspirent certaines d'entre elles.

• Pour la veille légale et règlementaire je consulte regulièrement les sites du gouvernement et de france compétences. Je suis inscrite à la newsletter de mon certificateur Qualiopi et je consulte régulièrement les critères de prises en charges des financeurs afin de tenir à jour ma base documentaire. Par exemple en Janvier l'Agefice nous a demandé de fournir une nouvelle attestation spécifique que nous avons modifié dans le logiciel

ses preuves

• Tableau de la veille et éléments de preuve spécifiques

INDICATEUR 26

Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires / experts / acteurs du champ du handicap, mobilisable par les personnels et dans le cas d’accueil de personnes en situation de handicap, préciser les mesures spécifiques mises en œuvre. - Comment accueillez-vous et accompagnez-vous vos stagiaires en situation de handicap ? - Avez-vous un un plan d'actions liées à l'accueil, la formation, l'accompagne-ment et /ou l'orientation des PSH?

Liste des partenaires du territoire susceptibles d’aider le prestataire dans la prise en compte des PSH, dont les partenaires spécialisés intervenants pour le compte de l’Agefiph et du Fiphfp. Participation aux instances et manifestation des partenaires, compte-rendu de rencontres. Compétences et connaissances du référent handicap.

Majeure : l'absence ou l'existence et la mise en œuvre partielle, de process, de partenariats, moyens et outils d'accueil et d'orientation des PSH entraîne une non-conformité.

INDICATEUR 26

Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

conseil

outils qualiokit

• Traitez le sujet dès la phase d'information du public (site internet, livret d'accueil,...), designez une personne ressource

• Intégrez une question dédiée dans vos questionnaires détude des besoins et de positionnement

• L'obligation envers le public en PSH concerne uniquement la réorientation du stagiaire lorsque le prestataire n'est pas en mesure d'y répondre lui même, .

• Formalisez une liste actualisée des ressources spécifiques à la formation des PSH et un annuaire de tous les partenaires locaux vers lesquels les réorienter

1.5. Modèle de Livret d’accueil finalisé 4.3. Modèle de fiche d’évaluation des besoins 4.6. Modèle de fiche de guidage formation des PSH 4.7. Liste des ressources internet complémentaires – Démarches Handicap 4.8. Fiche d'informations - ERP accessibilité handicap

SPECIFICITES

Nouveaux entrants : Démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.

la reponse de patricia

INDICATEUR 26 :Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

sa description

• Je m'assure systématiquement que les locaux que j'utilise pour mes formations répondent aux normes d'accessibilité et de sécurité en vigueur

• Mes soustraitants sont informés de la démarche handicap

• En ce qui concerne l'accueil des personnes en situation de handicap, je traite le sujet dès la phase d'information du public : via un paragraphe dédié sur mon site internet et mon livret d'accueil.

• La question de la possibilité d'adaptations spécifiques de mes prestations à une situation de handicap est systématiquement abordée avec le client lors de l'étude des besoins et du positionnement directement avec le stagiaire

• J'ai dédié la fonction de référente Handicap à Laura Kindts de LIberty Progress qui tient à jour les listes de tous les acteurs du térritoire vers lesquels réorienter ce public en cas de non possibilité d'adaptation de mes prestations

ses preuves

• Livret d'accueil et site internet
• Questionnaires de besoin et positionnement
• Fiche de guidage des PSH 65-64

INDICATEUR 27

Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté. - Comment est formalisé le respect du Référentiel à chaque étape de vos relations avec vos intervenants (du recrutement au suivi)? - Quels moyens, process, outils d'animation RH et de suivi vous permettent de vous assurer de la qualité externe?

Contrats de prestations de service, éléments qui permettent de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants (process de sélection, justificatifs présentés par les sous-traitants et les salariés portés, animation qualité dédiée, charte). NB : Cela ne signifie pas une obligation de certification des sous-traitants

Majeure : Carence de process, moyens et outils pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté. Absence d’application ou application partielle de dispositions.

INDICATEUR 27

Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

conseil

outils qualiokit

• Formalisez une chaine de qualité jalonnant chaque étape de la relations avec vos intervenants (sélection, intégration, animation, évaluation, suivi des actions et montée en compétence)

• Les références au RNQ Qualiopi sont régulièrement rappelées au travers d'éléments concrets et traçables (contrats, charte qualité, réunions pédagogiques, entretiens individuels).

• Utilisez les outils de communication partagés (Trello, Teams, Google drive...) pour animer la qualité de vos équipes (bilans d'activités, analyse de performance, prévention, remontée et traitement des dysfonctionnements, identification de nouveaux besoins, échanges sur la veille, suivi des plans d'action, etc,...)

• 21.2. Trame de Process de Recrutement Formateur LP
• 17.1. Modèle de contrat de sous-traitance
• 18.2. Charte qualité des formateurs membres de LP
• 21.6. Modèle de livret d'accueil formateur
• 22.1. Exemple de grille d’entretien annuel d’évaluation
• 22.2. Modèle de plan de développement des compétences

POUR ALLER + LOIN

• 27.2. Le conseil de perfectionnement CFA - Universite Aix Marseille
• H - Fiche de ressources internet complémentaires :

. CFA - le conseil de perfectionnement (27)

la reponse de patricia

INDICATEUR 27 :Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

• Nous utilisons un google drive commun pour assurer la traçabilité des process (besoin, positionnement, ressources pédagogiques, évaluation et suivi des stagiaires, ...)
• J'organise régulièrement des moments d'échanges pédagogiques et nous assistons ensemble aux RDV prévus par l'Association qui anime la qualité de son réseau de formateurs (réunions, veille, entretiens annuels, developpement des compétences)

sa description

• Le sujet Qualiopi est évoqué dès l'étape de recrutement avec Liberty Progres et je demande à mes sous-traitants de s'engager en signant la Charte qualité de l'asso.

• Le contrat de sous-traitance rappelle également les engagements fondamentaux de la démarche qualité Qualiopi

• En amont de la formation nous travaillons conjointement l'aspect adaptation et MAJ des contenus et ressources complémentaires, tout en garantissant la propriété intellectuelle des supports que je leur demande de me fournir

ses preuves

• Process de recrutement LP
• CHarte Qualité LP
• Contrats de sous-traitance
• Espace google drive et compte rendus (réunions pédagogiques/entretiens annuels)

INDICATEUR 28

Non-concerné - alternance (OF-CFA)

EN BREF

• L'indicateur : "Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.."

• Démontrer l’existence d’un réseau de partenaires socio-économiques mobilisé tout au long de la prestation.

• Preuves attendues :Comités de pilotage, comptes rendus de réunions, liste des entreprises partenaires, conventions de partenariats, contacts réseau SPE, livret alternance, informations sur les partenariats.

• NB : Cet indicateur vise tous les prestataires de formation, y compris les CFA, dans leur capacité à mobiliser un réseau de partenaires lors des périodes de formation en situation de travail. Pour les apprentis, ces périodes correspondent par définition à la formation pratique en entreprise ; pour les salariés en contrat de professionnalisation, il peut s’agir des périodes d’acquisition d’un savoir-faire en entreprise

INDICATEUR 29

Non-concernés - alternance (CFA)

EN BREF

• L'indicateur : "Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.."

• Démontrer l’existence d’actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études.

• Preuves attendues :Actions visant à favoriser l’insertion professionnelle des apprenants (salon d’orientation, visite d’entreprise, atelier CV/lettre de motivation, aide à la recherche d’emploi, réseau d’anciens élèves), actions de promotion de la poursuite d’étude, partenariats avec des acteurs de l’insertion et de l’emploi et avec le monde professionnel.

INDICATEUR 30

Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes: bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Enquête de satisfaction, questionnaire, compte-rendu d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid, analyse et traitement des appréciations formulées par les parties prenantes. CBC : questionnaire d’évaluation à l’issue du bilan et à 6 mois. NB : Les modalités de recueil selon la partie prenante peuvent être différentes. Les évaluations des acquis ne sont pas un élément de preuve probant pour cet indicateur.

Démontrer la mise en place d’un système de collecte des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression. - Un process spécifique existe-t-il (fréquence de recueil, relance systématique, libre expression des parties prenantes) ? -Sont-ils tous concernés (stagiaires et prescripteurs, financeurs)? - Comment exploitez-vous les résultats avec les parties prenantes ?

Mineure : Mise en œuvre partielle du process de récolte, du dispositif de relance ou oubli d'une ou plusieurs parties prenantes. Majeure : Absence du système de collecte des appréciation, absence de mesures définies, de preuves de collecte

INDICATEUR 30

Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes: bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

conseil

outils qualiokit

• Il n'y a pas d'obligation de résultat dans la récolte des avis mais bien une obligation de moyen, il faut formaliser un dispositif de relance pour augmenter les taux de retour

• Il ne faut écarter aucune partie prenante (stagiaire, entreprise, hiérarchie, financeurs, ...) et leur créer des espaces de libre expression sur différents supports (réclamation/avis/enquêtes)

• Même si vous n'êtes pas (encore) concernés par une partie prenante, vous devez formaliser la démarche (les modalités de recueil peuvent être différentes de l'une à l'autre : enquête, entretien physique ou téléphonique, interview, ...)

2.3.a. Trame de questionnaire de satisfaction à chaud 2.3.b. Modèle enquête de satisfaction à froid 2.3.c. Modèle évaluation à froid prescripteur 10.4 Logigramme de formation 30.1 Modèle de Process de gestion des enquêtes de satisfaction et réclamations Tableau de récolte de la satisfaction à chaud

la reponse de patricia

INDICATEUR 30 :Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes: bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

• Un process formalisé de traitement des avis et réclamations est formalisé et décrit les moyens de récolte de traitement des réponses et l'analyse des résultats.

• Les resultats des enquêtes de satisfaction à chaud servent notament pour les indicateurs de performance annuels

sa description

• L'avis des stagiaires est récoltée (systématiquement) à chaud en fin de formation puis 3 mois après avec l'envoi groupé d'un mailing.

• Pour les prescripteurs, financeurs avec je ne contractualise pas pour le moment j'ai préparé une enquête de satisfaction à froid que je réaliserais sans doute lors d'un RDV physique programmé.

.

• J'ai également mis en place un espace de réclamation sur mon site internet et mes clients et stagiaires sont invités à laisser des avis sur les réseaux sociaux ou dans le livre d'Or de Liberty.

• Pour mes sous-traitants ces échanges sont réalisés durant les réunions pédagogiques régulières

ses preuves

• Enquêtes à chaud et à froid stagiaire et prescripteur
• Formulaire de réclamation, avis facebook
• Process de recolte des formulaires de staisfaction et réclamatioon
• Compte rendus de réunion pédagogiques
• Tableau de récolte des resultats enquêtes à chaud

INDICATEUR 31

Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer la mise en place de modalités de traitement des aléas, difficultés et réclamations. - Comment récoltez-vous les réclamations des parties prenantes ? - Comment recensez-vous et traitez-vous les dysfonctionnements, les aléas et les difficultés? - Les process, moyens, outils, actions correctives, sont-ils formalisés, systématisés, mis en œuvre et suivis?

Description et mise en œuvre de ces modalités (accusé de réception des réclamations et réponses apportées aux réclamants), enquêtes de satisfaction, analyse et traitement des réclamations formulées par les stagiaires, système de médiation.

Majeure : Absence ou existence partielle de modalités de traitement des difficultés, réclamations et des aléas par les parties prenantes et/ou de leur mise en œuvre.

INDICATEUR 31

Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

conseil

outils qualiokit

• Vous devez vous assurer de disposer de moyens adaptés pour identifier les sources, prendre en compte et traiter tous les cas de dysfonctionnement, d'insatisfaction ou d'aléas.

• Cela concerne chaque étape de chaque processus relationnel de chaque partie prenante de l'analyse des besoins aux actions de suivi (stagiaires, financeurs, équipe pédagogique, entreprises, responsables hiérarchiques, ...)

• Les plans d'action correctives doivent être formalisés et suivis notament par des mesures quotidiennes d'animation de la qualité qui permettrons également des actions de prévention.

2.3.a. Trame de questionnaire de satisfaction à chaud 2.3.b. Modèle enquête de satisfaction à froid 2.3.c. Modèle évaluation à froid prescripteur 10.4 Modèle de Logigramme de formation 31.1 Focus sur la gestion des aléas en formation 11.6. Modèle de compte rendu de formation 22.1. Exemple de grille d’entretien annuel d’évaluation 30.1 Modèle de Process de gestion des enquêtes de satisfaction et réclamations 31.2 Modèle de process de traitement des dysfonctionnements Liberty Progress 31.3 Modèle de tableau de traitement des dysfonctionnements Liberty Progress

la reponse de patricia

INDICATEUR 31 :Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

• tous les membres de l'Association sont informés de ce process, mes soustraitants également et, en plus des déclarations spontanées, nous abordons systématiquement les difficultés rencontrées lors des réunions pédagogiques

• Une fois par an le tableau des dysfonctionnement est repris afin d'en sortir des améliorations plus durables à viser au plan d'amélioration continue

sa description

• Afin de traiter au mieux les dysfonctionnements, les réclamations et de prévenir les aléas j'ai rédigé avec Liberty Progress un process spécifique.

• Il reprend les types de dysfonctionnement à collecter, les sources potentielles et la façon dont ils seront receuillis dans un tableau dédié

• Ce tableau est tenu à jour au fur et à mesure des événements et identifie le problème, sa source, la date, qui est concerné

• Il trace ensuite la solution envisagée, qui la mettra en oeuvre et le suivi de cette solution jusqu'à sa date de clôture

ses preuves

• Process de récolte et traitement des dysfonctionnements
• Tableau de récolte et traitement des dysfonctionnements
• Eléments matériels illustrant les dysfonctionnements observés et leur traitement
• Compte rendus de réunions

INDICATEUR 32

Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

non conformite

LES PREUVES

EN BREF

Démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue. - Une démarche d’amélioration continue formalisée et suivie existe-t-elle ? - Sur quelles analyses la démarche est-elle basée (appréciations, réclamations, dysfonctionnements, indicateurs de performance, évolution de marché, développement des compétence ) ? - Comment mettez vous en oeuvre les mesures d'amélioration issues de ces analyses?

Identification et réflexion sur les causes d’abandon ou les motifs d’insatisfaction, plans d’actions d’amélioration, mise en œuvre d’actions spécifiques. VAE : partage des résultats de l’accompagnement (nombre de candidats en début et fin d’accompagnement, taux et causes d’abandon, taux de réussite à la VAE). Nouveaux entrants : l’indicateur sera audité à l’audit de surveillance.

Majeure : Absence ou existence partielle d’une démarche d’amélioration continue. Mise en œuvre partielle ou inexistantes des mesures d’améliorations à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

INDICATEUR 32

Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

conseil

outils qualiokit

• Cet indicateur et la mise en place du plan d'amélioration continue synthétise l'ensemble des process et des actions mis en place à chaque indicateur précédent du RNQ Qualiopi.

• Le plan d'amélioration continue permet de formaliser durablement la qualité dans les pratiques du prestataire et d'inscrire les plans d'actions dans le temps

• Il peut notamment regrouper les résultats des différentes analyses, recueil des avis, réclamations et évaluations mais aussi observations du marché, besoins de montée en compétences des équipes, statistiques internes,...

30.1 Process de gestion des enquêtes de satisfaction et réclamations 31.2 Process de traitement des dysfonctionnements Liberty Progress 31.3 Tableau de traitement des dysfonctionnements Liberty Progress 32.1 Process d'amélioration continue Liberty Progress 32.2 Tableau de plan d'amélioration continue

la reponse de patricia

INDICATEUR 32 :Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

sa description

• Tous les membres de l'association, mes soustraitants et moi-même s'investissons dans cette démarche notament en y inscrivant nos plans de développement des compétence et nos mesures d'amélioration personnelles

• Une fois par an je me penche avec Liberty Progress sur l'analyse globale de mon activité, de la satisfaction des clients, stagiaires et formateurs, des dysfonctionnements traités mais aussi sur différentes sources de réflexion qui peuvent permettre à mon activité de s'améliorer dans le temps

• Des résultats de cette analyse, nous tirons le plan d'amélioration continue avec les grands axes à développer et les mesures envisagées

• Ces informations sont reportées dans un tableau dédié qui permet d'identifier les sources des améliorations a apporter, d'en décrire le moyens et d'en tracer le suivi dans le temps

ses preuves

• et inscrire les plans d'actions dans le temps

continuite

APRES L'AUDIT INITIAL

• La continuité des process
• L'audit de surveillance et le renouvellement
• L'utilisation de la marque

Le défi de qualiopi est de rester conforme dans le temps, de veiller jour après jour à la continuité des process envisagés.

LA CONTINUITE

Identifiez les process à suivre régulièrement et amménagez des plages de travail dédiées dès aujourd'hui ! Suivez la mise à jour de vos documents, la veille et la tracabilité des éléments de suivi du management qualité Dressez le rétroplanning de vos actions Qualiopi

Les audits suivants

Vous serez audités tous les 18 mois environ Ces rendez-vous clé sont encore plus importants que l'audit initial puisque l'enjeu de Qualiopi est de mesurer la fiabilité dans le temps Il faudra les préparer encore plus soigneusement que cette première étape Le risque de non-conformités est présent à chaque étape

L'audit de surveillance

UNE ATTENTION PARTICULIERE

VERIFICATIONS "NOUVEAUX ENTRANTS"

• aux nouveautés (nouvelle formation, nouvelle modalité, sous-traitances etc.)
• aux non-conformités identifiées lors du précédent audit avec la vérification systématique de l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.
• aux actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration continue de l’organisme (par exemple, il évalue systématiquement l’indicateur 32)

• Indicateur 22 et 32 : non audité à l’audit initial

• Indicateur 2, 3, 11, 13, 19, 24, 25, 25 : A la surveillance, l’auditeur évaluera la mise en œuvre des éléments formalisés à l’initial.

L'audit de RENOUVELLEMENT

UN NOUVEAU REGARD

• L'auditeur change tous les trois ans même si il tient compte des rapports des auditeurs précédents, il apporte un oeil neuf sur votre organisation
• Comme à l'initial, vous êtes audités sur l'ensemble des indicateurs avec une notion de continuité complémentaire
• Vous pouvez profitter de ce nouvel audit pour élargir le champ des prestations auditées

la marqueQUALIOPI

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