instructivo nueva eps

INSTRUCTIVO MANEJO DE ENTIDAD

NUEVA EPS

contenido

SOLICITUD DE ENTREGA DE SERVICIOS

CONSULTA PACIENTE POR PLATAFORMA

CONFIRMACIÓN Y CREACIÓN DEL USUARIO

PROCESO DE FACTURACIÓN

CARGUE DEL USUARIO Y MANEJO

REAIZACIÓN DE CONTRATO EN SAP

RADICACIÓN DE LA CUENTA

REALIZACIÓN DE RIPS

CRUCE BASE DE DATOS VS. LISTADO SAP

solicitud de entrega de servicios

VídeoPASO 1

A. La entidad va a enviar la autorización o solicitud de entrega de servicios al correo establecido entre las partes. B. Se descarga la autorización y se verifica: - Nombre y número de cédula - Autorización recibida este emitida para Amanecer Médico y no para otro prestador - Revisar si al usuario se le debe cobrar copago - Dirección de entrega - Si es para entrega de equipos de Oxígeno revisar las observaciones, el litrajes del usuario - Para el caso de los equipos Bipap y Cpap revisar las especificaciones médicas del servicio, estudio de sueño, resultado o polisomnografía. (con el fin de enviar a la especialista clínico comercial de Amanecer Médico)

CONSULTA dEL USUARIOPOR PLATAFORMA

VídeoPASO 2

Seguido debemos confirmar la consistencia de los datos del usuario reportado por la entidad a través de dos formas: - primero por la pagina del Adres https://www.adres.gov.co/consulte-su-eps - posteriormente en la pagina de la entidad https://aplicaciones.nuevaeps.com.co/Portal/home.jspx (el usuario y la Contraseña se deben solicitar al jefe encargado del proceso) y se valida de igual manera por esta plataforma si esta activo o no el usuario.

CONFIRMACIóN DATOS Y CREACIÓN DEL USUARIO

VídeoPASO 3

Se procede a verificar en base de datos y en el sistema SAP si el usuario esta creado o no, en el sistema por: (datos maestro socio de negocios, le damos busqueda y colocamos el # de identidad con la letra C iniciando), si no está creado se crea con toda la información del usuario y se confirma la información acerca del paciente llamando a los números telefónicos de contacto suministrados por la entidad (en el correo deben estar especificados) esto se realiza con el fin de confirmar la dirección de entrega del servicio. Además se debe solicitar dos referencias personales con (nombres, teléfono, preferiblemente celular - y dirección de residencia) esto se hace por politica interna de la empresa, estos campos de las referencias debemos realizarla a conciencia, en otras palabras se realiza pata tener información adicional acerca del pcte.

ArchivoNomenclatura DIAN

VídeoCreación pcte SAP

REAIZACIóN DE CONTRATO EN SAP

VídeoPASO 4

Para la creación del paciente por medio de contrato debemos a ir al módulo Ventas-Clientes seguido vamos a Pedido-Contrato (OV) ahí procedemos a colocar el # de identidad del paciente con el nit de la entidad (C900156264), se le asignan los equipos solicitados por la entidad, se envía mensaje/alerta por el SAP para la entrega de los mismos a la agencia de acuerdo a la cuidad de entrega, verificando con anterioridad la sede que se encuentre mas cerca y realice la ruta y se confirma la entrega del servicio con la información sumistrada por el compañero de la agencia.

CARGUE DEL USUARIO Y MANEJO

VídeoPASO 5

Se debe hacer seguimiento de entrega del servicio e inmediatamente se debe ingresar la información en la base de datos que se maneja en el Drive llamada Base de Datos PGP Nueva Eps y si el servicio es nuevo se ingresa en la pestaña de vigentes; si el paciente requiere una recarga la cual es solicitada por medio telefónico se realiza el proceso en SAP eligiendo las series de Arriendo y Venta correspondientes con su respectivo almacén y sucursal y de igual manera se envía mensaje/alerta a la agencia que corresponda para su respectiva entrega y se debe registrar en la base de datos en la pestaña de Recargas.

PROCESO DE FACTURACIóN

VídeoPASO 6

En el momento se esta manejando una base de datos la cual mes a mes se anexan los primeros servicios junto con el formato requerido por la Nueva Eps para su respectiva verificación por parte de la entidad y así realizar el proceso de facturación y radicacion, la base de datos que esta en el Drive cuenta con la información completa sin campos vacíos, y se pasa para el formato de archivo llamado Masivas que requiere la Nueva Eps, se realiza la verificación de acuerdo al instructivo que tiene el archivo en la pestaña llamada instructivos vigentes, se deben sacar los usuarios que están egresados de acuerdo a instructivo de egresos que se encuentra en el mismo archivo. El archivo al tenerlo completo se debe enviar los 24 de cada mes al correo de Marcela Zambrano Pardo (masivas.pgpoxigenos@nuevaeps.com.co) se espera el correo de confirmación con el certificado de los usuarios que se pueden facturar tanto del régimen Contributivo como del régimen Subsidiado; de igual manera debe de llegar el correo con la base de datos del señor Raúl Alfredo Posada con la confirmación y observación de los pacientes, este debe certificar el valor de la facturación para poder realizar la factura en el sistema SAP. este archivo se envía de manera diaria al correo de masivas.pgpoxigenos@nuevaeps.com.co, direccionconvenios@amanecermedico.com, jefe.facturacion@amanecermedico.com.

REALIZACIóN DE RIPS

VídeoPASO 7

Luego de realizar el proceso de la facturación (global o por evento, depende el caso) se procede a la realización de los archivos planos RIPS por medio de la plantilla que se dispone para ello. Se deben validar por la plataforma https://app.nuevaeps.com.co - Perfil: RIPS con el Usuario: 805010659 y la contraseña: 805010659neps.

RADICACIóN DE LA CUENTA

VídeoPASO 8

Se radica de forma presencial en Bogotá: CR 85 K 46 a 66 Piso 4 ala sur Coordinación de cuentas medicas Horario 8:00 am a 1:00 pm y 2:00 pm a 4:30 pm Lunes a viernes - Se arma la factura original y copia más el certificado de Raúl con el valor de la facturación más el certificado de rips exitoso, debemos hacer seguimiento de la factura con su resoectiva recepción por parte de la entidad con sello, escanear y mandar a Cartera. Fecha limite de radicación 10 de cada mes.

CRUCE BASE DE DATOS VS. LISTADO SAP

VídeoPASO 9

Realizar cruce de base de datos con el listado que se puede sacar en el Sap por el Query Manager AM - VENTAS, ITEMS CARGADOS A UNA ENTIDAD, esto con el fin de evitar fuga en el proceso de la facturación.

ArchivoCruce SAP

enhorabuena

VídeoCompleto

Haciendo todos los pasos descritos anteriormente, vas a logar el buen funcionamiento de la entidad.