Metodología para la auditoria administrativa

Metodol0gía para la auditoria administrativa

Equipo 6

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Objetivos

01

1. Que el alumno sea capaz de diseñar una auditoria administrativa, por medio de la metodología.
2. Que el alumno pueda identificar los terminos que se utilizan en la metodología, para poder elaborar la auditoria administrativa.
3. Que el alumno desarrolle una actitud positiva que le permita realizar la auditoria de manera eficiente.

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Instrucciones

1. Lea con cuidado cada uno de los enunciados y cada una de las preguntas y/o respuestas.
2. Conteste cada pregunta marcando la respuesta que considere correcta o llenando el espacio en blanco con la palabra o palabras faltantes.
3. Compare de inmediato su respuesta con la hoja de respuestas.
4. Si su respuesta está equivocada, investigue por qué está mal y escriba lo correcto.
5. Si su respuesta está bien, continúe.
6. Estudie a su propia velocidad.
7. Recuerde que se le están dando las respuestas y por lo tanto NO se trata de un examen sino de un método de aprendizaje.
8. En la instrucción programada encontraran botones didáctictos que te permitiran tener una mejor experiencia al momento de realizar la instrucción

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ÍNDICE

00

Planeacion de la auditoria administrativa

Preparación

Objetivos

Concepto

Diagnóstico preiminar

Entrevistas

Técnicas de recolección de datos

Investigación documental

Cuestionarios

Elaboración del infomre

Indicadores

Importancia de las evidencias

Hoja de respuestas

Seguimiento

Menú

Concepto

02

Metodologia de la auditoria Administrativa

Servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados

Es el instrumento de trabajo para guiar al auditor en sus funciones.

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Metodologia de la auditoria administrativa

1) Subraya las palabras clave que se relacionen con el concepto de metodologia de la auditoria administrativa.

Instrumento

Marco de actuacion

Finanzas

Programada

Resultados

Acciones

Contabilidad

Utilidad

Sistematica

Enfoques

Organizacion

Objetivos

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Planeación de la auditoria administrativa

03

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

OBJETIVO: determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Factores a revisar: Etapas • Planeación • Organización • Dirección • Control

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2) Menciona los 4 factores a revisar en la planeacion de la metodologia de la auditoria administrativa

_______________ ________________ _______________ _________________

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PLANEACION

CONTROL

DIRECCION

ORGANIZACION

Planeacion del proyecto de auditoria administrativa

02

Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados

Propuesta tecnica

Programa de trabajo

• Alcance
• Antecedentes
• Objetivos
• Estrategia
• Justificacion
• Acciones
• Recursos
• Costo
• Resultados
• Informacion complemenaria

• Identificacion
• Responsable (s)
• Areas
• Clave
• Actividades
• Calendario
• Representacion grafica
• Formato
• Reportes de avances
• Perioricidad

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Aspectos fundamentales

01

Actitud

Capacitacion

Asignacion de responsabilidad

La labor de investigación tiene que llevarse sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.

Capacitar a las personas designadas en todo el proceso para preparar la aplicación e instrumentación de la auditoría.

la organización designará al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoría.

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3) Relaciona las columnas

Capacitar a las personas designadas en todo el proceso para preparar la aplicación e instrumentación de la auditoría.

La organización designará al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoría.cribe unsubtítulo aquí

Actitud Asignacion de responsabilidad Capacitacion

La labor de investigación tiene que llevarse sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.

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diagnostico preliminar

06

Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión.

Considerar los siguientes aspectos

• Genesis de la organizacion
• infraestructura
• forma de operacion

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¿Cierto o falso?

Diagnostico preliminar Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplean para recopilar la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e instrumentación de la auditoría.

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Tecnicas de recolección de información

06

Para continuar con la metodología de la auditoría administrativa, se requiere obtener información que nos ayude a sustentar nuestras observaciones o propuestas, recordemos que sin evidencia la opinión del auditor puede carecer de validez o parecer poco objetiva.

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Investigación documental

07

Consiste en localizar y seleccionar documentos que pueden aportar elementos de juicio a los auditores, las fuentes documentales pueden ser internas y externas , como por ejemplo esta última pueden ser de utilidad los datos estadísticos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), los decretos y normas nacionales e internacionales, estudios de mercado de publicacion gratuita , reporte sobre las tendencias del mercado que publican organismos u organizaciones nacionales o internacionales, tendencias económicas, entre otras.

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5.-

Acceso a redes de información

Observación Directa

Investigacion documental

Cédulas

Cuestionarios

Entrevistas

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:

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En las fuentes internas se encuentran:

11

UBICACION GEOGRAFICA

ADMINISTRATIVA

MERCADO

Normativas

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Enlace

6)

11

situacioneconomica

comportamiento del consumidor

Estudios financieros

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01

Acudir con la debida antelación a la hora convencida al área de entrevista para llevarla a cabo en la forma programadaAcudir con la debida antelación a la hora convencida al área de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada

Clasificar la información que se obtenga

Diferencia la situación real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos

Atender al compromiso

Enlace

7)

Registrar la información en una bitácora

Entrevistas

08

Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas ordenadamente para obtener información, Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador al tener contacto directo con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios

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01

Concertar previamente la cita

Saber lo que se requiere y tener claro el propósito y sentido

Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las áreas o unidades a auditar.

Preparar previamente una guía de entrevista que contenga la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas

Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Establecer anticipadamente la distribución del trabajo

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

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Cuestionarios

09

Estos instrumentos, que se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica, con el propósito de que muestren la interacción y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en conjuntos brindan un perfil completo de la organización

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02

8)

La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación. Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta, esto es para evitar recargarlo con demasiadas preguntas, Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado.

a)Ciertob) Falso

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Indicadores

10

Los indicadores son medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos. Por lo que permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios.Puede medir el desempeño del individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relación con necesidades específicas. Por lo que es conveniente contar con varios indicadores para poder garantizar la exactitud de la medición.

A) Comparaciones, cambios y analizar tendencias

B) Comparaciones, elaborar juicios y analizar tendencias

C) comparaciones, correcciones y analizar tendencias

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Características de un indicador

Aspectos para la formuclación de indicadores

• Susceptible de medición.
• Conducir fácilmente información de una parte a otra.
• Altamente discriminativo.
• Verificable.
• Ser relevante o útil para la toma de decisiones.
• Libre de sesgo estadístico o personal.
• Aceptado por la organización.
• Justificable en relación con su costo-beneficio.
• Fácil de interpretar.
• Que pueda utilizarse con otros indicadores.
• Precisión matemática en los indicadores cuantitativos.
• Precisión conceptual en los indicadores cuantitativos.

• Definir el objetivo que se pretende alcanzar

• Deben de enfocarse hacia la medición de los resultados y no hacia la descripción de procesos o actividades intermedias.

• Se formulan mediante un proceso deductivo, implementado por el método inductivo y validados a través del establecimiento de estándares de comportamiento de las partes del proceso que se pretende medir.
• Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos y aplicar acciones inmediatas para evitar una desviación negativa, así como preparar la síntesis de información de estos.

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10) Arrastra las palabras en su respectivo lugar

Aspectos para la formuclación de indicadores

Características de un indicador

Definir el objetivo

Suceptible de medición

Verificable

Enfocados a la medición de resultados

Fácil de interpretar

Se formula por el proceso deductivo

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Tipos de indicadores

01

De servicio

Estratégicos

Gestión

Informan sobre los procesos y funciones clave que se utilizan en el proceso administrativo para controlar la operación, prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Miden el cumpliento de los objetivos en actividades, programas especiales. procesos estratégicos y proyectos organizacionales.

Miden la cantidad con la que se generan productos y/o servicios, en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores.lo aquí

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IMportancia de las evidencias

11

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirse se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que surjan durante el proceso de ejecución.

b)Falso

a)Verdadero

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Tipos de evidencia

analítico

Testimonial

Documental

Física

Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes.

Se logra por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación relacionada con el trabajo.

Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría.

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Elaboración del informe

12

Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis organizacional y cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados. Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:

• Objetividad: Visión imparcial de los hechos.
• Oportunidad: Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.
• Claridad: Fácil comprensión del contenido.
• Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.
• Calidad: Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de la calidad.
• Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

a) Veracidad

b) Claridad

d) Calidad

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Tipos de informe

01

Aspectos relevantes

Ejecutivo

General

Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.

Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización.

Es una breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.

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Seguimiento

13

Resultado

Observaciones

Seguimiento

En esta etapa las o que se producen como de la auditoría deben sujetarse a un estricto , ya que no sólo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia.En este sentido, el seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organización, lo que hace posible:

• Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.
• Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.
• Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron.

a) Verdadero

b) Falso

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12) Ordenar correctamente los conceptos

2) Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría.

1) Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes.

analítico

4) Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.

3) Se logra por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación relacionada con el trabajo.

Testimonial

Documental

Física

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14) relaciona las columnas

06

1) Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización.

Informe Ejecutivo

Informe

2) Objetividad, oportunidad, claridad, unidad, calidad y lógica.

3) Es una breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido.

Informe de Aspectos relevantes

4) Se realiza al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis organizacional y cuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo.

Atributos del informe

5) Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría.

Informe General

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Presentación del informe

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido. En caso de que se detecte algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo. El informe final aprobado se hará del conocimiento de: • Titular de la organización • Órgano de gobierno • Órgano de control interno • Niveles directivos • Mandos medios y nivel operativo • Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es) • Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas)

a) El contador

b) El encargado del área

c) El responsable de la auditoria

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¡gracias!

Buen trabajo

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Hoja de respuestas

15

9)B

5)

10)

1)

• Marco de actuacion
• Acciones
• Enfoques
• Instrumento
• Programada
• Sistematica
• Resultados
• Objetivos

11) Falso

6)

12)

13) A

7)

2)

• Planeacion
• Organizacion
• Direccion
• Control

14)

15) C

8) Cierto

3)

16) obcervación, resultado, estrategia 17) Verdadero

4). Falso