Sistema de GestiónDocumental Electrónica
ISO 15489-1:2006
Materia.- Gestión de Documentos Electrónicos.
Grupo.- 6CM-01 Alumno.- Wendy Naomi Espino Colin
Fecha.- Abril 2023
ISO 15489-1:2006
01
Documento físico.
Cualquier tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción (manuales o electrónicos).
02
Documento electrónico.
Documento generado, gestionado,
conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que
incorporen datos firmados electrónicamente.
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.
03
Metadatos.
Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo. Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilitan la creación, registro clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. (ISO 23081-1, 2006, pp. 5-6)
04
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997), plantea que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final.
Funciones de los metadatos.
Búsqueda: deben proporcionar suficiente información para saber si existen los datos de interés.Recuperación: deben proporcionar información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés.Transferencia: deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas.Evaluación: deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación.Archivo y Conservación: pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro.
05
Conceptualización de sistemas.
Entes independientes pero que se encuentran relacionados con el medio que es rodea y con un objetivo en común; de quí que la finalidad del sistema de gestión documental electrónica está dirigida hacia los usuarios, ya que este conjunto de componentes afines que recolectan, recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información, son primordiales para apoyar la adecuada toma de decisiones y contribuir con los objetivos particulares e institucionales.
06
Producción del documento hasta su disposición con fines de conservación permanente o eliminación.
Ciclo de vida del documento.
En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva.
07
El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico .
El ciclo de vida tiene tres etapas básicas:
- Diseño
- Creación
- Mantenimiento
(incluye preservación y uso).
08
Gestión de documentos.
Es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida, para aprovechar de una mejor manera los recursos organizativos.
09
Sistema de gestión de documentos.
Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminución en los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional (Campillo, 2010, p. 52).
10
Principios y particularidades de un SGD.
- Fiabilidad: se relaciona con la creación y el mantenimiento de documentos de archivo.
- Integridad: aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación no autorizados.
- Conformidad: debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad.
- Exhaustividad: gestión de los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
- Carácter sistemático: crear, conservar y gestionar sistemáticamente.
10
Gestión electrónica de documentos.
El crecimiento de la cantidad de documentos en formato digital en las administraciones determina la estructura y tipología del documento administrativo electrónico.Un SGDE no es un fin en sí mismo, sino el principio de la incorporación de una gran cantidad de información en papel, a un sistema electrónico que posibilita guardar toda su información de manera lógica, ordenada y sistematizada.
11
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.
12
Es el conjunto de técnicas, métodos y actividades para buscar, localizar y recuperar de una manera eficiente la información relevante que requiere el usuario y satisfacer así su necesidad de información.
Recuperación de la información.
Salvador (2003 pp. 189-215) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes:• Selección y adquisición.
- Análisis.
- Almacenamiento.
- Búsqueda o recuperación.
- Difusión de la información.
13
Riesgos en la recuperación de información.
El éxito de recuperar la información con el mínimo riesgo radica en escoger la técnica más adecuada para la organización; es hacer una vestimenta a la medida, en función del costo-beneficio, los impedimentos legales, los requerimientos de acceso que necesitan los usuarios y algo de suma importancia, la cultura organizacional referente a contar con un programa de conservación a largo plazo.
14
Beneficios de los SGDE
- Beneficios estratégicos: afectan al conjunto de la organización en su labor cotidiana.
- Beneficios financieros: inciden directamente en la reducción de costos y aumentan la productividad.
- Beneficios técnicos: están relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la organización.
15
Beneficios de los SGDE
Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes:
- Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel.
- Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos.
- Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso.
- Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización.
- Reduce los costos de mantenimiento y apoyo.
- Ofrece apoyo en la toma de decisiones.
- Asegura su preservación histórica.
16
La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management.
Norma ISO 15489-1:2006.
Bajo el título general de Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, se compone de las siguientes partes:
- Parte 1: Generalidades
- Parte 2: Directrices (Informe técnico)
Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para:
- Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades.
- Cumplir con el marco legal y reglamentario.
- Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad, etc.).
15
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa A - Investigación preliminar.
Recopilar información de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar y documentar el fin y el cometido de la organización, su estructura, su entorno legal, normativo, económico y político, y los principales factores y carencias en relación con la gestión de documentos de archivo.
16
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa B - Análisis de las actividades de la organización.
Recopilar información de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar y documentar cada función, actividad y operación, y establecer una jerarquía entre ellas, es decir, un sistema de clasificación; e identificar y documentar el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa C - Identificación de los requisitos.
Recopilar información de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar las necesidades de evidencia e información relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organización que se debería satisfacer mediante documentos de archivo. Los requisitos pueden derivarse de un análisis del entorno normativo de la organización y del riesgo que supondría el no crear o no conservar los documentos.
18
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa D - Evaluación de los sistemas existentes.
Identificar y analizar los sistemas de gestión de documentos de archivo existentes y otros sistemas de información, con objeto de medir el grado de cumplimiento de los requisitos identificados.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa E - Identificación de estrategias para cumplir los requisitos.
Identificar estrategias tales como la adopción de políticas, normativas, procedimientos y prácticas o el diseño e implementación de sistemas destinados a cumplir los requisitos. Las estrategias pueden aplicarse a cada uno de los requisitos por separado o conjuntamente. Las estrategias se deberían seleccionar en función del nivel de riesgo derivado del incumplimiento de un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con éxito
20
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa F - Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo.
Diseñar un sistema de gestión de documentos de archivo que incorpore las estrategias, procesos y prácticas descritos en esta parte de la Norma ISO 15489. Garantizar que el sistema de gestión de documentos de archivo facilite y no dificulte los procesos de negocio. Evaluar y, si es necesario, rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.
21
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa G - Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo.
La implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo debería realizarse de una forma sistemática, planificando el proyecto y utilizando la metodología adecuada para cada situación, con el objetivo de integrar el funcionamiento de los sistemas de gestión de archivo en los procedimientos de trabajo y sistemas asociados.
22
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa H - Revisión posterior a la implementación.
Recopilar información acerca del rendimiento del sistema de gestión de documentos de archivo como un proceso integral y continuo. Esto se puede realizar entrevistando a los directivos y a los empleados clave mediante cuestionarios, observando el sistema en funcionamiento, examinando los manuales de procedimiento, el material didáctico y el resto de la documentación, y llevando a cabo verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos de archivo y de las medidas de control. Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer un régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.
SGDE
Juan Carlos Ramirez
Created on November 15, 2021
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Sistema de GestiónDocumental Electrónica
ISO 15489-1:2006
Materia.- Gestión de Documentos Electrónicos.
Grupo.- 6CM-01 Alumno.- Wendy Naomi Espino Colin
Fecha.- Abril 2023
ISO 15489-1:2006
01
Documento físico.
Cualquier tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción (manuales o electrónicos).
02
Documento electrónico.
Documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente.
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.
03
Metadatos.
Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo. Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilitan la creación, registro clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes. (ISO 23081-1, 2006, pp. 5-6)
04
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997), plantea que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final.
Funciones de los metadatos.
Búsqueda: deben proporcionar suficiente información para saber si existen los datos de interés.Recuperación: deben proporcionar información a los usuarios para que puedan adquirir la información que sea de su interés.Transferencia: deben facilitar la información necesaria para que los usuarios hagan uso de los archivos recuperados en sus máquinas.Evaluación: deben considerar información que asista a los usuarios a determinar si los datos van a ser útiles para una aplicación.Archivo y Conservación: pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro.
05
Conceptualización de sistemas.
Entes independientes pero que se encuentran relacionados con el medio que es rodea y con un objetivo en común; de quí que la finalidad del sistema de gestión documental electrónica está dirigida hacia los usuarios, ya que este conjunto de componentes afines que recolectan, recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información, son primordiales para apoyar la adecuada toma de decisiones y contribuir con los objetivos particulares e institucionales.
06
Producción del documento hasta su disposición con fines de conservación permanente o eliminación.
Ciclo de vida del documento.
En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva.
07
El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico .
El ciclo de vida tiene tres etapas básicas:
- Diseño
- Creación
- Mantenimiento
(incluye preservación y uso).08
Gestión de documentos.
Es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida, para aprovechar de una mejor manera los recursos organizativos.
09
Sistema de gestión de documentos.
Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminución en los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional (Campillo, 2010, p. 52).
10
Principios y particularidades de un SGD.
10
Gestión electrónica de documentos.
El crecimiento de la cantidad de documentos en formato digital en las administraciones determina la estructura y tipología del documento administrativo electrónico.Un SGDE no es un fin en sí mismo, sino el principio de la incorporación de una gran cantidad de información en papel, a un sistema electrónico que posibilita guardar toda su información de manera lógica, ordenada y sistematizada.
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Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.
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Es el conjunto de técnicas, métodos y actividades para buscar, localizar y recuperar de una manera eficiente la información relevante que requiere el usuario y satisfacer así su necesidad de información.
Recuperación de la información.
Salvador (2003 pp. 189-215) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes:• Selección y adquisición.
13
Riesgos en la recuperación de información.
El éxito de recuperar la información con el mínimo riesgo radica en escoger la técnica más adecuada para la organización; es hacer una vestimenta a la medida, en función del costo-beneficio, los impedimentos legales, los requerimientos de acceso que necesitan los usuarios y algo de suma importancia, la cultura organizacional referente a contar con un programa de conservación a largo plazo.
14
Beneficios de los SGDE
15
Beneficios de los SGDE
Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes:
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La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management.
Norma ISO 15489-1:2006.
Bajo el título general de Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, se compone de las siguientes partes:
- Parte 1: Generalidades
- Parte 2: Directrices (Informe técnico)
Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para:15
La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa A - Investigación preliminar.
Recopilar información de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar y documentar el fin y el cometido de la organización, su estructura, su entorno legal, normativo, económico y político, y los principales factores y carencias en relación con la gestión de documentos de archivo.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa B - Análisis de las actividades de la organización.
Recopilar información de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar y documentar cada función, actividad y operación, y establecer una jerarquía entre ellas, es decir, un sistema de clasificación; e identificar y documentar el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa C - Identificación de los requisitos.
Recopilar información de fuentes documentales y mediante entrevistas; identificar las necesidades de evidencia e información relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organización que se debería satisfacer mediante documentos de archivo. Los requisitos pueden derivarse de un análisis del entorno normativo de la organización y del riesgo que supondría el no crear o no conservar los documentos.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa D - Evaluación de los sistemas existentes.
Identificar y analizar los sistemas de gestión de documentos de archivo existentes y otros sistemas de información, con objeto de medir el grado de cumplimiento de los requisitos identificados.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa E - Identificación de estrategias para cumplir los requisitos.
Identificar estrategias tales como la adopción de políticas, normativas, procedimientos y prácticas o el diseño e implementación de sistemas destinados a cumplir los requisitos. Las estrategias pueden aplicarse a cada uno de los requisitos por separado o conjuntamente. Las estrategias se deberían seleccionar en función del nivel de riesgo derivado del incumplimiento de un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con éxito
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa F - Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo.
Diseñar un sistema de gestión de documentos de archivo que incorpore las estrategias, procesos y prácticas descritos en esta parte de la Norma ISO 15489. Garantizar que el sistema de gestión de documentos de archivo facilite y no dificulte los procesos de negocio. Evaluar y, si es necesario, rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa G - Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo.
La implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo debería realizarse de una forma sistemática, planificando el proyecto y utilizando la metodología adecuada para cada situación, con el objetivo de integrar el funcionamiento de los sistemas de gestión de archivo en los procedimientos de trabajo y sistemas asociados.
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La norma ISO 15489-1:2006 proponela metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas.
Etapa H - Revisión posterior a la implementación.
Recopilar información acerca del rendimiento del sistema de gestión de documentos de archivo como un proceso integral y continuo. Esto se puede realizar entrevistando a los directivos y a los empleados clave mediante cuestionarios, observando el sistema en funcionamiento, examinando los manuales de procedimiento, el material didáctico y el resto de la documentación, y llevando a cabo verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos de archivo y de las medidas de control. Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer un régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.