Pautas para escribir una comunicación oficial  correctamente según la

Trámite de Correspondencia Pautas para escribir una comunicación oficial correctamente según la ICONTEC

Instructor Omar O. Rodríguez R.

Objetivos

Interpretar las pautas dadas por la Normativa para la correcta elaboración del tipo documental Carta

Producir correctamente cartas teniendo en cuenta las disposiciones dadas por la normativa ICONTEC para la elaboración del tipo documental carta

Cómo escribir una carta correctamente según la ICONTEC

Si necesita escribir una carta es para comunicar algo importante; por eso, recuerde siempre que debe expresar su objetivo al principio de la carta. El primer párrafo debe introducir al lector en lo que le comunica el resto de la carta. El modelo o formato carta de Icontec tiene normas específicas que no debe pasar por alto. A continuación le enseñamos la mejor forma de comunicar sus intenciones empresariales mediante una carta bien redactada.

Cómo escribir una carta correctamente según la ICONTEC

En algunas ocasiones, los destinatarios no leen la carta, sino que el asunto les dice de qué se trata todo el comunicado, entonces es necesario que planee cada detalle que quiere transmitir en su carta. Saber cómo escribir una carta correctamente es necesario para lograr una buena comunicación asertiva, así como lo es dejar de lado las prácticas tradicionales que no se basan en las técnicas de presentación de documentos, sino en convencionalismos errados.

Tamaño y Contenidos

1. Tamaño y contenidos Dependiendo de la extensión y de los documentos anexos, evalúe en qué formato debe redactar su carta. Los tres formatos reglamentados son: oficio, A4 y carta. Es importante que la primera página de sus cartas lleve: Logo Membrete Pie de página Sin embargo, cuando hay más de dos páginas en sus comunicados, a partir de la segunda solamente se debe poner el logo.

Escriba un solo tema en cada carta

2. Escriba un solo tema en cada carta En caso de que haya varios asuntos por tratar con el receptor de su comunicado, redacte las cartas que sean necesarias, ya que en muchas organizaciones el archivo se clasifica por temas; tenga en cuenta que los tiempos de respuesta de cada asunto pueden ser diferentes, de modo que a veces se necesita más de un comunicado para responderle a su destinatario.

Redacte de forma precisa

Redacte de forma precisa El método Ipler de redacción empresarial para escribir bien se basa en la teoría de la pirámide invertida, utilizada en el periodismo y creada por Emil Dovifat. Esto consiste en escribir en el primer párrafo el para qué de su carta y en los párrafos restantes los datos adicionales, que incluso pueden llegar a ser imprescindibles.

Siga el orden lógico gramatical

Para ser preciso también es conveniente seguir la herramienta más útil: el orden lógico gramatical, que se compone de: sujeto-verbo-complemento directo. Si se guía por esta forma de escritura, podrá redactar bien sus comunicados.

Escritura y tratamiento

Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas, pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es escribir en primera persona. Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso, aún si está reclamando o dando una orden.

Partes obligatorias de la carta

Partes obligatorias de la carta

Referencias

Cortés Ruíz. Luisa F. (2017) Recuperado de IPLER - Cómo escribir una carta correctamente según la ICONTEC 2017. en la https://blog.ipler.edu.co/como-escribir-una-carta-correctamente-segun-las-normas-icontec