Cartas Comerciales

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Preparado por:

Srta. Laura E. Álamo Serrano Curso: Manejo del Teclado y sus Aplicaciones Escuela Superior Ramón Power y Giralt Programa de Administración de Empresas

Empezar

Bienvenidos

al Módulo Interactivo de

CArtas cOmerciales

Procesamiento de Documentos

Preparado por:

Srta. Laura E. Álamo Serrano Curso: Manejo del Teclado y sus Aplicaciones Escuela Superior Ramón Power y Giralt Programa de Administración de Empresas

Empezar

Preprueba

Bibliografía

Prueba Corta

Objetivos

Definición y usos

Estilos de cartas

Partes

Estilos de puntuación

ÍNDICE

Presentación de la carta

Clasificación

Carta personal

Preparación de sobres

EstÁndar, COMPETENCIA y Objetivos

Identifica, evalúa, selecciona, instala, utiliza, actualiza, soluciona problemas y personaliza las aplicaciones.

Programa de AplicaCiÓn

Identifica las aplicaciones apropiadas, para tareas específicas para mejorar el redimiento academico.

Produce proyectos, que incluyan una variedad de medios, (imágenes, texto, video, herramientas basadas en la web y audio).

Evalúa las aplicaciones apropiaadas, para completar tareas productivamente.

Aplica características avanzadas, para productividad.

Demuestra la transferabilidad de habilidades, entre aplicaciones.

Alcanza certificaciones de la industria del software, necesarias para una carrera profesional elegida.

Identifica recursos para resolver problemas, utilizando el software de aplicación.

Calendario de trabajo

Recuerda completar diariamente el Boleto de salida (en el bombillo)

Posprueba

Definición y usos

Sobres

Partes

Carta personal

Estilos de cartas

Puntuación

Preprueba

preprueba

Completa la preprueba antes de explorar el contenido de este módulo. Recuerda que el objetivo de las prepruebas es determinar tu conocimiento previo sobre un tema en particular. Oprime el icono de abajo para accederla.

Introducción

La carta comercial

Durante este módulo interactivo explorarás todos los aspectos relacionados con las cartas comerciales, también discutiremos los aspectos esenciales de la carta personal para que puedas diferenciar una de la otra. Definiremos el concepto y sus usos. Discutiremos los estilos de cartas, las partes que la componen, los estilos de puntuación, la presentación de esta, la clasificación y la preparación de los sobres. Espero que navegar esta información sea de mucho provecho para ti y que puedas aprender, repasar y/o reforzar todos aquellos aspectos que requieras para que puedas preparar y/o redactar tus cartas con propiedad.

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INTRODUCCIÓN

• El profesional de oficina debe tener conocimiento de los diferentes estilos de carta para así poder seleccionar el modelo apropiado, económico y/o correcto para la empresa para la cual trabaja.
• En nuestra era cibernética, el tiempo y la exactitud cuestan, por lo que la preparación de los empleados es sumamente importante. Ya sea como futuro empleado o ejecutivo de empresa es importante que sepas cómo preparar correctamente estos documentos comerciales.
• Al estudiar este tema podrás dirigirte con propiedad en el mismo ya que cualquier profesional de oficina en estos tiempos, debe dominarlo.

Tema

Definición y usos

Definir correctamente el concepto y los usos de las cartas comerciales.

Carta comercial

¿Qué es?

Es un documento que se envía dentro de una misma ciudad, de una ciudad a otra o de un país a otro. La comunicación puede ocurrir entre particulares o entre particulares y empresas u organizaciones.

La carta comercial es una comunicación formal entre dos o más personas o empresas.

¿Cuál es su propósito?

Su propósito puede ser solicitar información, hacer una petición, confirmar, dar información o felicitar.

Estilos de cartas

Tema

Aplicar el formato correctamente a las cartas comerciales utilizando los diferentes estilos: bloque o bloque extremo, bloque modificado y semibloque. Discutir e identificar los elementos esenciales del estilo simplificado.

Estilos de carta

La presentación tipográfica de las partes de la carta en el papel se conoce como estilos. Los cuatro estilos o formatos para la presentación de la carta comercial más utilizados son el bloque extremo, el bloque modificado (conocido como estándar), el semibloque y el estilo simplificado o AMS. (Oprime el enlace en los ejemplos para que puedas apreciarlos con claridad.)

Estilo bloque extremo

Descripción

La preparación de cartas en un procesador de textos es muy sencilla. Debes conocer los cuatro estilos para la preparación de cartas. La carta que se se presenta en el ejemplo es el estilo bloque extremo.

En el estilo bloque extremo, todas las partes de la carta comienzan en el margen izquierdo, excepto cuando se incluyen citas directas de más de tres líneas, y numeraciones o tablas. Es muy fácil de preparar. Economiza tiempo y esfuerzo, ya que puedes utilizar la mayor parte de las instrucciones prefijadas del programa. Se requieren márgenes de 1" o 2.54 cm.

En este estilo se utiliza espacio sencillo entre todas las líneas de texto. No debe prepararse a doble espacio, ya que los párrafos no se notan. Entre párrafos se dejan dos espacios verticales. En la ilustración utilizamos también el estilo de puntuación abierta, es decir no se pone puntuación después del saludo ni de la despedida. (Oprime la foto, para ver la carta más grande.)

Estilo bloque modificado

Descripción

La carta que se presenta en el ejemplo es el estilo bloque modificado o estándar, en el cual la fecha, la despedida y la firma mecanografiada comienzan desde el centro del papel.

Aunque este estilo de carta aún se utiliza en la oficina moderna, ya su uso no es tan frecuente, por la necesidad de estandarizar los estilos y minimizar posibles errores. Por ejemplo, en el estilo bloque modificado pueden cometerse errores por no ubicar correctamente las partes de la carta que comienzan en el centro del papel (para lograr esto, se utilizan Tabuladores [los veremos en el módulo y en el salón más adelante].

En el ejemplo se ilustra el estilo de puntuación mixta, que incluye dos puntos después del saludo y una, después de la despedida este estilo de puntuación puede usarse con cualquier estilo de carta. Hemos incluido partes especiales de una carta: referencia, ante firma y anexo. Cualquier estilo de carta puede incluir estas partes. (Oprime la foto, para ver la carta más grande.)

Estilo semibloque

Descripción

En el estilo de carta semibloque la fecha, la despedida y la firma mecanografiada comienzan desde el centro del papel (al igual que en el bloque modificado). Los párrafos se sangran cinco espacios en el margen izquierdo (para ello se utiliza la tecla de Tab). Es el estilo preferido para las cartas personales.

Es un estilo que por décadas se ha considerado elegante, pero que ha perdido auge en los últimos años, por el tiempo que toma y porque se presta a que se cometan errores de estilo al desviarse del formato (por no comenzar desde el centro del papel las partes que así se escriben) o al dejar algún párrafo sin sangrar.

En esta página se ilustra el estilo de puntuación mixta y algunas partes especiales de la carta comercial, como asunto ante firma y posdata. (Oprime la foto, para ver la carta más grande.)

Estilo simplificado

Descripción

El estilo simplificado ha sido recomendado por la Sociedad de Gerencia Administrativa (Administrative Management Society) porque, al prescindir de ciertas partes de los estilos tradicionales de la carta saludo y despedida, se ahorra tiempo en la mecanografía.

Como este estilo no incluye el saludo, es útil cuando se desconoce el sexo del destinatario. Esto puede ocurrir cuando el nombre del destinatario puede usarse tanto para mujer como para hombre o en el caso de nombres extranjeros.

En la ilustración incluimos también las partes especiales de copia y visto bueno. La anotación de la dirección electrónica del archivo aparece después de la última línea de iniciales de identificación o de la línea de texto. (Oprime la foto, para verla más grande.)

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Tema

Partes Básicas de la carta comercial

Identificar, diseñar y/o aplicar las partes de la carta comercial correctamente en diferentes documentos.

Partes de la carta comercial

Partes básicas

En español el orden correcto para escribir la fecha es: día, mes y año (ejemplo: 27 de octubre de 2015). En inglés por el contrario se escribe primero el mes, luego el día y finalmente, el año (ejemplo: October 27, 2015).

El membrete está compuesto por el nombre o la razón social de la empresa, la dirección postal o física y el teléfono impreso en la parte superior del papel. Si el papel no tiene membrete, se puede escribir a espacio sencillo o doble, a cuatro o seis espacios del borde superior y en letras mayúsculas. Usualmente, cada línea se centra horzontalmente y la información se escribe toda en mayúsculas.

La dirección del destinatario se refiere a quien se le envía la carta. Se escribe a cuatro espacios verticales después de la fecha. Empieza siempre al margen izuierdo y se escribe a espacio sencillo. Consta del nombre, dirección postal, ciudad, las siglas o abreviatura del país y el código postal (zip code).

Para escribir la fecha de una carta se ubica en la parte superior del papel a dos pulgadas (2") del margen. Siempre se escribe en el idioma en el que esté presentada la carta.

Partes de la carta comercial

La firma y título se escriben a cuatro espacios verticales después de la despedida, de acuerdo al estilo que se utilice. Se colocan en la misma posición donde esté ubicada la despedida, de acuerdo al estilo que se utilice.

El saludo se escribe a se escribe a dos espacios después de la dirección del destinatario. En español se escribe con mayúscula solamente la primera letra de la primera palabra del saludo y el primer apellido. En inglés se escribe con mayúsculas la primera letra de cada palabra.

Las iniciales de referencia o identificación se escriben a dos espacios después de la firma mecanografiada. Se escriben al margen izquierdo independientemente del estilo de la carta que se utilice.

El texto se escribe a dos espacios despúes del saludo. Se escribe a espacio sencillo, dejando dos espacios verticales entre cada uno de los párrafos.

La despedida se escribe a dos espacios despúes del texto de la carta. Puede escribirse desde el centro del papel en adelante, o al margen izquierdo, de acuerdo con el estilo de carta que se utilice.

3.1

Partes especiales de la carta comercial

Tema

Identificar, diseñar y/o aplicar las partes especiales de la carta comercial correctamente en diferentes documentos.

PARTES especiales de la Carta comercial

De acuerdo con la naturaleza de la carrta comercial y del mensaje que se desea expresar, habrá ocasiones en que será necesario utilizar algunas partes especiales. Estas partes especiales tienen diferentes propósitos.

Las anotaciones personales se usan cuando se desea que la carta la abra solamente el destinatario y no el secretario(a) o asistente, se le escribe PERSONAL o CONFIDENCIAL. Se escribe a dos espacios de la fecha, al margen izquierdo y con letras mayúsculas. Si la carta lleva anotación postal y personal, se escribe primero la postal y a dos espacios la personal. Se dejan dos espacios para escribir la dirección del destinatario. Deben aparecer en el sobre.

Las anotaciones postales se usan para señalar el medio postal que se utiliza para enviar la carta. Las más comunes son: POR AVIÓN, ENTREGA ESPECIAL, CORREO CERTIFICADO, FACSÍMIL, CORREO EXPRESO y A LA MANO. Se escribe a dos espacios de la fecha, al margen izquierdo y con todas las letras mayúsculas. Para escribir la dirección del destinatario se dejan dos espacios verticales. Estas anotaciones deben aparecer también en el sobre.

PARTES especiales de la Carta comercial

La antefirma se usa se utiliza para incluir una firma mecanografiada con el nombre de la compañía antes de que la persona autorizada plasme su firma. Se ubica a dos espacios después de la despedida en mayúscula sólida.

La línea de atención se ubica en la primera línea de la dirección e indica qué individuo en específico va dirigida la carta, cuando se dirige a una empresa o compañía. Se compone de la palabra Atención seguida del nombre de la persona o departamento. Se puede escribir todo en mayúscula o la primera letra de cada palabra solamente. También se pueden incluir los dos puntos luego de la palabra.

La anotación de copia se usa para indicar que la carta ha sido duplicada y se identifican los nombres de las personas a las cuales se les proveyó copia. Se coloca a dos espacios después de las iniciales de referencia o dos espacios después de la notación de anexo, si la tiene. Se identifica con una c minúscula, luego se deja un espacio horizontal (o Tab) y se escribe el o los nombres a los que se le suministró la copia impresa.

La línea de asunto se usa para indicar el tema que se estará discutiendo en la comunicación. Se escribe a doble espacio después de la dirección del destinatario. Se mecanografía en mayúscula sólida.

PARTES especiales de la Carta comercial

La posdata se ubica al final del documento, a dos espacios de la última parte de la carta. No se escribe la palabra posdata. Se utilizaba en los tiempos de las maquinillas, en los que si se olvidaba algún detalle en la comunicación se añadía al final, para no tener que mecanografiar la carta nuevamente

La anotación de anexo se usa pra indicar que se incluye algún otro documento o material con la carta. Para la anotación se utilizan las palabras: Anexo o Anejo. Se escribe a dos espacios debajo de las iniciales de identificación. Se escribe al margen izquierdo y la primera letra en mayúscula.

Estilos de Puntuación

Tema

Identificar o aplicar correctamente los estilos de puntuación que se pueden utilizar en las cartas comerciales.

estilos de Puntuación

Ejemplos del saludo: Saludos cordiales: Estimado señor Apellido:

¿Qué es la puntuación?

Cuándo se habla de estilos de puntuación en la carta comercial, nos referimos a la puntuación que se escribe después del saludo y de la despedida. Los dos estilos de puntuación que más se utilizan son la puntuación estándar o mixta y la puntuación abierta.

Ejemplos de la despedida: Atentamente, Cordialmente,

Puntuación Abierta

En este estilo se eliminan los signos de puntuación al final de las líneas del saludo y la despedida. El uso de este estilo de puntuación está tomando gran auge, ya que economiza tiempo y esfuerzo y minimiza la posibilidad de cometer errores.

Puntuación Mixta o Estándar

En este estilo se escriben dos puntos después del saludo y una coma después de la despedida.

presentación de la carta comercial en la hoja de papel

Tema

Identificar, diseñar y/o aplicar los elementos apropiados en la presentación de las cartas comerciales.

presentación de la carta comercial

Márgenes

La carta comercial debe presentarse estéticamente, bien distribuida o centrada en la hoja de papel. Con el uso de por los programas de procesamiento de texto, la distribución se hace automáticamente en las cartas de una página y no es necesario alterar los espacios en blanco entre los entre las partes. No obstante, si el texto no se ve proporcionalmente distribuido en la página, se pueden utilizar las recomendaciones para acomodar una carta larga en una sola página que se discutirán más adelante. El mecanógrafo puede utilizar la función de la computadora que permite ver cómo ha de quedar la carta en la página antes de imprimirla, para determinar si es necesario hacer estos ajustes.

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presentación de la carta comercial

Márgenes - cont.

Tipo de letra y tamaño

Hoy día los programas de procesamiento de texto proveen alternativas para que se pueda aplicar una centralización vertical automática utilizando el programa. Para que esto ocurra debe restringirse el uso de la tecla Enter al concluir el documento para no alterar el espaciado vertical.

Las cartas comerciales se preparan en un tipo de letra con un rasgo serif para ayudar al lector. Algunos de ejemplos de este tipo de letra con rasgos son Times New Roman, Courier New, Galliard BT y Garamond. Debe evitarse emplear tipos de letras en negritas y sin rasgo (sans serif). Los tipos de letra cursivos (script) no son aceptables en una carta comercial. Se utilizan para documentos informales, invitaciones y felicitaciones o notas personales. El tamaño apropiado es de 12 puntos.

Tamaños del papel

Los tamaños de papel más utilizados para las cartas comerciales son el estándar, también conocido como tamaño carta (8.5"x 11") y el legal también conocido como tamaño oficio (8.5"x 14").

Tema

Clasificación de cartas

Identificar, diseñar y/o aplicar la clasificación de las cartas comerciales correctamente.

clasificación de las cartas

Las cartas se clasifican en cortas, medianas y largas, lo cual depende del número de palabras que posee. Para determinar el tamaño de la carta se tiene en cuenta el número de palabras de que consta el texto, el número de párrafos y las partes especiales que la carta contiene. En un procesador de textos se puede utilizar la función Conteo de Palabras (Word Count) para determinar el total de las mismas.

Clasificación de las cartas

Tamaño

Corta

Mediana

Larga

De dos hojas o más

Total de palabras

Márgenes

Tamaño de letra

50-100

100-200

201-200

301 o más

1.5"

1.5"

12

1"

1"

12

12

12

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Cartas de dos o más páginas

Para diferenciar la segunda página y las siguientes de una carta, se escribe en cada página el nombre del destinatario, el número de la página de manera automática y la fecha, horizontal o verticalmente. Se recomienda el estilo vertical cuando el texto de la segunda página es corto o cuando la carta se hace en el estilo bloque extremo. El estilo horizontal se recomienda cuando el texto de la segunda página es largo.

Por lo general, el papel que se utiliza para la segunda página y las siguientes en una carta, carece de membrete a menos que la institución tenga un papel timbrado (Es una plantilla que ya está impresa y que contiene información esencial de contacto de la empresa). En ese caso, hay que considerar el tamaño del membrete. En el caso contrario se utiliza la función Header and Footer del programa de procesamiento de texto.

Preparación de Sobres

Tema

Identificar y/o aplicar correctamente los criterios al preparar sobres utilizando el procesador de texto.

Preparación de sobres

Sobres para uso comercial

Los sobres que más utilizan en las oficinas son el número 10, que miden 9 1/2 × 4 1/8 pulgadas, conocido como el "sobre largo" y el sobre número 6 3/4 que mide 6 1/2 × 3 5/8 de pulgada y que se conoce como el "sobre pequeño". El sobre con ventanilla también se utiliza en algunas oficinas. Cuando un documento consta de muchas hojas, se hace necesario utilizar un sobre más grande, de los cuales hay diferentes clases en el mercado. El más utilizado es el sobre manila, el cual puede encontrarse en diferentes tamaños y colores. Es muy importante seleccionar el sobre más apropiado conforme a la cantidad de papeles que se incluirán en el mismo. Los sobres de compañías reconocidas, usualmente tienen membrete.

Preparación de sobres

Anotaciones especiales en el sobre

Las anotaciones personales que aparecen el acart comercial deben aparecer también en el sobre. Las que más se usan son PERSONAL y CONFIDENCIAL. Se escriben:

• Con mayúsculas o subrayadas.
• A tres líneas verticales de la dirección del remitente.
• A media pulgada del borde izquierdo del sobre.

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¿Cómo preparar sobres?

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Tema

la carta personal

Identificar, diseñar y/o aplicar las partes especiales de la carta comercial correctamente en diferentes documentos.

Párrafos de la carta

Según el estilo

En el caso de la carta estilo bloque extremo nunca se sangran, por eso, se dice que este estilo de carta es el más económico de preparar. En preparar este estilo de carta se invierte menos tiempo y esfuerzo.

La ubicación de los párrafos en la carta varían según el estilo de la misma. Los párrafos de la carta estilo bloque modificado y semibloque se pueden ser sangrados a cinco (5) espacios del margen izquierdo o se pueden escribir en bloque al margen izquierdo.

Aspectos técnicos al realizar documentos comeciales con el programa de procesamiento de texto

Establecer los Márgenes

Visualizar la Posición Horizontal del cursor

Visualizar las Marcas de Párrafo y la Regla

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Insertar Elementos del Programa

Establecer los Tabuladores

Centralizar el documento

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En construcción

En construcción

En construcción

Posición Horizontal del cursor

Se hace con la función automática de centralización vertical existente en el programa de procesamiento. Siempre y cuando la carta sea corta y quepa en una sola página.

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Las marcas de párrafo y las reglas

Hay elementos tecnológicos que provee el programa para ayudarnos al preparar nuestros documentos comerciales.

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Centralización vertical

Se hace con la función automática de centralización vertical existente en el programa de procesamiento. Siempre y cuando la carta sea corta y quepa en una sola página.

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Las marcas de párrafo y las reglas

Hay elementos tecnológicos que provee el programa para ayudarnos al preparar nuestros documentos comerciales.

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Prueba Corta

disponible a partir del:

6 de diciembre

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BIBLIOGRAFÍA

Manual de Referencia para la Oficina Moderna Delgado, C., Maldonado-Ruiz, A. (2004). México: McGraw-Hill.

Mecanografía en el Tercer Milenio, Manejo del Teclado y Aplicaciones Santiago-Pérez, A. y Morales de Montañéz, Z. (2000),. México: McGraw-Hill

Bien hecho

¡Lección completada!