DOCUMENTOS Y SOPORTES CONTABLES

documentos y soportes contables

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5- DOCUMENTOS CONTABLES NO NEGOCIABLES

1- CONCEPTO

3- CLASIFICACIÓN

4- DOCUMENTOS CONTABLES NEGOCIABLES

2- SOCIALIZACIÓN

6- DOCUMENTOS CONTABLES INFORMATIVOS

ÍNDICE

9- ¿Durante cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa? CONCLUSIÓN

11- JUEGOS: JUEGA Y DEMUESTRA TUS CONOCIMIENTOS

7- DOCUMENTOS NO CONTABLES

8- ¿Durante cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?

10- ¿CÓMO TENEMOS QUE CONSERVAR TODA ESTA DOCUMENTACIÓN?

1. Concepto

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Clasificación

• Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
• Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

2. Socialización

Soportes contables y requisitos

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido

Todos los soportes contables, para su justificación deben contener la siguiente información general:

• Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
• Nombre, número y fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
• Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

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3.CLASIFICACIÓN

Los documentos tienen muchas maneras de clasificarse de acuerdo al aspecto característico de ellos:

Contables: *Negociables *No negociables *Informativos

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No contables: *Externos *Internos

documentos CONTABLES negociables

Son todos aquellos documentos cuya característica principal es la de poder sustituir al dinero en efectivo, ya que son susceptibles de negociación. Pueden pasar de unas manos a otras antes de su pago: Cheque, pagaré, letra de cambio, acciones, bono, certificado de depósito, cédula hipotecaria.

CHEQUE

Es un documento que contiene una orden de pago dada por una persona llamada GIRADOR, de pagar cierta cantidad de dinero a una tercera persona llamada BENEFICIARIO, en el lugar y fecha establecidaecida.

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PAGARÉ

Es un documento que supone la promesa de pago a alguien. Este compromiso incluye las condiciones que promete el deudor de cara a la contrapartida (acreedor), es decir, la suma fijada de dinero como pago y el plazo de tiempo para realizar el mismo.

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LIBRANZA

FACTURA CAMBIARIA

LETRA DE CAMBIO

Es un crédito dirigido a empleados y pensionados, el cual se descuenta mensualmente de tu nómina o mesada pensional según corresponda. Puedes utilizar un crédito de libranza para financiar cualquier tipo de proyecto, incluso unificar tus deudas a través de la línea de compra de cartera.

La factura cambiaria de compraventa es un título valor expedido por el vendedor o prestador de un servicio hacia el comprador, o beneficiario del servicio, en la cual se estipula el valor que el comprador debe pagar al vendedor y el plazo para realizar dicho pago.

Es un documento mercantil que generalmente es utilizado por un vendedor para garantizar el pago de la venta realizada. A través de la letra de cambio el vendedor puede dar financiación a sus clientes con la garantía de que cobrará el dinero en la fecha de su vencimiento.

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documentos CONTABLES no negociables

Son aquellos que se requieren para la buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. También se entiende como los documentos que permiten sustentar o dan soporte a una transacción comercial o la información necesaria para poder realizarla.

RECIBO DE CAJA

NOTA DE CREDITO

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo o en cheque recaudados por la empresa. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

FACTURA

Es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador. Las notas de crédito actúan como un documento fuente para el diario de devoluciones de ventas. En otras palabras, la nota de crédito es evidencia de la reducción de las ventas.

Una factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

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nota de débito

Una nota de débito o un memorando de débito es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor como un medio para solicitar formalmente una nota de crédito. La nota de débito actúa como el documento de origen del diario de devoluciones de compras.

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NOTA DE COMPRAS

REMITO O REMISION

Una orden de compra (también conocida como pedido de compra o nota de pedido) es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor. ... Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de entrega.

NOTA DE VENTAS

Este comprobante se utiliza para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

Una nota de venta, refleja el valor y forma de pago de dicho producto o servicio, así como la fecha y lugar de compra, con el fin de que el consumidor tenga un comprobante del gasto.

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DOCUMENTOS CONTABLES INFORMATIVOS

Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial

COTIZACIÓN

PEDIDO

Un pedido es un proyecto o trabajo que un cliente le solicita a una empresa. El pedido para lo planificador identifica la entidad de proyecto dentro de la empresa.

Cotización hace referencia a cotizar, es decir, a establecer o estimar un precio o bien pagar una cuota. Así, a través de la cotización se estima y se determina el valor real de un bien, de un servicio o de un activo financiero.

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REMISIÓN

La remisión, reporte de entrega u orden de servicio es un documento provisional que puede realizarse antes de elaborar la factura de venta. Una remisión o conduce sirve para respaldar la entrega de mercancía a un cliente y una orden de servicio para respaldar la prestación de un servicio.

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KARDEX

El kardex es un documento administrativo de control, el cual se da como un registro estructurado sobre la existencia de mercancía en un almacén o empresa.

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DOCUMENTOS NO CONTABLES

Estos no afectan ni realizan modificaciones en la contabilidad de nuestra empresa. • Remisiones • Cotizaciones • Ordenes de Pedido • Órdenes de Compra • Ordenes de Entrega • Remesa • Hojas de vida • Solicitudes

¿Durante cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser eliminados por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se eliminaron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

¿Durante cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?

El Decreto 410 de 1971 Por otra parte la Ley 962 de 2005 Artículo 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

El Decreto 2649 de 1993 Artículo 134. CONSERVACION Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

CONCLUSIÓN

En conclusión, según las normas anteriormente mencionadas, los documentos que deben conservarse pueden eliminarse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden eliminarse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

¿Cómo tenemos que conservar toda esta documentación?

La documentación que hemos de conservar ha de ser siempre original, no pueden guardarse copias escaneadas ni fotocopias. Ha de conservarse adecuadamente en papel o en medios electrónicos siempre y cuando pueda garantizarse su autenticidad, contenido, legibilidad y legalidad. Todas las empresas y profesionales han de asumir todas las responsabilidades originadas de su negocio, incluyendo la conservación en los diferentes plazos de toda la documentación derivada de este.

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