TD SECUANDARIAS-

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA

PRESENTADO POR:DAYANA CORDOBA LAURA SANCHEZ JONATAN HUERTAS ANDRES OSORIO

INTRODUCCION

Este trabajo hace parte de la copilación de varios procesos de las trasferencias documentales secundarias llevando asi su manejo a las actividades adecuadas que considera el archivo general de la nación hacia cualquier tipo de empresa .

OBJETIVOS

Analizar los pasos de las TD Secundarias

Comprender los procesos basicos de las TD

Desarrollar las habilidades tecnicas para una mejor transferencia documental

QUE SON LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES?

Transferencia documental: proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria)

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS

PASO 1

Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como mínimo cada diez (10) años

PASO 2

La transferencia documental se presenta al Archivo General de la Nación o el Archivo General Territorial un plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos

PASO 3

La entidad que transfiere los documentos deberá entregar un informe técnico detallando los procesos técnicos de valoración y selección aplicados a los documentos a transferir.

PASO 4

las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicación de las tablas de retención documental por series documentales, y deben incluir tanto los expedientes físicos, como electrónicos e híbridos.

PASO 5

Elementos

La transferencia de documentos debe incluir igualmente la entrega al Archivo General de la nacion

a) Un inventario físico y en medio electrónico de las series documentales y de los expendientes a transferirb) La base de datos con la descripción de los documentos a transferir, la cual deberá cumplir con la Norma Internacional para la Descripción Archivística (ISAD-G); c) Copia de los medios técnicos (digitales, ópticos, microfilme, etc.), cuando este procedimiento se haya establecido en la respectiva TRD o TVD; dichos medios deberán tener una descripción de su contenido

PASO 6

La documentación solo podrá ser transferida y se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación, del Archivo General Territorial o del Archivo General de los organismos de las ramas Legislativa

PASO 7

acta firmada por las entidades intervinientes y se adjuntará el inventario detallado

LINEAMIENTOS TÉCNICOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS

Identificación de las series o subseries documentales para transferirRequisitos: • Tablas de Retención Documental – TRD, debidamente aprobadas y/o convalidadas • Tablas de Valoración Documental – TVD debidamente aprobadas y/o convalidadas, • Inventarios documentales de archivo centra

ACTIVIDAD 1

Identificar en las Tablas de Retención Documental - Las series y subseries, que tienen por disposición final Conservación total (CT) o Selección (S).

ACTIVIDAD 2

En Archivo Central identificar las series documentales, subseries o asuntos de Conservación total (CT) o Selección (S) y sus respectivas unidades de conservación.

ACTIVIDAD 3

Verificar la fecha final y cierre de las unidades documentales simples o compuestas

ACTIVIDAD 4

Elaborar el inventario documental de las unidades de conservación objeto de transferencia

ACTIVIDAD 5

El AGN Realizara una visita tecnica para confirmar el cumplimiento con los requisitos

ELABORACION DEL PLAN DE TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

Durante esta etapa la entidad debe realizar un diagnóstico de los documentos objeto de transferencia documental secundaria que esta compuesto por oranizacion documental, conservacion documental y repografia

REQUISITOS

Tablas de Retención Documental —TRD— o Tablas de Valoración Documental —TVD— debidamente aprobadas y/o convalidadas, inventarios documentales del Archivo Central, normativa y lineamientos del AGN vigentes

ELABORACION DE PLAN DE TD SECUNDARIAS

Documento que contiene el acuerdo de entrega de documentos históricos, entre una entidad productora y un archivo histórico

REQUISITOS

• Informe técnico detallando los procesos de organización y conservación aplicados • CCD, —TRD— o—TVD— debidamente aprobadas y/o convalidadas. • Inventarios documentales de los archivos objeto de transferencia, atendiendo el formato único de inventario documental. • Cronograma de transferencias secundarias • Normativa legal y técnica vigente

PREPARACION FISICA DE LOS DOCUMENTOS

ORGANIZACION DOCUMENTAL

Clasificación Ordenación documental Ordenación Depuración Foliación

ORGANIZACION DOCUMENTAL

A.Descripcion B.Inventario C.Base de datos según ISAD G

CONSERVACION DOCUMENTAL

A.La conservación preventivaB.La conservación – restauración

• Limpieza documental
• Saneamiento documental desinfección y/o desinsectación
• Primeros auxilios o intervenciones menores

ORGANIZACION DOCUMENTAL

Re-almacenamiento Rotulación de Cajas y Carpetas

REPROGRAFIA

Digitalización Microfilmación

LEGALIZACION DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDIARIA

VERIFICACION CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

• Validar el Plan de Transferencias Documentales secundarias
• revisar la documentación objeto de transferencia secundaria
• se elabora un informe técnico que detalle las novedades evidenciadas

SUSCRIPCION DEL ACTA ENTREGA DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA

Se legaliza el ingreso documental por transferencia secundaria a través del acta de entrega de archivos históricos suscrita por las entidades intervinientes.

ENTREGA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA

Se realiza la entrega de la documentación en las instalaciones dispuestas para su recepción: • La ubicación de las cajas se hace según el sentido de lectura (Izquierda a derecha y de arriba hacia abajo) • La transferencia se ubicará en el depósito de forma que la caja número 1 de la remisión sea la última que se ubiquese realiza la entrega de la documentación en las instalaciones dispuestas para su recepción

CONCLUSION

Estas transferencias concluyen los procesos de valoración documental secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valores secundarios: social, cultural, patrimonial, investigativos e histórico,Siendo asi un proceso importante para las entidades dando la organiazacion total de documentos,datos y archivos importantes para la organizacion.

GLOSARIO

ORGANIZACION DOCUMENTAL La Organización de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidadREPROGRAFIA La reprografía es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia, el facsímil o la fotografía. El término está compuesto por dos vocablos: reproducción y grafía PATRIMONIO DOCUMENTAL El patrimonio documental es parte significativa y concreta de la memoria colectiva de los pueblos del mundo. ... Cada documento o grupo documental, ya sea una colección o fondo, presentan un contenido informativo y un soporte, que son valores intrínsecos patrimoniales que deben ser conocidos, preservados y transmitidos. INVENTARIO DOCUMENTAL El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales

GRACIAS

BIBLIOGRAFIA

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