Sistema de archivo alfabético

Grupo #1

Liceo Mixto San Juan

Tema: Sistema de archivo Alfabético

Nombres: Claves: Carrera Díaz, Eileen Lourdes. 3 García de la Cruz, Karla Susely. 6 Guzmán Orellana, Sherly Pahola. 8 Martínez Roldán, Meylin Mayerli. 12 Lesi Yanira Agreda Rodríguez. 1

Sistema de archvio alfabético

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto. Este sistema se llama unidad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o institución. Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Su uso y materiales:

Guías: las guías son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente, en la parte superior tienen pestañas de acero celuloide o del mismo material de la tarjeta donde aparece escrito el título.

Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético

Posiciones de las pestañas: para mayor visibilidad las pestañas superiores de las guías pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema y el caso que las produce.

Su uso y materiales:

Rótulos de las pestañas: lo que va impreso en la pestaña de las guías es lo que en archivo se denomina rotulo o título de la pestaña.

Carpetas: son cartulinas dobladas en dos con una pestaña en una hoja de atrás para poner nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta.

En el archivo de correspondencia hay dos tipos de clientes y asuntos:

Activo: cuando se recibe 5 o mas papeles o documentos de un mismo cliente.

Inactivo: cuando se reciben menos de 5 papeles o documentos relacionados con un mismo cliente.

TIPOS DE CARPETAS

1. Carpetas Individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente.

2. Carpetas Misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual.

3. Preparación de las etiquetas para las carpetas: Estos pueden ser escritos a máquina o en etiquetas. En los dos casos tenemos que tener presente que se debe escribir de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente.

DIFERENCIA ENTRE UNA CARPETA INDIVIDUAL Y UNA MISCELÁNEA: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.

Cómo se clasifican los archivos por el sistema alfabético

Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.

Como Archivar los Documentos en Digital: Para organizar documentos digitales es recomendable codificar los nombres y que empiecen con la última fecha de edición invertida. Es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas.

Características del Sistema de Archivo Alfabético

Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo. 3. Cuando la primera, segunda, tercera, etc. unidad de cada nombre es idéntica, la proxima al ser distinta decide el orden alfabético.

1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espíndola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc.

2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge.

3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc.

ventajas y desventajas del sistema de archivo alfabético

1. Se basa en secuencia alfabética Es directo Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

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Ventajas

2. Facilidad de localización ya que no se necesitan listas ni índices auxiliares. 3. Flexibilidad para añadir nuevos elementos en el lugar exacto. 4. Es un criterio muy generalizado y conocido. 5. Simplicidad, pues sólo se necesita conocer los nombres a clasificar.

6. Permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.

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1. Podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas. 2. Pérdida de tiempo cuando se aumenta el archivo. •3. Se pueden dar coincidencias a medida que aumenta el número de documentos. 4. Cuando la documentación es voluminosa hay que establecer normas muy detalladas que eviten la pérdida de tiempo. 5. A veces los criterios de ordenación no son unívocos.

Desventajas

donde se utiliza el sistema de archivo alfabético

¿Dónde se utiliza el sistema alfabético? Se utiliza en La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios

COMO SE CLASIFICAN LOS ARCHIVOS PARA EL SISTEMA ALFABÉTICO

Nombre autor/a

Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares. Este sistema es directo porque los documentos se pueden consultar leyendo directamente el nombre de la carpeta. Se le llama también nominativo porque se utiliza para: 1. Nombres de personas naturales. 2. Nombres de personas jurídicas.

¿Cuándo se utiliza el sistema alfabético?

La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético, que es el mas utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar.

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¿Cúal es el objetivo del sistema de Archivo Alfabético?

Es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas: Se basa en secuencia alfabética Es directo Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes. SISTEMAS: onomástico, temático, toponímico- geográfico Todos los archivos alfabéticos están organizados en la misma manera.

https://youtu.be/HW8tXlHqHiM

¡Gracias!