Coordination de tâches multiples

COORDINATION DE TÂCHES MULTIPLES

On va s'amuser!

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ÉCHÉANCES

LES COMPÉTENCES DU PROGRAMME QUI SONT EN LIEN

Coordination, dans un temps requis, de multiples tâches effectuées simultanément en lien avec :

Un retour sur mes anciennes compétences...

Suivi de la correspondance

Production de documents, etc.

Service à la clientèle

• Affiches
• Rapports
• Comptabilité
• Lettres
• Avis de convocation

• Courriel
• Calendrier Outlook

• Production de lettres
• Publipostage
• Note de service

JE SUIS SECRÉTAIRE!

Mais dans quoi me suis-je embarquée?!?!?! Il y aura des journées stressantes, paniquantes, mais je suis bien organisée et je vais réussir :)

+info

Ma journée de travail

Voici un résumé de ce à quoi une journée en coordination de tâches multiples peut avoir l'air...

Efficacité

Planification de vos tâches dans un agenda. Planification de votre temps à un tableau.

Utilisation de moyens appropriés permettant de composer avec le stress. Utilisation des bons outils de travail.

Respecter les délais.

Mes outils

• Agenda (papier)

• Post-it
• Téléphone intelligent
• Calendrier
• Courriel (agenda électronique)

Quels outils vous utilisez pour noter votre emploi du temps?

ATTENTION AUX PERTES DE TEMPS

Chronophages déf : qui demande beaucoup de temps. Activité chronophages

Croque-temps

• Liste des choses à faire à revoir souvent
• Message téléphoniques?
• Chemises : à faire, en attente, signature, etc.
• Mettre en pile d'importance

• Post-it dans l'agenda à déplacer
• Pop-up ou alarme
• Regarder souvent les courriels
• Cahier où j'écris TOUT!!!
• Avant de quitter, remettre tout en ordre : à faire, urgent, etc.

Qu'est-ce que je dois faire pour bien planifier mon travail?

MES TÂCHES QUOTIDIENNES

Traitement de la correspondance et des données comptables

Soutien administratif

Prise de notes

• Messages téléphoniques
• Consignes de mon patron
• Tâches à effectuer

• Accueil des clients
• Aide aux employés
• Assister mon patron

• Courrier/courriels
• Petite caisse
• Chèques, dépôts, budget.

MES TÂCHES QUOTIDIENNES (SUITE)

Préparation de documents

Organisation

Classement

• Préparer une salle de réunion
• Affiches pour événement
• Aménagement d'un local

• Classer les dossiers
• Classer des fichiers (ordinateur)
• Armoires : fournitures

• Dossiers de réunion
• Procès-verbal
• Rapport
• Lettre

TÂCHE IMPORTANTE TÂCHE URGENTE

Savoir les identifier

À adopter

Automatisation des tâches

• Prendre le temps de lire comme il faut un document ou un consigne avant de commencer.
• Vérifier votre travail (révision).
• Abréviations ou signes (marge documents, liste de planification).
• Abréviations, n'écrivez pas les paroles au complet.

• Gérer les courriels dans Outlook à l'aide de règles.
• Créer une macro dans Word.
• Créer un modèle dans Word.
• Modifier la mise en page par défaut.

MÉTHODES EFFICACES

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Échéances

Déléguer

• Moyen efficace pour résoudre les problèms de gestion du temps.
• Règles pour déléguer

• S'assurer de respecter les échances.
• Terminer en avance.
• Prévoir les imprévus (maladie, électricité, etc.)

RESPECTER LES ÉCHÉANCES

Déléguer si nécessaire

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Évaluer la durée

Planification

• Évaluer la durée
• Laissez-vous une marge

• Planifier la durée.
• Ajustement.
• Tableau.

PLANIFIER

Étape importante ***

Avoir vos manuels en main : Outlook, Excel, Word, etc.

passons à l'action!

Exercice "Savoir lire les consignes"