CÁLCULO ACTUARIAL

CÁLCULO ACTUARIAL RPM-COLPENSIONES EMPLEADOR PRIVADO

CÁLCULO ACTUARIAL

Definición:

Es la posibilidad de trasladar al Sistema General de Pensiones una reserva actuarial (valor del dinero en diferentes periodos de tiempo para un pago), en aquellos casos en que el empleador omitió el deber de afiliar a sus trabajadores.

SOLICITUD DEL CÁLCULO ACTUARIAL

• Bien sea de pagarle a esta administradora de pensiones el cálculo actuarial con el fin de convalidar las semanas con respecto al tiempo laborado a su servicio por parte del trabajador.

La solicitud y realización de los cálculos actuariales por omisión del empleador privado no son producto de una obligación pendiente por pagar que tiene el empleador con la Administradora del Régimen de Prima Media con prestación definida, como quiera que no se reportó la novedad de ingreso–vínculo laboral del trabajador a dicho Régimen, en su oportunidad.

• Por Solicitud del Empleador.
• Por Orden judicial.

Se trata de una información que se le entrega al empleador omiso para que tome la decisión:

• Responsabilizarse por el pago y/o reconocimiento de la pensión del mismo, si hay lugar a ello, para darle cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral.

CALCULO ACTUARIAL POR OMISIÓN

Se traslada al Sistema General de Pensiones una reserva actuarial en aquellos casos en que el empleador omitió el deber de afiliar a sus trabajadores. Con este cálculo se pretende que esas semanas se contabilicen para todos los efectos prestacionales.

¿A QUIÉN CORRESPONDE LA ELABORACIÓN DEL CÁLCULO ACTUARIAL?

Para efectos de la proyección de los cálculos actuariales, se entiende que esta labor corresponde al empleador con el apoyo de la administradora de pensiones que será la que recibirá el pago respectivo “a satisfacción”.

¿CÓMO SE REALIZAR UN CÁLCULO ACTUARIAL?

1. Análisis del caso

a) Recepción de la solicitud física o verbal de las semanas cotizadas a pensión, (derecho de petición o sentencia). b) Solicitud al presunto empleado de fechas (del periodo laborado), copia de historia laboral actualizada, copia de la cédula y de documentos que puedan corroborar que hubo una relación laboral con la institución (contratos, nominas, liquidaciones, etc). c) Búsqueda de la información dentro de la institución de acuerdo a los periodos faltantes (anteriores y posteriores), contratos, nominas, liquidaciones.

¿CÓMO SE REALIZAR UN CÁLCULO ACTUARIAL?

d) Tener claro la omisión en la afiliación, los periodos (desde y hasta cuándo) y salarios por los cuales se debe solicitar el cálculo actuarial. Teniendo presente el o los periodos a calcular y el valor del salario el cual no puede ser inferior al salario mínimo.

2. Realizar la simulación del cálculo actuarial.

3. Solicitud del cálculo actuarial.

SIMULADOR DEL CÁLCULO ACTUARIAL

Para representar el valor del cálculo actuarial de acuerdo al periodo y/o periodos y al último salario del periodo omiso.

1. El valor del cálculo corresponde a una suma estimada.
2. El valor de la simulación no corresponde a una liquidación oficial
3. No es válido para hacer ningún tipo de solicitud.

DATOS PARA REALIZAR LA SIMULACIÓN

Información del empleado

• Sexo.
• Fecha de nacimiento.
• Tiempo cotizado (No es necesario).
• Último salario (Del Periodo Omiso).

Información del periodo omiso

• Fecha de inicio.
• Fecha final.

RADICACIÓN DEL CÁLCULO ACTUARIAL

1. Por el Portal web del aportante (PWA).
2. Por el punto de atención de Colpensiones (PAC).

RADICACIÓN POR EL PORTAL WEB DEL APORTANTE (PWA)

Los empleadores podrán realizar solicitar la liquidación del respectivo cálculo actuarial por omisión de afiliación, ingresando al Portal Web del Aportante diligenciando los dos Formularios propios de Colpensiones:

• Formulario de Conocimiento del Cliente.
• Formulario de Contribuciones Pensionales y Liquidaciones Financieras.
• (Documentos anexos a estos formularios).

FORMULARIO DE CONTRIBUCIONES PENSIONALES Y LIQUIDACIONES FINANCIERAS

FORMULARIO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

• Fotocopia del RUT
• Fotocopia Documento del Representante Legal.
• Certificado salarial para los periodos solicitados.
• Declaración de renta del último año gravable disponible (En los que aplique).
• Estados financieros certificados o dictaminados del último ejercicio o la última fecha de corte disponible.

• Documento de identidad del trabajador.
• Fotocopia del contrato de trabajo. En caso de ser contratación verbal, remitir declaración juramentada suscrita por el trabajador y el empleador, en la cual se demuestre la vinculación laboral por los periodos indicados.
• Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por Cámara de Comercio (No mayor a 3 meses) o documento que lo homologue.

PARA EMPRESAS PRIVADAS O JURÍDICAS

RADICACIÓN EN PUNTO DE ATENCIÓN DE COLPENSIONES (PAC)

• Por intermedio de apoderado o tercero autorizado.

• Mediante el diligenciamiento y radicación del formulario de Contribuciones Pensionales y Liquidaciones financieras y el formulario de Conocimiento del Cliente junto con los documentos adicionales.

• Los formularios se pueden descargar en la página de Colpensiones o solicitarlo en cualquier Punto de Atención de Colpensiones (PAC).

PARA EMPRESAS PRIVADAS O JURÍDICAS

Formulario de Contribuciones Pensionales y Liquidaciones Financieras:

• Solicitud formal por omisión del empleador dirigida a Colpensiones. Debe contener el periodo por validar, desde y hasta cuándo, los salarios de los periodos por calcular y la identificación del afiliado. (firmado por el representante legal y autenticado).

• Fotocopia del contrato de trabajo. En caso de ser contratación verbal, de no tener contrato o de tener contrato sin firmas, remitir declaración juramentada suscrita por el trabajador y el empleador, en la cual se demuestre la vinculación laboral por los periodos indicados.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del empleado.

• Fotocopia del documento de identidad del representante legal.

• Fotocopia del documento de identidad del tercero autorizado.

• Certificado de existencia y representación legal del empleador (persona jurídica) expedido por la Cámara de Comercio (la Gobernación), vigente por el periodo por el cual se solicita el cálculo actuarial.

• Copias de sentencias, derechos de petición (si aplica).

• Certificación salarial del ciclo por validar (firmada por el representante legal y autenticada).

• Certificado de mecanismos de control y conocimiento del cliente (firmado por el representante legal y autenticado).

• Autorización para dar respuesta a entrevista de Colpensiones (firmada por el representante legal y autenticada).

• Autorización a tercero para radicación del Cálculo Actuarial. En caso de tener apoderado adjuntar poder amplio y suficiente para el trámite (firmada por el representante legal y autenticada).

Formulario de Información de conocimiento del cliente para persona natural o jurídica.

• Estados financieros certificados o dictaminados del último ejercicio o la última fecha de corte disponible.

• Declaración de renta del último año gravable disponible.

• Certificado de Registro Único Tributario RUT.

• Balance General o estado de Situación Financiera.

• Estado de Resultados.

• Fotocopia de la cédula del contador.

• Fotocopia de la cédula del revisor fiscal.

• Tarjeta profesional del contador.

• Tarjeta profesional del revisor fiscal.

• Certificado de la junta central de contadores del contador.

• Certificado de la junta central de contadores del revisor fiscal.

FORMAS DE PAGO DEL CÁLCULO ACTUARIAL

Si la solicitud se efectuó a través del portal de aportante: el pago podrá realizarlo a través del canal de pagos PSE ó generar el correspondiente comprobante de pago referenciado, el cual podrá ser cancelado en cualquier sucursal del Banco de Bogotá dentro del plazo establecido en el mismo.

Si el caso se radica a través de un punto de atención de Colpensiones: para el correspondiente pago, Colpensiones (si hay lugar a ello), a través del área competente, procederá a generar y remitir a la dirección indicada por el solicitante el comprobante de pago referenciado para que el empleador efectúe el pago en cualquier sucursal de Banco de Bogotá dentro del plazo establecido en el mismo.

SI NO SE PAGA EL CÁLCULO ACTUARIAL

De no efectuarse el pago del cálculo actuarial dentro de la fecha límite de pago indicada en el comprobante de pago referenciado, debe radicar una nueva solicitud de cálculo actuarial en uno de los puntos de atención de Colpensiones (PAC).

UN CÁLCULO ACTUARIAL NO PROCEDE CUANDO:

• El trabajador se encuentra fallecido.

• El trabajador se encuentra actualmente afiliado al Régimen de ahorro individual con solidaridad (AFP).

• Cuando previamente el afilado a Colpensiones ha solicitado indemnización sustitutiva de pensión.

• Cuando existe un reconocimiento de pensión de invalidez.

• Cuando ya tiene constituido un Título Pensional (emitido por el empleador).

ALGUNAS CAUSAS POR LAS QUE PUEDE SER RECHAZADO UN CÁLCULO ACTUARIAL

• Errores en el diligenciamiento de los formularios de conocimiento del cliente y de contribuciones pensionales y liquidaciones financieras.

• Ausencia o inconsistencias de alguno de los documentos anexos a los formularios.

• Incongruencia entre los datos de los formularios y los documentos anexos.

• No dar respuesta a la entrevista que realiza Colpensiones.

• Cambios en los documentos solicitados por Colpensiones.

NOTAS IMPORTANTES...

• Tener presente la vigencia de los documentos, certificados y estados financieros.

• Los salarios para la realizar los cálculos actuariales deben ser mensuales y no pueden estar por debajo del salario mínimo de ese año.

• Realizar los documentos con las aclaraciones necesarias de los salarios de los docentes por horas.

• Para los cálculos actuariales de Provincia Salesiana de Medellín se debe realizar el documento aclaratorio del pago, el cual será asumido por Pía Sociedad Salesiana.

• Incluir demandas y/o derecho de petición para agilizar la respuesta de Colpensiones.