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Organisation des banquets

Rémy BERTHOMIEU

Created on August 29, 2021

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Sommaire

Les banquets en restaurationDéfinitions Différents types de manifestations Les formules

L'organisation d'un banquetLes carcasses La mise en place Le déroulé

La prévision des besoins en boissons

La prévision des besoins en personnel

Les banquets en restauration

Les banquets

Définition Les banquets, lunchs, buffets et autres séminaires sont des prestations qui réunissent un certain nombre de personnes.

Le menu, la forme, le nombre de participants et le tarif sont déterminés et négociés à l'avance entre le restaurateur et le client. Ce type de prestation peut aussi faire l'objet de ventes associées (location de salle, de matériel et autres).

L'ensemble de ce type de prestation est regroupé sous le terme "marché des clientèles complémentaires" car dans bien des cas, cette clientèle est complémentaire à l'activité principale d'un restaurateur.

Manifestations pouvant faire l'objet d'une prestation de type banquet

à caractère privé Fêtes à caractère religieux (mariage, communions, baptêmes) Anniversaires

à caractère professionnel Séminaire : c'est une réunion de travail pour un petit groupe de personnes (10 à 30). Le séminaire peut durer plusieurs jours. Ce type de prestation comprend les repas, les pauses, l'hébergement et parfois un buffet de clôture.

Réunion : c'est un rassemblement de 30 à 200 personnes qui peut avoir lieu dans un but de formation interne d'une entreprise ou de démonstrations de produits. La durée maximale des réunions est de 3 jours durant lesquels il faut prévoir les pauses, les repas, l'hébergement et parfois même des buffets cocktails pour la clôture.

Manifestations pouvant faire l'objet d'une prestation de type banquet

Congrès : c'est une manifestation à but informatif qui peut regrouper jusqu'à 1000 personnes. Il faut prévoir les repas, les pauses peuvent être sous forme de bar permanent où chacun règle sa consommation.

Colloque : réunion de travail animée par des experts sur un sujet précis. Les participants peuvent se séparer en plusieurs ateliers de travail. Un colloque peut durer 2 à 3 jours. Il faut prévoir l'hébergement, les repas, les pauses et un buffet de clôture.

Conférence : une personne traite d'un sujet précis face à un public passif, ce type de manifestation peut réclamer une pause.

Symposium : cette manifestation regroupe un ensemble d'experts qui débattent entre eux sur un sujet précis, un public passif assiste aux débats.

Les principales formules

Banquet C'est un repas qui peut réunir de 15 à 1000 personnes et plus. Lors d'un banquet les convives sont assis et consomment un menu déterminé à l'avance. Le type de service le plus employé dans les banquets est le service à l'anglaise et à l'assiette. L'organisation d'un banquet est particulière tant sur la mise en place et carcasse de la salle que pour l'organisation du travail en salle.

Buffet cocktail Un buffet est une grande table sur laquelle sont présentés des mets ou canapés et des boissons (cocktails bowls, vins et autres boissons apéritives). Le buffet cocktail est un buffet apéritif, on y trouvera des assortiments de canapés salés, chauds et froids, éventuellement du sucré. Les convives sont debout. Les clients peuvent se servir ou être servis, du personnel de salle peut aussi passer en salle avec des plateaux de canapés.

Buffet Lunch Le buffet Lunch ressemble au buffet cocktail mais il offre en plus la possibilité de déjeuner ou de dîner. Il propose donc la même base qu'un buffet cocktail mais elle se voit complétée par des plats froids et chauds qui peuvent se consommer debout (brochettes par exemple). Là aussi, les clients peuvent se servir ou être servis, du personnel de salle peut aussi passer en salle avec des plateaux de canapés.

Les principales formules

Buffet froid Le buffet froid constitue un repas à part entière : on y propose un ensemble de plats froids tels que salades composées, charcuteries, viandes et poissons froids, des fromages et des desserts, des boissons alcoolisées ou non. Les clients peuvent se servir ou être servis. Ils peuvent être debout ou assis.

Ce type de buffet peut aussi s'intégrer dans une restauration classique ne faisant pas l'objet d’une prestation de type banquet. Très souvent, du personnel de salle assure le service sur ce type de buffet, mais les clients peuvent aussi se servir eux-mêmes.

Buffet dînatoire Ce buffet est identique au buffet froid mis à part qu'il propose en plus des plats chauds.

L'organisation d'un banquet

La préparations de Carcasses :

Espace linéaire de confort à retenir en place assise : 60 cm Calcul d'un périmètre d'un cercle : Périmètre = Diamètre X 3,14 On divise le périmètre par 0,60 pour obtenir le nombre de convives Espace de circulation 1,5m entre chaque table. Ratio d'occupation est un outil général. Restauration Assise : Minimum : 1m2 Traditionnel : 1,5 m2 par couvert Gastro :1,7m2 par couvert Cocktail Debout : 0, 80 m2 / personne. Ratio tient compte de l'espace du service et du buffet

La préparations de Carcasses :

Buffet + Repas Assis : 1,80 m2 / personne. Ratio tient compte de l'espace du service et du buffet Banquet : U : 1,8 m2 / pax

Séminaire : Classe : 1,3 Théâtre 0,7 m2/ pax Les longueurs de buffet : Largeur de 0,9 à 1,2 m 3 m linéaires jusqu'à 20 pax + 1 m linéaire / 10 pax. 1 m derrière le service et 2 m pour les clients.

Exemple de mise en place d’un buffet

Exemple de mise en place d’un banquet pour une réception type mariage

Exemple de dispositions type séminaires

Extrait de la brochure commerciale : Novotel Paris Convention

Organigramme type de l’organisation d’un évènement :

Négociation commerciale : besoins du client, possibilités de l’entreprise – à partir des offres forfaitaires de la plaquette commerciale qui peut donner lieu à des prestations sur mesure.

Devis et éventuellement un menu test => Contrat avec prestations détaillées et chiffrées par catégories, cout réel facturé pour l’ensemble de la prestation, conditions de ventes qui engagent les deux parties.

Élaboration des fiches de fonction avec la plus grande précision et rigueur tant dans la rédaction que la diffusion de ces documents. (Implication dans la satisfaction client et rentabilité de l’entreprise).

Déroulement de l’évènement et service des prestations dans le plus strict respect des conditions négociées. Quelques ajustements de dernière minute peuvent être ou non facturés selon leur coût.

Facturation avec contrôle, éventuelles corrections et encaissement.

La prévision des boissons et matières premières

La consommation de produits et la prévision des besoins

Pour des raisons de budget, d’obligations, mais aussi de satisfaction de la clientèle, les hôteliers-restaurateurs se doivent de prévoir au plus juste les quantités de nourritures, de boissons ou de linge.

L’historique de la consommation Dans le cadre de la mise en place quotidienne de banquets ou de buffets, le personnel de restaurant est amené à s’approvisionner en nourriture et en boissons afin de réaliser certaines préparations. Prévoir au mieux les quantités à commander et connaître les rendements des produits à découper est essentiel pour :

Réduire au minimum les pertes de matières premières Rédiger des fiches techniques précises permettent de standardiser les préparations Fixer le prix de vente des prestations grâce à l’évaluation du coût matières Satisfaire le client en lui servant des quantités adaptées.

La consommation de produits et la prévision des besoins

Les standards de consommation En fonction du nombre de plats figurant au menu et des accompagnements proposés, les quantités peuvent parfois varier. Le restaurateur peut être tenté d’ajuster la prestation en fonction du prix payé par le client de sorte à augmenter la rentabilité, mais cela peut parfois générer des incohérences : portions trop petites par ex, pouvant engendrer l’insatisfaction du client.

Afin d’éviter que ce genre d’incident nuise à la réputation de l’établissement, il est préférable, lors du calcul des quantités, d’ajouter une marge de sécurité de 10% applicable aux résultats trouvés, afin d’anticiper au mieux les aléas (casse éventuelle de bouteille ou vin bouchonné, par ex).

Les éléments fournis dans ce chapitre sont donnés à titre indicatif. Ils constituent des outils qui doivent être utilisés de façon relative et adaptée à chaque cas particulier.

Quantité de boisson nécessaire en fonction des manifestations :

En apéritif :

Quantité à prévoir lors d’une prestation de type « open bar ».

4 pièces de canapé si apéritif seul, 8 (dont 2 sucrées) si cocktail plus riche sans repas après.

Quantité de boisson nécessaire en fonction des manifestations :

Quantité à prévoir lors d’une manifestation de type banquet :

La prévision du personnel nécessaire