Procedimiento de Compras Nacionales

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NACIONALES

Area: Recursos Materiales

Octubre, 2021

Objetivos

Precisar los procedimientos que realiza el departamento de Recursos Materiales para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes áreas de Biotronitech. Asegurar, que de forma práctica se entienda la necesidad de regirnos a un esquema para asegurar el estándar de calidad, eficiencia y oportunidad, el cual establece relaciones que generen un servicio superior

Alcance

Asegurar que todas las áreas de la compañía conozcan los Procedimientos de Compras Nacionales de Biotronitech, para que así se puede prestar un servicio superior.

Definiciones

Compras Nacionales

Comprende todos los productos o servicios solicitados a un proveedor a nivel nacional.

Ordenador del gasto

Participación en eventos

Gerente que autoriza la solicitud de compra del bien o servicio.

Participación en talleres o congresos donde la empresa paga por un espacio asignado.

Proveedor de Servicio

Proveedor de producto

Persona Natural o Jurídica que presta servicios profesionales y/o técnicos.

Persona Natural o Jurídica que provee materiales o equipos.

Centro de Costo

Área que tiene asignado un Gerente y un presupuesto del cual puede disponer en pro de los objetivos de la compañía.

Condiciones Generales

Condiciones Estandar

Todas las solicitudes de compra deben notificarse por medio de correo electrónico al Coordinador de Recursos Materiales con copia al Asistente Administrativo.

El monto de las compras nacionales y gastos de representación deberán ser aprobados según lo indicado a continuación:

A partir de recibida la solicitud de compra con todas las especificaciones completas, el tiempo de respuesta es el siguiente:

Se presentarán 3 cotizaciones de proveedores distintos para cada solicitud de compra.

No se puede Ejecutar compras de forma directa por el ordenador del gasto.No se puede emitir órdenes de compra a proveedores que no estén creados en SAP o no tengan la documentación actualizada.

El Coordinador de Recursos Materiales informara al ordenador del gasto el proveedor seleccionado. Una vez se tenga aprobada la cotización por el ordenador del gasto de procederá a generar la Orden de Compra.

El proveedor debe radicar la factura electrónica y enunciar la orden de compra, de lo contrario será rechazada. Fecha limite de radicacion de factura, seran los 25 de cada mes, salvo excepciones que deben ser conocidas por el Coordinador de Recursos Materiales.

Como verificación de conformidad de recibido del producto o servicio, el ordenador del gasto aprobara la factura electrónica en un plazo máximo de 1 día hábil.

Condiciones Especiales

Servicios de transporte de mercancías, pólizas de calidad y cumplimiento y servicios públicos, no requieren Orden de compra.

La solicitud de refrigerios se debe realizar con 2 días hábiles de anticipación o 4 días hábiles a la fecha del evento, sin son más de 20 participantes.

Las compras que, por facilidad o urgencia, sean menores a $300.000, se realizarán por caja menor.

Ningún contrato con proveedores nacionales debe superar un año de vigencia. En caso de requerir por motivos de costos, la vigencia superior a un año, debe estar aprobada por la Gerencia Financiera y Administrativa.

No se entregan anticipos a proveedores, a excepción de bienes o servicios puntuales avalados por la Gerencia Financiera y Administrativa. EL valor del anticipo debe ser inferior al 50% del valor contratado, o en caso de requerir un mayor porcentaje este debe estar aprobado por la Gerencia Financiera y Administrativa.

Compras que requieran conceptos técnicos de otros funcionarios por ser compras especializadas, deben seguir los criterios descritos en el procedimiento de compras.

CONDICIONES PARA GASTOS DE VIAJE

Considerar lo descrito en el Procedimiento de solicitud y legalización de gastos de viaje.

Viajes Nacionales

Viajes Nacionales

Viajes Internacionales

Viajes Internacionales

Tiempo de Respuesta a la solicitud de Viaje

Tiempo de Respuesta a la solicitud de Viaje

Condiciones para Patrocinios

Solicitarlo como mínimo 7 días hábiles al evento si es nacional, o 30 días hábiles si es internacional.

Enviarse con el formato de Transferencias de Valor para el sector salud. Contar con los documentos de identificación de la persona que viaja. Incluir indicaciones completas Aprobación por parte de la Gerencia General o inclusión en el presupuesto.

Descripcion de Actividades

COMPRA

Después de tener seleccionado el proveedor, el Coordinador de Recursos Materiales o el Asistente Administrativo emite la Orden de Compra desde el documento de solicitud de compra en SAP y la envía al respectivo proveedor y cuando se requiera se copia al ordenador de gasto.

SEGUIMIENTO

El Coordinador de Recursos Materiales o el Asistente Administrativo verifica en SAP permanentemente las solicitudes de compras nacionales que estén abiertas para ser atendidas, consultando las mismas en el listado de partidas abiertas en el módulo de compras en SAP, de encontrar hallazgos de incumplimiento debe proceder con la gestión oportuna ante el proveedor para que se regulen las entregas pendientes.