TÉCNICAS DE OFICINA

TÉCNICAS DE OFICINA

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CONCEPTOS

TECNOLOGÍA

La tecnología es el conjunto de conocimientos y técnicas que se aplican de manera ordenada para alcanzar un determinado objetivo o resolver un problema..

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TÉCNICA

Como técnica se define la manera en que un conjunto de procedimientos, materiales o intelectuales, es aplicado en una tarea específica, con base en el conocimiento de una ciencia o arte, para obtener un resultado determinado.

REDACCIÓN

Como redacción se denomina la acción y efecto de redactar. Como tal, es el acto en el cual se pone por escrito un conjunto de ideas ordenadas lógica y coherentemente dentro de un texto.

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¿ QUÉ SON LAS TÉCNICAS DE OFICINA

Son estrategias que se encargan del correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades.

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IMPORTANCIA DE LAS TÉCNICAS DE OFICINA

• Las técnicas de oficinapermiten una organización y sistematización de toda la información de la empresa.
• Facilita el desempeño laboral de las empresas y oficinistas.
• Agiliza el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público.

LA OFICINA

Se llama Oficina a un espacio físico, generalmente puede estar establecida en el departamento de un edificio o en una casa, que esta destinado para la realización de un trabajo o las actividades de una empresa.

FUNCIONES DE LA OFICINA

• Recepción
• Atención al cliente
• Atención telefonica
• Documentación
• Manejo de la correspondencia
• Elaboración de informes

• Manejo de equipos de oficina
• Informática
• Planificación
• Programar reuniones
• Gestión del área financiera
• Logística

2.ARCHIVOS DE REGISTRO

1.PREPARACIÓN DE REGISTROS

OTRAS FUNCIONES DE UNA OFICINA

3. PROCESAMIENTO

EL OFICINISTA

Es la persona que tiene la responsabilidad de realizar todas las labores de asistencia y apoyo al personal gerencial o ejecutivo, responsable de las actividades administrativas de la empresa.

• En las organizaciones se constituye un recurso invaluable.

Archivo de documentos de todo tipo

Atención al publico

FUNCIONES DE UN OFICINISTA

Recepción, entrega y archivo de correspondencias

Redactar cartas y elaboracion de informes

Recepción de mensajes y seguimiento de llamadas telefonicas.

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CUALIDADES DE UN OFICINISTA

Todos los oficinistas deberían reunir una serie de cualidades para garantizar que la actividad de la empresa se desarrolla correctamente y sin ningún tipo de problema. Algunas de estas cualidades que se deben conseguir para asegurar un correcto funcionamiento empresarial son:

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• Puntualidad• Responsabilidad• Eficiencia• Preparación profesional• Aspiraciones• Cumplimiento en el trabajo• Trabajo en equipo

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES

Los recursos materiales de una empresa son todos los bienes tangibles de los que dispone a la hora de llevar a cabo su actividad. Entre estos puede haber edificios, materias primas, terrenos, maquinaria, material de oficina, equipos informáticos, vehículos, entre otros.

Conjunto de los empleados o colaboradores de una organización, sector económico o de una economía completa.

APLICACIÓN

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir en diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus actividades.

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TIPOS DE OFICINAS

INDIVIDUAL O DE COLMENA

En esta forma de distribución cada uno de los funcionarios tiene su propia oficinaVENTAJAS:_ Se tiene en cuenta a cada una de las personas, dotándolas de una oficina propia con espacio disponible para desarrollar sus labores.DESVENTAJAS:_No estimula las relaciones humanas entre los funcionarios_ Se pierde espacio_ Los procedimientos laborales se alargan_ Evita el compartir la vida laboral_ Aumenta los costos

FUNCIONAL O EN FOrMA DE U

En esta forma de distribución se ubican unos frente a otros y son vigilados por el jefe.VENTAJAS:- Acorta el flujo de comunicación- Ayuda a las buenas relaciones humanas- Estimula la cooperación en el trabajo- El trabajo es rentableDESVENTAJAS:- Se pierde espacio- Aumenta los Costos

DE PLANO

Se utiliza en grandes áreas y donde es necesario ubicar una gran cantidad de escritorioVENTAJAS: - Se aprovecha bien el espacio disponible- Acorta los procesos operacionales- Estimula las relaciones humanas- Fomenta la libertad de acción- Estimula la responsabilidad en el trabajo carente de vigilancia DESVENTAJAS.- El jefe no tiene Oficina y para algunos asuntos es necesario la privacidad.

ESCOLAR

Los escritorios se ubican de frente al escritorio ocupado por el jefeVENTAJAS:- Acorta los procesos de Operación- Se aprovecha en alto grado el espacio disponible- Se estimula las relaciones humanas.DESVENTAJAS:- El Funcionamiento se siente cohibido por la constante vigilancia del jefe- Afecta la individualidad de la persona

EN L O FORMA DE T

En esta forma los escritorios se ubican uno al lado de otro pero en sentido contrario.VENTAJAS:- Se aprovecha al máximo el espacio disponible- Acorta los procesos de operación- Se ahorra muebles y equipos ya que se pueden utilizar en común ( para dos funcionarios)- Favorece las relaciones Humanas- Estimula la cooperación en el trabajo

ABIERTAS

CENTRALIZADAS

CERRADAS

CONVENCIONALES

OTROS TIPO DE OFICINAS

TIPO DEPARTAMENTOS

EJECUTIVAS

GRUPALES

MODERNAS

VIRTUALES

EQUIPOS DE OFICINA

Un equipo, por otra parte, es un conjunto de personas o cosas que está organizado para cumplir con un objetivo determinado. Cada integrante del equipo tiene una función y satisface una cierta necesidad.Estos conceptos nos permiten comenzar a elaborar la definición de equipo de oficina: puede decirse que se trata del conjunto de máquinas y dispositivo que se necesitan para llevar a cabo tareas propias de una oficina.

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https://www.youtube.com/watch?v=SOeKVRUHeoo

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