Copia - Curso Introducción al Sistema SAP

Curso Introducción al Sistema SAP

Instructor: Lic. Oscar Orlando Galván Flores.

"El conocimiento tiene que ser mejorado, desafiado e incrementado constantemente, o se desvanece." Peter Drucker

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Curso Introducción al Sistema SAP

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Presentación

Tema 3

Evaluación Diagnóstica

Introducción

Objetivo, Alcance, Contenido

Tema 4

Expectativas

Tema 1

Tema 5

Tema 2

Tema 6

Contrato Intergrupal

Evaluación Parcial

Evaluación Final

Presentación

01

Objetivo y Alcance

02

OBJETIVO

Al finalizar el presente curso el participante conocerá y aplicará de forma clara los conceptos básicos y terminología del Sistema SAP-ERP, así como su alcance y su integración con las operaciones de la empresa, el modo de acceso y las formas de navegación para el desarrollo de sus actividades propias. Conocerá y navegará en dos sistemas periféricos de apoyo denominados CEDAC y SPP.

ALCANCE

El curso está dirigido a todo el personal de CFE que por sus funciones y actividades deba acceder al Sistema SAP-ERP.

Contenido General del Curso

TEMA 4. “CONCEPTOS GENERALES DE LOS MÓDULOS DEL SISTEMA”Módulos de SAP -Módulo FM -Módulo CO -Módulo TR -Módulo AM -Módulo MMC, OP y FI TEMA 5. Cliente SAP (Navegación) Ingreso a SAP Reglas para crear la contraseña Salir del sistema Navegación inicial Elementos de la Pantalla de SAP -Barra de estado -Mensajes de error -Íconos básicos -Opciones Menú Transacciones Selección de Tareas Múltiples modos Atajos Rápidos Favoritos funciones de ayuda

TEMA 1. INFORMACIÓN GENERAL DE SAPAntecedentes Generales de SAP en CFE ¿Qué es un ERP? Características de un sistema ERP ¿Qué significa SAP? Empresas que utilizan SAP SAP en CFE TEMA 2. CONFIGURACION Y ARQUITECTURA INFORMATICA DEL SISTEMA SII-SAP Esquema Cliente/Servidor usado por SAP Ambientes y Mandantes en SAP/CFE ¿Qué es un mandante? Servidores y Mandantes en CFE TEMA 3 “ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA INFORMACIÓN” Contabilidad Estructura organizativa Módulos del Sistema SAP Estructura organizativa en CFE Diagrama de estructura organizativa dentro de CFE Estructura de CFE dentro de SAP Plan de cuentas Acceso al sistema SAP Perfiles y roles dentro del sistema SAP / Coordinador de Roles

Contenido General del Curso

TEMA 5. Cliente SAP (Navegación) Continúa... Funciones de ayuda Configuración de SAP Logon Valores propios de usuario. Tipos de mensajes en las aplicaciones TEMA 6. Sistemas Periféricos de Apoyo Datos generales CEDAC y Navegación Datos generales SPP y Navegación

Expectativas

03

Moisés Ignacio Cornejo Zepeda.

Contracto Intergrupal

04

Contracto Intergrupal

1. Compromiso y dedicación.2. Respeto a las opiniones de los demás. 3. Levantar la mano para opinar. 4. Comunicación efectiva. 5. Tolerancia.

Evaluación Diagnóstica

05

06

Introducción

Introducción

En virtud de que en los 90’s había una gran diversidad de formas para generar y consolidar la información, en CFE se inició y concluyó un proyecto para integrar todos los procesos de operación y administración en un solo sistema, dejando a un lado las aplicaciones que resuelven actividades concretas locales, regionales y nacionales.La configuración e implantación del Sistema SII fue la respuesta a la necesidad de contar en la CFE con información institucional: homogénea y en tiempo real en los centros de trabajo diseminados en toda la república.

Introducción

El Sistema Institucional de Información (SII) tiene como objetivo integrar, mantener y compartir información logística, financiera, administrativa y técnica de todas las áreas de CFE, mediante la utilización de un ERP y sistemas complementarios para apoyar la toma de decisiones en los diferentes niveles de la organización.Con la finalidad de contar con información institucional que abarcara todo el proceso de manera integral; la institución crea en 1998 el proyecto ASARE con personal especializado de todas sus áreas. Después de realizar los estudios, se decide adoptar el sistema SAP que es un ERP perteneciente a una empresa alemana. Es muy importante destacar que la decisión de la Dirección General de la CFE situó a la empresa en un entorno tecnológico actualizado en materia de sistemas de información

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Tema 1: Información General de SAP

Tema 1. Información General de SAP

El término ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos, incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones, puesto que la información interactúa entre cada proceso.

Tema 1. Información General de SAP

¿Qué es un ERP?

Características de un Sistema ERP

Tema 1. Información General de SAP

• Controlan las principales actividades de la compañía. Distribuyen la información a lo largo de toda la compañía. • Consiguen una completa integración de los sistemas de los sistemas de información no solo a lo largo de los departamentos de una unidad de negocio sino también a lo largo de todas las unidades bajo una misma administración. • Permite la introducción automática de las últimas tecnologías tales como la transferencia electrónica de fondos, el intercambio electrónico de datos, internet, intranet, videoconferencias, comercio electrónico, etc. • Ayuda a eliminar la mayoría de los problemas tales como la escasez de materiales, el servicio al cliente, la gestión de tesorería, gestión de inventarios, etc. • No solo trata las necesidades presentes de la compañía sino que también ofrece la posibilidad de refinar y mejorar continuamente los procesos de negocio. • Proporciona herramientas de apoyo a la toma de decisiones. Para satisfacer las necesidades de información y de integración con sistemas específicos de la C.F.E, se realizaron desarrollos e interfaces que permitieran dar respuesta a estos requerimientos, dando lugar al SII.

Tema 1. Información General de SAP

Algunas empresas que usan SAP

Antecedentes SAP

¿Qué significa SAP?

• General Motors Corporation • Ford Motor Company • Toyota Motor Corporation • EXXON Corporation • MITSUBISHI Corporation • ELF AQUITAINE • EDF / GDF • British Gas • Pacific Gas & Electric • Ontario Hydro • Hydro Quebec • Iberdrola Entre los usuarios de SAP en México, se encuentran: • Petróleos Mexicanos • Volkswagen Mexicana • Transport Marítima Mexicana • Grupo Maseca • Gob. Estado de Guanajuato • Microsoft corp. • IBM • BASF • Cementos Apasco

Desde que SAP empezó por allá los años 70 como una subdivisión de IBM hasta el día de hoy ha pasado mucho tiempo. La historia ya es conocida, SAP la fundaron cuatro ingenieros de IBM, Dietmar Hopp, Klaus Tschira, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner y Claus Wellenreuther. Aunque en un principio la compañía evolucionó a partir de su software de gestión, poco a poco se han ido añadiendo nuevos productos y compañías que han completado un gran conglomerado de soluciones. Sin embargo, todos sus productos han tenido siempre un enfoque común, la mejora de la gestión empresarial.

Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la información mediante una solución modular, donde cada módulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, está totalmente integrado.

Tema 1. Información General de SAP

Tema 1. Información General de SAP

SAP en CFE

Una vez implementado el sistema SAP dentro de nuestra institución, se creó la estructura organizacional requerida para asegurar su mantenimiento, soporte, actualización y en general, la administración del mismo constituyéndose la Gerencia Asare. La Gerencia Asare (Gerencia de Administración de Soluciones, Aplicaciones y Resultados) es la encargada de garantizar la operación y actualización permanente del Sistema Institucional de Información, que soporta la toma de decisiones en los niveles operativos, tácticos y estratégicos.

Tema 1. Información General de SAP

SAP en CFE

Actualmente el sistema SAP opera en nuestra institución bajo los siguientes parámetros: ·99.80 % de disponibilidad* ·24 hrs/365 días del año de operación ·Más 3,500 usuarios operando de modo concurrente ·Más de 3,000,000 de pasos de diálogo diarios ·Tiempo de respuesta promedio de 0.5 segundos por transacción ·Centro de Atención a Clientes 24 horas diarias de lunes a viernes, sábado de 00:00 a 20:00 Hrs.

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Tema 2: Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

Tema 2. Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

La arquitectura cliente / servidor consiste básicamente en un cliente que realiza peticiones a otro programa (el servidor) que le da respuesta. Se entiende por Cliente, al hardware y software que puede hacer un requerimiento a un repositorio central de recursos y Servidor a una combinación de hardware y software que puede proveer servicios a un grupo de clientes en un ambiente controlado. La idea fundamental de la filosofía cliente / servidor es la distribución de las tareas que debe realizar el sistema. El sistema SAP opera bajo una arquitectura de cliente / servidor de 3 capas (R/3 donde la "R" es por "Real-time data processing"): la capa de base de datos, la capa de aplicación y la capa de presentación. Cada capa se encarga de proveer ciertos servicios.

Esquema Servidor / Cliente

Tema 2. Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

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En la capa de presentación se encuentra el SAP GUI – Nivel Usuario: Interfaz gráfica de usuario. El SAP GUI o SAP LOGON es el cliente que se instala en el equipo del usuario y le permite acceder a la funcionalidad de SAP. Es el programa que interactúa entre el usuario y el servidor de SAP. Este cliente, tiene versiones, la actual es la versión SAP Logon 7.40 Cuando lean SAP Logon, están haciendo referencia al cliente de SAP, o SAP GUI. Son distintas formas de llamar al mismo programa. Cliente SAP = SAP GUI = SAP Logon GUI significa Interfaz Gráfica de Usuario. En la capa de aplicación se encuentran los Servidores de Aplicaciones: Uno o más, se distribuye el trabajo según carga. En la capa de base de datos se encuentra el Servidor de Datos: Un solo repositorio de datos. Esta capa proporciona los servicios de salvado y recuperación de la información.

Tema 2. Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

Como usuarios cuando hablamos de SAP, conceptualizamos el programa que trabaja con una interfaz (GUI) en nuestro equipo de cómputo y el servidor de base de datos que por lo general, se lo denomina “servidor SAP” (para diferenciarlo de otros servidores que tenga la organización). Generalmente no somos conscientes de la arquitectura completa. Dentro de un “servidor SAP” (así conceptualizado por el usuario), pueden existir diferentes sistemas SAP. Así tendremos lo que en muchas ocasiones escuchamos hablar de "Productivo", "Calidad", "Capacitación", “Desarrollo” también a veces denominados “ambientes” dentro de los cuales pueden haber diversos mandantes de acuerdo a sus funciones.

Tema 2. Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

¿Qué es un Mandante?

Un mandante, o cliente, se puede definir, desde el punto de vista funcional, como una unidad independiente dentro del sistema SAP. Es independiente desde un punto de vista fiscal, legal, organizativo y funcional hasta el punto que se puede hablar de que un mandante representa a una sociedad dentro de una compañía. De hecho hay muchas organizaciones que usan mandantes para diferenciar empresas, con sus diferentes sociedades, dentro de una compañía. Desde el punto de vista técnico, se puede definir un mandante como una base de datos lógica independiente. Se puede entender como que los datos de una tabla de la base de datos en un mandante no pueden ser modificados, ni visualizados, desde otro mandante. Veamos un ejemplo práctico. En un sistema SAP se pueden configurar: • El mandante 100 para la actividad de la EMPRESA1 S.A. con varias sociedades. • El mandante 200 para dar formación de los nuevos requerimientos. • El mandante 900 para los desarrollos que se tengan que realizar.

Tema 2. Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

Ambientes y Mandantes en SAP / CFE

Los ambientes son: • CL2: (Calidad/Pruebas de Desarrollo): Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones). • CAP (Capacitación): Se realizan pruebas con datos similares a los reales. • PR1 (Productivo): Ambiente de trabajo real El mandante consta de una codificación de tres dígitos. Por ejemplo, podría haber: Ambiente "Capacitación" - Mandante: "100" Ambiente “Calidad” - Mandante: "200" Ambiente "Productivo" - Mandante: "100"

Tema 2. Configuración y Arquitectura Informática del Sistema SII - SAP

Servidores y Mandantes en CFE

Para identificar fácilmente en qué Ambiente y Mandante (PR1=Productivo, Mandante=100) se está trabajando, se pueden referir a la siguiente imagen:

Las pruebas y datos que se registren en los mandantes, son propios de cada mandante. En el caso de la C.F.E. solo se tiene un mandante en el ambiente de productivo. Actualmente, la C.F.E. cuenta con 2 centros de cómputo. El primero está ubicado en el estado de México y constituye la instancia primaria para la atención de los usuarios. El segundo se encuentra en la Cd. De Guadalajara, Jal. Este último conforma un servidor espejo que a través de un enlace de fibra óptica recibe diariamente la información residente en el servidor de Tenayuca, lo que proporciona un mecanismo que brinda seguridad y respaldo ante fallas o contingencias.

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Tema 3: Estructura Organizativa de la Información.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Contabilidad

La contabilidad, cuyo objetivo es el registro de las operaciones de un negocio, se puede clasificar dependiendo de la información que maneje y proporcione: Ambiente "Productivo" - Mandante: "100"

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Contabilidad

• La contabilidad financiera se encarga de la preparación de los estados financieros para audiencias o usos externos. La contabilidad de costos es una rama de esta contabilidad y se encarga de la clasificación, contabilización, distribución, recopilación de información de los costos corrientes y en perspectiva.

• La contabilidad administrativa está orientada a aspectos administrativos de la empresa y su uso es interno. Es utilizada normalmente para presentar información que permita evaluar el desarrollo de la empresa con respecto a la luz de sus metas, políticas u objetivos preestablecidos por la dirección de la misma.

• La contabilidad fiscal comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la preparación de declaraciones y el pago de impuestos.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Estructura Organizativa

En el sistema se han definido Estructuras Organizativas que constituyen los elementos que representan la parte legal y organizacional de una empresa de acuerdo con los procesos empresariales, a las áreas de responsabilidad y a los requerimientos de informes. Cada módulo tiene sus propias estructuras. En el Sistema SAP, se definen las unidades organizativas relevantes para cada módulo que se está implementando. Por ejemplo, en el módulo de Compras, se definirán las organizaciones de compras, los niveles de evaluación, los centros y los almacenes.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Estructura Organizativa

Los módulos interactúan (se actualizan) entre sí;• La interacción es configurable; • Los módulos comparten información (Datos maestros y/o catálogos de referencia); • La actualización de datos se efectúa en línea y en tiempo real. En el Sistema SAP, la operación y registro de las transacciones empresariales se lleva a cabo en tiempo real. Durante la operación, cualquier transacción empresarial actualiza todos los registros que correspondan de modo inmediato. Por datos maestros entendemos aquellos datos generales que son comunes para el registro de las operaciones del sistema, por lo que solo deben capturarse una vez para evitar redundancia. Ejemplos son los datos de proveedores, materiales, clientes, etc.

El sistema se encuentra conformado por una serie de módulos que abarcan las diversas funcionalidades y operaciones del negocio. Para entenderlo en términos prácticos, supongamos que tenemos una empresa. Partiendo del concepto de organización empresarial, la empresa tiene que tener subdivisiones dentro de dicha organización para que la información fluya desde el interior de la empresa. Básicamente, tendrá un departamento de finanzas (contabilidad), un departamento de ventas, uno de compras, y quizás uno para recursos humanos. Puede que tenga más o menos, dependiendo de la empresa. Los módulos en SAP, son paquetes que representan éstas áreas de la organización empresarial, así para el departamento de Finanzas, el módulo será SAP FI, para el departamento de compras, el módulo será SAP MM, y así.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Módulos del Sistema SAP

En el siguiente diagrama se muestran los módulos del sistema SAP. En el código de colores se indican los que están implementados, los que se han desarrollado internamente y los que no están implementados.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Módulos del Sistema SAP

Actualmente, todas las Áreas de CFE utilizan en tiempo real el Sistema SAP en casi todos los procesos: * Técnico. *Logístico – Administrativo. * Financiero. * Control Presupuestario. * Facturación Electrónica por Internet. +Mantenimiento (PM) -Plantas generadoras -Líneas de transmisión -Subestaciones -Edificios +Administración de Proyectos (PS) -Dirección de Operación -Dirección de Modernización -Dirección de Finanzas -Dirección de Proyectos de Inversión Financiada (SDPyC) -Dirección de Administración (TIC’s)

+ Almacenes (MMA) + Adquisiciones (MMC) + Obra Pública (MMOP) + Enajenación de Bienes no útiles (MMEB) + Parque Vehicular (PV) + Contabilidad (FI) + Costos (CO) + Activos (AM) + Tesorería (TR) + Presupuestos Formulación-Gestión (FP-FM) + Tesorería avanzada (TRA) + Energéticos (EN)

ABAP (Advanced Business Application Programming) es un lenguaje de cuarta generación, propiedad de SAP, que se utiliza para programar la mayoría de sus productos (R/3, mySAP Business suite...).

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Estructura Organizativa CFE

En base a lo anterior, en la C.F.E. se definen las estructuras organizativas en el sistema SAP, con una Sociedad General denominada GL que en la que se integra toda la información, y 3 tipos de sociedades que consolidan la información financiera (FI), la de gestión (CO) y la presupuestaria (FM).

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Diagrama de estructura organizativa dentro de CFE

Para nuestra empresa se creó una sola sociedad CO que abarca todas las sociedades FI bajo el mismo plan de cuentas y los mismos períodos fiscales, utilizando como moneda básica la Moneda Nacional MXP y con el código CCFE de nombre de Comisión Federal de Electricidad.

La imagen anterior nos muestra la estructura organizativa de cada tipo de sociedad. De la sociedad FM se derivan los centros gestores, que comprenden las áreas a las que se les asigna el presupuesto. Podemos tener centros gestores en las sedes de las gerencias a nivel de subgerencias o a nivel de centrales. Nota: El único cambio en el diagrama por la modificación de la estructura organizativa de CFE, es cambiar Sede Gcia. por Sede EPS. En la sociedad de costos tenemos los centros de beneficio, que son las áreas que generan costos e ingresos. Podemos observar que el centro de costo llega a niveles de departamentos, unidades o bien órdenes reales que se activan para la realización de mantenimientos. De la sociedad FI se desprenden los centros que registran las operaciones financieras y que generan estados financieros.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Estructura de CFE dentro de SAP

OKEN / KCH3

La estructura de CFE dentro de SAP, es la que se muestra a continuación:

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Estructura de CFE dentro de SAP

Como parte de la estructura de la organizativa de la información, las sociedades deben contar con un plan de cuentas que es una lista de todas las cuentas de mayor utilizadas por una o varias sociedades. Para cada cuenta de mayor, el plan de cuentas contiene el número de cuenta, el nombre de la cuenta y la información que controla cómo funciona una cuenta. El plan de cuentas operativo es utilizado por la contabilidad financiera y la contabilidad de costes.

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Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Acceso al Sistema

*Que sirve para ayudar a la memoria.

Para poder ingresar al sistema SAP, los usuarios deberán contar con una cuenta y un password. Normalmente, en C.F.E la cuenta corresponde al RPE del empleado. El usuario accede y modifica la clave inicialmente asignada sustituyéndola por una clave personal en forma alfanumérica, de 5 a 8 caracteres con las siguientes condicionantes: Alguna letra debe ser Mayúscula; incluir uno de los siguientes símbolos: / + - . Una vez dentro del sistema, nuestra manera de interactuar con la aplicación es a través de transacciones. Las mismas son básicamente nombres que intentan ser mnemotécnicos* para llamar a programas o funcionalidades. Por ejemplo: – Existe una transacción que se llama FB02 que por ejemplo permite modificar un documento contable. – Otra por ejemplo se llama SU01 que permite dar de alta un usuario en el sistema. Desde la aplicación, se dispone de un menú o de una caja de texto a través de la cual se puede ejecutar una transacción. Las transacciones son el medio por el que los usuarios finales interactúan con el sistema y a través de las cuales realizan sus diversas actividades en el sistema, como Aprobar una compra, Crear un nuevo usuario o Administrar el desempeño del equipo.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Perfiles y roles dentro del sistema SAP

Coordinador de Roles Para cada centro de trabajo de la CFE se ha asignado un coordinador de roles quien es la persona que se encarga de otorgar las autorizaciones pertinentes para poder operar el sistema conforme a las funciones y responsabilidades que le corresponden, así como atender las peticiones de desbloqueo de cuentas y reinicio de contraseñas. Para habilitar a una persona para trabajar en el sistema se debe: 1. Solicitar la creación de su cuenta en el sistema como usuario. 2. Asignarle los perfiles correspondientes (Permisos de acceso). Su perfil de usuario define a que funciones y transacciones del sistema tiene acceso. 3. Si cambian sus actividades y responsabilidades, se puede solicitar modificaciones a su perfil 4. El usuario, define su clave de acceso al sistema.

Una parte importante de todo sistema es el esquema que se utiliza para asignar autorizaciones. En el caso del sistema SAP cuando hablamos de asignar permisos a los usuarios lo hacemos a través de roles (muchas de las veces llamados también como grupos de autorización). Los roles son un medio por el cual se le permite al usuario que acceda a una transacción dentro del ERP SAP. El perfil del usuario se compone de un conjunto de roles asignados conforme a sus funciones y responsabilidades. Los roles que tiene un tesorero por ejemplo, no pueden ser los mismos que el correspondiente a un almacenista. Cada usuario puede tener un número ilimitado de roles. El rol del usuario está constituido por todas las transacciones necesarias para realizar las actividades diarias de trabajo en cierta especialidad y en determinado Mandante.

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Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Tema 3. Estructura Organizativa de la Información.

Coordinador de Roles

Para cada centro de trabajo de la CFE se ha asignado un coordinador de roles quien es la persona que se encarga de otorgar las autorizaciones pertinentes para poder operar el sistema conforme a las funciones y responsabilidades que le corresponden, así como atender las peticiones de desbloqueo de cuentas y reinicio de contraseñas. Para habilitar a una persona para trabajar en el sistema se debe: 1. Solicitar la creación de su cuenta en el sistema como usuario. 2. Asignarle los perfiles correspondientes (Permisos de acceso). Su perfil de usuario define a que funciones y transacciones del sistema tiene acceso. 3. Si cambian sus actividades y responsabilidades, se puede solicitar modificaciones a su perfil 4. El usuario, define su clave de acceso al sistema.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulos de SAP

Módulo FM Este módulo permite crear, modificar y controlar los presupuestos de Inversiones, de Ingresos y Gastos, control de certificados de disponibilidad presupuestal, para cubrir las necesidades de la Sociedad. Ventajas: Por medio de este se puede afectar la disponibilidad presupuestal. Integración con módulos en SAP como Compras (Para realizar un pedido y ejecutar una orden de compra, el sistema verifica y afecta la disponibilidad presupuestal del Centro de Gestión, Facturación, Gastos por Centros de Costo, Bancos y otros ingresos. Centro Gestor: es una unidad organizativa en una sociedad FM y representa la estructura de una organización en forma jerárquica para el ejercicio presupuestal fiscal. Fondo: identifica el presupuesto de operación. Posición financiera real: se utilizan para registrar el flujo de efectivo de los ingresos y gastos. Posición financiera dummy: se utilizan para registrar operaciones, que no deben afectar la gestión presupuestal. Programa de presupuestario o financiación: se utilizan para registrar el flujo de efectivo de los ingresos y gastos.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulo FM Estructura presupuestaria: se refiere como se relaciona el centro gestor, fondo, posición financiera y programa presupuestario. Compromisos previos: la suma de todas las solped (requerimientos) Compromisos contingentes: es cuando se formaliza con un tercero. Compromisos reales: es cuando ya se factura, osea el proveedor entrega factura. Reportes del Módulo FM · Presupuesto anual · Estatus del presupuesto · Ejercicio mensual por posición · Compromisos y pagos contra autorizado · Presupuesto comprometido

Módulos de SAP

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulos de SAP

Módulo COLa principal tarea de este módulo SAP CO es la planificación contable, permitiéndole a las empresas que lo utilizan gestionar claramente su estructura de costos y ayudarle en la gestión de tomar decisiones relacionadas con los mismos. SAP CO es un excelente producto, que se destaca por: · Documentar los sucesos financieros en tiempo real. · Calcular las desviaciones económicas. · Analizar flujos de ganancia/perdida. · Realizar estudios de rentabilidad en operaciones. · Estimar costos de producción. SAP CO facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos de cálculos de costos en una empresa, esto implica registrar tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por un modelo de negocio. SAP CO también puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de plan empresario propuesto, la determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulos de SAP

Módulo COA continuación le explicaremos cuales son y qué función cumple cada uno de estos "Sub-Módulos". Contabilidad de Elementos de Coste: Proporciona toda la información relacionada con costes y beneficios de la organización. Este Sub-Módulo está plenamente integrado con SAP FI, por lo que todos los asientos se actualizan automáticamente desde SAP FI a SAP CO. Los elementos de coste son la base para la contabilidad de costes, ya que permiten al usuario ver los costes de cada cuenta asignada a un elemento de coste. Contabilidad de Centros de Costes: Proporciona información relacionada con los costes del negocio. Los Centros de Coste dentro de SAP son normalmente asignados a departamentos concretos o a managers responsables de ciertas áreas de la empresa. Marketing, Compras, Recursos, Finanzas, IT, Administración, Legal, Pedidos e incluso Calidad son normalmente gestionados con Centros de Coste. Además, Centros de Coste específicos son usualmente creados para cada área funcional.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulos de SAP

Módulo CO Órdenes Internas reales: Se utilizan para planificar y cuantificar los costos de tareas o eventos específicos que requieres de un control presupuestal y de costos reales independientes del CO. Cálculo de Costes Basado en Actividades Este sub-módulo permite definir con mayor precisión el origen de los costes ligados a un proceso en particular. Control de Costes de Producto: Permite analizar los costes ligados a un determinado producto de cara a decidir el mejor precio de mercado. Análisis de Beneficios: Permite revisar la información relacionada con el beneficio de la compañía, así como el valor añadido que proporciona un segmento de negocio concreto.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulos de SAP

Módulo CO Contabilidad de Centros de Beneficio: Los Centros de Beneficio son usados para llevar a cabo funciones de control interno, lo que permite a dirección revisar áreas de responsabilidad dentro de la organización. La diferencia entre un Centro de Coste y uno de Beneficio es que el primero presenta costes individuales durante un determinado periodo y los Centros de Beneficio contienen los balances de costes e ingresos. Los métodos que se pueden usar para el EC-PA (Contabilidad de Centros de Beneficio) son la contabilidad periódica o bien a través de la contabilidad ligada a ventas. Los Centros de Beneficio se pueden configurar para identificar líneas de producto, divisiones, regiones geográficas, oficinas, sitios de producción o por funciones. Por otro lado es importante conocer las clases de costos utilizadas para este módulo: Clases de costos primarios: es una cuenta de mayor relacionada al Estado de Pérdidas y Ganancias. Clases de costos secundarios: son utilizados para traspasar costos con fines de control interno de la empresa.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Elementos del módulo TRSociedad Pagadora: sociedad financiera que gestiona los pagos. Banco propio: clave que identifica a cada banco y la plaza. ID de Cuenta: es una combinación con la clave del banco propio, el ID identifica unívocamente a cada cuenta bancaria. Calendario de pagos: instrumento que estipula el periodo en que deben suministrarse los fondos presupuestarios autorizados, necesarios para cumplir objetivos y metas. Concentración de fondos: actividad de enviar o depositar en las cuentas bancarias los importes de la cobranza de energía eléctrica y otros cobros.Conciliación contable: Sirve para analizar y detectar las diferencias entre los estados de cuenta bancaria y los registros contables de una cuenta de cheque, realizando las actualizaciones y/o correcciones que proceden. Dispersión de recursos: actividad mediante la cual se suministran recursos de operación e inversión a las diferentes áreas de la CFE a través de depósito o transferencia bancaria. Avisos de tesorería: sirve para solicitar los importes necesarios para cubrir los compromisos a una fecha determinada. Techo financiero: límite máximo autorizado a la Tesorería para efectuar liquidaciones de compromisos financieros. Posición de Tesorería: es el reporte de posición de flujo de efectivo donde se detalla la actividad en las cuentas de bancos en un periodo corto.

Módulo SAP

Módulo TR El módulo de tesorería tiene como objetivo responder a las necesidades referentes a la gestión de las disponibilidades diarias en fecha valor, para lo cual existen una serie de funcionalidades que se pueden resumir en las siguientes: -Entrada y mantenimiento de previsiones, de forma automática y manual. -Cálculo de los saldos en valor futuro teniendo en cuenta los diferentes estatus (previsiones conciliadas, confirmadas, no confirmadas, etc.) -Conciliar las previsiones con los datos reales de las entidades financieras o crear automáticamente o manualmente los movimientos bancarios que no se corresponden a ninguna previsión. -Generar estadísticas, reparto bancario y ficha en valor por instrumentos o conceptos presupuestarios, tomando como base los movimientos de Tesorería y que pueden ser ordenados por el usuario en forma de plantillas.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulos de SAP

Módulo AM Activo fijo: objeto del patrimonio de la empresa identificado como bien económico y que es utilizado en forma permanente en la empresa. Activo fijo en construcción: activos que están en el proceso de ser terminados. Área de valoración: es un elemento organizativo del plan de valoración donde el sistema calcula valores con diferentes propósitos para cada activo fijo. Bienes de poco valor: están sujetos a un rango máximo y controlable por la funcionalidad de activos fijos que se deprecian al mes siguiente de su alta. Clase de activos: criterio principal para agrupar el patrimonio de la institución. Clasificación: asignación de características a un activo perteneciente a una clase. Datos maestros: datos generales relativos a activos fijos individuales, permanecen sin alteración por un periodo largo de tiempo. Determinación de cuentas: clave que permite actualizar las cuentas del libro mayor cuando se contabiliza una transacción en activo fijo. Revaloración: ajuste en el valor de los activos fijos para tomar en cuenta el efecto de la inflación. Transferencia: es el cambio de ubicación física de un activo de una sociedad a otra. Traspaso: es el cambio de ubicación física de un activo fijo dentro de la misma sociedad. Depreciación: es el reconocimiento del costo de un activo fijo en cada uno de los periodos contables en se presta servicio, conocido como amortización.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulo SAP

Módulo MMC, OP y FI Entrada de actividad: es la aceptación en el sistema de los servicios contratados en el Sistema de los Servicios contratados y facturados por el proveedor para que el Depto. de Contabilidad y Tesorería lleven a cabo el pago. Workflow: es la herramienta de trabajo que sirve para dar el flujo de trabajo de la solped, la cual deja una bitácora de los eventos realizados, así como la fecha y los responsables de cada paso del proceso de contratación. Dentro de las Sociedades FI, se crean Divisiones, donde una División es una Unidad organizativa de contabilidad externa que coincide con un área de actividad o con un área de responsabilidad específica.

Clases de documentos FI: Clave que permite identificar determinadas operaciones y que tienen cierta numeración. Plan de Cuentas: es el catálogo de cuentas cuya clave es CFE.

Tema 4: Conceptos Generales de los Módulos del Sistema.

Módulo SAP: Actividades Entregables en word

Actividad 1 Investiga en tu centro de trabajo los siguientes datos y como dependen entre sí (esta información te servirá para la Actividad 2 de esta misma práctica): SOCIEDAD CENTRO GESTOR DIVISIÓN CENTRO DE BENEFICIO CENTRO DE COSTOS FONDO QUE SE APLICA PARA PRESUPUESTO DE GASTO CORRIENTE DE TU CENTRO DE TRABAJO. Actividad 2 Organiza esta información conforme la estructura identificada en las tres sociedades que se manejan en SAP (FM, FI, CO), basándote en el Diagrama de estructura organizativa de la CFE, es decir este (Diapositiva 39 del presente material):

Nota: El único cambio en el diagrama por la modificación de la estructura organizativa de CFE, es cambiar Sede Gcia. por Sede EPS .

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Tema 5: Cliente SAP / Navegación.

Tema 5: Cliente SAP / Navegación.

Ingreso a SAP

Para ingresar al sistema, debes dar doble click en el icono de SAP Logon que se encuentra en el escritorio o dando click en el botón de Inicio del Sistema Operativo, como se muestra a continuación.

Tema 5: Cliente SAP / Navegación.

Ingreso a SAP

Dependiendo de nuestra configuración, nos mostrara los diversos ambientes que tiene disponible nuestro cliente. Como pueden ver en la imagen mostrada a continuación, en este caso tenemos configurado el ambiente de Productivo y el ambiente de Capacitación.

Reglas para crear la contraseña 1. Debe tener al menos 5 caracteres y no más de 8. 2. Pueden utilizarse letras y/o números, también son válidos los signos de puntuación. 3. No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos. 4. No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario.

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Aviso al momento de acceder

Una situacion que se puede dar, es que al iniciar aparezca la siguiente pantalla:

Esto indica que usted ya había ingresado al sistema y le da opciones a elegir como: 1. Continuar con esta entrada al sistema y finalizar entradas existentes (todas). Al finalizar entradas al sistema existentes se perderán datos no grabados. 2. Cancelar esta entrada al sistema.

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Salir del sistema

En la barra de menú desde cualquier pantalla seleccionas: Sistema>Salir del sistema Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione Sí.

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Navegación inicial

La navegación es muy parecida al explorador de archivos de Windows, como se muestra en la siguiente imagen:

SAP Easy Access es la pantalla de entrada estándar que aparece después de acceder al sistema.SAP Easy Access es la pantalla de entrada estándar que aparece después de acceder al sistema.

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Elementos de la Pantalla de SAP

Los siguientes son los elementos más comunes que nos encontraremos en cualquiera de las pantallas del sistema:

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Elementos de la Pantalla de SAP

● Campo de Comando: Usamos este campo para acceder a las aplicaciones directamente introduciendo el código de transacción, como ya hemos indicado. ● Barra de Menú: Los menús mostrados dependen de la aplicación con la que estemos trabajando. Estos menús contienen opciones de menú en forma de cascada (siempre están en la parte superior de la pantalla), y varían de forma contextual con la transacción en la que nos encontremos. ● Barra de Herramientas Estándar: Los iconos en la barra de función de sistema están disponibles en todas las pantallas de SAP. Los iconos que no podremos utilizar en una pantalla determinada estarán en gris (desactivados). Si situamos el cursor sobre un icono durante un instante, una pequeña ventana aparece con el nombre de la función de dicho icono. La barra de Aplicación nos muestra que funciones se encuentran disponibles en la aplicación actual. ● Barra de Título: Muestra un título relativo a la transacción actual. ● Botones: Nos permiten seleccionar solo una opción para ejecutar una determinada función. ● Barra de Estado: Ésta nos deja visualizar la información acerca del estado actual del sistema (Mandante, usuario, etc.), y los mensajes informativos, de advertencia y error de las aplicaciones. ● Opciones: Podemos establecer el tamaño de la fuente, colores, etc. Los elementos de cabecera han sido rediseñados y reordenados en cada pantalla. Las opciones de ayuda y del sistema están presentes en todas las pantallas en la barra de menú.

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Elementos de la Pantalla de SAP

En caso de que la Barra de Estado no este activa, dar click donde se indica en la siguiente imagen:

Una vez activa, podremos ver información de nuestra sesión, incluso indicando que información queremos que se presente en la barra de estado: transacción, usuario, sistema. En esta barra también aparecen diversos mensajes del estatus de las transacciones o acciones dentro del sistema. Cada usuario puede tener acceso a dos menús, el propio de Usuario (un menú personalizado que se puede preparar por los administradores del sistema a través de los Roles, en el cual solo se verán las transacciones autorizadas para ese usuario) y el Menú Estándar (el menú SAP que incluye todas las opciones disponibles en el sistema, aunque tendremos restringido el acceso a las transacciones que nos correspondan según nuestro perfil de autorizaciones.

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Elementos de la Pantalla de SAP

En la pantalla podemos observar en la parte superior la carpeta de Favoritos, que es donde vamos a poner las transacciones que utilicemos con más frecuencia, y el Menú SAP, con las diferentes opciones organizadas en Carpetas por Áreas Funcionales en forma de árbol por las que podremos ir navegando hasta llegar a la opción deseada (haciendo clic sobre ellas). En la parte superior de la pantalla nos encontramos con el campo de comando donde podremos indicar directamente el nombre de una transacción si lo conocemos y acceder directamente a ella.

La barra de menú es la barra horizontal que aparece por encima del campo de comando (en la parte superior de la ventana). Pulsando uno de los elementos de esta barra, se accede a un menú desplegable que es un submenú relacionado con el elemento escogido. El menú es contextual y se irá modificando según la transacción en la que nos encontremos, apareciendo opciones relacionadas con el tipo de proceso que estemos realizando (y las opciones de menú Sistema y Ayuda que siempre aparecen)..

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Elementos de la Pantalla de SAP

Usando la opción de menú Detalles > Especificar Transacción Inicial podemos seleccionar una transacción que aparecerá por defecto después de acceder al sistema (es decir, entraremos directamente a ella justo después del momento de la conexión). Usaremos la ruta Detalles > Opciones para cambiar la configuración del árbol. Entre otras cosas podemos utilizar esta función para visualizar los nombres técnicos de cada transacción, la posición donde queremos que este la carpeta de favoritos, o si solo queremos ver la carpeta de favoritos, omitiendo el menú SAP de la visualización. También podremos omitir la visualización de la imagen por defecto en la pantalla inicial de SAP.

Para visualizar información de campo, sitúe el cursor sobre un campo específico y aparecerá el nombre y shortcut.

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Elementos de la Pantalla de SAP

Mensajes de error Los mensajes de error indican el problema y ofrecen normalmente sugerencias para corregir el error. Estos mensajes se muestran en la barra de status con texto en blanco sobre un fondo rojo. Además, SAP emite también mensajes de advertencia en ventanas de diálogo, tales como El cliente ha superado límite de crédito con el pedido actual. Cuando estos mensajes de advertencia aparecen, puede confirmar el aviso o anular el procedimiento en la ventana. Hay tres clases de mensajes de error: · Mensajes de error técnicos: Estos mensajes de error se muestran para proporcionar información técnica específica, por ejemplo, cuando una entrada en un campo excede la longitud máxima del campo. · Mensaje de error específico de la aplicación: Estos mensajes de error aparecen cuando se introducen datos erróneos para una operación contable. · Mensajes de advertencia específicos de la aplicación: Estos mensajes aparecen en casos específicos, por ejemplo, si el stock en almacén correspondiente a un determinado artículo se encuentra por debajo del nivel mínimo. Un mensaje de información aparece sobre un fondo azul e informa de un problema que no impide que continúe el procedimiento. Un mensaje de confirmación aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecución correcta de un procedimiento.

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Navegación / Íconos Básicos

En R/3 las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre íconos. Los principales iconos del sistema y su funcionalidad aparecen descritos a continuación. Su significado suele ser homogéneo a lo largo de las diferentes transacciones de SAP:

Íconos Básicos

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Navegación / Modos o Sesiones

Los diversos modos permiten que trabaje en más de una tarea a la vez. Esto le puede ahorrar tiempo.

Un modo es básicamente otra instancia SAP en su pantalla. En términos simples, es una pantalla. Una ventana nueva de SAP.

Para crear un modo: 1. Desde el menú: Sistema> Crear Modo 2. Por medio del botón Navegación: Salir de Modos Puede: 1. Seleccionar Sistema --> Borrar modo 2. Seleccionar en la esquina superior derecha del modo activo en la X. Se cierra el modo y regresa al modo anterior.

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Navegación / Atajos rápidos

Cuando están en cualquier ventana trabajando, puedes utilizar atajos dentro de la ventana campo comando como los siguientes: /n Cierra la transacción en la que se está trabajando. /o Crea un nuevo modo. /i Cierra el modo en el que se está trabajando.

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Navegación / Personalización de Favoritos

En la pantalla principal de Menú de SAP podemos crear una lista de favoritos que contenga transacciones de SAP o archivos de Windows a los queramos acceder de forma sencilla con un doble clic.

Las opciones para construir el menú de favoritos son las siguientes: Insertar una posición u objeto desde el menú estándar de SAP o menú de usuario: Seleccionando y arrastrando: ● Seleccionamos un objeto ejecutable del menú usando el ratón y manteniendo el botón pulsado. ● Arrastramos el objeto hasta la posición deseada en la lista de favoritos y soltamos el botón. ● El nuevo objeto aparece a continuación de la posición donde lo situamos. Usando la barra de menú: ● Seleccionamos un objeto en el menú de usuario. ● Seleccionamos opción de menú Favoritos - Añadir o bien con el menú contextual del botón derecho del ratón, opción Añadir a los favoritos. ● El nuevo objeto aparece al final de la lista.

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Navegación / Personalización de Favoritos

Insertar una Transacción directamente con su código técnico ● Elegimos Favoritos - Insertar transacción. ● Aparece la ventana de dialogo siguiente:

Insertar un acceso directo a un fichero ● Seleccionamos Favoritos - Insertar otros objetos ● Aparece la ventana siguiente en la cual seleccionamos la clase de objeto que deseamos insertar. Insertar un acceso directo a un fichero ● Seleccionamos Favoritos - Insertar otros objetos ● Aparece la ventana siguiente en la cual seleccionamos la clase de objeto que deseamos insertar.

●Insertamos el código de transacción correspondiente y validamos.● La nueva transacción aparece al final de la lista y es automáticamente denominada por su nombre de transacción.

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Navegación / Personalización de Favoritos

Insertar carpetas ● Selección de Favoritos - Insertar carpeta. ● Aparece una ventana de dialogo. Introducimos el nombre y validamos. ● La nueva carpeta aparece automáticamente a continuación de la carpeta de favoritos. Desplazar objetos y carpetas Para desplazar favoritos o carpetas dentro de un nivel de jerarquía: ● Seleccionamos el objeto o carpeta que queremos desplazar: ● Seleccionamos Favoritos - Desplazar - hacia arriba/hacia abajo ● Repetiremos este paso hasta que el favorito o carpeta se encuentre en el lugar deseado. Para desplazar favoritos o carpetas entre niveles de jerarquía usaremos la función de tomar y arrastrar: ● Seleccionamos el objeto o carpeta con el ratón y mantenemos el botón pulsado. ● Arrastramos el objeto o carpeta hasta la posición deseada en la lista de favoritos y soltamos el botón. ● El objeto o carpeta aparecerá en el lugar que hayamos elegido para su ubicación.

También se pueden desplazar los objetos del menú de favoritos utilizando los botones:

Renombrar favoritos y carpetas ● Seleccionamos los objetos de favoritos o carpetas que queremos renombrar. ● Seleccionamos Favoritos - Modificar. ● Aparece un cuadro de diálogo. Introducimos un nuevo nombre y validamos. Si seleccionamos el objeto o carpeta y pulsamos el botón derecho elegimos la opción de Modificar favoritos. Eliminar objetos y carpetas ● Seleccionamos los objetos o carpetas que queremos eliminar. ● Seleccionamos Favoritos – Borrar. Si seleccionamos el favorito o carpeta y pulsamos el botón derecho del ratón elegimos Borrar favoritos

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Funciones de ayuda

Ayuda de campo: para saber el significado de un campo cualquiera, bastará con posicionarse en él y pulsar la tecla F1 (tal y como observamos en pantalla). Aparecerá un texto que nos describirá el campo y una explicación sobre su contenido. En ocasiones será un texto ampliado que nos dará incluso información sobre la repercusión del contenido de un campo.

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Funciones de ayuda

Matchcode o F4: en algunos campos tendremos una ayuda para valores posibles. Aquí tenemos una búsqueda que nos permite seleccionar entre todos los valores posibles aquel que cumpla nuestro requerimientos (por ejemplo, si estamos dando de alta un pedido de compras, podremos seleccionar el proveedor contra el que vamos a realizar el pedido, en caso de no conocer cuál es su código).

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Funciones de ayuda

Botones: posicionando el ratón encima de los botones que nos permiten realizar acciones, nos aparece un texto explicativo indicando la operación que se realiza al pulsar dicho botón (tal y como observamos en la imagen a continuación).

Ayuda para aplicación: desde la opción de menú Ayuda - Ayuda p. Aplicación, accedemos a la ayuda de aplicación de SAP, donde se explica de forma un poco más profunda los procesos definidos en SAP y la forma de realizarlos a través de los programas estándar de SAP. La ayuda es contextual y está relacionada con la transacción en la que nos encontremos. Documentación en programas: en algunos reportes y transacciones dispondremos de una documentación de usuario adicional pulsado el icono en la barra de herramientas.

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Configuración de SAP Logon

El SAP Logon es el programa que se ejecuta en nuestro ordenador y nos permite conectarnos al sistema SAP. Este programa tiene algunas opciones para configurar que nos permite que tenga un comportamiento diferente en algunos aspectos. Para acceder a la configuración, pulsaremos el siguiente ícono en cualquier transacción de SAP o en el menú principal, submenú Opciones. Nos aparecerá la siguiente ventana:

Disponemos de varios apartados para indicar diferentes opciones de configuración. Los más útiles son los siguientes:· Diseño interactivo / notificaciones: forma en que se comportan los mensajes del sistema (sonido, si se abre una ventana informativa según el tipo de mensaje de error). · Datos locales: si queremos establecer un historial de campo, donde van quedando registrados los valores que se introducen y que se nos muestra cuando trabajamos posteriormente con dicho campo como una lista de valores desplegable que podemos seleccionar. · Diseño interactivo / visualización e interacción: configuración del cursor, opciones de tabulación, etc. Se pueden configurar otros muchos aspectos como el tamaño de la letra, colores, tema de visualización seleccionado, etc.

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Accesos directos transacciones

Como ultima aspecto interesante de la configuración del Sapgui, este nos permite crear accesos directos de escritorio para la ejecución de una transacción o un report determinado, pulsando el icono de la barra de herramientas . Se nos abrirá un dialogo que nos permitirá personalizar el acceso directo.

De esta forma, accederemos a la transacción deseada de una forma rápida desde Windows (previa validación de la contraseña de usuario para entrar el sistema, ya que esta no se guarda en el acceso directo por motivos de seguridad).

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Tipos de mensajes en las aplicaciones

Las aplicaciones SAP muestran mensajes según los datos introducidos por los usuarios o el tipo de interacción que se realiza sobre el sistema. El tipo de un mensaje indica la gravedad de éste y se visualiza mediante un icono en algunas aplicaciones o bien en la barra de estado del sistema (parte inferior de la pantalla). Tenemos tres tipos de mensajes en SAP.Por un lado el sistema nos puede mostrar un mensaje de advertencia o “warning” a través del icono "W": Teniendo en cuenta que se trata de un mensaje de advertencia el sistema nos dejará continuar con el desarrollo de la actividad de forma habitual. Esto no ocurre si nos aparece el icono “E” que representa un tipo de mensaje de error. El sistema no nos permitirá continuar hasta que no solventemos el problema del que nos informa. Por último podemos visualizar el icono “I/S” el cual nos informará de que se ha obtenido una conclusión exitosa y no ha habido mensaje alguno de error. Como podemos ver, los mensajes previstos por el sistema son los que se detallan en la pantalla siguiente:

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Tipos de mensajes en las aplicaciones

Si accedemos, por ejemplo, a la actividad de pedido de compras, entre otras, podemos visualizar este tipo de mensajes de forma habitual:

En este caso podemos visualizar como los iconos que representan los mensajes aparecen junto a las posiciones. Diferenciamos por tanto que tipo de mensaje implican pero debemos saber dónde se produce ese error para poder así tratarlo. Para ello podemos pulsar el icono correspondiente de cada posición y automáticamente nos aparece una ventana en la que se nos detalla todos los mensajes existentes así como su posición y ubicación.

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Tipos de mensajes en las aplicaciones

Para solucionar estos problemas marcamos el flag correspondiente a cada posición de los distintos mensajes y pulsamos. El sistema automáticamente nos traslada al lugar donde se ha producido el error para poder así subsanarlo. El sistema también nos muestra mensajes en la barra de estado (parte inferior), con el mismo comportamiento que el indicador (W Warning en color amarillo, E Error en color rojo, I/S Información en color verde)

Estos mensajes nos van informando de la respuesta del sistema a nuestra interacción, mostrándonos posibles errores o advertencias en los datos introducidos o mensajes de realización correcta de los procesos.

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Tema 6: Sistemas Periféricos de Apoyo.

Tema 6: Sistemas Periféricos de Apoyo

CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

La mesa de servicio del Centro de Atención a Clientes, representa el único punto para la atención a los requerimientos de servicio y soporte a la operación de los procesos de negocio implementados en a plataforma SAP, así como de los sistemas complementarios del Sistema Institucional de Información (SII). El CEDAC opera a través de un sistema informático en ambiente web, mediante el cual los usuarios pueden: + Resolver dudas mediante consultas a la Base de Conocimiento. + Registrar y dar seguimiento a solicitudes de servicio y/o reportar incidentes que requieren solución Es administrado por la Gerencia ASARE a través de la Oficina de Atención a Usuarios del Departamento de Servicio al Cliente. Objetivos de la mesa de servicio: * Contar con un centro único de contacto, donde los usuarios finales pueden canalizar consultas o incidentes sobre la operación de un proceso de negocio y/o servicios configurados en el SII. * Administrar de manera centralizada los requerimientos de servicios de los usuarios finales mediante el uso de una plataforma informática. * Reducir el tiempo de atención a los usuarios mediante la gestión del ciclo de vida de las solicitudes-desde el registro hasta la emisión de la encuestra de satisfacción- y la disponibilidad de conocimientos documentado de solicitudes resueltas.

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CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

ESTRUCTURA DE LA MESA DE SERVICIO. Módulos La mesa de servicios se integra por módulos asociados a los procesos de negocio implementados en la plataforma ERP (SAP del SII, así como por aplicaciones y /o sistemas complementarios. Dichos módulos son diseñados y configurados a solicitud de las Áreas Normativas, Dueños de Proceso y / Responsables de sistemas o aplicaciones. Estructura de Atención Opera a través de flujos de trabajo diseñados de acuerdo a la estructura organizacional de las áreas de CFE, sus EPS y EF. Se configuran con base en la operación del proceso, funcionalidad o sistema con cuatro niveles con cobertura a nivel empresarial. Los módulos pueden tener configurados desde 1 a 4 niveles de atención, de acuerdo a los siguientes criterios:

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CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

ATENCION A USUARIOS Experto: Brinda apoyo al usuario final en la atención de solicitudes de servicio. Se clasifican de acuerdo al nivel de atención descrito: * Local (Atención a un Centro de Beneficio). Personal de las áreas de CFE, de la EPS y EF. * Regional (Atención a una Gerencia de Corporativo / Empresa específica). Personal de las áreas CFE, de las EPS y EF. * ASARE (Atención a nivel empresarial). Personal de áreas de la Gerencia de Control y Evaluación Financiera y ASARE. * NORMATIVO (Atención a nivel empresarial) - Personal de las áreas Normativas de los procesos y/o funcionalidades implementadas en el SII. BASE DE CONOCIMIENTO (BDC) Es el acervo de información disponible para consulta de los usuarios del CEDAC que se integra a partir del registro y atención de las solicitudes, de la incorporación del catálogo de "problemas-solución" y documentos almacenados en la sección de "Manuales y Otros documentos". La información es definida por los dueños de los procesos de negocio y/o responsables de módulo y se actualiza de forma periódica. La base de conocimiento se integra por: + Solicitudes resueltas y catálogo problemas-solución. + Noticias asociadas a la operación del SII o relacionadas a CEDAC. + Documentos que ofrecen información para soporte a la operación tales como formatos, normatividad, fichas de proceso, materiales de capacitación, entre otros, los cuales se encuentren dados de alta en el CEDAC o en otros sitios relacionados.

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CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

ESQUEMA DE OPERACION CEDAC:

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CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

ACCESO AL SISTEMA: Cada usuario tiene acceso directo al CEDAC desde la plataforma SAP con la transacción ZCENTER04, así como a través de la dirección electrónica http://cedac.cfemex.com + Cada usuario del sistema deberá autentificarse mediante cuenta y contraseña para acceder al sistema. La información a visualizar y actividades permitidas serán con base al rol configurado para cada uno. + Los empleados que posean cuenta en SAP y únicamente requieran consultar información almacenada en el sistema, deberán utilizar la cuenta de invitado que se indica en la pantalla principal del portal. El reinicio de contraseñas por olvido es solicitado a la cuenta cuenta correo cedac.correo@cfe.gob.mx Alta de cuenta de usuario: - Todos los usuarios de la plataforma SAP del SII son usuarios del CEDAC, por lo que no requieren de forma expresa la creación de una cuenta. La relación de usuarios así como los datos asociados a su adscripción, se heredan del sistema SAP al CEDAC a través de un proceso de sincronización diario. Usuarios sin cuenta en SAP, deberán solicitar el registro en SAP en la misna dirección electrónica mencionada líneas arriba. Asignación de roles Todo empleado que tengan acceso al CEDAC tiene asignado de manera auomática el ROL de usuario, y con base en sus funciones pueden tener roles adicionales.

CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

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CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

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CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

Flujo operativo de operaciones:

CEDAC (Centro de Atención a Clientes)

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Flujo operativo de operaciones:

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SPP SAP Productivity Pak

SAP Productivity Pak (SPP) es una solución cliente-servidor que integra herramientas colaborativas para la creación, organización y publicación de contenidos con propósitos de capacitación y/o soporte documental, impulsando esquemas e-learning de autoaprendizaje con gran eficiencia y rapidez.

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SPP SAP Productivity Pak

El Sitio Oficial de Documentación SPP es un portal para consulta y gestión de contenidos (guías operativas), cursos e-learning, materiales de apoyo, etc. que brindan al usuario final información valiosa sobre un proceso, sistema, área o tema en particular. Nuestros Clientes: +ERP – SAP GRC +CEDAC +UTECs +CENACs +SAI (Sistema de Adquisiciones por Internet) +SICI (Sistema Institucional de Control Interno) +SRGTSE +UCADI (Unidad de Coordinación de Abastecimientos a Distribución) +CompraNet +Gerencia de Abastecimientos +División Golfo Centro Infraestructura de TI Para administrar todo el contenido del Sitio, se utiliza la herramienta SPP (SAP Productivity Pak). El uso de SPP consta de dos partes: 1. Editor o cliente: se utiliza para crear y editar contenido. 2. Servidor: se utiliza para administrar todo el contenido del Sitio Oficial de Documentación SPP.

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SPP SAP Productivity Pak

Beneficios Licencia corporativa.  Normalización y estandarización de contenidos con base a plantillas de diseño.  Fácil creación de grabaciones y cursos e-learning.  Incorporación de evaluaciones para las guías operativas y cursos e-learning.  Incorpora estándares AICC y SCORM.  Automatización del flujo de revisión-aprobación para los contenidos.  Autonomía en la administración proyectos centralizados en el Sitio Oficial de Documentación SPP. Material para capacitación SPP, disponible en el Sitio Oficial de Documentación SPP:

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Enlaces de Interés

CATÁLOGO DE ÍCONOS BÁSICOS SAP

ÍNDICE DE TÉRMINOS SAP

SAP PRODUCTIVITY PAK (SPP)

CURSO USUARIO FINAL DE SPP (SPP)

CENTRO DE ATENCIÓN A CLIENTES (CEDAC)

¡Gracias!