Diez recomendaciones para reuniones virtuales
Reconoce la plataforma
Cuando tengas programada una reunión ingresa a la plataforma por medio de la cual se llevará a cabo, explórala y reconoce las herramientas y funciones que tiene.
Sé concreto
Planifica la cantidad de tiempo que sea estrictamente necesario y, preferiblemente, que no sobrepase una hora. Céntrate en los temas de la reunión, los asuntos a resolver, las propuestas y compromisos y dedica poco tiempo a otro tipo de conversaciones.
Sé puntual
Tanto tu tiempo como el tiempo de los demás es muy valioso, por eso ingresa siempre de manera puntual e incluso si puedes entra a la reunión con algunos minutos de anticipación para evitar contratiempos.
Activa la cámara
Encender el video permite un mayor acercamiento entre los participantes, un reconocimiento de quien habla y una mejor comprensión del mensaje gracias al lenguaje no verbal. Recuerda cuidar de aspectos como la iluminación, el plano y el fondo.
Concéntrate en la reunión
Evita hacer otra tarea mientras estás en la reunión, cierra páginas que no sean necesarias y apaga las notificaciones. Ubícate en un lugar ordenado y ten a la mano todo lo necesario. Puedes utilizar audífonos para aislar el ruido y avisar a las personas que viven contigo que estarás en una reunión para evitar interrupciones.
Cuida la velocidad y el tono de voz
En ocasiones el audio se retrasa y varias personas intervienen al mismo tiempo, por esto es importante que hables despacio, haciendo pausas para posibles comentarios y conserves un tono de voz audible.
Pide la palabra
Para evitar interrumpir a los demás haz uso del chat para pedir la palabra o de la función de levantar la mano. Igualmente, recuerda encender el micrófono solo cuando sea tu momento de intervenir para evitar ruidos que interfieran con la reunión.
Haz y pide retroalimentación
Si estás proyectando y/o hablando comprueba que todos te estén visualizando y escuchando, así mismo, haz retroalimentación cuando alguien esté interviniendo. Es recomendable que durante y al final de la reunión indagues por comentarios que puedan ayudarte a mejorar tu participación en estos espacios.
Busca las herramientas adecuadas
Es importante saber qué herramientas hay, cómo y cuándo utilizarlas, por ejemplo si necesitamos tomar una decisión o recoger propuestas. Herramientas colaborativas como las encuestas resultan de gran utilidad y propician la participación.
Reconoce los compromisos asignados
Cuando finalices una reunión es importante que los pasos a seguir queden claros, así como los responsables y las fechas. Herramientas como el calendario nos pueden ayudar a compartir estos compromisos y tenerlos presentes.
UdeA
Diez recomendaciones para reuniones virtuales
sara.garzon
Created on June 17, 2021
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Diez recomendaciones para reuniones virtuales
Reconoce la plataforma
Cuando tengas programada una reunión ingresa a la plataforma por medio de la cual se llevará a cabo, explórala y reconoce las herramientas y funciones que tiene.
Sé concreto
Planifica la cantidad de tiempo que sea estrictamente necesario y, preferiblemente, que no sobrepase una hora. Céntrate en los temas de la reunión, los asuntos a resolver, las propuestas y compromisos y dedica poco tiempo a otro tipo de conversaciones.
Sé puntual
Tanto tu tiempo como el tiempo de los demás es muy valioso, por eso ingresa siempre de manera puntual e incluso si puedes entra a la reunión con algunos minutos de anticipación para evitar contratiempos.
Activa la cámara
Encender el video permite un mayor acercamiento entre los participantes, un reconocimiento de quien habla y una mejor comprensión del mensaje gracias al lenguaje no verbal. Recuerda cuidar de aspectos como la iluminación, el plano y el fondo.
Concéntrate en la reunión
Evita hacer otra tarea mientras estás en la reunión, cierra páginas que no sean necesarias y apaga las notificaciones. Ubícate en un lugar ordenado y ten a la mano todo lo necesario. Puedes utilizar audífonos para aislar el ruido y avisar a las personas que viven contigo que estarás en una reunión para evitar interrupciones.
Cuida la velocidad y el tono de voz
En ocasiones el audio se retrasa y varias personas intervienen al mismo tiempo, por esto es importante que hables despacio, haciendo pausas para posibles comentarios y conserves un tono de voz audible.
Pide la palabra
Para evitar interrumpir a los demás haz uso del chat para pedir la palabra o de la función de levantar la mano. Igualmente, recuerda encender el micrófono solo cuando sea tu momento de intervenir para evitar ruidos que interfieran con la reunión.
Haz y pide retroalimentación
Si estás proyectando y/o hablando comprueba que todos te estén visualizando y escuchando, así mismo, haz retroalimentación cuando alguien esté interviniendo. Es recomendable que durante y al final de la reunión indagues por comentarios que puedan ayudarte a mejorar tu participación en estos espacios.
Busca las herramientas adecuadas
Es importante saber qué herramientas hay, cómo y cuándo utilizarlas, por ejemplo si necesitamos tomar una decisión o recoger propuestas. Herramientas colaborativas como las encuestas resultan de gran utilidad y propician la participación.
Reconoce los compromisos asignados
Cuando finalices una reunión es importante que los pasos a seguir queden claros, así como los responsables y las fechas. Herramientas como el calendario nos pueden ayudar a compartir estos compromisos y tenerlos presentes.
UdeA