UC0975_2 Recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (ADGG0208)

UC0975_2 Recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas

Docente: María Concepción Sánchez Useros

Contenidos

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN EN LA RECEPCIÓN: ACOGIDA, IDENTIFICACIÓN, GESTIÓN Y DESPEDIDA

TEMA 1

Control de entrada y salida de visitas, y sus registros

TEMA 2

Gracia

Competidores

ETAPAS EN LA COMUNICACIÓN

Acogida

Despedida

Gestión

Identificación

Primer contacto Primera impresión

Una de las fases más importantes

Se distinguen 2 fases

Identificar al visitante

Gracias

+ Info

Buenas tardes!

A tener en cuenta

• Expresión agradable
• Dar prioridad a la visita
• Saludo.

Algunas expresiones utilizadas son: “Buenos días, ¿en qué puedo ayudarle?” “Buenas tardes, pase por favor y siéntese, qué puedo hacer por usted?” “Buenas tardes, siento haberle hecho esperar, ¿en qué puedo ayudarle?”

Pautas

Gracias por vernir!

• Cuidar la expresión y la entonación, mirando siempre a la otra persona a los ojos

• Identificar al usuario por su nombre, ofreciéndose para posteriores requerimientos.

• Ser cuidadoso cuando la visita no esté resultando eficaz, pidiendo disculpas ...

La despedida es la última impresión que tendrá el visitante e intentar que sea lo más cordial posible, utilizar expresiones como: “Gracias, ya está todo resuelto” “Me alegro que hayamos resuelto el tema” “Gracias por venir, no dude en llamar si lo necesita”

Errores frecuentes en la atención al cliente

Sistemas de gestión

La utilización de sistemas de gestión de visitas permite llevar un mejor control y localización de los visitantes. Cada vez más se utilizan sistemas informáticos que permiten, de forma simple y efectiva, determinar quién se encuentra en la empresa; identificar visitas no deseadas; proteger la confidencialidad de los visitantes, etc

Las tareas que se pueden abarcar en un sistema de gestión de visitas para un adecuado control pueden ser:

• Control

• Registro

• Listado

• Secciones

• Información

• Operaciones

Se

2.1. Implicaciones y responsabilidades

2.2. Sistema de registro de visitantes

control de acceso

Paso 1

Identificar al visitante

Paso 4

Registrar la hora de salida

Si tiene cita contactar con el destinatario

Paso 2

Paso 3

Cumplimentar y firmar la hoja de registro

Este sistema de registro permite llevar a cabo una serie de operaciones

Visitas Programadas

Se programan las visitas antes de que ocurran, con el objeto de agilizar el registro de las mismas.

Visitas Permanentes

Para las visitas frecuentes que no necesitan registrar su entrada y salida, el sistema permite imprimir una credencial para el acceso a las instalaciones.

Listas Negras

El sistema permite que los visitantes que no puedan acceder a la empresa, sean incorporados en unos listados restrictivos.

¿Sabías qué...?

Josefa: Buenos días ¿en qué puedo ayudarle?

Sr. Pérez: Buenos días, tengo una cita con el Sr. Jiménez

Título aquí

Me podría indicar su nombre?, por favor.

Sí, me llamo Francisco Pérez, de la empresa Costeros

Título aquí

Muy bien, un momento, por favor.

Bien Sr. Pérez, el Sr. Jiménez se encontrará disponible en unos minutos. Puede tomar asiento mientras, por favor.

De acuerdo, muchas gracias.

Disculpe Sr. Pérez, puede pasar a la reunión, el Sr. Jiménez le está esperando. Siga este pasillo donde se encontrará una primera sala de reuniones a la derecha.

Título aquí

Muchas gracias, muy amable

Me podría indicar su nombre?, por favor.

concesuseros@gmail.com