Diaporama E4

Épreuve E4

Myriam Belajdir BTS SAM 2 Lycée Théodore Aubanel à Avignon

Mon portfolio

1. Présentation de l’organisation

2. Poste de travail

Sommaire

3. Description de la mission

4. Documents réalisés

5. Bilan professionnel et personnel

Stage dans la Mairie d’Aramon, du 27 Janvier au 14 Février 2020, soit 3 semaines.

Compétence 3 : Contribuer à la pérennisation des processus administratifs Mission : Améliorer la gestion administrative

Présentation de l’organisation :

Mairie d’Aramon : Activité Effectif Créée en 1982 Mise en place de projets : engagements

Poste de travail :

- Service administratif - Tutrice Mme. Delphine Bayle, Secrétaire du Maire : Sa mission - Système d’information (SI)

Moi

Description de la mission :

Le problème

Mission

L'objectif

Contrainte

Moyens

Améliorer la gestion administrative

Difficile à retrouver les documents, perte de temps

Faciliter le travail, sécuriser l'accès et garantir la pérennité des données.

Pas de contrainte en particulier

Les consignes, documents à ma disposition et une charte graphique.

Documents réalisés :

Compte rendu de réunion

Modèle de compte rendu de réunion

Note de synthèse

Modèle de convocation de réunion

avec ordre du jour

Convocation de réunion

Liste d’émargement

Arborescence

Nouveau plan de nommage +

Note de service

Bilan professionnel et personnel :

Pour moi-même :

Pour l’organisation :

Progresser dans la responsabilisation et m’a permis de m’adapter aux exigences d'une administration très cadrée. Rendre des documents professionnels et de qualité.

Rendre plus efficace la consultation et la manipulation des données stockées.Les normes de l’organisation et la réglementation ont été respectées en matière de stockage et d’archivage. Les modèles ont permis une meilleure efficacité de productivité.

Stage à Orient’Action® Avignon, du 14 Septembre au 02 Octobre 2020, soit 3 semaines.

Compétence 4 : Rationaliser l’usage des ressources de l’entitéMission : Gérer les approvisionnements de matériels

Présentation de l’organisation :

Orient’Action® à Avignon :Créée en septembre 2017 Effectif / clients Activité

Poste de travail :

- Service administratif - Tutrice Mme. Valérie Guillemot, Dirigeante - Système d’information (SI)

Moi

Description de la mission :

Le problème

Interlocuteurs

L'objectif

Moyens

Contrainte

Les consignes, documents mis à disposition.

Mauvaise gestion du réapprovisionnement.

Tutrice, fournisseur et des pharmaciens.

Temporel

Répondre aux besoins de l’entreprise, mais aussi d’éviter les ruptures de stock.

Documents réalisés :

Tableaux d’étude des besoins en matériels

Tableau de comparaison des fournisseurs

Fiche de gestion des stocks

Bon de commande informatique

Courriel pour un devis

Bilan professionnel et personnel :

Pour l’organisation :

Pour moi-même :

Une meilleure optimisation des approvisionnements. Le nouvel approvisionnement a su répondre aux besoins de l’entreprise. L'objectif d'une gestion optimisée des stocks de fournitures et matériels a été atteint.

Acquérir des nouvelles compétences informatiques et en communication. Posture d’écoute active et de comportement assertif.

Stage à Orient’Action® Avignon, du 14 Septembre au 02 Octobre (soit 3 semaines), et du 16 Décembre 2020 au 18 Janvier 2021 (soit 3 semaines).

Compétence 1 : Conduire l’action administrative en appui aux membres de l’entité Mission : Organiser un évènement

À Contexte International

Description de la mission :

Le problème

Interlocuteurs

L'objectif

Moyens

Contraintes

Financier, sanitaire

Impacte de la crise sanitaire

Tutrice, Clément, Delphine et Zineb

Organiser un évènement

Les consignes, documents mis à disposition et la charte graphique.

Documents réalisés :

Communiqué de presse

Lettre d’invitation à l’évènement aux créateurs

Invitation - Formulaire réponses aux créateurs

Questionnaire pour un club entrepreneurs

Diaporama Wall Of Fame

Affiche du déroulé de l'évènement en anglais

Site internet en anglais

Site internet

Compte rendu de l'évènement

Bilan professionnel et personnel :

Pour moi-même :

Pour l’organisation :

Prendre conscience de l'intérêt de travailler en équipe.Améliorer mes compétences informatiques. Diplomatie et fais preuve de l'écoute active lors des appels téléphoniques avec les entrepreneurs et journalistes. La communication a été efficace et adaptée avec les parties prenantes.

Gain de temps avec une meilleure efficacité des tâches.Gérer son bon déroulement : coordonner et maximiser ces ressources. Les relations internes développée. Les productions et exploitation de questionnaires répondent aux besoins de l’entité.

Stage à Orient’Action® Avignon, du 16 Décembre 2020 au 18 Janvier 2021 (soit 5 semaines).

Compétence 2 : Conduire l’action administrative en gestionnaire de dossier Mission : Gérer un déplacement en France et à l’étranger

À Contexte International

Description de la mission :

Le besoin

Interlocuteurs

L'objectif

Moyens

Contrainte

Financier

Gérer un déplacement en France du 04 au 06 janvier 2021 et à l’étranger

Valoriser son cabinet et ceux crée grâce à Orient'action

Tutrice, hôtelier

Consignes

Documents réalisés :

Comparatif de déplacement/hébergement

Notes de frais

Feuille de route

Formulaire de demande de déplacement professionnel

Procédure de déplacement professionnel

Feuille de route pour Madrid

Mail à l'hôtel en espagnol

Programme Accompagnement à la création d'entreprise en Espagnol

Programme Bilan de compétences en Espagnol

Programme VAE en Espagnol

Bilan professionnel et personnel :

Pour moi-même :

Pour l’organisation :

Autonomie/ Acquérir des responsabilités. Gérer un déplacement en france et à l'étranger. Utiliser l'espagnol, ce qui était nouveau pour moi. La communication a été efficace et adaptée avec les parties prenantes, tout en respectant les règles de la langue étrangère.

Gérer au bon déroulement du séjour bien anticipé. Valorisation de l'entreprise. Préparer les documents nécessaires et le dossier à l’étranger permettra de réaliser divers déplacement futurs.

Merci pour votre attention.