Sistema de organización Numérico Ordinal

Sistema de Ordenación Numérico Ordinal

Elaborado: Katerine López López Maria Camila Rojo Ramirez Daniela Yuliana Herrera Giraldo

FICHA: 2185806

CONTENIDO

Principio de orden original

¿ Qué es la Ordenación?

Sistemas de ordenación numéricos

Componentes de la ordenación numérico Ordinal

Se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.La ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie.

Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las series documentales.

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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

El Principio de Orden Original, es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos. Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la producción documental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series, subseries documentales y expedientes.

Sistemas de ordenación numéricos

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; estos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice.

Numérico Ordinal

Consiste en asignar a cada individuo u asunto un número en forma consecutiva. Identificando asi las unidades documentales que hacen parte de una serie.Se disponen los documentos en forma consecutiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.Es un sistema indirecto, porque tanto para consultar como para archivar hay que referirse previamente a un registro numérico, para buscar el número asignado al individuo u asunto.

¿Qué es un número Ordinal?

Los numeros ordinales expresan orden o suseción en relación con los números naturales e indican el lugar que ocupan (dentro de una serie ordenada) el elemento al que se refiere

Archivo Numérico Principal

Archivo Alfabético Misceláneo

Registro Numérico

Archivo Numérico Principal

- Guías: los números pueden estar divididos en milésimas (0000 a 9000) o centenas (100 a 900). - Subguías: los números pueden estar divididos en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80). - Carpetas: Las carpetas se marcadan con números, se ordenan numéricamente y se colocan dentro de la sección de la guía correspondiente.

Archivo Alfabético Misceláneo

Cuando las actividades con determinada persona o institución son pocas (menos de 5 documentos) y no se asignan números a estas unidades documentales. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. - Se organiza con guías alfabéticas. - Se archiva dentro de las carpetas misceláneas, al principio o al final del archivo principal.

Registro Numérico

Es un libro de anotaciones donde se registran los nombres de los clientes, personas o empresas que tienen carpetas en el archivo, con sus respectivos códigos, en orden consecutivo. El uso de este Registro evita que el encargado de los archivos asigne un mismo número a dos personas diferentes. Además, deja ver claramente cuál es el número que se debe asignar al siguiente nuevo corresponsal.

ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO NUMÉRICO CONSECUTIVO

1. Determinar la división de las guías, según la cantidad de exedientes. 2. Elaborar la lista de expedientes. 3. Asignar un número, en forma consecutiva, a cada expediente. 4. Marcar las guías de las carpetas, con los números asignados a cada expediente. 5. Rotular las carpetas. 6. Elaborar y colocar el índice de la gaveta. 7. Elaborar el registro numérico de los expedientes. 8. Marcar carpeta miscelánea y organizar guías alfabéticas y carpetas para archivo misceláneo.

¡ Muchas gracias !