UF0351

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UF0351

Aplicaciones informáticas de la gestión comercial

ÍNDICE

Unidad 1

Unidad 2

Unidad 3

Unidad 4

Unidad 1:

1. Actualización de ficheros de información.

Las empresas necesitan aplicaciones que almacenen información y generen documentos automáticamente para gestionar efectivamente relaciones con clientes y proveedores.

Unidad 1:

1. Actualización de ficheros de información.

Las aplicaciones informáticas presentan ventajas frente a procedimientos de gestión tradicionales:

• Mayor rapidez en los procedimientos y mayor efectividad. • Reducción del número de errores y facilidad a la hora de detectarlos y corregirlos y reducción de costes • Integración de la información como gestión de clientes, facturación, almacenes, postventa, contabilidad. • Manejo de un gran número de datos e información.

Podemos dividir las aplicaciones de gestión comercial en dos tipos: Generales y hechas a medida

Unidad 1:

1. Actualización de ficheros de información.

En el siguiente esquema vemos el proceso de una aplicación informática de gestión comercial:

• Obtención de la información
• Control de las operaciones comerciales
• Generación de documentos
• Análisis estadístico de los datos

• Introducción de datos: Registro

• Procesamiento de la información
• Integración de la información
• Actualización de los ficheros

Unidad 1:

1. Actualización de ficheros de información.

El software de gestión nos permite consultar y obtener información de manera inmediata, y puede presentarse de diversas formas: • Visualizando el resultado de la consulta en la pantalla. • Generando informes de clientes, proveedores, agentes de ventas... • Generando gráficos y estadísticas, así como documentos comerciales como presupuestos, pedidos, albaranes, etc.

Unidad 1:

1. Actualización de ficheros de información.

Una de las principales tareas a realizar, es el mantener actualizados los ficheros de información de las empresas, correspondientes a las carteras de: • Clientes • Proveedores • Productos y servicios • Empresas de la competencia • Agentes de ventas y distribución • Descuentos, tipos impositivos, etc. En la actualización de estos ficheros se realizan tres operaciones:

Unidad 1:

1.1. Clientes

Utilizamos el software CRM para gestionar relaciones con clientes y proveedores, facilitando seguimientos eficaces. Mejora la comunicación y optimiza el servicio al cliente en preventa, venta y postventa.

Unidad 1:

1.1. Clientes

Todos los clientes deben registrarse en la aplicación informática, incluyendo toda la información posible. Cada programa dispone de campos en los cuales se puede registrar dicha información. Ejemplo en zgestion

Los campos básicos son: • Código, cada cliente tendrá el suyo. Puede ser alfanumérico. • Nombre y apellidos de la persona física o jurídica. • NIF/CIF • Zona geográfica/dirección • Datos de contacto: teléfono, email… •IBAN

Unidad 1:

1.1. Clientes

Unidad 1:

1.1. Clientes

Tenemos una serie de ventajas al utilizar aplicaciones informáticas de gestión comercial, algunas son:

• Automatización de algunos procesos comerciales. • Gestión y unificación de agendas comerciales. • Mejora de la planificación comercial al disponer de previsiones de venta más exactas. • Posibilidad de introducir pedidos, independientemente del momento o el lugar donde se realicen. • Estudio de la eficacia de ventas según diferentes parámetros: productos, agentes, zonas geográficas…

Unidad 1:

1.2. Proveedores

Estos ficheros incluyen datos de cada uno de los proveedores, los datos básicos que debemos recoger en las aplicaciones informáticas son:

• Identificación del proveedor: o Código del proveedor: valor alfanumérico único para cada uno de los proveedores. Nombre y apellidos de la persona física o razón social de la empresa. o CIF/NIF. o Domicilio. o Teléfono.o Email.

Unidad 1:

1.2. Proveedores

Estos ficheros incluyen datos de cada uno de los proveedores, los datos básicos que debemos recoger en las aplicaciones informáticas son:

Fecha de alta como proveedor. • Datos bancarios. • Dirección fiscal: o Se aplicará de forma automática en los documentos que vayan a generarse: presupuesto, pedido, albarán, factura…). La dirección fiscal debe estar completa.

1.2. Proveedores

Unidad 1:

Estos ficheros incluyen datos de cada uno de los proveedores, los datos básicos que debemos recoger en las aplicaciones informáticas son:

• Datos de facturación: o Forma de pago. o Descuentos. o IVA o Fecha de vencimientos. • Condiciones de adquisición y recepción de mercancías • Personas de contacto y su cargo en la organización. EJEMPLO EN ZGESTIÓN

Unidad 1:

1.2. Proveedores

Unidad 1:

1.3. Productos y servicios

Este fichero nos permite realizar tres acciones:

• Registro de operaciones de compraventa. • Control del número de existencias disponibles. • Registro de incidencias que puedan darse en la venta o adquisición de productos. Es necesario que registremos los datos concernientes a los productos y servicios –como hacemos al registrar la información de clientes y proveedores-, ara poder realizar los trámites de compraventa. Algunas aplicaciones informáticas permiten incluir fotografías. Ejemplo en zgestion

Unidad 1:

1.3. Productos y servicios

Unidad 1:

1.4. Agentes de ventas y distribución

En algunas empresas, por su actividad, integran un equipo de personas que se denominan agentes de ventas o distribuidores, también llamados comerciales

Unidad 1:

1.4. Agentes de ventas y distribución.

Los datos de estos agentes de venta que registraremos en la aplicación de gestión comercial son: • Código de identificación del agente. • Nombre y apellidos. • CIF/NIF • Fecha del alta como agente de ventas y distribución. • Zona o área geográfica en la que actúa. • Dirección fiscal. • Datos bancarios • Comisiones • Liquidaciones: Forma de pago, Día de pago y Retenciones Ejemplo en ZGestion

Unidad 1:

1.4. Agentes de ventas y distribución.

Unidad 1:

1.5. Empresas de la competencia

Conocer a nuestros competidores nos resultará de gran utilidad a la hora de tomar decisiones sobre nuestras políticas de precios, nuevos lanzamientos de productos y/o servicios, campañas publicitarias… Por ello, es frecuente que muchas empresas dispongas de ficheros con información sobre empresas competidoras.

Unidad 1:

1.5. Empresas de la competencia

Esta información puede incluir: • Código de la empresa • Nombre o razón social • Sedes • Estructura • Descripción • Número de empleados Marcas de la empresa • Artículos o servicios que oferta • Ámbito geográfico de actuación • Precios • Descuentos • Canales de distribución

1.6. Parámetros comerciales: descuentos, tipos impositivos y otros.

Unidad 1:

Los principales y que pueden incluir las aplicaciones informáticas son:

A. Descuentos Es una reducción del precio de un producto o servicio que el vendedor aplica al comprador. Tipos:

Descuento comercial

Rappels

Descuento pronto pago

1.6. Parámetros comerciales: descuentos, tipos impositivos y otros.

Unidad 1:

Los principales y que pueden incluir las aplicaciones informáticas son:

B. Impuestos Nos centramos en el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido), ya que es el impuesto principal en las operaciones de compraventa. Grava:

• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.

• Entrega de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.

• Las importaciones de bienes.

2. Tramitación administrativa de la información de clientes proveedores

Unidad 2:

Las operaciones de compraventa llevan consigo una serie de trámites administrativos. La utilización de herramientas de gestión comercial, nos permiten, aparte de automatizar procedimientos administrativos diversos, agilizar los trámites y reducir el número de posibles errores

2.1. Recepción de la información-documentación.

Unidad 2:

Las operaciones comerciales que realizamos, así como las comunicaciones e información que efectuamos tanto con clientes como con proveedores, es necesario que tengan un registro para que quede constancia de los mismos.

Presupuestos para los clientes y proveedores

Pedidos de clientes y proveedores

Albaranes emitidos y recibidos

Facturas a clientes y de proveedores

2.2. Organización

Unidad 2:

Antes de la digitalización, registro y transmisión de la información y la documentación que se recibe, esta debe ser debidamente organizada y ordenada. Para hacerlo de manera eficaz y eficiente, deberemos:

Clasificar

Cotejar

Identificar

Introducir

Archivar

2.3. Digitalización de la documentación para su registro

Unidad 2:

Digitalizar la documentación facilita enormemente el trabajo de las empresas, esta digitalización puede ser llevada a cabo por la propia empresa, sería una digitalización interna, o bien externalizando el servicio, o digitalización Externa.

Unidad 2:

2.3. Digitalización de la documentación para su registro

Las ventajas que obtiene la empresa al digitalizar la documentación, pueden ser: • Ahorro de tiempo en la realización de búsquedas. • Reducción del espacio físico de almacenamiento. • Inmediatez en la recepción y envío de los documentos mediante el email o sistemas telemáticos diferentes. • Ahorro de costes en el envío y recepción de documentos

2.3. Digitalización de la documentación para su registro

Unidad 2:

Las ventajas que obtiene la empresa al digitalizar la documentación, pueden ser: • Los documentos pueden ser legalizados mediante el uso de la firma digital. • Gozarán de mayor nivel de seguridad pues podrán ser protegidos con contraseñas que garantizan que sólo serán consultados por las personas autorizadas. Así mismo, podremos hacer copias de seguridad, para evitar su pérdida o deterioro.

2.3. Digitalización de la documentación para su registro

Unidad 2:

Proceso de digitalización: • Escaneo de la documentación. • Asignar nombre al archivo y un código que indique el tipo de documento. • Crear una clave de seguridad o una contraseña, si es necesario. • Almacenarla en una carpeta del dispositivo. • Si fuese preciso: o Modificar los datos digitalizados y convertirlos a otros formatos o Transformar el documento escaneado a un texto plano, así podemos utilizar la imagen o el texto indistintamente. Este proceso lo realizamos con programas de edición de textos o similares: OCR, (Reconocimiento Óptico de Caracteres).