FORMATION TDB DRHAS TOULOUSE 19 & 20 MAI 2021

DRHAS de Toulouse

Construire un tableau de bord RH

Mercredi 19 et jeudi 20 mai 2021

2èMe JOURNEE

1ère JOURNEE

1. Vos tableaux de bord

8. Définition des trames

INDEX

2. Enjeux des TDB RH

9. Création d'un tableau

3. Objectifs du suivi TDB

10. Ecriture des formules

4. Les sources d'information

11. Mises en forme conditionnelles

5. Différents types d'indicateurs

12. Tableaux croisés dynamiques

6. Approche méthodologique

13. Cas d'usage

7. Travail des indicateurs

14. Synthèse

HORAIRESMercredi 19 mai : de 9h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00 Jeudi 20 mai : de 9h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00

Une pause de 15 minutes sera observée pendant la matinée et l'après-midi

BIENVENUE A VOUS !

REGLES DE COLLABORATIONauthenticité réelle bienveillance omniprésente efficacité positive

Qu'en pensez-vous ?

PRESENTATIONSvotre prénom & votre expérience vos fonctions & périmètre votre rapport à votre métier

Je vous écoute ...

OBJECTIFS DU MODULE

Assurer le suivi et l'utilisation des données

Construire un outil de pilotage simple et évolutif

S’approprier la démarche de construction d’un tableau de bord

Identifier les indicateurs de gestion pertinents et adaptés à leur organisation

VOS TABLEAUX DE BORD ?...

Qu'utilisez-vous actuellement ?

"suivi des personnels"pilotage d'activité "organisationnels

NATURE

"suivi absences, catégories, genre, tranches d'âge, fonctions"taux absenteisme, taux d'activité (ETP réels) / par catégories (comités de gestion arbitrages par juridictions) "indicateurs RH (recrutement, formation ...)

VOS TDB

INDICATEURS

"reporting,"projections pour prise de décision,"réunions d'arbitrage, de pilotage et de gestion, "pilotage de l'équipe RH et communication sur la fonction RH.

UTILISATION

LES PLUS & LES MOINS ?...

1. données existantes
2. historique
3. tableaux partagés

1. lisibilité perfectible
2. tableaux plats
3. multiplicité des TDB
4. BDD incomplètes
5. alertes automatiques manquantes
6. réactivité à améliorer
7. un outil global (contrairement aux applicatifs et logiciels)
8. Logiciels peu intuitifs et sans formation

VOS ATTENTES PAR RAPPORT AU MODULE ?

ATTENTE #1 un outil pilotage de l'activité RHATTENTE #2 des TDB qui permettent de répondre de façon réactive et exacte aux demandes de renseignement ATTENTE #3 tableau permettant de gérer la charge de travail, en relation avec les ressources humaine, pour coordonner l'ensemble ATTENTE #4 un outil d'organisation et de priorisation des activités et missions à traiter ATTENTE #5 fonctionnalités : différence de dates, liste, totaux de listes, alertes, totaux ATTENTE #6 synthèse et reporting facilité

QUELS ENJEUX ?

En quoi votre pilotage doit-il contribuer à la réussite des juridictions de votre périmètre

LES ENJEUX AUTOUR DES TDB RH

CODIR

DRH

COMITES OPERATIONNELS

PROCESSUS RH

STRATEGIE RH

STRATEGIE ADMINISTRATION

SYSTEME DE PILOTAGE RH

#performance

INDICATEURS

PERIODICITE

OBJECTIFS

#cohérence

#réactivité

SYSTEME D'INFORMATION

TDB

CONTROLES & VALIDATION

"Le système alliera des données portant sur les opérations réalisées et des actions prévisionnelles afin de contrôler l’efficacité à court terme, piloter des opérations à moyen terme et anticiper les évolutions à venir. "

Joëlle Imbert

QUELS OBJECTIFS ?

A quoi doivent vous servir vos outils de pilotage ?

OBJECTIFS DU PILOTAGE PAR LES TDB ?

01

DONNER UNE PHOTOGRAPHIE A UN INSTANT "T" DES EFFECTIFS DU PERIMETRE (OU SUR UNE PERIODE DONNEE)

02

FOURNIR A LA DIRECTION DE L'ADMINISTRATION, LES ELEMENTS NECESSAIRES A LA PRISE DE DECISION

MESURER LA PERFORMANCE DE LA FONCTION RH, S'ASSURER DE LA CONFORMITE LEGALE & TRAVAILLER LA NOTION D'EXPERIENCE COLLABORATEUR

03

04

FOURNIR DES DONNEES PREVISIONNELLES POUR CONSTRUIRE DES PROJECTIONS STRATEGIQUES & OPERATIONNELLES

10 min

VOS OBJECTIFS DE PILOTAGE

A l'aune de votre périmètre (service, direction ...), vous allez, en partant de la stratégie affichée par votre Direction Générale :

• identifier les enjeux de votre pilotage RH,
• définir les objectifs,
• lister les TDB, qui, à votre sens, doivent servir ces objectifs.

VOS OBJECTIFS DE PILOTAGE

Pour rappel, vous deviez :1. identifier les enjeux de votre pilotage RH,2. définir les objectifs,3. lister les TDB, qui, à votre sens, doivent servir ces objectifs.

QUELLES SOURCES D'INFORMATION ?

Comment repérer les informations à mobiliser ?

LES INFORMATIONS UTILES

LES SOURCES D'INFORMATION

Informations issues du SIRH, des applicatifs, Outil-Greffe, Lolfi ...

absentéisme, masse salariale ...

données sur la mobilité, les formations, la gestion de carrière ...

Informations issues des processus de management : entretiens, revues ...

Clôture comptable annuelle, plan stratégique, plan de formation ...

données sur la valeur ajoutée de la fonction RH, augmentation activité, impact des stratégies ...

DATA

Informations issues des audits : système qualité, audit social.

données sur la GPRH, l'évaluation, la QVT, la RSO ...

données sur le management, la QVT, ...

Enquêtes collaborateurs, usagers ...

Avant de vouloir occuper une position stratégique dans la transversalité de l’organisation, les professionnels RH doivent d’abord rejoindre la réalité chiffrée des organisations.Rejoindre la réalité chiffrée des organisations suppose que nous soyions prêts à exercer un métier qui comporte une approche professionnelle de la vie de l’organisation sous l’angle d’indicateurs pertinents et fiables. Ceux-ci doivent permettre le pilotage concret des humains en ressources pour le succès des services et des produits, des projets et des affaires à réaliser. Devenir ainsi des ingénieurs designers en organisation.

Maxime MORAND

Provoc’Actions, Conseils en leadership, RH et risques humains

VEILLE

La collecte des informations internes nécessaires au processus de pilotage, est issue des systèmes d’information opérationnels de l’entreprise. Il en va de même pour la fonction RH.

Il n’est pas question de déclencher une étude de rentabilité pour chaque action RH, mais de développer l’orientation « résultat » des professionnels RH.

La démarche de mise en place d'indicateurs, de mobilisation dans l'analyse ou la prévision, et d'action par le pilotage et les plans d'action, est une opportunité d'impulser un travail d'objectivation de l'efficacité des missions RH : recrutement, intégration, formation, fidélisation, environnement de travail ...

QUELS INDICATEURS ?

Comment sélectionner les indicateurs pertinents ?

Promouvoir la fonction RH

METHODOLOGIE

PERSPECTIVE

Le système d’information porteur des indicateurs RH doit concentrer les données provenant de multiples sources de données internes ou externes à l’administration. De fait, son indépendance vis-à-vis des logiciels « Métier » doit normalement être totale pour se prémunir de tout changement de stratégie applicative. Ce système d’information RH ainsi structuré est le coffre-fort des données, garant de la qualité et dont l’accès sera réservé aux seules personnes habilitées.

STRUCTURE

REGLE DE GESTION

Choisir les indicateurs pertinents

On catégorisera les indicateurs en 10 catégories :

BOÎTE A OUTILS

3 TYPES DE DOCUMENTS DE REFERENCE :un Livre Blanc sur la méthodologie de mise en place d'une politique d'indicateurs RH Le guide "10 groupes d'indicateurs repères" FNCDG Les 8 fiches pratiques sur les enjeux, modes de calcul, et mise en place des indicateurs

APPROCHE METHODOLOGIQUE

Concrètement, comment s'y prend-on ?

étapes de construction du TDB RH

1. Déterminez les enjeux du tableau de bord. ...
2. Identifiez les objectifs et choisissez les indicateurs clés. ...
3. Organisez la hiérarchie du pilotage. ...
4. Définissez les fréquences de mise à jour. ...
5. Sélectionnez le support. ...
6. Identifiez les sources de données. ...
7. Définissez comment livrer le TB aux destinataires ...
8. Cartographier tous les interlocuteurs du TDB et définir les modalités de communication avec chacun d'entre eux.

EXEMPLE : tableau de bord sur l'absenteisme ...

amorcer la réflexion ...

TRAVAIL SUR LES INDICATEURS

Concrètement, comment s'y prend-on ?

groupe d'indicateur

présentation résultats

interlocuteurs

objectif du TDB

indicateurs

ex : absences

déterminer les besoins & assurer les remplacements

Congés maladie long, détachements ...

Direction, juridictions ...

réunion, reporting écrit à XXX

INFORMATION : CONSTATDégager les données nécessaires à la connaissance permanente d ela situation

EVALUATIONEvaluer la conformité des résultats par rapport à la décision

TDB

DECISIONformuler les décision sous forme d'objectifs

ACTIONChoisir et mener les actions conformes à la décision

1. Tableau de bord "Analyse du rapport activité/effectif

2. Tableau de bord " Analyse du travail des RH"

3. Tableau de bord "Suivi et analyse des absences"

4. Tableau de bord "Plan de charge"

VOS TDB

5. Tableau de bord "Analyse absences/poupulations spécifiques"

ON PASSE A L'ACTION

1. STRUCTURE VIDE2. IDENTIFICATION DES BESOINS "menus déroulant" 3. CREATION ONGLET "CONFIG" AVEC LISTES 4. CREATION BDD 5. CREATION TDB

ACTION !

TDB ABSENCES ...

BDD & pyramide des âges ...

CONSTRUISEZ VOTRE TABELAU DE BORD

1. EPRENDRE LES OBJECTIFS DE MON TDB2. IDENTIFIER LES INTERLOCUTEURS CONCERNES 3. DEFINIR LES FINALITES (QUESTIONS AUXQUELLES IL DOIT REPONDRE) ET DONNER LES INDICATEURS QUI LES SERVIRONT 4. PRESENTER LA STRUCTURE DU TABLEAU

ACTION !

SOURCES

Les tableaux de bord RH, Joëlle Imbert, Editions Eyrolles, Collection Ressources Humaines, 2007.

https://www.hr-cafe.com/actualites/avis-dexpert/comment-mettre-en-place-une-politique-indicateurs-rh/

https://www.powerslide.io/blog/rh-comment-faire-un-tableau-de-bord-de-l-absenteisme

MERCI ! A DEMAIN ...

questionnaire de satisfaction