Archivo Numérico 17.05

sistema numerico

Profesora Marlen Vasquez

sistema de archivo númerico

Este sistema se fundamenta en asignar a cada corresponsal o asunto el número que le corresponde de un registro, de manera que las guías y carpetas se identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan en secuencia numérica. Está formado por: - Índice alfabético de tarjetas. - Archivo numérico principal. - Archivo alfabético misceláneo Es un sistema indirecto porque para localizar un documento, primero hay que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos. Los documentos se archivan por número, asignán dole a cada individuo, institución, razón social o asunto, un número y todos los documentos corres pondientes se archivan en la carpeta con ese número. Necesitas un tarjetero alfabético auxiliar o un indice en orden alfabético. Es aconsejable para bancos, aseguradoras, etc., o para todas la empresas que tengan documentos numerados. Es un un conjunto de números y combinaciones numéricas de las cuales nos valemos para asignar una codificación al lon a los expedientes que tenemos que conservar ordenadamente en un archivo. El sistema archivo numérico puede ser: simple, compuesto, dúplex, uni-término, de clave, etc.

Formas de Operarlo

Se utiliza el índice alfabético de tarjetas para localizar los documentos guardados en el archivo. A cada corresponsal activo o inactivo, se le asigna una tarjeta con el nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el número de la carpeta si es activo. Si es inactivo se agrega una M para indicar que el documento está en el archivo misceláneo. Archivo numérico principal Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal. Las guías y las carpetas se rotulan con nú meros en las pestañas, la primera carpeta se rotula con el número 001, las demás en se cuencia. NUMERACIÓN SIMPLE: 1. Carlos Ceballos Méndez 2. Ernesto García López 3. Thelma Carías de Estrada

Archivo misceláneo

Pasos para archivar en este sistema 1. Revisar la correspondencia (inspeccionar el documento). 2. Anotar el nombre o asunto bajo el cual se va a archivar el documento. Indicar el nombre para la referencia cruzada y marcarlo. 3. Observar si en el tarjetero parce nombre. Si aparece se hace lo siguiente Si es activo, se le escribe el número correspondiente en el margen superior derecho. - Si es inactivo, se escribe una M en margen superior derecho del documento y la letra en la que debe archivarse. - Al no aparecer se clasifica como un documento nuevo y así se archiva. 4. Al terminar de codificarlo y clasificarlo se archivan tanto los activos como los inactivos.

Se forma con documentos de varios corres ponsales y están ordenados alfabéticamente. Al acumular cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.

COMBINACIONES NUMÉRICAS (COMPUESTO):

20-40-54 Victoria Flores 12-30-87 Francisco Valladares 12/340 Hugo Palencia Hernández 110-25-560 María Luisa Andrade A-1,562149 Heidy Fuentes Alvarez 1-59-561240 Ricardo Vidal Fuentes 7-1101-12-20-A 50-15-2 Marta Susana Piedrasanta

SISTEMA NUMÉRICO DUPLEX

Usa un número, un punto y un segundo número Ejemplo: 1. 1.1. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social 1.1.1. Nivel de asesoría y planeamiento 1.1.2. Asesoría jurídica 1.2. Asesoría administrativa 1.2.1. Area de administración financiera 1.2.2. Dirección Técnica de Presupuesto 1.2.3. Dirección de Contabilidad del Estado Tesorería Para archivar los documentos se deben tomar en cuenta las unidades, decenas y centenas; de tal manera que la guía principal serán las centenas, guía secundaria o auxiliar las decenas y el folder serán las unidades (individual). Existen otros sistemas numéricos como el de calendario, dúplex y Decimal de Dewey que estudiaremos en capítulos siguientes.

los veo la proxima semana

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