CEDULAS Y GRAFICOS EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CAPITULO 6

"Auditoría Administrativa"

| Cédulas | Gráficos | Metodología para la evaluación del desempeño |

Por: De la Cruz Iván, Ramírez Yasmín, Resendiz Karina, Rivero Jesica & Santacruz Fátima

EMPEZAR

1.- CÉDULAS

1.- CÉDULAS

en la auditoría administrativa

Importancia en la auditoría administrativa:

El uso de cédulas y gráficos en la auditoría administrativa fortalece en gran medida las alternativas para:

Segundo paso

Tercer paso

• Recopilar información.
• Ordenar las acciones.
• Representar en forma objetiva y concentrada los avances.
• Agrupar la interrelación de los instrumentos empleados y los resultados alcanzados.

Para definir la estructura de una cédula es necesario:

Precisar con claridad

1. El objetivo que debe cumplir;
2. El área a la cual está dirigida;
3. El tipo de información que debe contener;
4. La forma de llenado;
5. El procedimiento para aplicarla y;
6. Los resultados que se esperan obtener.

Para que las cédulas logren el efecto esperado, su diseño debe observar los criterios siguientes:

• Tipo y nombre de la cédula.
• Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de la organización.
• Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y utilidad.
• Interrelacionar la operación con el diagnóstico y evaluación.
• El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del contenido.
• Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones.

Ventajas:

• Son un vehículo más amable para lograr una interacción natural entre el entrevistado y el auditor.
• Permite detectar supuestos que a veces no afloran de manera franca con la formulación de preguntas directas.
• Simplifica el proceso de administración de la información.

CLASIFICACIÓN Y EJEMPLOS DE CÉDULAS EN AUDITORÍA

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HERRAMIENTAS OPERATIVAS

HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO

HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN

3.1 Determinar criterios de evaluación.3.2 Evaluar el efecto en la resolución de aspectos críticos. 3.3 Criterios de puntuación para la evaluación final:•Proceso administrativo •Elementos específicos 3.4 Proceso de diagnóstico y evaluación.

2.1 Análisis documental.2.2 Detección y registros de hallazgos y evidencias. 2.3 Registro de aspectos relevantes. 2.4 Captación y tratamiento de causas y efectos. 2.5 Detección y atención de fallas.

1.1 Programa de trabajo.1.2 Reporte de avance semanal.

Ejemplo HERRAMIENTAS OPERATIVAS:

PROGRAMA DE TRABAJO

Ejemplo HERRAMIENTA DE DIAGNOSTICO:

CÉDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL

Ejemplo HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN:

CRITERIOS DE PUNTUACIÓN PARA LA EVALUACIÓN FINAL

Ejemplo HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN:

CRITERIOS DE PUNTUACIÓN PARA LA EVALUACIÓN FINAL

2.- Gráficos

2.- Gráficos

en la auditoría administrativa

¿Qué importancia tienen en la auditoría?

Los gráficos representan una alternativa sustancial para el manejo de la información pues complementan los registros de las cédulas y cuestionarios.

Algunas características:

• Pueden adoptar diferentes formatos y presentaciones.
• Responden a los requerimientos de la organización y las prioridades establecidas.
• Son un recurso muy franco y moldeable.
• Abren la posibilidad de administrar la información de manera simplificada y condensada.

Ventajas:

• Concentra volúmenes de datos en forma abreviada.
• Jerarquiza variables de manera lógica.
• Facilita su comprensión a todo tipo de personas.
• Apoya los procesos de decisión.
• Vincula áreas y niveles jerárquicos con naturalidad.
• Constituye una fuente de conocimiento.

FASES DE USO EN LA AUDITORÍA

su utilización se enmarca en tres momentos del proceso:

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CONCLUSIÓN

DESARROLLO

INICIO

• El término de las fases del proyecto, la preparación del informe final y la determinación de las bases para llevar a cabo una auditoría de seguimiento exigen que se presenten los resultados obtenidos.
• Esta dinámica incluye hallazgos, evidencias, observaciones y recomendaciones a los cuales tiene que dárseles forma.
• La opción de usar gráficos es una decisión consecuente.

• Durante el acercamiento a la organización y durante la investigación preliminar.
• Percibir y recopilar información a través de la observación directa y el análisis documental.
• Integrar la evidencia física, analítica y documental.
• Llevar un registro de sus acciones, compromisos y papeles de trabajo.

• La variedad y complejidad de la información irá en aumento.
• Esto hará que se lleve un recuento de las tareas y de todos los aspectos que estime prioritarios para alcanzar oportunamente los resultados esperados.

La composición de todos los gráficos es muy similar. Las variantes que presentan se relacionan con el tipo de información, la forma de expresarla, la variedad de datos y la imagen que se quiere generar con ellos.

La composición de todos los gráficos es muy similar. Las variantes que presentan se relacionan con el tipo de información, la forma de expresarla, la variedad de datos y la imagen que se quiere generar con ellos.

PRESENTACIÓN:

• La representación gráfica comunmente parte de lo que se puede denominar estadística tradicional.
• Quien las observe debe entender el sentido y la utilidad que encierra su contenido.
• La gama de posibilidades para captar la atención de una persona es extensa, por ejemplo abrir los trazos a ideas y las imágenes a conceptos es una opción.

Ejemplos:

3.- METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

3.- METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

(modelo alterno)

OBJETIVO:

Brindar a los responsables del proceso de evaluación del desempeño un conjunto de elementos que les permita llevar a cabo

la selección de candidatos para el otorgamiento de incentivos.

Procedimiento para la definición de Metas:

El propósito fundamental de establecer y definir las metas es la medición de logros específicos.

Resultados obtenidos

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA DEFINICIÓN DE METAS

ETAPA I.

Determinar el propósito general del área.

• FUNCIONES
• ACTIVIDADES

El objetivo esencial del área.

Áreas que deben mejorarse

Identificar las actividades clave del área y definir los objetivos prioritarios

ETAPA II.

Jerarquizar las actividades

• Generales
• Precisión
• Valor

Definir los objetivos prioritarios

Definir el propósito de cada integrante.

ETAPA III.

¿Qué necesita el personal para cumplir en forma eficaz?

Establecer el vínculo

Lista posibles metas que del personal.

ETAPA IV.

Establecimiento de metas.

ETAPA V.

deben comprobar que:

• Precisa y cuantificable.

• Redactar de manera clara.

• Determinar un resultado.

• Estén vinculadas con los objetivos del área.

• Tiempo o fecha límite.

Retadoras

• Aspectos laborales más relevantes.

• Fortalecer y mejorar el desempeño.

• Sean alcanzadas.

• Periodo de un año, con una revisión semestral.

Desarrollo personal

ENTREVISTAS DE EVALUACIÓN

¿CUÁL ES SU PROPÓSITO?

Revisar el grado de cumplimiento de las metas establecidas al inicio del periodo. Analizar las actividades que se han desarrollado correctamente, así como aquellas en donde se han encontrado problemas para acordar lo que convenga.

Identificar

medidas que puedan ayudar a mejorar el desempeño.

preparaR

en forma estructurada pero relativamente informal

Comentar

Revisar

necesidades de desarrollo y proponer las acciones internas a seguir.

acerca de programas de corto y mediano plazos

REGLAS BASICas:

SUGERENCIAS:

El personal que haya obtenido estos resultados puede ubicarse dentro de los siguientes rangos de puntuación:

• De 90 a 100 puntos Muy bueno (MB)
• De 70 a 75 puntos Regular (R)

• De 76 a 89 puntos Bueno (B)
• De 60 a 69 puntos Deficiente (D)

El puntaje máximo obtenido en la evaluación del desempeño, que será el único parámetro que permitirá determinar a los ganadores de estímulos, deberá estar dentro del rango de 90 a 100 puntos.

En el supuesto de que algunos empleados obtengan igual número de puntos, el criterio de desempate puede basarse en:

• El puntaje anual obtenido en la evaluación del “Empleado del mes”, si se aplica en la organización.
• La puntualidad y asistencia registradas.

IMPORTANTE: evitar que en la evaluación se adopten criterios subjetivos que reduzcan o anulen su efecto real, tales como:

• Prejuicio personal
• Efecto de halo
• Tendencia central
• Error lógico

La eliminación de los criterios subjetivos pretende que los incentivos monetarios y no monetarios influyan en el mejoramiento de las actitudes y aptitudes del personal en el desarrollo de las tareas encomendadas.

GRACIAS