NUMÉRICO DÍGITO TERMINAL

GRUPO #6

Archivo por método dígito terminal

Katherin CarvajalAngi Arrubla Yustin Carvajal

El dígito terminal es un método de archivar historias clínicas (o cualquier otro documento numerado) según los dos últimos dígitos del número de historia.

Estos dos últimos dos dígitos se denominan Primarios. Con este método el archivo se divide en 100 secciones que van del 00 al 99 y las historias clínicas se archivarán en la sección que corresponda a los dos últimos dígitos Ejemplo: todas las historias clínicas que terminan en 34 se archivan en la sección 34, las que terminan en- 00 en la sección 00.

Método de datos

Es un método, sencillo, rápido y acucioso, el cual aumenta la capacidad del archivo, aproximadamente en el 30%. Es un método que elimina los errores al archivar a su máxima exten­sión, ya que prácticamente aparta la transposición de números que es el más común de los errores. Este método tiene la ventaja que la persona encargada de archivar necesita recordar solamente dos dígitos. No es necesario nunca contar sobre 100. Al mismo tiempo es fácil dividir la responsabilidad en un amplio departamento de archivo. Como hay siempre diez o cien secciones, la responsabilidad por secciones específicas podrá ser asignada individualmente con facilidad. Sin embargo cuando se transfiere del método convencional de archivo nu­mérico al método dígito terminal, se obtiene un gran espacio y se arreglan completas de archivos nuevos o el espacio disponible se podrá ver completamente vacío. Si se organiza un departamento nuevo el procedimiento no tiene grandes problemas, Cuando se comienza con la transformación, es entonces el momento preciso para localizar las Historias mal archivadas, para pedir y contar todas las historias que estén prestadas en Consulta en los diferentes departamentos y para reemplazar las carpetas dañadas.

Los detalles del Archivo digito terminal puede describirse brevemente como sigue: El numero de admisión asignado al paciente en la forma usual, sea serial unido ó unitario, se divide cuando se escribe o estampa sobre la carpeta de la historia, en grupo de dígito para leerlos de derecha a izquierda. Los dos primeros dígitos en el lado derecho del número se llaman el número primario, mientras que los dos dígitos a la izquierda del número primario son llamados número secundario. Si usamos el número .670187 como ejemplo este número se divide en tres partes de dos dígitos cada una, Ej. 67-01-87. Los dos dígitos últimos 87 forman el número primario. Como habrá muchas Historias archivadas en la sección 87, es necesario sub-di­vidirlos de acuerdo al tercer grupo de dígito así; Una historia médica con el número 670187 (número secundario) de la sección 87 (número primario) en la secuencia del tercer grupo de dígitos.

Cuando un grupo de historias se seleccionan preliminarmente para archivarse deberán separarse primero en sub-grupos de acuerdo a los números primarios. Luego en cada-sub-grupo será seleccionado numéricamente de acuerdo al número secundario. Cuando esto se haya hecho, se empezará a archivar en las, gavetas o en los estantes, y es solamente en este momento “que se debe poner atención a los dígitos a la izquierda del número secundario. La historia se archiva en orden numérico del tercer grupo de dígitos así como en cualquier otro método de archivo, por orden numérico. Como los números más altos son las historias más activas Miss Kurtz, recomienda archivar estas al frente de las gavetas o a la izquierda en los estantes. Esto continua de derecha a izquierda parte establecida para leer los números.

Con el archivo dígito terminal, las gavetas o secciones de los estantes, se llenan por igual, más bien que el final, como es el ca­so cuando se .usa el método del archivo numérico convencional. Esto se debe al hecho que habrá una historia médica con el numero prima­rio 00, otra con el 01, otra con el 02, y así sucesivamente hasta el 99 para cada ciento de historias médicas agregadas al archivo, así cada sección es aumentada únicamente por una Historia Médica. Por esta razón se reduce la tarea tremenda que significa cambiar las historias de un cuarto de archivo a otro, cuando los archivos están completos, lo cual ocurre anualmente, cuando se usa el método de archivo convencional. Esto es debido al hecho de que un grupo de múltiples de diez pueden ser removidos periódicamente de la parte menos activa de cada divi­sión y transferidos a los archivos inactivos o microfilmados.

Adaptaciones

Han habido varias adaptaciones de este método en los hospitales que usan un cuarto o quinto dígito; sin embargo la sub-división ge­neralmente más usada es la que acabamos de discutir, donde ambos número el primarlo y el secundario consiste cada uno en dos dígitos. Es sin duda debido al hecho qué la mayoría de los hospitales que adap­taron este método son hospitales grandes, como un amplio y muy activo departamento de Consulta Externa, donde el número de pacientes atendidos justifica el uso de los seis números dígitos. E1 método dígito terminal se adapta bien al sistema unitario o cen­tralizado ya que guarda las Historias en el archivo general. Sin embargo no es muy satisfactorio para el depósito de Historias Médicas muchos hospitales usan el método dígito terminal de archivo, en el Departamento de Historias Medicas, cuando van a ser transferidas para el depósito y en particular si eventualmente se microfilman.

Este método puede ser Simple o Compuesto

1. Dígito terminal simple

En este método las historias clínicas se archivan en cada una de las 100 secciones según el orden consecutivo de los dos otros dígitos del número de historia. Estos primeros dos o tres dígitos se denominan número final o consecutivo.

El método dígito terminal simple se recomienda para aquellos establecimientos donde el número de historias clínica nunca tendrá más de cinco dígitos (es decir el número nunca será mayor de 99.999).

2.Dígito terminal compuesto

En este método el numero de historia clínica se divide por medio de guiones o espacios en tres grupos de dígitos, los últimos dos dígitos se denominan numero dígitos primario, los dígitos del medio se denominan secundarios y los primeros número final o consecutivo. Ejemplo: Número 000240

Cada una de las 100 secciones del archivo se divide a su vez en 100 divisiones (00 al 99) las divisiones de la sección 41 por ejemplo son: (hasta llegar al 99). En la imagen que presentamos a continuación, pueden observar que el número final va creciendo:

El ejemplo indica, las historias clínicas que se archivarán bajo la Sección 41 división 00, 01 y 02 hasta el 99 (observe que la división es constante en cada sección). Esto indica que, cada una de las secciones del archivo a su vez se divide en 100 divisiones. El número final o consecutivo de cada número de historia es el que va aumentando hasta llegar al 99 en cada una de las divisiones. Un Departamento de Historias Médicas con 200.000 historias tendrá 2.000 historias en cada una de las secciones el archivo (las secciones van al 00 - 99) 7 20 historias en cada una de las divisiones de las- secciones. Con el método dígito terminal compuesto hay como ya lo hemos dicho 10.000 divisiones (100 divisiones por 100 secciones).

¿Como se archiva según el método dígito?

El primer paso consiste en fijarse en el número primario. Este número identifica la sección del archivo. Una vez localizada la sección se observa según el orden consecutivo del número final. Ejemplos (15 - 01 - 24) leyendo el número de derecha a izquierda

Guías: La función de las guías, es facilitar la ubicación de la historia deseada. En un archivo numérico activo se recomienda una guía por cada 50 carpetas. Las guías deben Ser de material resistente con pestaña que sobresale de las carpetas.

En el método dígito terminal compuesto, hay 10.000 divisiones. Por lo tanto, si se coloca una guía para identificar cada división, se necesitarían 10.000 guías numéricas.

Esto puede resultar un número muy excesivo de guías, especialmente al iniciar un archivo. Se pueden utilizar al comenzar un archivo 5.000, 1.000 ó 500 guías a medida que el archivo crece se pueden agregar guías adicionales.

Ventajas del Método Dígito Terminal

1.- El trabajo del archivo se realiza en forma más rápida y exac­ta, considerar solo dos dígitos o tres dígitos a la vez reduce los errores de archivo debido a una transposición de dígitos. La lectura de un número dividido en grupos de dígitos re­sulta más rápido y es más fácil archivar y recuperar historias. 2.- Las historias que se agregan al archivo se distribuyen en forma pareja en las 100 secciones riel archivo.

3.- Es posible distribuir el trabajo equitativo entre los auxiliares de Historias Módicas encargados de archivar y fijar responsabilidades. A cada Auxiliar encargado de archivar se le se le puede asignar la responsabilidad por un número de secciones del archivo. Si el número de secciones es igual todos tendrán igual cantidad de trabajo. 4.- Las historias inactivas se retiran de cada sección del archivo eliminando la necesidad de correr gran número de historias clínicas. Utilizando el método dígito terminal compuesto, permite retirar los números bajos de 10.000 partes diferentes (tres o más historias de cada división).

Codificación de las carpetas con color

Banda de Color Marrón Azul fuerte Verde claro Anaranjado Morado Fucsia Verde oscuro Amarillo claro Rojo Azul claro (celeste)

Números primarios 00 - 09 10 - 19 20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60 - 69 70 - 79 80 - 89 90 - 99

La codificación de las carpetas con color puede usarse con cualquier método do archivo alfabético o numérico, pero resulta efectivo con método dígito terminal, por lo tanto esta descripción se limitará a este método de archivo. El uso del color (1.- aumenta, la exactitud con que se archiva, (2.- agiliza el proceso de de clasificación previa de las historias: las que están listas para ser archivadas pueden ser rápidamente clasificadas según el color y (3.- reduce el tiempo requerido para ubicar historias mal archivadas. Existen varios sistemas para codificación de las carpetas con colo­res. A continuación describe el que se utiliza en el país, consiste en asignar un color a cada dígito del 0 al 9, por las bandas de color en los números primarios pueden ser como siguen:

Conclusiones

Según este método de clasificación, los números se leen de derecha a izquierda dividiéndolos en dos o tres grupos. El material se archiva tomando en cuenta en primer término el último digito o más frecuentemente los dos o tres últimos dígitos; luego los dos o tres siguientes... Una historia clasificada por el método de doble dígito terminal en el número 0378, se ubicaría en la sección 78 y, dentro de esta sección, en el estante o división 03. -Ventajas. Agiliza el conjunto de operaciones archivado y préstamo de hisotiras clínicas. Puede ahorrarse un 33% del tiempo de operación con respecto al sistema convencional, reduciéndose considerablemente el número de errores de archivado. -Inconvenientes. Se necesita partir de un espacio suficiente para realizar la distribución por dígitos.

¡Gracias!