réception de marchandises

les étapes

les documents

les règles d'hygiène et de sécurité

LA RéCEPTION DE MARCHANDISES

SOMMAIRE

les documents

les vidéos supports

Les étapes chronologiques

les règles d'hygiènes et de sécurité

1/les étapes

Recipe 2

Recipe 1

• vérifications des colis ; quantitatif + qualitatif

• émettre des réserves - accepter ou refuser la marchadise

• accueillir le transporteur

Recipe 4

Recipe 6

• traiter les anomalies

• entrer la marchandise dans le stock

• vérifications des produits : quantitaif + qualitatif

1. accueillir le transporteur

le fournisseur ou transporteur prend rdv avec le réceptionnaire. Le déchargement des colis est à la charge et sous la responsabilité du transporteur - il n'y a pas encore transfert de propriété. Le réceptionnaire complète le bon de voiture

- vérifier le destinataire (magasin) et le récepteur (fournisseur) - vérifier le colisage : nombre de palettes - de colis

2. vérifier les colis

- vérifier les quantités : comparaison de ce qui est attendu avec ce qui est noté sur le bon de voiture et/ou le bon de livraison (pour le FRN) / bon de réception (pour le magasin) et ce qui est vraiment arrivé - vérifier l'état des colis : mouillé, ouvert, abimé ... - compléter le planning des commandes/livraisons - émettre des réserves précises sur le BL avant le départ du transporteur ou refuser le colis - dater et signer, tamponner le BL et bon de voiture

3. émettre des réserves si besoin

4. vérifier les produits

- vérifier les quantités : comparaison du bon de livraison avec le bon de commande et avec la quantité dans le colis - vérifier la qualité : référence, couleur, taille, état ... - compléter le bon de réception : réf - quantité commandée / livrée - anomalies - observations

5. entrer les produits en stock

- attribuer une zone de stockage : selon la nature du produit (frais, liquide ..), sa conservation, sa taille ... puis par marque ou famille ou .. - compléter le bulletin d'arrivage avec la zone de stockage

Les étapes administratives pour la mise en rayon : 1. mettre à jour le planning des livraisons 2. mettre à jour la fiche fournisseur 3. mettre à jour la fiche produit (entrée en stock) 4. mettre à jour le cadencier(livraison)

6. traiter les anomalies

- pour un retard de livraison : préparer un plan d'appel (CROC) en précisant les dates (commandes + livraison prévue) + numéro commande + contenu + demander à être livré en donnant une date précise compléter le planning de livraison

6. traiter les anomalies

- pour une anomalie de livraison : * suivre la procédure du magasin * s'adresser au transporteur et/ou au fournisseur selon la nature de l'anomalie * envoyer une lettre recommandée sous 72h (3j ouvrés) en citant : - la date et réf de la commande - la date, réf, nom du livreur de la livraison - les réf, désignation, quantité et anomalie de chaque produit en litige

2/les documents

• La lettre de voiture

collée sur la palette ou le colis - elle indique le nombre de palettes ou colis - le poids - le transporteur - les coordonnées du fournisseur et du client

• Le planning des commandes / livraisons

à compléter à chaque commande - date prévisionnelle de livraison - livraison - recours ou relance

• Le bon de livraison BL

Document édité par le fournisseur pour le client il comprend un numéro - une date - les conditions de paiement et de livraison - le nombre de colis et le poids - les réf + quantité et unité il sert de support pour comparer la livraison avec ce qui était prévu lors de la commande et réellement dans les colis il sert de support pour la facturation - le réceptionnaire doit émettre des réserves si besoin et signer

• Le Bon de commande BC

Document édité lors de la commande par le client au fournisseur il comprend un numéro - une date - les conditions de paiement et de livraison - les réf + quantité et unité + PUHT + total + TVA + remise + PVTTC il sert de support pour comparer la livraison avec ce qui était prévu

• Le Bon de réception

document qui permet la comparaison entre le BC et le BL il permet également de noter les marchandises refusées et indiquer une observation le document comprend : - un numéro - une date - un numéro et date de commande et un numéro et date de livraison

• La fiche de stock

ce document est réalisé PAR REFERENCE (chaque référence a sa propre fiche de stock) elle comprend : - le nom du fournisseur + nom du produit et sa référence - l'unité de commande - les niveaux de stock : stock mini - stock d'alerte - stock maxi - par date : la nature de l'opération (facultatif) + les entrées (livraison) et les sorties (ventes - utilisation) - et le stock disponible ce document permet de lancer une commande lorsque le stock d'alerte est atteint

• le Bon d'entrée en stock (zone)

le réceptionnaire indique la zone de stockage selon la nature du produit (frais - congelé - fruit et légume - liquide - ...) ce document stipule le n° et date de la commande + n° et date de la livraison il précise qui a rangé les produits ce doument est commun à une livraison

• le cadencier

il permet de visualiser par semaine (ou par mois) par référence : - le stock de début de période - les commandes (qui ne rentrent pas dans les calculs des ventes ou du stock final car parfois différentes des livraisons) - les livraisons reçues = entrée en stock - les ventes = Stock début + livraisons - stock final (sachant que le stock final = stock début période suivante) - le stock de la période suivante = stock initial + livraison - vente

• la fiche fournisseur

elle donne des informations sur le fournisseur : - le nom - les coordonnées - le nom du responsable des commandes - les conditions de livraison : durée + frais de livraison - les conditions commerciales : remise + mode de paiement - les dates + n° + montant des commandes pour avoir l'historique

Une entreprise ne dispose pas forcément de tous les documents ! Ceci représente l'ensemble de ce qui peut se faire. Tous les documents sont interdépendants pour compléter un document il en faut souvent 1 ou 2

3/les règles d'hygiène et de sécurité

la chaine du froid - normes d'hygiène des denrées alimentaires

les panneaux de sécurité - les EPI- le document unique et le plan d'évacuation .

Le matériel - les gestes

1. les règles pour les aliments

• Les températures de stockage

• La durée de consommation

le respect de la chaîne du froid est obligatoire sous peine d'amendes lors de contrôle la température des produits est à vérifier lors de la réception des colis et à stocjker dans des zones froides appropriées rapidement il en est de la responsabilité sanitaire - les clients peuvent être intoxiqués et malades

Lors de la réception des colis il faut vérifier les dates de péremption lors de la mise en rayon il faut approcher les produits dont la DLC ou la DDM est proche si la date devient limite il faut mettre le produit en promotion, le donner à des associations ou le jeter si la date est passée

2. les règles de sécurité

• Les EPI

les EPI = Equipement de Protection Individuellle comme leur nom l'indique, ce sont des éléments propres à chaque employé (non collectif) selon les tâches à effectuer et selon la nature des produits, on trouve pour la gestion des livraison : - des chaussures de sécurité - des gants - un casque pour les produits en hauteur - des lunettes de protection si des produits chimiques - des bouchons d'oreille si locaux bruyants

• les consignes de sécurité et les pictogrammes

l'entreprise doit obligatoirement (loi) afficher les consignes de sécurité avec le plan de secours et les processchaque pictogramme possède sa signification qu'il faut respecter en cas de non respect des règles affichées et indiquées dans le document unique, et en cas d'accident, la responsabilité de l'employé est engagée

• le document unique

Le document unique d'évaluation des risques (DUER) est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du premier salarié. Le DUER doit lister les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection qui en découlent.L'évaluation des risques professionnels relève de la responsabilité de l'employeur, et s'inscrit dans le cadre de son obligation générale d'assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés.Identification des dangersIl s'agit de lister les risques qu'un équipement, un procédé ou un produit peut causer à la santé du personnel.

3. les règles d'ergonomie en cas de port de charges

Afin de protéger son dos - ses genoux ... il faut respecter des postures en cas de port de charges. Du matèriel spécifique existe pour soulager l'employé dans les tâches de déplacement des colis et produits

4. le matériel spécifique

le cours en Videos