MEMORIAS
¡Seguimos trabajando por el Aseguramiento
de la Calidad de la Educación Superior!
Índice
Índice
1 ·
Algunos rectores y coordinadores de CONACES nos cuentan
2 ·
El equipo del MEN nos cuenta
3 ·
El Ministerio de Educación Nacional nos cuenta
4 ·
Las Instituciones de Educación Superior nos cuentan
5 ·
Preguntas Frecuentes
6 ·
Memoria gráfica de los puntos claves del evento
7 ·
Revive las sesiones de capacitación
8 ·
Micrositio Plataforma Nuevo SACES
Índice
Algunos rectores y coordinadores de CONACES nos cuentan
Índice
El equipo del MEN nos cuenta
Equipo coordinador Nuevo SACES
¡Veámos las apuestas por las que trabaja el equipo del Ministerio de Educación Nacional para el mejoramiento y aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior desde la Nueva plataforma SACES!
Índice
El equipo del MEN nos cuenta
Equipo Unidad de Atención al Ciudadano
Índice
El Ministerio de Educación Nacional nos cuenta
Índice
Las Instituciones de Educación Superior nos cuentan
Rectora del Colegio Mayor Cundinamarca, María Ruth Hernández
Índice
Las instituciones de Educación Superior nos cuentan
Vicerrector Académico del Politécnico Gran Colombiano, Gabriel José Angulo Linero
Índice
Las Instituciones de Educación Superior nos cuentan
Subdirector General Calidad Académica UNIMINUTO, William Orlando Rey
Índice
Respuestas
Preguntas
En los cuadro de texto de la preguntas cada uno de estos tiene 7000 caracteres, no se pueden pegar graficas ni cuadros pero las preguntas tiene la opción de anexar documentos relacionados con la pregunta.
En los cuadros de texto de las preguntas (Tanto de Pre radicado como radicado) ¿qué tipo de texto admite (texto plano, se pueden pegar graficas cuadros, etc.)? ¿Tienen límite de caracteres?
¿Cuál es tamaño máximo del archivo de los anexos en cada una de las preguntas estructuradas?
Cada anexo debe tener como peso máximo 10 megabytes
En la estructura de captura de información definida en el marco del decreto 1330 de 2019, NO se contempla la carga de un documento maestro. Se debe elaborar la respuesta a las preguntas y cargar los anexos según corresponda. La solicitud de información está en coherencia con las evidencias descritas en las resoluciones 21795 y 15224 de 2020. Tanto las preguntas como las plantillas de información estructurada se pueden consultar en el micrositio de SACES en el siguiente vínculo: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/
¿Existe o no los documentos maestros o qué se debe construir para responder a las preguntas?
Respuestas
Preguntas
Para cancelar los casos se ingresa al caso y en el panel derecho encontrará una opción denominada Cancelar solicitud se da clic en esta y se digita la justificación de cancelación y se da siguiente y el caso queda cancelado.
Para cancelar un caso en preradicado debe llegar hasta la actividad validar información vigencia y para radicado en la actividad Señalar Nivel de Formación
Índice
Si se inicia un proceso por error ¿cómo se cancela o detiene?
En la plataforma Nuevo SACES ¿puedo hacer seguimiento a procesos antiguos?
En la nueva plataforma no, pero usted podrá consultar los procesos antiguos en SACES antiguo.
Antiguo SACES tiene deshabilitada la opción de radicar trámites de Registro calificado. Todas las solicitudes de Registro calificado se deben realizar en la plataforma Nuevo SACES
¿En estos momentos la antigua Plataforma SACES está habilitada?
No se vinculan ya que son dos plataformas distintas. En Nuevo SACES pueden radicar preradicado y radicado de las solicitudes de registro calificado y en el antiguo SACES pueden seguir consultando la información de los casos antiguos.
¿Cómo se vinculan el antiguo y el nuevo saces, en relación específicamente a proceso activos?
Desde la aplicación Nuevo SACES no se visualiza el histórico. Pero la IES puede seguir realizando consultas de los casos en antiguo SCAES
¿Este nuevo SACES me permite visualizar todo lo histórico que actualmente tiene la IES en el antiguo saces?
Respuestas
Preguntas
Índice
De las IES que iniciaron y SI pagaron sus trámites en la plataforma antigua SACES, antes del cierre de la misma (08/04/2021) y que se encuentran en estado “En Radicación” o “Completitud”, seguirán sus trámites en antiguo SACES. Si la IES creó casos en la plataforma NUEVO SACES deberá cancelarlos (en Nuevo SACES) para no tener procesos duplicados y abiertos de la misma IES.
Para las IES que cumplen con lo anterior:
1. Se Dispone del correo saces@mineducacion.gov.co para que la Institución solicitante proceda a entregar la información requerida en la completitud, a partir de esto se procederá a cambiar el trámite a estado “Radicado”, para que continúe su gestión y la institución continuará con el procedimiento habitual definido para el trámite.
2. Los procesos que hayan superado la fecha máxima para completar información solicitada, cambiarán a estado “En Desistimiento” conforme lo determinado en el decreto 1075 de 2015 (1330 de 2019). En este escenario la institución deberá crear un caso en la plataforma NUEVO SACES y realizar el pago que corresponda.
3. Si la IES no había dado respuesta de completitud porque estaba creando un caso en la plataforma NUEVO SACES deberá indicar el número del caso (Ejemplo: RD123) para determinar si el proceso se va a desistimiento y debe crear otro trámite; o por el contrario se mantiene en la plataforma antiguo SACES.
De las IES que iniciaron y NO pagaron sus trámites en la plataforma antiguo SACES, antes del cierre de la misma (08/04/2021), y que se encuentran en estado “En Radicación” deberán iniciar el caso en el NUEVO SACES.
En la plAntes del cierre de la plataforma (08/04/2021) y que se encuentran en estado “En Radicación” deberán iniciar el caso en el NUEVO SACES. Para la validación de pago realizado este será gestionado en la nueva aplicación por el equipo Técnico del Ministerio de Educación Nacional
Respuestas
Preguntas
El 8 de abril se remitieron al correo institucional los usuarios y claves para acceder a Nuevo SACES, en caso de que necesiten nuevos usuarios puede hacer la solicitud al correo saces@mineducacion.gov.co
Índice
¿Cómo se asignarán los usuarios y contraseñas para el personal de las diferentes instituciones?
¿Si un usuario crea un caso, otro usuario de la IES puede visualizarlo y continuar el tramite?
No, los casos son por usuario, lo que se puede hacer es colocar un delegado para que pueda acceder y hacer seguimiento a los casos.
El 8 de abril se remitieron a las IES al correo de la institución los usuarios y claves del sistema, en caso de que sea necesario la creación de nuevos usuarios, la IES debe crarlos en antiguo SACES, con el administrador de la IES, y enviar un correo electrónico con los datos del nuevo usuario (nombre, tipo de documento de identificación, número de identificación y correo electrónico de contacto) al correo saces@mineducacion.gov.co
¿El usuario y contraseña con el que se cuenta hasta el momento de la plataforma saces seguirán siendo las mismas o tendrán que ser cambiadas?
En el siguiente vínculo: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/, encuentran el manual de usuario
¿Dónde encontramos los manuales técnicos de cargar y manejo de la plataforma, pus el micrositio tiene es un manual con las preguntas?
Respuestas
Preguntas
Índice
Se han publicado en el micrositio, en el siguiente vínculo: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/
La plataforma tiene unas plantillas para el cargue de información de forma masiva, ¿Cuándo se contará con todas las plantillas para su correspondiente descargue por parte de la IES?
¿Es posible tener un .pdf con todas los espacios que se requieren diligenciar para radicación de registro calificado? lo anterior con el propósito de organizar la información para el cargue.
¿Dónde podemos encontrar las preguntas para orientarnos antes de abrir el caso?
En el siguiente vínculo puede descargarlos: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/En el micrositio de Nuevo SACES https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/, encuentra los documentos explicativos de las preguntas estructuradas en el aparte de orientaciones y ayudas
En el manual del usuario se evidencia una pestaña "información del pago a realizar" pero en el aplicativo de trabajo, directamente, no se visualiza.
El pago se realiza a través de una interoperabilidad con otro sistema de información, y será desde allí que se presenta la información del pago de la solicitud.
En Nuevo SACES una vez se haya dado respuesta a las preguntas estructuradas para el trámite de radicado se da clic en siguiente y el caso pasará a la actividad de pasarela de pago para realizar el pago por los diferentes medios dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.
¿El pago para la renovación en qué momento se realiza?
Respuestas
Preguntas
Índice
Desde la pasarela de pago la IES puede seleccionar las opciones allí dispuestas, una de ellas es el pago por PSE.
¿El pago desde la nueva plataforma se lo hace por PSE?
No observe en validación informe de pares el poder cargar anexos ¿si existe la opción?
En la actividad de observaciones al informe de pares la IES no puede adjuntar archivos.
¿Antes de elegir si quiero hacer observaciones al informe de pares debo elegir si quiero hacer observaciones o no?
La primera acción es seleccionar si desea o no realizar observaciones al informe de pares.
Si la IES selecciona hacer observaciones al informe de pares se desplegara el listado de preguntas para realizar las respectivas observaciones al informe entregado por los pares.
Las dos etapas de las solicitud de registro calificado tiene visita de pares, ya sea para la verificación de la condiciones de calidad institucionales o condiciones de calidad de programa.
¿Los pares académicos realizan visitas en el proceso de pre-radicado?
¿El número de días para responder completitudes (30) y para observaciones de informes de pares (15) son días hábiles o calendario?
El número de días son días calendario, de acuerdo con lo establecido en el decreto 1330 de 2019.
Respuestas
Preguntas
Índice
La estructura de captura de información ha sido diseñada para que todos los roles lleven a cabo sus acciones en el nivel de las respuestas dadas por las IES al conjunto de preguntas planteadas en relación con las condiciones de calidad institucionales y/o de programa.
Si ya no se carga documento maestro ¿los pares harían revisión directamente sobre las respuestas de las IES?
A pesar que informa que no se migra información ¿continuamos en el banco de pares, para ser llamados a las visitas?
La base de datos de pares ha sido cargada en la plataforma Nuevo SACES.
Se debe tener presente que la IES debe realizar las solicitudes de Pre radicación de registro calificado por cada uno de los lugares de desarrollo en los que ha definido tener oferta de formación. Esta al ser una de las etapas de la solicitud de registro calificado, en la que se verifican y evalúan seis condiciones de calidad de un total de 15, debe ser cumplida en el proceso de otorgamiento de los registros calificados que se soliciten para un lugar de desarrollo. En la disposiciones transitorias del decreto 1330 de 2019 se habilitaron lugares de desarrollo a las IES ya fuera hasta el 25 de julio de 2021 o hasta el 25 de julio de 2022 de acuerdo con los criterios definidos en el decreto. Cada uno de los lugares de desarrollo donde la IES ha definido desarrollar oferta académica debe tener condiciones institucionales, por lo que la institución debe abrir un trámite por cada lugar de desarrollo.
Como institución tenemos vigencia temporal de condiciones institucionales por 3 años y en julio de 2021 debemos hacer pre-radicado de condiciones institucionales. Debemos diligenciar la información de las condiciones institucionales para cada una de las 15 sedes territoriales y la sede central en Bogotá. ¿Se abre un proceso por cada una de las 15 sedes y la sede central que tenemos?
Respuestas
Preguntas
La IES puede iniciar el caso directamente en la etapa de radicado. No obstante, se precisa que la IES debe contar con condiciones institucionales favorables en el lugar de desarrollo donde se solicita el radicado de programa, se debe tener presente que para el otorgamiento de un registro calificado la IES debe cumplir con las 15 condiciones de calidad definidas en el decreto 1330 de 2019.
Índice
¿Se debe diligenciar algunos campos en preradicado o se inicia el caso directamente en radicado?
¿Cómo sé que el programa quedo radicado? ¿El sistema genera algún comentario de confirmación?
La plataforma Nuevo SACES enviará al correo institucional un mensaje cuando el caso ha sido radicado en debida forma.
¿Si en periodo de transición se está exento de condiciones institucionales, se debe diligenciar algunos campos en preradicado o se inicia el caso directamente en radicado?
Si la IES cuenta con condiciones institucionales habilitadas, de acuerdo con las disposiciones transitorias del decreto 1330 de 2019 para los lugares de desarrollo, la IES puede iniciar solicitudes en la etapa de radicado. En la disposiciones transitorias del decreto 1330 de 2019 se habilitaron lugares de desarrollo a las IES ya fuera hasta el 25 de julio de 2021 o hasta el 25 de julio de 2022 de acuerdo con los criterios definidos en el decreto.
Respuestas
Preguntas
De acuerdo con el Decreto 1330 de 2019 Articulo 2.5.3.2.9.1. De las instituciones acreditadas en alta calidad. En consideración al reconocimiento en alta calidad de las instituciones, por parte el del Consejo Nacional de Acreditación y mientas dure la vigencia a su acreditación institucional el Ministerio Educación Nacional entenderá surtida la etapa de pre radicación de solicitud de registro calificado para los programas académicos de educación que sean ofrecidos y desarrollados en la sede que ostente la acreditación de alta calidad.
Índice
¿Esta etapa de pre radicado también aplica para IES acreditadas?
Para una solicitud de registro calificado nuevo y selecciona "registro calificado único" se pueden seleccionar uno o varios lugares de desarrollo o varias modalidades.
Si no selecciona "registro calificado único", no podrá adicionar otro lugar de desarrollo u otra modalidad
¿Si inicio el proceso de radicado en un lugar de desarrollo pero después quiero adicionar otro lugar de desarrollo lo puedo hacer?
Para los trámites de renovación o modificación existe la opción de ampliación de lugar de desarrollo, cuando se inicia la solicitud del trámite existe esa pregunta y la IES debe marcar "SI" o "NO". Con esta decisión la plataforma orienta el caso a las actividades correspondientes.
Para ampliación de cobertura como se hace el radicado
Respuestas
Preguntas
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Los lugares de desarrollo en los que la IES desea desarrollar oferta de programas deben contar con condiciones institucionales (Pre radicado)
Cada uno de los lugares de desarrollo donde la IES ha definido desarrollar oferta académica debe tener condiciones institucionales, por lo que la institución debe abrir un trámite por cada lugar de desarrollo.
Si ampliaré el lugar de desarrollo (y no quiero registro único) ¿debo hacer pre radicado para cada uno de los lugares de desarrollo? en este caso 15 lugares.
¿Todo proceso de radicado debe pasar obligatoriamente por proceso de PRE radicado antes?
El pre radicado es una de las etapas de la solicitud de registro calificado (allí de verifican y evalúan 6 condiciones de calidad). Para el otorgamiento de un registro calificado la IES debe contar con la verificación, evaluación y aprobación de las 15 condiciones de calidad definidas en el decreto 1330 de 2019.
Cuando se está realizando el radicado de un programa, que se ofrece en la sede principal y también en otros lugares de desarrollo, y se acoge a la modalidad de registro UNICO ¿se debe radicar y completar las preguntas por cada lugar de desarrollo?
La respuesta a las preguntas se hace por una vez sin tener en cuenta el número de lugares de desarrollo. Es importante precisar que la respuesta debe dar cuenta de la diversidad de lugares de desarrollo y/o modalidades que está presentando en la solicitud.
Respuestas
Preguntas
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De acuerdo con el tipo de trámite de preradicado se deben contestar las preguntas que tienen que ver con las condiciones institucionales, y si es un trámite de radicado las preguntas están relacionadas con el programa.
En el siguiente vínculo puede descargar el archivo de las preguntas: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/
¿Cuáles son las preguntas que se deben de contestar?
¿Dentro del texto que se incluye como respuesta a esas preguntas es posible incluir tablas o gráficos dentro del cuadro de texto? o ¿solo se puede mediante los anexos?
No es posible incluir gráficas, ni tablas en los cuadros de textos, pero los anexos, solicitados en las preguntas, pueden contener las tablas, cuadros o gráficos.
Cuando doy la opción guardar en radicado sin dar siguiente y cierro ¿al volver a ingresar al aplicativo, se puede modificar?
Al volver a ingresar a la plataforma puede modificar los textos guardados mientras esté en la misma actividad. Una vez dé siguiente y avance de la actividad “cargar información” no podrá modificar o editar la información, por lo que es importante la verificación de la información antes de dar siguiente.
En la etapa de Radicado ¿en qué parte puedo seleccionar el tipo de Proceso, por ejemplo si es una solicitud de registro calificado único?
Cuando se inicia el trámite al seleccionar tipo de trámite y dar siguiente el sistema muestra la siguiente pregunta: Solicitud Registro Calificado Único, se marca “SI” o “NO” de acuerdo a la necesidad de la IES.
Respuestas
Preguntas
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Una vez se avanza de la actividad no se puede devolver, por ello es muy importante que se valide la información cargada antes de dar siguiente.
Si está en la actividad “Cargar Información Programa” mientras no le dé siguiente puede modificar la información cargada.
¿Es posible volver sobre información ya ingresada y guardada, en la pestaña Información de la Actividad, en cuanto a los datos iniciales del programa, para revisar antes de finalizar el proceso?
En Radicado, de renovación de registro calificado, la información de creación del programa (norma interna, fecha, instancia) está sin información y no permite ingresar información ¿Qué debemos hacer?
La información de los programas se toma de la base de datos de Ministerio de Educación Nacional, y es la que se representa en la plataforma Nuevo SACES.
Si se identifica alguna inconsistencia en la información, por favor informarla a través de la sede electrónica de Atención y Servicios a la Ciudadanía – PQRSDF en el link mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/ , con los siguientes datos: Nombre de la IES, código SNIES del programa, tipo de trámite y número de caso que se ha generado en Nuevo SACES
¿La plataforma está en armonía con las disposiciones transitorias de la Resolución 21795 de noviembre 2020 en su artículo 76 para los procesos de Renovación de Registro Calificado?, ¿Tiene el sistema alguna casilla especial para este efecto?
La plataforma Nuevo SACES esta en armonía con las disposiciones normativas definidas por el Ministerio de Educación Nacional, entre los que están el Decreto 1330 de 2019 y las resoluciones 21795 y 15224 de 2020.
Memoria gráfica de los puntos claves del evento
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Nuevo SACES te cuenta:
1. La plataforma brinda la forma de conocer el estado del proceso para todos los interesados de manera inmediata y de esa forma fortalecer la transparencia. 2. La implementación de actividades automáticas, controles de tiempos y accesos acorde con el rol del usuario, son algunas de las acciones realizadas para garantizar la eficacia y seguridad del sistema. 3. El sistema tiene interoperabilidad con la Unidad de Atención al Ciudadano. 4. La nueva plataforma permite conocer el estado del trámite en línea, es amigable, interactiva y su lenguaje es natural. 5. Mediante el nuevo sistema, cada rol participante podrá conocer sus casos y tareas por gestionar, así como sus plazos y procedimientos. 6. Para la gestión del cambio para el 2021 se contará con manual de usuario de fácil manejo, para usuarios actuales y nuevos funcionarios; con un vocabulario común para todos los involucrados y videos guía de manejo para los distintos roles. 7. Para lograr la oportunidad, la apuesta está en mejores tiempos de respuesta, comunicación y estadísticas claras de los procesos de manera general y detallada. 8. En el sitio web de la plataforma se encontrarán insumos como manuales, tutoriales y una agenda de jornadas de capacitación, que fortalecerán la gestión de trámites en el sistema. 9. Se realiza una selección objetiva, mediante mejoras en los procedimientos de selección y asignación de pares académicos e integrantes académicos de las salas de evaluación de la CONACES. 10. El sistema permite que la información del trámite sea examinada por todos los roles participantes en los procesos de solicitud de registro calificado, con tiempos e interacciones oportunas. 11. Se fortalecerán valores como: La transparencia, la oportunidad, la selección objetiva y la eficacia y seguridad. 12. Ya no es necesario el documento maestro para adelantar los trámites de pre radicado y radicado.
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Revive las sesiones de capacitación
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Gracias a las 788 personas de las 259 IES del país, quienes participaron de las jornadas de capacitación. Lo invitamos a revivir las capacitaciones aquí:
ENLACES DE GRABACIONES:
Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 1
Fecha: 19 abr. 2021 08:15 Bogotá
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 1
Fecha: 19 abr. 2021 08:15 Bogotá
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ENLACES DE GRABACIONES:
Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 4
Fecha: 20 abr. 2021 13:39 Bogotá
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Código de acceso para acceder: nuevosaces1+
Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 5
Fecha: 21 abr. 2021 08:29 Bogotá
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 6
Fecha: 21 abr. 2021 13:32 Bogotá
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ENLACES DE GRABACIONES:
Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 7
Fecha: 22 abr. 2021 08:30 Bogotá
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Código de acceso para acceder: nuevosaces1+
Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 8
Fecha: 22 abr. 2021 13:32 Bogotá
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Código de acceso para acceder: nuevosaces1+
Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 9
Fecha: 23 abr. 2021 13:23 Bogotá
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Micrositio Plataforma Nuevo SACES
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Lo invitamos a visitar la página a continuación y conozca el paso a paso de la plataforma Nuevo SACES
Memorias Nuevo SACES
La Tercera Mirada
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MEMORIAS
¡Seguimos trabajando por el Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior!
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1 ·
Algunos rectores y coordinadores de CONACES nos cuentan
2 ·
El equipo del MEN nos cuenta
3 ·
El Ministerio de Educación Nacional nos cuenta
4 ·
Las Instituciones de Educación Superior nos cuentan
5 ·
Preguntas Frecuentes
6 ·
Memoria gráfica de los puntos claves del evento
7 ·
Revive las sesiones de capacitación
8 ·
Micrositio Plataforma Nuevo SACES
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Algunos rectores y coordinadores de CONACES nos cuentan
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El equipo del MEN nos cuenta
Equipo coordinador Nuevo SACES
¡Veámos las apuestas por las que trabaja el equipo del Ministerio de Educación Nacional para el mejoramiento y aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior desde la Nueva plataforma SACES!
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El equipo del MEN nos cuenta
Equipo Unidad de Atención al Ciudadano
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El Ministerio de Educación Nacional nos cuenta
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Las Instituciones de Educación Superior nos cuentan
Rectora del Colegio Mayor Cundinamarca, María Ruth Hernández
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Las instituciones de Educación Superior nos cuentan
Vicerrector Académico del Politécnico Gran Colombiano, Gabriel José Angulo Linero
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Las Instituciones de Educación Superior nos cuentan
Subdirector General Calidad Académica UNIMINUTO, William Orlando Rey
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Preguntas
En los cuadro de texto de la preguntas cada uno de estos tiene 7000 caracteres, no se pueden pegar graficas ni cuadros pero las preguntas tiene la opción de anexar documentos relacionados con la pregunta.
En los cuadros de texto de las preguntas (Tanto de Pre radicado como radicado) ¿qué tipo de texto admite (texto plano, se pueden pegar graficas cuadros, etc.)? ¿Tienen límite de caracteres?
¿Cuál es tamaño máximo del archivo de los anexos en cada una de las preguntas estructuradas?
Cada anexo debe tener como peso máximo 10 megabytes
En la estructura de captura de información definida en el marco del decreto 1330 de 2019, NO se contempla la carga de un documento maestro. Se debe elaborar la respuesta a las preguntas y cargar los anexos según corresponda. La solicitud de información está en coherencia con las evidencias descritas en las resoluciones 21795 y 15224 de 2020. Tanto las preguntas como las plantillas de información estructurada se pueden consultar en el micrositio de SACES en el siguiente vínculo: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/
¿Existe o no los documentos maestros o qué se debe construir para responder a las preguntas?
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Preguntas
Para cancelar los casos se ingresa al caso y en el panel derecho encontrará una opción denominada Cancelar solicitud se da clic en esta y se digita la justificación de cancelación y se da siguiente y el caso queda cancelado. Para cancelar un caso en preradicado debe llegar hasta la actividad validar información vigencia y para radicado en la actividad Señalar Nivel de Formación
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Si se inicia un proceso por error ¿cómo se cancela o detiene?
En la plataforma Nuevo SACES ¿puedo hacer seguimiento a procesos antiguos?
En la nueva plataforma no, pero usted podrá consultar los procesos antiguos en SACES antiguo.
Antiguo SACES tiene deshabilitada la opción de radicar trámites de Registro calificado. Todas las solicitudes de Registro calificado se deben realizar en la plataforma Nuevo SACES
¿En estos momentos la antigua Plataforma SACES está habilitada?
No se vinculan ya que son dos plataformas distintas. En Nuevo SACES pueden radicar preradicado y radicado de las solicitudes de registro calificado y en el antiguo SACES pueden seguir consultando la información de los casos antiguos.
¿Cómo se vinculan el antiguo y el nuevo saces, en relación específicamente a proceso activos?
Desde la aplicación Nuevo SACES no se visualiza el histórico. Pero la IES puede seguir realizando consultas de los casos en antiguo SCAES
¿Este nuevo SACES me permite visualizar todo lo histórico que actualmente tiene la IES en el antiguo saces?
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Preguntas
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De las IES que iniciaron y SI pagaron sus trámites en la plataforma antigua SACES, antes del cierre de la misma (08/04/2021) y que se encuentran en estado “En Radicación” o “Completitud”, seguirán sus trámites en antiguo SACES. Si la IES creó casos en la plataforma NUEVO SACES deberá cancelarlos (en Nuevo SACES) para no tener procesos duplicados y abiertos de la misma IES. Para las IES que cumplen con lo anterior: 1. Se Dispone del correo saces@mineducacion.gov.co para que la Institución solicitante proceda a entregar la información requerida en la completitud, a partir de esto se procederá a cambiar el trámite a estado “Radicado”, para que continúe su gestión y la institución continuará con el procedimiento habitual definido para el trámite. 2. Los procesos que hayan superado la fecha máxima para completar información solicitada, cambiarán a estado “En Desistimiento” conforme lo determinado en el decreto 1075 de 2015 (1330 de 2019). En este escenario la institución deberá crear un caso en la plataforma NUEVO SACES y realizar el pago que corresponda. 3. Si la IES no había dado respuesta de completitud porque estaba creando un caso en la plataforma NUEVO SACES deberá indicar el número del caso (Ejemplo: RD123) para determinar si el proceso se va a desistimiento y debe crear otro trámite; o por el contrario se mantiene en la plataforma antiguo SACES. De las IES que iniciaron y NO pagaron sus trámites en la plataforma antiguo SACES, antes del cierre de la misma (08/04/2021), y que se encuentran en estado “En Radicación” deberán iniciar el caso en el NUEVO SACES.
En la plAntes del cierre de la plataforma (08/04/2021) y que se encuentran en estado “En Radicación” deberán iniciar el caso en el NUEVO SACES. Para la validación de pago realizado este será gestionado en la nueva aplicación por el equipo Técnico del Ministerio de Educación Nacional
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Preguntas
El 8 de abril se remitieron al correo institucional los usuarios y claves para acceder a Nuevo SACES, en caso de que necesiten nuevos usuarios puede hacer la solicitud al correo saces@mineducacion.gov.co
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¿Cómo se asignarán los usuarios y contraseñas para el personal de las diferentes instituciones?
¿Si un usuario crea un caso, otro usuario de la IES puede visualizarlo y continuar el tramite?
No, los casos son por usuario, lo que se puede hacer es colocar un delegado para que pueda acceder y hacer seguimiento a los casos.
El 8 de abril se remitieron a las IES al correo de la institución los usuarios y claves del sistema, en caso de que sea necesario la creación de nuevos usuarios, la IES debe crarlos en antiguo SACES, con el administrador de la IES, y enviar un correo electrónico con los datos del nuevo usuario (nombre, tipo de documento de identificación, número de identificación y correo electrónico de contacto) al correo saces@mineducacion.gov.co
¿El usuario y contraseña con el que se cuenta hasta el momento de la plataforma saces seguirán siendo las mismas o tendrán que ser cambiadas?
En el siguiente vínculo: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/, encuentran el manual de usuario
¿Dónde encontramos los manuales técnicos de cargar y manejo de la plataforma, pus el micrositio tiene es un manual con las preguntas?
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Se han publicado en el micrositio, en el siguiente vínculo: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/
La plataforma tiene unas plantillas para el cargue de información de forma masiva, ¿Cuándo se contará con todas las plantillas para su correspondiente descargue por parte de la IES?
¿Es posible tener un .pdf con todas los espacios que se requieren diligenciar para radicación de registro calificado? lo anterior con el propósito de organizar la información para el cargue. ¿Dónde podemos encontrar las preguntas para orientarnos antes de abrir el caso?
En el siguiente vínculo puede descargarlos: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/En el micrositio de Nuevo SACES https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/, encuentra los documentos explicativos de las preguntas estructuradas en el aparte de orientaciones y ayudas
En el manual del usuario se evidencia una pestaña "información del pago a realizar" pero en el aplicativo de trabajo, directamente, no se visualiza.
El pago se realiza a través de una interoperabilidad con otro sistema de información, y será desde allí que se presenta la información del pago de la solicitud.
En Nuevo SACES una vez se haya dado respuesta a las preguntas estructuradas para el trámite de radicado se da clic en siguiente y el caso pasará a la actividad de pasarela de pago para realizar el pago por los diferentes medios dispuestos por el Ministerio de Educación Nacional.
¿El pago para la renovación en qué momento se realiza?
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Desde la pasarela de pago la IES puede seleccionar las opciones allí dispuestas, una de ellas es el pago por PSE.
¿El pago desde la nueva plataforma se lo hace por PSE?
No observe en validación informe de pares el poder cargar anexos ¿si existe la opción?
En la actividad de observaciones al informe de pares la IES no puede adjuntar archivos.
¿Antes de elegir si quiero hacer observaciones al informe de pares debo elegir si quiero hacer observaciones o no?
La primera acción es seleccionar si desea o no realizar observaciones al informe de pares. Si la IES selecciona hacer observaciones al informe de pares se desplegara el listado de preguntas para realizar las respectivas observaciones al informe entregado por los pares.
Las dos etapas de las solicitud de registro calificado tiene visita de pares, ya sea para la verificación de la condiciones de calidad institucionales o condiciones de calidad de programa.
¿Los pares académicos realizan visitas en el proceso de pre-radicado?
¿El número de días para responder completitudes (30) y para observaciones de informes de pares (15) son días hábiles o calendario?
El número de días son días calendario, de acuerdo con lo establecido en el decreto 1330 de 2019.
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Preguntas
Índice
La estructura de captura de información ha sido diseñada para que todos los roles lleven a cabo sus acciones en el nivel de las respuestas dadas por las IES al conjunto de preguntas planteadas en relación con las condiciones de calidad institucionales y/o de programa.
Si ya no se carga documento maestro ¿los pares harían revisión directamente sobre las respuestas de las IES?
A pesar que informa que no se migra información ¿continuamos en el banco de pares, para ser llamados a las visitas?
La base de datos de pares ha sido cargada en la plataforma Nuevo SACES.
Se debe tener presente que la IES debe realizar las solicitudes de Pre radicación de registro calificado por cada uno de los lugares de desarrollo en los que ha definido tener oferta de formación. Esta al ser una de las etapas de la solicitud de registro calificado, en la que se verifican y evalúan seis condiciones de calidad de un total de 15, debe ser cumplida en el proceso de otorgamiento de los registros calificados que se soliciten para un lugar de desarrollo. En la disposiciones transitorias del decreto 1330 de 2019 se habilitaron lugares de desarrollo a las IES ya fuera hasta el 25 de julio de 2021 o hasta el 25 de julio de 2022 de acuerdo con los criterios definidos en el decreto. Cada uno de los lugares de desarrollo donde la IES ha definido desarrollar oferta académica debe tener condiciones institucionales, por lo que la institución debe abrir un trámite por cada lugar de desarrollo.
Como institución tenemos vigencia temporal de condiciones institucionales por 3 años y en julio de 2021 debemos hacer pre-radicado de condiciones institucionales. Debemos diligenciar la información de las condiciones institucionales para cada una de las 15 sedes territoriales y la sede central en Bogotá. ¿Se abre un proceso por cada una de las 15 sedes y la sede central que tenemos?
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Preguntas
La IES puede iniciar el caso directamente en la etapa de radicado. No obstante, se precisa que la IES debe contar con condiciones institucionales favorables en el lugar de desarrollo donde se solicita el radicado de programa, se debe tener presente que para el otorgamiento de un registro calificado la IES debe cumplir con las 15 condiciones de calidad definidas en el decreto 1330 de 2019.
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¿Se debe diligenciar algunos campos en preradicado o se inicia el caso directamente en radicado?
¿Cómo sé que el programa quedo radicado? ¿El sistema genera algún comentario de confirmación?
La plataforma Nuevo SACES enviará al correo institucional un mensaje cuando el caso ha sido radicado en debida forma.
¿Si en periodo de transición se está exento de condiciones institucionales, se debe diligenciar algunos campos en preradicado o se inicia el caso directamente en radicado?
Si la IES cuenta con condiciones institucionales habilitadas, de acuerdo con las disposiciones transitorias del decreto 1330 de 2019 para los lugares de desarrollo, la IES puede iniciar solicitudes en la etapa de radicado. En la disposiciones transitorias del decreto 1330 de 2019 se habilitaron lugares de desarrollo a las IES ya fuera hasta el 25 de julio de 2021 o hasta el 25 de julio de 2022 de acuerdo con los criterios definidos en el decreto.
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Preguntas
De acuerdo con el Decreto 1330 de 2019 Articulo 2.5.3.2.9.1. De las instituciones acreditadas en alta calidad. En consideración al reconocimiento en alta calidad de las instituciones, por parte el del Consejo Nacional de Acreditación y mientas dure la vigencia a su acreditación institucional el Ministerio Educación Nacional entenderá surtida la etapa de pre radicación de solicitud de registro calificado para los programas académicos de educación que sean ofrecidos y desarrollados en la sede que ostente la acreditación de alta calidad.
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¿Esta etapa de pre radicado también aplica para IES acreditadas?
Para una solicitud de registro calificado nuevo y selecciona "registro calificado único" se pueden seleccionar uno o varios lugares de desarrollo o varias modalidades. Si no selecciona "registro calificado único", no podrá adicionar otro lugar de desarrollo u otra modalidad
¿Si inicio el proceso de radicado en un lugar de desarrollo pero después quiero adicionar otro lugar de desarrollo lo puedo hacer?
Para los trámites de renovación o modificación existe la opción de ampliación de lugar de desarrollo, cuando se inicia la solicitud del trámite existe esa pregunta y la IES debe marcar "SI" o "NO". Con esta decisión la plataforma orienta el caso a las actividades correspondientes.
Para ampliación de cobertura como se hace el radicado
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Preguntas
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Los lugares de desarrollo en los que la IES desea desarrollar oferta de programas deben contar con condiciones institucionales (Pre radicado) Cada uno de los lugares de desarrollo donde la IES ha definido desarrollar oferta académica debe tener condiciones institucionales, por lo que la institución debe abrir un trámite por cada lugar de desarrollo.
Si ampliaré el lugar de desarrollo (y no quiero registro único) ¿debo hacer pre radicado para cada uno de los lugares de desarrollo? en este caso 15 lugares.
¿Todo proceso de radicado debe pasar obligatoriamente por proceso de PRE radicado antes?
El pre radicado es una de las etapas de la solicitud de registro calificado (allí de verifican y evalúan 6 condiciones de calidad). Para el otorgamiento de un registro calificado la IES debe contar con la verificación, evaluación y aprobación de las 15 condiciones de calidad definidas en el decreto 1330 de 2019.
Cuando se está realizando el radicado de un programa, que se ofrece en la sede principal y también en otros lugares de desarrollo, y se acoge a la modalidad de registro UNICO ¿se debe radicar y completar las preguntas por cada lugar de desarrollo?
La respuesta a las preguntas se hace por una vez sin tener en cuenta el número de lugares de desarrollo. Es importante precisar que la respuesta debe dar cuenta de la diversidad de lugares de desarrollo y/o modalidades que está presentando en la solicitud.
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De acuerdo con el tipo de trámite de preradicado se deben contestar las preguntas que tienen que ver con las condiciones institucionales, y si es un trámite de radicado las preguntas están relacionadas con el programa. En el siguiente vínculo puede descargar el archivo de las preguntas: https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/Manuales-de-usuario/
¿Cuáles son las preguntas que se deben de contestar?
¿Dentro del texto que se incluye como respuesta a esas preguntas es posible incluir tablas o gráficos dentro del cuadro de texto? o ¿solo se puede mediante los anexos?
No es posible incluir gráficas, ni tablas en los cuadros de textos, pero los anexos, solicitados en las preguntas, pueden contener las tablas, cuadros o gráficos.
Cuando doy la opción guardar en radicado sin dar siguiente y cierro ¿al volver a ingresar al aplicativo, se puede modificar?
Al volver a ingresar a la plataforma puede modificar los textos guardados mientras esté en la misma actividad. Una vez dé siguiente y avance de la actividad “cargar información” no podrá modificar o editar la información, por lo que es importante la verificación de la información antes de dar siguiente.
En la etapa de Radicado ¿en qué parte puedo seleccionar el tipo de Proceso, por ejemplo si es una solicitud de registro calificado único?
Cuando se inicia el trámite al seleccionar tipo de trámite y dar siguiente el sistema muestra la siguiente pregunta: Solicitud Registro Calificado Único, se marca “SI” o “NO” de acuerdo a la necesidad de la IES.
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Una vez se avanza de la actividad no se puede devolver, por ello es muy importante que se valide la información cargada antes de dar siguiente. Si está en la actividad “Cargar Información Programa” mientras no le dé siguiente puede modificar la información cargada.
¿Es posible volver sobre información ya ingresada y guardada, en la pestaña Información de la Actividad, en cuanto a los datos iniciales del programa, para revisar antes de finalizar el proceso?
En Radicado, de renovación de registro calificado, la información de creación del programa (norma interna, fecha, instancia) está sin información y no permite ingresar información ¿Qué debemos hacer?
La información de los programas se toma de la base de datos de Ministerio de Educación Nacional, y es la que se representa en la plataforma Nuevo SACES. Si se identifica alguna inconsistencia en la información, por favor informarla a través de la sede electrónica de Atención y Servicios a la Ciudadanía – PQRSDF en el link mineducacion.gov.co/portal/micrositios-superior/SACES/ , con los siguientes datos: Nombre de la IES, código SNIES del programa, tipo de trámite y número de caso que se ha generado en Nuevo SACES
¿La plataforma está en armonía con las disposiciones transitorias de la Resolución 21795 de noviembre 2020 en su artículo 76 para los procesos de Renovación de Registro Calificado?, ¿Tiene el sistema alguna casilla especial para este efecto?
La plataforma Nuevo SACES esta en armonía con las disposiciones normativas definidas por el Ministerio de Educación Nacional, entre los que están el Decreto 1330 de 2019 y las resoluciones 21795 y 15224 de 2020.
Memoria gráfica de los puntos claves del evento
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Nuevo SACES te cuenta:
1. La plataforma brinda la forma de conocer el estado del proceso para todos los interesados de manera inmediata y de esa forma fortalecer la transparencia. 2. La implementación de actividades automáticas, controles de tiempos y accesos acorde con el rol del usuario, son algunas de las acciones realizadas para garantizar la eficacia y seguridad del sistema. 3. El sistema tiene interoperabilidad con la Unidad de Atención al Ciudadano. 4. La nueva plataforma permite conocer el estado del trámite en línea, es amigable, interactiva y su lenguaje es natural. 5. Mediante el nuevo sistema, cada rol participante podrá conocer sus casos y tareas por gestionar, así como sus plazos y procedimientos. 6. Para la gestión del cambio para el 2021 se contará con manual de usuario de fácil manejo, para usuarios actuales y nuevos funcionarios; con un vocabulario común para todos los involucrados y videos guía de manejo para los distintos roles. 7. Para lograr la oportunidad, la apuesta está en mejores tiempos de respuesta, comunicación y estadísticas claras de los procesos de manera general y detallada. 8. En el sitio web de la plataforma se encontrarán insumos como manuales, tutoriales y una agenda de jornadas de capacitación, que fortalecerán la gestión de trámites en el sistema. 9. Se realiza una selección objetiva, mediante mejoras en los procedimientos de selección y asignación de pares académicos e integrantes académicos de las salas de evaluación de la CONACES. 10. El sistema permite que la información del trámite sea examinada por todos los roles participantes en los procesos de solicitud de registro calificado, con tiempos e interacciones oportunas. 11. Se fortalecerán valores como: La transparencia, la oportunidad, la selección objetiva y la eficacia y seguridad. 12. Ya no es necesario el documento maestro para adelantar los trámites de pre radicado y radicado.
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Revive las sesiones de capacitación
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Gracias a las 788 personas de las 259 IES del país, quienes participaron de las jornadas de capacitación. Lo invitamos a revivir las capacitaciones aquí:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 1 Fecha: 19 abr. 2021 08:15 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 1 Fecha: 19 abr. 2021 08:15 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 4 Fecha: 20 abr. 2021 13:39 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 5 Fecha: 21 abr. 2021 08:29 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 6 Fecha: 21 abr. 2021 13:32 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 7 Fecha: 22 abr. 2021 08:30 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 8 Fecha: 22 abr. 2021 13:32 Bogotá Grabación de la reunión:
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Tema: Capacitación plataforma Nuevo SACES 9 Fecha: 23 abr. 2021 13:23 Bogotá Grabación de la reunión:
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Lo invitamos a visitar la página a continuación y conozca el paso a paso de la plataforma Nuevo SACES