SEDEX Y LA AUDITORIA SMETA

SEDEX Y LA AUDITORIA SMETA

SEDEX y la Auditoría SMETA

Son una solución de gestión de la cadena de suministro eficaz e innovadora que permite reducir riesgos en manejos no éticos, proteger la reputación de tu empresa y mejorar las prácticas empleadas en sus cadenas de suministro.

¿Qué es SEDEX?

Sedex su función es permitir, compartir y gestionar la información de las cadenas de suministro de un modo eficaz con el objetivo de impulsar mejoras continuas.

Sedex Information Exchange (Sedex) es una asociación de membresía sin fines de lucro. Se ha constituido en el Reino Unido como una empresa de responsabilidad limitada. Como asociación de membresía, Sedex opera para el beneficio mutuo de todos sus miembros. Sedex tiene sede en Londres, Reino Unido, y oficina regionales en Shanghai, China.

SEDEX es una organización de membresía sin fines de lucro que lidera un trabajo con compradores y proveedores a fin de ofrecer mejoras en las prácticas empresariales de responsabilidad y ética en la cadena de suministro global.Sus objetivos son: disponer de datos de empresas con las que se establece una relación comercial, procedentes de fuentes imparciales y reconocidas. SEDEX aspira a facilitar la carga de auditorías para los proveedores a través del intercambio de informes de auditoría y a la vez impulsar mejoras en los estándares de las cadenas de suministro.

Presencia del SEDEX

Global

SMETA es un método de auditoría que recoge las buenas prácticas de diferentes técnicas y metodologías de auditoría ética, y la plasma en la Auditoría de Comercio Ético de Miembros de Sedex (SMETA, por sus siglas en inglés, Sedex Members Ethical Trade Audit), para establecer un protocolo principal acordado que puede ser compartido con confianza por todos sus miembros. No es un código de conducta, una nueva metodología ni un proceso de certificación.

SMETA está diseñada para disminuir la duplicación de esfuerzos en la auditoría de comercio ético, lo cual beneficia a los minoristas, las marcas de consumo y a sus proveedores. Al utilizar SMETA, un proveedor puede someterse a una auditoría y compartirla con múltiples clientes, en lugar de que se realice una auditoría diferente para cada cliente.

SMETA y el Código Base de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI)

SMETA utiliza el Código Base de la Iniciativa de Comercio Ético y la ley local como sus estándares de monitoreo. SMETA puede ser adaptada para utilizarse con otros códigos basados en las convenciones de la Organización Mundial del Trabajo.

ETI es una alianza de empresas, sindicatos y organizaciones de voluntarios que trabajan en colaboración para mejorar la vida de los trabajadores en todo el mundo.

Para más información ver www.ethicaltrade.org

La metodología SMETA utiliza el código de la Iniciativa de Comercio Ético (ETI, según las siglas en inglés) y la legislación local como herramienta de medición. Incluye cuatro módulos ( 4 pillares) :

Salud y Seguridad

Estándares de Trabajo

Medio Ambiente (opcional)

Ética empresarial (opcional)

Auditoría SMETA

2 Pilares

4 Pilares

1. Salud y Seguridad 2. Estándares de Trabajo Elementos adicionales de Sistemas de Gestión: Derechos Humanos, Prácticas de Reclutamiento Responsable, Derecho a Trabajo, Subcontratación y Trabajp desde la Casa, una evaluación abreviada del Medio ambiente

3. Medio ambiente (versión extendida) 4. Ética empresarial.

¿Quiénes pueden usar SMETA?

Si bien SMETA se desarrolló para los miembros de Sedex, también se alienta a las empresas que no son miembros de Sedex a utilizarla. Al hacer que SMETA esté disponible al público, esperamos promover una mayor transparencia de la metodología de auditoría y compartir conocimientos sobre las calificaciones de los auditores y las prácticas que avalan los informes SMETA.

SMETA es desarrollada y mantenida por el Foro de Partes Interesadas de Sedex (SSF, por sus siglas en inglés).

Membresía SMETA

MEMBRESÍA DE PROVEEDOR (B)

MEMBRESÍA DE COMPRADOR/PROVEEDOR (AB)

MEMBRESÍA DE COMPRADOR (A)

Compartir de forma rápida y fácil con sus clientes datos sobre las prácticas responsables de su empresa. Gestionar sus datos sobre los siguientes temas:

• Estándares de trabajo
• Salud y seguridad
• Medio ambiente
• Ética empresarial

Ver y ejecutar fácilmente informes sobre los datos de sus proveedores.Tome el control de los datos para compartir de manera eficiente, gestionar los riesgos y brindar los conocimientos que le permiten mejorar de forma continua el rendimiento de su empresa.

Almacenar y compartir datos para su empresa, y ver y ejecutar informes sobre los datos de sus proveedores.

• Completar una evaluación para sus propios establecimientos.
• Ejecutar informes sobre sus propios datos.
• Compartir sus datos con clientes.
• Ver los datos de sus proveedores.
• Ejecutar informes sobre los datos de sus proveedores.
• Realizar evaluaciones de riesgos.

Costo de Membresía

Membresía de Proveedores (B): La cuota anual es de £100,00 por establecimiento por año.

• Ingresar información para mi propio establecimiento de trabajo.
• Cargar auditorías, certificados y planes de acciones correctivas
• Completar una evaluación para mis propios establecimientos.
• Compartir información con mis clientes

Costo de Membresía

Membresía de Proveedores (A, AB) Hay dos partes de la cuota de socio:

• Un coste de instalación único
• Una cuota de suscripción anual

Ambos están determinados por su volumen de negocios anual. El costo de instalación incluye un tiempo dedicado a la formación y administración de su cuenta para ayudarle a sacar el máximo provecho de su membresía Sedex.

*Para miembros actuales, estos precios entrarán en vigencia el 1 de marzo de 2018 y se harán efectivos en la fecha de renovación de su membresía.

SMETA y Derechos Humanos, Principios Rectores de la ONU

Los Principios Rectores de la ONU sobre las Empresas y Derechos Humanos, constituyen un marco global para la prevención y manejo del riesgo de impactos adversos sobre los derechos humanos vinculados a la actividad empresarial. Este marco se expone en 3 pilares que son:

“Proteger, Respetar y Remediar”

• El deber del Estado de proteger los derechos humanos.
• La responsabilidad empresarial de respetar los derechos humanos.
• El acceso a recursos (judiciales y no judiciales) para las víctimas de abusos a los derechos humanos por parte de las empresas

Cuestionario de Auto-evaluación de Sedex (SAQ)

Cuando el cuestionario de autoevaluación de SEDEX es completado por el sitio, este les permite a sus clientes utilizar la herramienta de evaluación de riesgos en SEDEX. Mediante la revisión de detalles, tanto los proveedores como los clientes, pueden identificar las áreas que pueden ser abordadas antes de la realización de la auditoría.

Herramienta de Evaluación de Riesgo de SEDEX.

El sistema Sedex utiliza la información proporcionada por el sitio de trabajo mediante su SAQ, para completar la Herramienta de Evaluación de Riesgo de SEDEX. Se crea una “indicación de riesgo” mediante la combinación del riesgo inherente con el riesgo detectado en el SAQ, para la evaluación la probabilidad de que un problema esté ocurriendo en la cadena de suministro.

Nota para los sitios: De no completarse el Sedex SAQ, esto podría resultar en un incumplimiento de alto riesgo.

¡Acción!

¡Acción!

¡Acción!

Proveedores

Cliente

Auditor

Completar el cuestionario de Auto - evaluación y Auto - diagnostico y correir asuntos antes de la auditoría.

Revisar y usar información del SAQ para evaluar el área de mayor prioridad para enfocar sus esfuerzos, fijar prioridades para la colaboración a futuro con el proveedor.

Revisar y usar información del SAQ para crear una cotización, planificar la auditoría y evaluar las áreas de concentración para la auditoría.

Frecuencia de Auditorías

Sedex no determina la frecuencia con la que los sitios deben realizar auditorías sociales, sin embargo, los miembros compradores normalmente requieren que los sitios sigan los “ciclos de auditoría” de acuerdo con su categoría de riesgo. Por coherencia, los miembros de Sedex recomiendan seguir el siguiente enfoque para auditar la frecuencia:

• Alto riesgo - auditoría anual
• Riesgo medio - auditoría cada 2 años.
• Bajo riesgo - a discreción del cliente

Ejecución de Auditoría

Solicitud de Auditoría

Una auditoría puede ser encargada y pagada por una empresa de compra, por un proveedor, por el lugar de empleo o por cualquier otra parte que tenga un interés legítimo en el desempeño del sitio en cuanto a asuntos de responsabilidad empresarial.

Es importante que los sitios declaren TODOS sus clientes a la empresa auditora cuando soliciten una cotización para minimizar la necesidad de múltiples auditorías.

El solicitante debe estar claro si la auditoría se trata de 2 o 4 pilares

La información mínima que se necesita para la solicitud de Auditoria es:

Cualquier solicitud relativa a la fecha de la auditoría o fechas específicas en que no estará la administración

Ubicación del sitio e información de contacto

Una lista completa de los clientes suministrada por el sitio (para establecer si se aplican otros requisitos, por ejemplo, auditorías semi-anunciadas). Esto permite a las empresas de auditoría asegurar que todos los requisitos del cliente se incluyan en el ámbito de la auditoría y promueve que la información de auditoría pueda ser compartida.

Ubicación y disponibilidad de la documentación relevante sobre los temas de la auditoría.

Número y composición de la fuerza laboral, inclusive los idiomas que hablan.

Una vez que la auditoría se haya programado en el sitio, el auditor deberá remitir, como mínimo la siguiente información al contacto principal de sitio de trabajo:

● La norma o código en base al cual se auditará al sitio. ● El alcance de la auditoría acordado en términos de empresas/sitios/edificios. El principio de una auditoría por empresa (por licencia de negocio) debe permanecer, sin Embargo, cuando existen múltiples licencias de negocio para una entidad de gestión en la misma empresa, el auditor debe registrar todas las licencias en ese sitio ● Documentación que debe estar disponible durante la auditoría. ● Personas clave que deberán estar disponibles el día de la auditoría. ● Solicitar la presencia del sindicato y/o de los representantes de los trabajadores en todas las etapas de la auditoría, incluyendo la reunión de apertura.

● Arreglos para las entrevistas con los empleados. ● Arreglos para sacar fotografías ● Confidencialidad/protección de datos. ● Código de Ética Empresarial del auditor o empresa auditora. ● Programa de auditoría y el procedimiento para plantear asuntos. ● Circulación del informe de auditoría y arreglos para subir información al sistema de Sedex, inclusive aclaración del costo. ● Materiales de comunicación para permitir al sitio transmitirles el código laboral a sus empleados. ● Para las auditorías de seguimiento, una copia del CAPR previo que esté en posesión de la empresa auditora.

Duración de la Auditoría

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Lista de documentos requeridos

● Registros de capacitación● Permisos, licencias o certificados de operación, etc. ● Informes de inspección del Gobierno, por ejemplo, inspecciones sanitarias, seguridad Estructural, cumplimiento ambiental, etc. ● Inspecciones de maquinarias/registros de mantenimiento

● Plano del edificio ● Leyes y normas aplicables ● Contratos de trabajo y acuerdos de empleo por escrito ● Manual del trabajador (términos y condiciones de empleo) ● Acuerdos de Negociación Colectiva (CBA) ● Una lista de todos los químicos y solventes utilizados en el sitio

Lista de documentos requeridos

● Recibos de seguros, impuestos y otros● Registros de producción ● Actas de las reuniones de los comités conjuntos de salud y seguridad ocupacional ● Informes de auditorías de comercio ético anteriores/registros de acciones correctivas ● Certificaciones relevantes, por ej. OSHAS 18000, ISO 9000, Cadena de Custodia etc.

● Registro de accidentes y lesiones● Procedimientos de acciones de emergencia ● Plan de evacuación ● Registros de horas para los últimos 12 meses ● Registros de nómina para los últimos 12 meses ● Registros de salarios por pieza para los últimos 12 meses (si aplica)

Políticas del sitio

• Trabajo infantil
• Salario y horas de trabajo
• Disciplina
• Beneficios y provisiones
• Salud & Seguridad
• Derechos laborales y derechos humanos
• Medioambiente
• Capacitación
• Discriminación y acoso
• Trabajadores desde la Casa, Trabajadores Remotos y Subcontratistas

Ejecución de la auditoria

El objetivo de la auditoría es evaluar el desempeño del sito de empleo en comparación al código o estándar laboral, la ley local y/o requisitos adicionales. Esto debe incluir: ● Entrevista a la administración para conocer las prácticas de la empresa ● Un recorrido de las instalaciones ● Una revisión detallada de los documentos ● Entrevistas a los empleados

Ejecución de la auditoria

La auditoría debería incluir lo siguiente:

1. Reunión de apertura
2. Recorrido del sitio de trabajo
3. Entrevistas a la administración y empleados
4. Revisión documental
5. Reunión de pre-cierre
6. Reunión de cierre y resumen de los hallazgos

Clasificación de los Incumplimientos

SMETA no proporciona orientación a los auditores para clasificar incumplimientos. El sistema Sedex también permite a los miembros A/AB asignar niveles de gravedad de clasificación para sus propios incumplimientos en el sistema y a su vez el sistema suministra una lista de clasificación, aceptado por la mayoría de los miembros de Sedex.

Informe de Plan de Acción Correctiva

El ‘Informe de Plan de Acción Correctiva de SMETA (CAPR)’ ha sido diseñado para proporcionar una estructura a los incumplimientos encontrados por el equipo de auditoría y para ayudar al sitio a desarrollar un plan de acción correctiva. Por cada incumplimiento el informe de auditoría de SMETA debe proporcionar: ● Una descripción del incumplimiento, su frecuencia y el número de personas afectadas ● Si se trata de un incidente aislado o un problema más sistémico. ● Evidencia para sustentar los incumplimientos ● Referencias y detalles del área relevante del código y/o de la ley local. ● Acción correctiva recomendada con un plazo para su finalización, responsabilidad y método de verificación requerido.

Escala de tiempo de Cierre de No Conformidades

Este es el tiempo requerido para la implementación de las acciones correctivas recomendadas y para que el asunto quede cerrado. La escala de tiempo indicada puede ser para que se haga una corrección inmediata pero el tiempo asignado para la corrección las acciones que se deben completar debe ser apropiado y realista. Acciones de plazo más largo y recomendaciones sobre cómo abordar las causas originadoras pueden requerir de escalas de tiempo más prolongadas que no se pueden decidir en la reunión de cierre.

¡Gracias!