Estructura de un documento

Estructura de un documento

R.A. 2.1 Identifica la estructura de documentos personales de acuerdo con su tipo.

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Índice

Concepto

Funciones

Definición

Tipos de correspondencia

Clasificación

Caracteríticas

Actividad 1

1. Elabora un organizador gráfico en tu cuaderno acerca de la información que se expondrá.

Definición de documento

• Se define el documento como «escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporciona una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal.
• Su contenido puede consistir tanto en textos escritos, fotografías, dibujos, películas, como en los nuevos soportes multimedia (páginas web, archivos informáticos, etc.)

Concepto de documento administrativo

• Un documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se registran los actos de la Administración pública.
• Como ejemplos de textos administrativos podemos citar los contratos, certificaciones o notificaciones de pago, que se pueden encasillar dentro del curso legal, o las circulares, memorandos o cartas de agradecimiento, los cuales no tienen peso legal

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Funciones del documento administrativo

1. Constancia2. Comunicación

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Constancia

• Para asegurar la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como prueba de su existencia, sus posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o meramente informativos.
• Como testimonio y justificación de la gestión administrativa, que garantiza el control de legalidad.

Comunicación

Aparte de servir de constancia, el documento es el medio con el que la Administración se dirige a los ciudadanos, a otras entidades o a los distintos órganos que la integran. En consecuencia, los documentos también cumplen una función informativa y comunicativa.

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Características

Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se refieran a su estructura física o a su contenido sustantivo.

Carácter externo: clase

a) La clase: está determinada por el método empleado para transmitir la información. Los documentos pueden ser textuales, si la información se transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso); también pueden ser iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e informáticos (generados en el entorno de los ordenadores: disquetes, CD ROM, etc.).

Carácter interno

a) Emisión. Su emisor debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus competencias. b) Integridad. El medio utilizado no debe permitir la manipulación o alteración del acto administrativo dictado. c) Conservación de la información. Los medios utilizados deben permitir, asimismo, la conservación, recuperación y el almacenamiento de los documentos, sea cual sea la tecnología empleada.

Actividad 2

1. Elige un tipo de documento administrativo.2. Elabora un ejemplo del documento administrativo. 3.Explica con tus palabras la funcionalidad del documento administrativo que elegiste.

Clasificación de los documentos administrativos

Según los participantes en la relación administrativa

Clasificación de los documentos administrativos

Según la normatividad del contenido del documento

Según la declaración que contienen

Tipos de correspondencia

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Se denomina correspondencia a un elemento de escritura importante, sobre todo, en el área de las organizaciones y empresas. Puede presentar información básica o importante acerca de un asunto determinado.

Clasificación

Según el destino: Publicas: La información que contiene en su poder puede ser transmitida y difundida a través de los distintos medios de comunicaciónPrivadas: La información es particular, generalmente comercial y, sobre todo, oficial. Esta correspondencia está destinada a una o varias personas selectas

Según su contenido

Segunda clase: Hace referencia a toda la correspondencia relacionada con bultos, paquetes, es decir, objetos de tamaño considerable, que son tramitados a través de una oficina de correos determinada.

Primera clase: Se refiere a toda correspondencia de carácter personal y que solo contiene información escrita, por ejemplo cartas, postales, documentos de negocio y comerciales, periódicos, etc.

Según su forma

Correspondencia oficial: las correspondencias oficiales son los escritos cruzados entre municipios estatales y distintos organismos gubernamentales, municipales, etc

Correspondencia familiar y amistosa: el interlocutor y destinatario se conocen de forma informal y, generalmente, intima. Su estructura es informal y suele ser relajada

Correspondencia comercial: estos escritos se transmiten entre comerciantes, industrias, diferentes tipos de empresas, etc

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¡Eureka!

¡Muchas gracias!