DIAGRAM NUMBERS II

Proceso de planificación estratégica basada en objetivos

Analizar la situación

Establecer dirección

definir estrategias

Plan de despliege

¿Dónde estamos ahora?

¿A dónde queremos ir?

¿Cómo llegaremos ahí?

¿Cómo interactuamos con los demás?

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Planeación Estratégica

• Proporciona un conjunto de medidas para valorar el desempeño organizacional y del personal.
• Mejora la comunicación entre la gerencia y la junta directiva, accionistas y otras partes interesadas.

Ayuda a los gerentes a identificar los resultados deseados y a formular planes factibles para lograr los objetivos.

• El plan debe tener en cuenta que la organización y todo lo que la rodea está cambiando:
• Cambian los gustos de los consumidores.
• Se van los viejos competidores y entran nuevos.
• Fluctúan los costos y la disponibilidad de materiales y mano de obra.
• Cambios en la regulación de la industria y el gobierno.

• Planificación estratégica basada en problemas
• Inicia identificando y analizando problemas clave, estableciendo estrategias para abordarlos e identificando proyectos e iniciativas consistentes.
• Planificación estratégica orgánica
• Define la visión, los valores, identifica proyectos e iniciativas para lograr la visión mientras se adhieren a los valores.

Beneficios de la planificación estratégica

• Proporciona un marco y una dirección claramente definida para guiar la toma de decisiones.
• Garantiza el uso más eficaz de los recursos de la organización al concentrar esos recursos en las prioridades clave.
• Permite que la organización sea proactiva y aproveche las oportunidades y tendencias, en lugar de reaccionar pasivamente a ellas.
• Permite que todas las unidades organizacionales participen y trabajen juntas para lograr un conjunto de objetivos común.

• Planificación estratégica basada en objetivos
• Fases principales
• Analizar situación
• Establecer dirección
• Definir estrategias
• Implementar el plan

Consideraciones importantes

• Visión, misión y valores fundamentales
• Objetivos
• Metas
• Estrategias
• Iniciativas, programas y proyectos

FASES PRINCIPALES Analizar situación El modelo de las cinco fuerzas de Michael Porter

• Modelo utilizado con más frecuencia para evaluar la competencia.

Matriz de fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas (FODA)

• Se utiliza para analizar la evaluación interna de una organización y el estudio de su entorno externo.

Definir estrategiasLos gerentes se basan en el análisis FODA y consideran:

• ¿Cómo podemos capitalizar mejor nuestras fortalezas y utilizarlas en todo su potencial?
• ¿Cómo reducimos o eliminamos el impacto negativo de nuestras debilidades?
• ¿Qué oportunidades representan las mejores oportunidades para nuestra organización?
• ¿Cómo podemos aprovechar estas oportunidades?
• ¿Nuestras fortalezas nos permitirán aprovechar al máximo esta oportunidad?
• ¿Nuestras debilidades socavarán nuestra capacidad para aprovechar esta oportunidad?
• ¿Cómo podemos defendernos de las amenazas para lograr nuestra visión / misión, objetivos y metas?
• ¿Podemos convertir esta amenaza en una oportunidad?

Establecer dirección Fase de establecimiento de la dirección de la planificación estratégica

• Implica definir la misión, visión, valores, objetivos y metas de la organización.

Implementar el plan Los gerentes desarrollan planes más detallados para iniciativas, programas y proyectos.

• Aprovechar las fortalezas de la organización
• Aprovechar las nuevas oportunidades
• Corregir las debilidades organizacionales
• Minimizar el impacto de las amenazas potenciales

La cantidad de esfuerzo, el proceso utilizado y el nivel de creatividad necesarios para la creación de un plan estratégico de unidad de negocio pueden variar enormemente.

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Establecimiento de la estrategia organizacional del sistema de información (SI) Plan estratégico de la organización de SI Debe identificar tecnologías, proveedores, competencias, personas, sistemas y proyectos en los que la organización invertirá para respaldar los objetivos, metas y estrategias corporativas y de la unidad de negocios.

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Identificación de proyectos e iniciativas de SI

Tabla: Ejemplo de clasificación de proyectos

Priorizar proyectos e iniciativas de SI Proceso iterativo de establecimiento de prioridades y determinación del presupuesto resultante, la dotación de personal y el tiempo necesario para definir qué proyectos se iniciarán y cuándo se ejecutarán.

Objetivo organizacional

Los proyectos deben estar relacionados con metas y objetivos.Los objetivos definen metas que a su vez identifican proyectos consistentes con esos objetivos y metas.

Meta organizacional

Proyecto potencial relacionado con TI

Impulsores que establecen la estrategia organizacional de SI y determinan las inversiones

Estrategia corporativa

Unidades estratégicas de negocio

Estrategias organizacionales de TI

Pensamiento innovador

Innovación tecnológica

Los planificadores deben de considerar muchos factores al establecer la estrategia organizacional SI.

Inversiones en TI:

• Tecnologías
• Proveedores
• Competencias
• Personas
• Sistemas
• Proyectos

Innovación, satisfacción de usuarios y aceptación de la tecnología

Modelo de aceptación de tecnología (TAM) Especifica los factores que pueden conducir a mejores actitudes sobre el uso de un nuevo sistema de información, junto con su mayor aceptación y uso. La utilidad percibida (U) y la facilidad de uso percibida (E) influyen fuertemente en si alguien utilizará un sistema de información. La gerencia puede mejorar esa percepción demostrando que otros han usado el sistema de manera efectiva y brindando capacitación y apoyo a los usuarios.

Los temas importantes relacionados con el cambio organizacional incluyen la innovación, la reingeniería, la mejora continua, la subcontratación, la deslocalización y la reducción de personal. Innovación: aplicación de nuevas ideas a los productos, procesos y actividades de una empresa, lo que genera un mayor valor.

• Catalizador del crecimiento y el éxito de cualquier organización.

Reingeniería y mejora continua Reingeniería: rediseño radical de los procesos de negocio, las estructuras organizacionales, los sistemas de información y los valores de la organización. Mejora continua: forma de innovación que implica buscar constantemente formas de mejorar los procesos de negocio y agregar valor a los productos y servicios.

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Difusión de la teoría de la innovación Desarrollada por E.M. Rogers para explicar cómo una nueva idea o producto gana aceptación y se difunde (o se propaga) a través de una población o subconjunto específico de una organización. Un punto clave de esta teoría es que la adopción de cualquier innovación no ocurre de una vez para todos los miembros de la población objetivo; más bien, es un proceso prolongado, en el que algunas personas adoptan la innovación más rápidamente que otras.

Tabla: Categorías de adoptantes de la innovación

Administración de proyectos

Tiempo El tiempo de un proyecto es con frecuencia una limitación crítica. A menudo, los proyectos deben completarse en una fecha determinada. Calidad Grado en el que el proyecto responde a las necesidades de sus usuarios.

Competencia básica

• Algo que una empresa puede hacer bien.
• Proporciona beneficios al cliente, es difícil de imitar para los competidores y se puede aprovechar ampliamente para muchos productos y mercados.

Muchas organizaciones reconocen la gestión de proyectos como una competencia central.

• También ven la capacidad de administrar mejor los proyectos como una forma de lograr una ventaja sobre los competidores y ofrecer un mayor valor.

Expectativas del usuario A medida que comienza un proyecto, los stakeholders se formarán expectativas, o ya tendrán expectativas, sobre cómo se llevará a cabo el proyecto y cómo les afectará.

Los cinco parámetros que definen un proyecto son: Alcance Definición de qué tareas están incluidas y qué tareas no están incluidas en un proyecto. Costo Incluye todo el capital, los gastos y los cargos cruzados internos asociados con los edificios, la operación, el mantenimiento y el soporte del proyecto.

Alcance

Costo

Tiempo

Calidad

Expectativas

QUE ES ADMINISTRACION DE PROYECTO Aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.

• Partes interesadas del proyecto: personas involucradas en el proyecto o aquellas afectadas por su resultado.

Administración de CalendarioDefinir una fecha de finalización alcanzable y aceptable

• Desarrollar un cronograma de proyecto viable.
• Asegurar la finalización oportuna del proyecto.
• Identificar tareas específicas.
• Secuencia de estas tareas.
• Estimación de los recursos necesarios.
• Estimación del tiempo transcurrido para completar cada tarea.
• Analizar todos los datos para crear un cronograma del proyecto.
• Controlar y gestionar los cambios.

Los gerentes de proyecto deben aplicar habilidades intuitivas que varían de un proyecto a otro.

• Puede involucrar el arte de vender y la psicología para convencer a otros de la necesidad de cambiar.

Administración del alcance Definir el trabajo que debe realizarse como parte del proyecto y luego controlar el trabajo para mantenerse dentro del alcance acordado:

• Iniciación.
• Planificación del alcance.
• Definición del alcance.
• Verificación del alcance.
• Control de cambio de alcance.

Administración de tiempo Gráfico de Gantt

• Herramienta gráfica utilizada para planificar, monitorear y coordinar proyectos.
• Esencialmente una cuadrícula que enumera las actividades y los plazos.

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

• Esquema del trabajo a realizar para completar el proyecto.

Administración de la comunicación

Administración del costo

Gestión de recursos del proyecto

Actividades diseñadas para identificar, adquirir y administrar recursos para un proyecto

• Estimación de los recursos necesarios; adquirir equipo, materiales y personal; mejorar la comunicación y las competencias del equipo; seguimiento del desempeño del equipo; y resolver problemas del equipo.

Modelo de formación-asalto-normalización-realización-aplazamiento

• Modelo útil para describir cómo se desarrollan y evolucionan los equipos.

Generación, recopilación, difusión y almacenamiento de información del proyecto de manera oportuna y efectiva. • Planificación de comunicaciones • Distribución de información • Informes de desempeño • Gestión de comunicaciones Actores clave • El equipo de dirección del proyecto, el equipo en sí, los usuarios finales y otras personas que puedan verse afectadas.

Desarrollar y administrar el presupuesto del proyecto

• Planeación de recursos
• Estimación de costos
• Presupuesto de costos
• Control de costos

Administración de Calidad

Conjunto de actividades diseñadas para asegurar que un proyecto cubrirá las necesidades para las que fue emprendido.

• Planificación de la calidad: determinar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto.
• Aseguramiento de la calidad: evaluar el progreso del proyecto de manera continua para asegurar que cumpla con los estándares de calidad identificados.
• Control de calidad: verificar los resultados del proyecto para asegurarse de que cumplan con los estándares de calidad identificados

Administración de riesgos

Riesgo del proyecto

• Evento o condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en el objetivo de un proyecto.

Gestión de riesgos

• Proceso deliberado y sistemático de gestión de riesgos para identificar, analizar y gestionar los riesgos del proyecto.

Equipo directivo del proyecto

• Compuesto por altos directivos que representan a las organizaciones empresariales y de SI
• Proyecto “champion”
• Patrocinador de proyecto
• Gerente de SI

Gestión de integración de proyectos Consta de siete procesos de gestión de proyectos:

• Desarrollar la carta del proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión del proyecto que describe el alcance, el cronograma y el presupuesto generales del proyecto.
• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto siguiendo el plan de gestión del proyecto.
• Gestionar el conocimiento del proyecto mediante el uso de proyectos pasados y la documentación de nuevos conocimientos.
• Monitorear y controlar el trabajo del proyecto para cumplir con los objetivos de desempeño.
• Realizar un control de cambios integrado mediante la gestión de los cambios que afectan el alcance, el cronograma y / o el costo.
• Cerrar el proyecto con éxito ganando la aceptación de las partes interesadas y los clientes.

Administración de Procuración Actividades relacionadas con la adquisición de bienes y / o servicios para un proyecto de fuentes externas a la organización ejecutante:

• Plan de compra y adquisición
• Planificar la contratación
• Solicitar respuestas del vendedor
• Seleccionar vendedor
• Administración de contratos
• Cierre de contrato

Decisión de hacer o comprar

• Comparar los pros y los contras de la producción interna frente a la subcontratación de un producto o servicio determinado.

Contrato: acuerdo legalmente vinculante que define los términos y condiciones de la relación comprador-proveedor.

• Contrato de precio fijo
• Contrato con costo reembolsable
• Contrato de tiempo y material

Gestión de partes interesadas

• Identificar, involucrar y comunicarse con todas las personas, grupos u organizaciones que están o podrían verse afectados por un proyecto.
• Todas las partes interesadas deben estar identificadas.
• Se debe conocer y planificar el nivel de participación de las partes interesadas.
• Se debe gestionar el nivel de compromiso.
• Se deben monitorear los niveles de participación.

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Referencia bibliográfica

Stair R., & Reynolds G. (2020). Principles of Information Systems. [VitalSource Bookshelf]. Retrieved from https://bookshelf.vitalsource.com/#/books/9780357112526/

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