Manejo de datos excel

Manejo de datos: hoja de cálculo

"Para organizar y manipular gran cantidad de información,se hace en lo que se denomina Base de datos o listas, que consiste en un conjunto de datos organizados por filas y columnas. La primera fila suele contener los títulos de los campos; a cada fila se leconsidera un registro. La organización de esta información se hace mediante la creación de tablas en Excel. Estas herramientas permiten relacionar datos mediante funciones incorporadas que garantizan un ahorro detiempo en el trabajo."

7.1 Organización y manejo de datos en una lista

Organización de datos

Para la organización de datos en una hoja de Excel se deben considerar ciertos puntos de acuerdo con el formato de los datos:

• 1. Usar los rótulos de columna para identificar los dato, crear etiquetas de columna en la primera fila del rango de datos y, preferentemente, aplicar un formato diferente al encabezado. Excel puede usar estas etiquetas para crear informes y para buscar y organizar los datos.
• 2. Bordes de celda de uso para distinguir los datos. Cuando se desee separar los rótulos de datos, se sugiere utilizar bordes de celdas.
• 3. Evitar agregar espacios iniciales o finales en las celdas. Evitar insertar espacios al principio o al final de una celda para aplicar sangría a los datos, pues estos espacios afectan las instrucciones para ordenar y buscar.
• 4. Usar un formato de tabla de Excel para trabajar con datos relacionados, de preferencia, se sugiere convertir un rango de celdas contiguas en la hoja de cálculo en una tabla de Excel. Así, los datos definidos en la tabla se pueden manipular independientemente de los que están fuera de ésta, y es posible usar las características específicas de una tabla para ordenar, filtrar totales o calcular los datos.

Organización de datos

De igual manera, se sugiere considerar algunos aspectos en la organización de los datos:

• 1. Colocar elementos similares en la misma columna. Al diseñar la hoja de cálculo se debe buscar que los datos introducidos en las filas tengan elementos similares en la misma columna.
• 2. Datos aislados. Evitar colocar información suelta fuera del rango de datos debido a que Excel puede detectarla e incluirla, lo que afecta el proceso de organización de la misma.

• 3. Mostrar u ocultar filas y columnas en un rango. Hay que asegurarse de mostrar las filasy columnas ocultas antes de realizar cambios en el rango de datos, ya que de no hacerlo se podrían eliminar datos importantes de manera accidental.

7.2 Ordenación y filtración de datos

Ordenación

• Tal como se observa en la figura , las opciones de filtrar y ordenar datos vienen incorporadas en las opciones de las tablas, dentro de los encabezados de columna, lo que permite resumir los datos de manera simple y rápida.

Ordenación

Existen dos formas básicas de ordenar datos en una tabla: Ordenación simple

Ordenación simple

1. Seleccionar la fila que encabeza la columna que se desea ordenar. 2. Se despliega el menú mostrado en . Al dar clic en Comando A a Z en Excel, se ordena de la A a la Z, o del número menor al mayor para clasificar en orden ascendente (de la A a la Z, o del númeo menor al mayor)

Ordenación por criterios

Cuando se desea ordenar por una o más columnas, o por otros criterios como la fuente o loscolores de la celda, se procede de la siguiente manera:

Seleccionar una sola celda en cualquier lugar de la tabla.

En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, dar clic en Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar

A continuación se selecciona el comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar en la pestaña Datos en Excel.

En la lista desplegable Ordenar por se selecciona la primera columna que se desea ordenar.

Ordenación por criterios

Cuando se desea ordenar por una o más columnas, o por otros criterios como la fuente o loscolores de la celda, se procede de la siguiente manera:

En la lista Ordenar según se elige Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

En la lista Orden se selecciona el orden en que se desea aplicar la operación de ordenación, ya sea de forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A ara texto, o bien de menor a mayor o de mayor a menor para números).

En la figura se muestra un ordenamiento, considerando dos columnas: una alfanumérica y otra numérica para la ordenación de la tabla.

Filtrado de datos

Para el uso de filtros, las opciones dependen del contenido de las columnas; es decir, de los datos especificos ingresados en ellas y del tipo de datos (alfanuméricos o numéricos). Al igual que la forma de ordenamiento, existen básicamente dos formas de hacer el filtrado de datos: mediante filtro simple y filtro personalizado.

Filtro simple 1. Dar clic en la flecha de filtro del encabezado de columna, y a continuación dar clic en Filtros de texto o Filtros de número. 2. Dar clic en uno de los operadores de comparación (por ejemplo, para mostrar Es igual a..........

Filtro personalizado

1. Dar clic en la flecha de filtro del encabezado de columna, y a continuación dar clic en Filtro personalizado. 2. En el cuadro Autofiltro personalizado escribir o seleccionar los criterios para filtrar datos.

Ordenar y filtrar

7.3 Manejo de Esquemas

Para acceder al grupo Esquema se debe ingresar a la ficha Datos. En ella se encuentran las herramientas Agrupar, Desagrupar y Subtotal

7.3 Manejo de esquemas

Es una herramienta útil para cuando se tiene un grupo de datos agrupados o filtrados

Permite agrupar y resumir los datos de una tabla.

Cada grupo integra un nivel y recibe un número que lo identifica. Los niveles pueden contraerse para mostrar las filas o columnas de resumen.

Los esquemas pueden tener hasta ocho niveles, y es posible generar agrupaciones de las filas, de columnas y mixtas.

Cada grupo integra un nivel y recibe un número que lo identifica

Esquemas de filas.

• Las columnas deben tener encabezados y los datos dentro de ellas tienen que ser similares.
• El rango no debe contener columnas ni filas en blanco, y si existe alguna, se debe eliminar.
• Los datos del criterio de agrupación deben estar ordenados.
• Cada agrupación deberá tener una fila resumen con un cálculo de los datos, ya sea suma, conteo o promedio.
• Esto puede realizarse con la herramienta Subtotal o mediante una función
• La fila resumen podrá estar por encima o por debajo de los datos. Si se omite la fórmula de cálculo también se debe dejar una fila con el título o resumen del grupo; de lo contrario, se asignará la anterior o posterior fila de datos agrupados como resumen del grupo.
• Para elegir la ubicación de las filas resumen se selecciona el rango y se pulsa la flecha inferior derecha del grupo Esquema. Entonces se abre el cuadro Configuración, donde se marca Filas resumen debajo del detalle.
• Una vez generado el esquema, es posible observar una vista a la izquierda del encabezado de las filas donde se agregan dos botones que marcan los niveles y una línea vertical que abarca el grupo seleccionado

Esquemas de una fila

7.4 Consolidación de datos

Consolidación de datos

La consolidación de datos permite realizar operaciones de forma automática con los datos situados en un área de soporte o fuente que puede estar en la hoja de cálculo activa, en otras hojas del libro de trabajo activo o bien en otros libros de trabajo abiertos o cerrados, y presentar los resultados de la operación, generalmente una suma, en el libro de trabajo maestro o de consolidación.Para consolidar datos es necesario seleccionar el menú Datos y la opción Consolidar dentro de la ficha Herramientas de datos

La consolidación puede usarse de dos formas: por posición o por categorías. Por posición Se aplica cuando todas las hojas soporte tienen la misma estructura. En este caso, Excel aplica la función de consolidación elegida a la misma celda o al mismo rango de celdas, referenciadas por sus coordenadas, en todas las hojas soporte. Como rango de celdas se seleccionan las celdas numéricas. Para realizar la consolidación por posición se procede de la siguiente manera: 1. En la hoja destino donde se desea que aparezca el resultado de la consolidación, se selecciona la celda a partir de la cual se quiere que aparezcan los datos consolidados. 2. Se selecciona el menú Datos y después la opción Consolidar. Aparecerá el cuadro de diálogo Consolidar

3. En la lista desplegable Función se debe seleccionar la función que habrá de utilizarse. 4. En la consolidación por posición no es necesario rellenar la caja de comprobación Usar rótulos en debido a que todas las hojas tienen la misma estructura. 5. Se selecciona la opción Crear vínculos con los datos de origen para crear vínculos con las hojas soporte. 6. En el campo Referencia debe escribirse el rango a consolidar de todas y cada una de las hojas soporte. Para seleccionarlo debe darse clic en el botón Contraer cuadro, a fin de contraer el cuadro de diálogo y poder seleccionar el rango. Para volver al cuadro de diá- logo Consolidar se da clic en el botón Expandir cuadro. 7. En el cuadro de diálogo Consolidar hay que dar clic en el botón Agregar para transferir las referencias del campo Referencia a la sección Todas las referencias. 8. Se repiten los dos pasos anteriores con las demás hojas dependientes. 9. Se da clic en el botón Aceptar. Excel suma de manera adecuada los datos de las hojas soporte y los coloca en el área destino

Por categorias

Por categorías

Excel usa los títulos de las filas y/o de las columnas para asociar las hojas soporte, por lo que en este caso no es necesario que dichas hojas tengan la misma estructura. Como rango, en cada hoja se seleccionarán las celdas numéricas junto con los títulos de las las y/o columnas.Para realizar la consolidación por categorías hay que proceder de la siguiente manera: 1. Activar la hoja destino (puede ser una hoja vacía). 2. Seleccionar la celda en la cual se desea que Excel comience a situar los títulos. Al seleccionar solo una celda en la hoja destino, la ordeen Consolidar rellena hacia la derecha y hacia abajo el área que se necesite. 3. Seleccionar el menú Datos y después la opción Consolidar. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo Consolidar. 4. Si la hoja maestra no tuviera ningún título o éste no coincidiera con las hojas soporte, se activarían los dos cuadros de selección: Fila superior y Columna izquierda. La consolidación se llevará a cabo por: a) Filas: activar el cuadro Columna Izqui.erda. b) Columnas: activar el cuadro Fila Superior.

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5. En la lista Función, seleccionar la función que se necesita. 6. Seleccionar la opción Crear vínculos con los datos de origen para crear vínculos con las hojas soporte. 7. En la caja Referencia, escribir el rango a consolidar de todas las hojas soporte. Para seleccionarlo, dar clic en el botón Contraer cuadro para reducir el cuadro de diálogo y poder seleccionar el rango con los datos que se desea consolidar. Una vez seleccionado el rango, para volver al cuadro de diálogo Consolidar dar clic en el botón Expandir cuadro. 8. En el cuadro de diálogo Consolidar, dar clic en el botón Agregar para transferir las referencias del campo Referencia a la sección Todas las referencias. 9. Repetir los dos pasos anteriores con las demás hojas dependientes. 10. Dar clic en el botón Aceptar. Excel suma de manera adecuada los datos de las hojas soporte y los coloca en el área destino.

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