Conception réalisation GROUPE ELAN- Mars 2021
Elaboration du projet de mandat
de la Ville de MontpellierMode opératoire
Entrer
1 - Rappel des objectifs et méthode
2 - Mode opératoire et exemple de progression
3 - Planning de la démarche
Retour
Suite
1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Objectif de la démarche :
Passer de la vision politique
à la mise en œuvre opérationnelle
Arbres des objectifs
Construire une feuille de route co élaborée entre Elus et services
Par délégation : un élu référent et une Direction coordinatrice qui s'adjoindront des élus et Directions associés
Retour
Suite
Séance de travail
1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Projet de mandat : Une co-construction Elus / Services :
Processus de validation
Arbres des objectifs formalisantLE PROJET DE MANDAT
Outils de mise en oeuvre du projet de mandat :
MACRO-PLANNING
TABLEAU CROISANT OBJECTIFS OPERATIONNELs / Projets
SOCIOGRAMME
Pilotage Direction(élus associés)
Elu(s) + Direction(s)Co-élaboration
EluVision
Réunions de travail au sein des Directions
Juin 2021
Bureau Municipal
1 Séance d'intelligence collective par délégation
(2 à 3 h avec élan)
1 réunion de cadrage par délégation
(2 à 3 h avec élan)
Bureau Municipal
Suite
Retour
Travail en amont de ces réunions à programmer par la Direction coordinatrice
1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Projet de mandat : Une co-construction Elus / Services :
Processus de validation
Le projet de mandat se compose des documents ci-dessous :
Descriptif deS politiques publiques
"TABLEAU croisant objectifs opérationnels / projets""Macro-PLANNING""SOCIOGRAMME"
Matrice AFOMPar délégation / politique publique
1 ARBRE des objectifsPAR DÉLÉGATION / POLITIQUE PUBLIQUE
Retour
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1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Retrouver la présentation de la démarche réalisée en bureau municipal
Retour
https://view.genial.ly/604781f91c47ca6fcd20ea06
Suite
2 - Mode opératoire et exemple de progression
Présentation du mode opératoire
Le présent document a vocation à vous accompagner dans la création des documents constitutifs du projet de mandat, au travers du corpus de document fourni au cours de la réunion de cadrage. Il présente pour les 6 documents :
Son objectif : L'objectif visé par le document dans le cadre de l'élaboration du projet de mandat
Son mode opératoire : Qui précise dans quel cadre les éléments doivent être complétés, les temps de réunion entre l'élu référent et la Direction coordinatrice...
Son fonctionnement : En apportant toutes les précisions nécessaires pour compléter les éléments dans le corpus méthodologique. Des précisions sont apportées sur l'image du document en passant la souris sur le pictogramme suivant :
Retour
SommairE
Suite
2 - Mode opératoire et exemple de progression
Présentation du mode opératoire
Le présent document a vocation à vous accompagner dans la création des documents constitutifs du projet de mandat, au travers du corpus de document fourni au cours de la réunion de cadrage. Il présente pour les 6 documents :
Son objectif : L'objectif visé par le document dans le cadre de l'élaboration du projet de mandat
Son mode opératoire : Qui précise dans quel cadre les éléments doivent être complétés, les temps de réunion entre l'élu référent et la Direction coordinatrice...
Son fonctionnement : En apportant toutes les précisions nécessaires pour compléter les éléments dans le corpus méthodologique. Des précisions sont apportées sur l'image du document en passant la souris sur le pictogramme suivant :
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SommairE
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2 - Mode opératoire et exemple de progression
Page d'accueil du corpus documentaire
Objectif : La page d’accueil du corpus documentaire doit permettre d’identifier immédiatement la délégation et les élus attachés à la délégation.
Mode opératoire : La page d'accueil sera complétée par le groupe Elan avant la remise du corpus documentaire à l'élu référent et à la Direction coordinatrice au cours de la réunion de cadrage.
Retour
SommairE
Suite
Fonctionnement :Pour apporter des modifications :
- Sélectionner la délégation cible dans la liste déroulante
- Sélectionner le nom de l'élu(e) référent(e) dans la liste déroulante
- Sélectionner le nom des élu(es) délégué(es) associé(es) à la délégation dans la liste déroulante
- Saisir le nom de la Direction coordinatrice
La page d'accueil est composée de raccourcis permettant de naviguer sur les 6 documents cadres de la démarche, en cliquant sur les îcônes associés.
Retour
SommairE
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2 - Mode opératoire et exemple de progression
Principe de navigation dans le corpus documentaire
Chaque document est accessible depuis son icône situé sur la page d'accueil. Vous pouvez naviguer dans le présent document en cliquant sur ces icônes :
Description de la politique publique
Arbre des objectifs
AFOM
Tableau objectifs opérationnels / Projets
Sociogramme
Macroplanning
Sur chaque document du corpus , la flèche située en haut à gauche permet de revenir à la page d'accueil :
Seuls les espaces à compléter sont modifiables sur le document. Des conseils de navigation sont présentés sur la page d'accueil :
Retour
SommairE
Suite
2 - Mode opératoire et exemple de progression
Descriptif de la politique publique :
Objectif : Rappeler les enjeux politiques, préciser les principaux axes de la politique publique, les thématiques de travail ciblées et les élus/ services concernés.
Description de la politique publique
Mode opératoire : Il sera remis (indépendamment du corpus documentaire) à l’élu référent de la délégation et à la Direction coordinatrice, pour relecture et amendement en amont de la réunion de cadrage. Le binôme élu référent/Direction coordinatrice aura en charge de définir le casting des élus et directions, à qui il sera proposé d'être associé pour le travail à venir.
Le descriptif de la politique publique sera pré-rempli dans le corpus documentaire délivré. Il sera nécessaire d'amender ou de compléter les éléments par la Direction coordinatrice des suites de la réunion de cadrage.
Retour
Suite
Accueil
Mode opératoire : A réception, l'élu référent de la délégation, pour qu’il le revoit et que ce document puisse être validé au cours de la réunion de cadrage par délégation. Il est également remis pour information à la Direction coordinatrice pour réflexion préalable. Le binôme élu référent / Direction coordinatrice aura en charge de définir le casting des élus et directions, à qui il sera proposé d'être associé pour le travail à venir.
Fonctionnement :
Compléter ou amender les items suivants :
- Les premières pistes d'action
- Les modalités (élus en interface, Direction coordinatrice, Directions associées)
Retour
Accueil
Suite
2 - Mode opératoire et exemple de progression
Matrice Atouts, Forces, Opportunités et Menaces de la délégation :
Objectif : Qualifier les enjeux associés aux objectifs politiques de la délégation... Sa formalisation est un préalable à la formulation des objectifs stratégiques et permet d’identifier les grands objectifs opérationnels à travailler.
AFOM
Mode opératoire : L'élu référent et la Direction coordinatrice auront à travailler à la formalisation de la matrice AFOM en amont de la séance d'intelligence collective. Elle sera partagée en démarrage de la séance d’intelligence collective, en préalable au travail de formalisation des objectifs politiques.
Retour
Accueil
Suite
Fonctionnement :
Les champs Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces sont à compléter.
Retour
Accueil
Suite
2 - Mode opératoire et exemple de progression
Arbre des objectifs
Objectif : Saisir les informations nécessaires à la transposition graphique de l'arbre des objectifs, par le groupe Elan, au travers du corpus documentaire.
Arbre des objectifs
Mode opératoire : L’arbre des objectifs est un document évolutif, qui se formalise et progresse au fil des étapes jusqu’à sa version finale. Les objectifs politiques et stratégiques seront co-élaborés au cours de la réunion de cadrage et partagés au cours de la séance d'intelligence collective. L'élu référent et la Direction coordinatrice auront à travailler en amont de la séance d'intelligence collective pour préparer une première approche de l'expression des objectifs opérationnels. Au cours de la séance, les objectifs opérationnels sont proposés par les Directions associées pour former une première approche de l'arbre des objectifs. Suite à cette séance, la Direction coordinatrice finalise cet l'arbre des objectifs, avec l'appui d'Elan si la Direction souhaite un accompagnement complémentaire, en formalisant la rédaction précise des objectifs opérationnels.
Retour
Accueil
Suite
Fonctionnement : Le document regroupe l'ensemble des éléments constitutifs de l'arbre des objectifs. Pour une meilleure lisibilité, le document est prévu pour s'afficher "branche par branche", permettant de mettre en évidence le déroulé par objectif politique. Des boutons de navigation sont présents sur le document afin de fluidifier la navigation : Pour compléter le document :
- Saisir la vision politique en ligne 4 (sur la page du premier objectif politique uniquement ).
- Saisir les objectifs politiques en ligne 7.
- Saisir les objectifs stratégiques en ligne 10
- Saisi les objectifs opérationnels en ligne 13
Objectif politique précédent
Objectif politique suivant
Rappel : La formulation des objectifs opérationnels doit mobiliser la démarche SMART (Spécifique / Mesurable / Atteignable / Réaliste / Temporellement défini).
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2 - Mode opératoire et exemple de progression
Tableau croisant les objectifs opérationnels et les missions/projets :
Objectif : Décliner par objectif opérationnel, les missions ou projets associés des directions pouvant contribuer à leur réussite. Il s’agit d’aller jusqu’à préciser les Directions concernées et l’élu(s) référent(s).
Tableau objectifs opérationnels / Projets
Mode opératoire : Le tableau sera travaillé par les Directions concernées, en amont de la réunion de travail prévue post réalisation des arbres des objectifs. Il sera finalisé par les Directions, à l’issue cette réunion.
Retour
Accueil
Suite
Fonctionnement :
Les 3 niveaux d'objectifs seront pré-rempli par les éléments saisis dans la feuille de l'arbre des objectifs. Les éléments suivants sont à compléter :
- Colonne Missions - Projets : Saisir le nom du projet pouvant concourir à la réalisation de l'objectif opérationnel
- Colonne entité : Sélectionner l'entité en charge du projet (Municipalité / Métropole / Mutualisé / Externe) dans la liste déroulante
- Colonne Direction : Sélectionner ou saisir le nom de la Direction en charge du projet
- Colonne Elu(e) référent(e) : Sélectionner le nom de l'élu(e) en charge du dossier dans la liste déroulante
Retour
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2 - Mode opératoire et exemple de progression
Sociogramme des acteurs internes et externes :
Objectif : Représenter les acteurs externes et internes en interaction avec la délégation et en cohérence avec les objectifs opérationnels et missions associées.
Sociogramme
Mode opératoire : C’est la traduction du tableau croisant objectifs opérationnels et missions, qui précise au regard des missions de la délégations, les acteurs porteurs de projets. Une fois le tableau complété, le schéma sera formalisé.
Retour
Accueil
Suite
Fonctionnement : Le document sociogramme contient des formes vierges, colorisées en fonction des entités, permettant de représenter les Directions et services, en lien avec la délégation. Ces formes peuvent être copiées autant de fois que nécessaire pour bâtir le sociogramme. Nous pourrons vous accompagner dans la formalisation du sociogramme si nécessaire.
Retour
Suite
Accueil
2 - Mode opératoire et exemple de progression
Macro-planning :
Objectif : Fixer les échéances de réalisation des objectifs opérationnels, en cohérence avec les missions / projets concernés, et ce pour donner une visibilité temporelle de l’action de la délégation.
Macroplanning
Mode opératoire : Le macro-planning sera travaillé par les Directions, en amont de la réunion de travail prévue post réalisation des arbres des objectifs. Il sera finalisé par les Directions à l’issue de cette réunion. Sa mise en page finale devra être synthétique et reprendre les 3 niveaux d’objectifs.
Retour
Suite
Accueil
Fonctionnement : Le document macroplanning retranscrit automatiquement les objectifs politiques, stratégiques et opérationnels à partir des données saisies dans l'arbre des objectifs. Seules les dates de début et de fin des objectifs opérationnels, sont à saisir, le calcul étant automatisé pour les objectifs politiques et stratégiques. Sous la barre représentant l'objectif opérationnel :
- Taper 1 pour représenter un point d'alerte
- Taper 2 pour représenter une étape de validation
Retour
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3 - Planning de la démarche
SommairE
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Conception réalisation GROUPE ELAN- Mars 2021
Elaboration du projet de mandat
de la Ville de Montpellier
Merci et à très vite !
20-292_MTP Mode opératoire
Groupe Elan
Created on March 16, 2021
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Conception réalisation GROUPE ELAN- Mars 2021
Elaboration du projet de mandat de la Ville de MontpellierMode opératoire
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1 - Rappel des objectifs et méthode
2 - Mode opératoire et exemple de progression
3 - Planning de la démarche
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1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Objectif de la démarche :
Passer de la vision politique
à la mise en œuvre opérationnelle
Arbres des objectifs
Construire une feuille de route co élaborée entre Elus et services
Par délégation : un élu référent et une Direction coordinatrice qui s'adjoindront des élus et Directions associés
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Séance de travail
1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Projet de mandat : Une co-construction Elus / Services :
Processus de validation
Arbres des objectifs formalisantLE PROJET DE MANDAT
Outils de mise en oeuvre du projet de mandat :
MACRO-PLANNING
TABLEAU CROISANT OBJECTIFS OPERATIONNELs / Projets
SOCIOGRAMME
Pilotage Direction(élus associés)
Elu(s) + Direction(s)Co-élaboration
EluVision
Réunions de travail au sein des Directions
Juin 2021
Bureau Municipal
1 Séance d'intelligence collective par délégation
(2 à 3 h avec élan)
1 réunion de cadrage par délégation
(2 à 3 h avec élan)
Bureau Municipal
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Travail en amont de ces réunions à programmer par la Direction coordinatrice
1 - Rappel des objectifs et de la méthode
Projet de mandat : Une co-construction Elus / Services :
Processus de validation
Le projet de mandat se compose des documents ci-dessous :
Descriptif deS politiques publiques
"TABLEAU croisant objectifs opérationnels / projets""Macro-PLANNING""SOCIOGRAMME"
Matrice AFOMPar délégation / politique publique
1 ARBRE des objectifsPAR DÉLÉGATION / POLITIQUE PUBLIQUE
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1 - Rappel des objectifs et de la méthode
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2 - Mode opératoire et exemple de progression
Présentation du mode opératoire
Le présent document a vocation à vous accompagner dans la création des documents constitutifs du projet de mandat, au travers du corpus de document fourni au cours de la réunion de cadrage. Il présente pour les 6 documents :
Son objectif : L'objectif visé par le document dans le cadre de l'élaboration du projet de mandat
Son mode opératoire : Qui précise dans quel cadre les éléments doivent être complétés, les temps de réunion entre l'élu référent et la Direction coordinatrice...
Son fonctionnement : En apportant toutes les précisions nécessaires pour compléter les éléments dans le corpus méthodologique. Des précisions sont apportées sur l'image du document en passant la souris sur le pictogramme suivant :
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Présentation du mode opératoire
Le présent document a vocation à vous accompagner dans la création des documents constitutifs du projet de mandat, au travers du corpus de document fourni au cours de la réunion de cadrage. Il présente pour les 6 documents :
Son objectif : L'objectif visé par le document dans le cadre de l'élaboration du projet de mandat
Son mode opératoire : Qui précise dans quel cadre les éléments doivent être complétés, les temps de réunion entre l'élu référent et la Direction coordinatrice...
Son fonctionnement : En apportant toutes les précisions nécessaires pour compléter les éléments dans le corpus méthodologique. Des précisions sont apportées sur l'image du document en passant la souris sur le pictogramme suivant :
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2 - Mode opératoire et exemple de progression
Page d'accueil du corpus documentaire
Objectif : La page d’accueil du corpus documentaire doit permettre d’identifier immédiatement la délégation et les élus attachés à la délégation.
Mode opératoire : La page d'accueil sera complétée par le groupe Elan avant la remise du corpus documentaire à l'élu référent et à la Direction coordinatrice au cours de la réunion de cadrage.
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Fonctionnement :Pour apporter des modifications :
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Principe de navigation dans le corpus documentaire
Chaque document est accessible depuis son icône situé sur la page d'accueil. Vous pouvez naviguer dans le présent document en cliquant sur ces icônes :
Description de la politique publique
Arbre des objectifs
AFOM
Tableau objectifs opérationnels / Projets
Sociogramme
Macroplanning
Sur chaque document du corpus , la flèche située en haut à gauche permet de revenir à la page d'accueil :
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Descriptif de la politique publique :
Objectif : Rappeler les enjeux politiques, préciser les principaux axes de la politique publique, les thématiques de travail ciblées et les élus/ services concernés.
Description de la politique publique
Mode opératoire : Il sera remis (indépendamment du corpus documentaire) à l’élu référent de la délégation et à la Direction coordinatrice, pour relecture et amendement en amont de la réunion de cadrage. Le binôme élu référent/Direction coordinatrice aura en charge de définir le casting des élus et directions, à qui il sera proposé d'être associé pour le travail à venir.
Le descriptif de la politique publique sera pré-rempli dans le corpus documentaire délivré. Il sera nécessaire d'amender ou de compléter les éléments par la Direction coordinatrice des suites de la réunion de cadrage.
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Mode opératoire : A réception, l'élu référent de la délégation, pour qu’il le revoit et que ce document puisse être validé au cours de la réunion de cadrage par délégation. Il est également remis pour information à la Direction coordinatrice pour réflexion préalable. Le binôme élu référent / Direction coordinatrice aura en charge de définir le casting des élus et directions, à qui il sera proposé d'être associé pour le travail à venir.
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Matrice Atouts, Forces, Opportunités et Menaces de la délégation :
Objectif : Qualifier les enjeux associés aux objectifs politiques de la délégation... Sa formalisation est un préalable à la formulation des objectifs stratégiques et permet d’identifier les grands objectifs opérationnels à travailler.
AFOM
Mode opératoire : L'élu référent et la Direction coordinatrice auront à travailler à la formalisation de la matrice AFOM en amont de la séance d'intelligence collective. Elle sera partagée en démarrage de la séance d’intelligence collective, en préalable au travail de formalisation des objectifs politiques.
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Fonctionnement : Les champs Atouts, Faiblesses, Opportunités, Menaces sont à compléter.
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Arbre des objectifs
Objectif : Saisir les informations nécessaires à la transposition graphique de l'arbre des objectifs, par le groupe Elan, au travers du corpus documentaire.
Arbre des objectifs
Mode opératoire : L’arbre des objectifs est un document évolutif, qui se formalise et progresse au fil des étapes jusqu’à sa version finale. Les objectifs politiques et stratégiques seront co-élaborés au cours de la réunion de cadrage et partagés au cours de la séance d'intelligence collective. L'élu référent et la Direction coordinatrice auront à travailler en amont de la séance d'intelligence collective pour préparer une première approche de l'expression des objectifs opérationnels. Au cours de la séance, les objectifs opérationnels sont proposés par les Directions associées pour former une première approche de l'arbre des objectifs. Suite à cette séance, la Direction coordinatrice finalise cet l'arbre des objectifs, avec l'appui d'Elan si la Direction souhaite un accompagnement complémentaire, en formalisant la rédaction précise des objectifs opérationnels.
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Fonctionnement : Le document regroupe l'ensemble des éléments constitutifs de l'arbre des objectifs. Pour une meilleure lisibilité, le document est prévu pour s'afficher "branche par branche", permettant de mettre en évidence le déroulé par objectif politique. Des boutons de navigation sont présents sur le document afin de fluidifier la navigation : Pour compléter le document :
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Rappel : La formulation des objectifs opérationnels doit mobiliser la démarche SMART (Spécifique / Mesurable / Atteignable / Réaliste / Temporellement défini).
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Tableau croisant les objectifs opérationnels et les missions/projets :
Objectif : Décliner par objectif opérationnel, les missions ou projets associés des directions pouvant contribuer à leur réussite. Il s’agit d’aller jusqu’à préciser les Directions concernées et l’élu(s) référent(s).
Tableau objectifs opérationnels / Projets
Mode opératoire : Le tableau sera travaillé par les Directions concernées, en amont de la réunion de travail prévue post réalisation des arbres des objectifs. Il sera finalisé par les Directions, à l’issue cette réunion.
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Sociogramme des acteurs internes et externes :
Objectif : Représenter les acteurs externes et internes en interaction avec la délégation et en cohérence avec les objectifs opérationnels et missions associées.
Sociogramme
Mode opératoire : C’est la traduction du tableau croisant objectifs opérationnels et missions, qui précise au regard des missions de la délégations, les acteurs porteurs de projets. Une fois le tableau complété, le schéma sera formalisé.
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Macro-planning :
Objectif : Fixer les échéances de réalisation des objectifs opérationnels, en cohérence avec les missions / projets concernés, et ce pour donner une visibilité temporelle de l’action de la délégation.
Macroplanning
Mode opératoire : Le macro-planning sera travaillé par les Directions, en amont de la réunion de travail prévue post réalisation des arbres des objectifs. Il sera finalisé par les Directions à l’issue de cette réunion. Sa mise en page finale devra être synthétique et reprendre les 3 niveaux d’objectifs.
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Fonctionnement : Le document macroplanning retranscrit automatiquement les objectifs politiques, stratégiques et opérationnels à partir des données saisies dans l'arbre des objectifs. Seules les dates de début et de fin des objectifs opérationnels, sont à saisir, le calcul étant automatisé pour les objectifs politiques et stratégiques. Sous la barre représentant l'objectif opérationnel :
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