Lecciones aprendidas

Lecciones aprendidas

Guía para su implementación

EMPEZAR

Index

¿Qué es? .................................................................................................................

¿Por qué son importantes las lecciones aprendidas?...........

¿Para qué sirve?..................................................................................................

Proceso de lecciones aprendidas........................................................

Talleres de lecciones aprendidas..........................................................

Método de retrospección............................................................................

Plantilla .....................................................................................................................

¿Cómo usar la plantilla? ..............................................................................

Reglas del juego ................................................................................................

Ejemplo ....................................................................................................................

Más información ...............................................................................................

¿Qué es?

¿Qué es?

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un proceso o sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente. Las lecciones aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-efecto, acotadas a un contexto específico, y sugieren recomendaciones prácticas y útiles para la aplicación o replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño o ejecución de otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares. [1]

¿Cúal es su objetivo?

Luna, E., & Rodríguez, L. (2021). Cómo documentar lecciones aprendidas - Abierto al Público. Retrieved 15 March 2021, from https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/como-documentar-lecciones-aprendidas/ [1]

¿Por qué son importantes las lecciones aprendidas?

Capturar lecciones aprendidas es una parte integral de cada proyecto. No generar lecciones aprendidas, o no hacer uso de esta herramienta, podría derivar en situaciones críticas en los futuros proyectos, que conlleven al fracaso y pongan en riesgo la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Además, el tiempo de respuesta y ejecución puede volverse ineficiente o se puede deteriorar la calidad de los resultados [3].

Qué son las lecciones aprendidas y para qué sirven - Ingennus. (2021). Retrieved 15 March 2021, from https://ingennus.com/lecciones-aprendidas-que-son-para-que-sirven/ [3]

¿Para qué sirve?

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Son una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros jefes de proyecto dentro de la organización.

Ayudan a detectar oportunidades de mejora y capacitar a futuros miembros de equipos de proyecto.

Mejoran la planificación de proyectos futuros y evitan cometer errores.

Ayudan a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.

Reducen la incertidumbre y mejoran el tiempo de respuesta ante situaciones similares a las que se tiene que enfrentar el equipo.

Conforman la base para mejorar las prácticas organizacionales de gestión de proyectos.

Ofrecen información de apoyo para una mejor toma de decisiones.

Proceso de lecciones aprendidas

Desarrollo de la lección aprendida

Uso e incorporación de la lección aprendida

Identificar lecciones aprendidas aplicables

Gestionar

Distribuir al personal idóneo

Registrar

Diseñar acciones

Divulgar

Asegurar el cumplimiento de las acciones

Taller de lecciones aprendidas

Método a seguir :

Retrospección

Herramienta para captar lecciones aprendidas después de haber realizado alguna actividad o proyecto.

Ejercicio de reflexión en equipo:

1. Autocritico
2. Constructivo

Taller de lecciones aprendidas

Método de retrospección

• Elaborar memoria

• Generar lecciones aprendidas

• Identificar causa raíz

• Identificar primeras causas

•Identificar brechas

Plantilla

Descarga

¿Cómo usar la plantilla?

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Reglas del juego

Definir

Moderador

Tutor

• Aportar constructivamente, respetar la palabra y la opinión de la persona que esté interviniendo.
• Pedir la palabra al moderador del taller.
• Los tiempos de intervención deben ser breves, de 1 a 3 minutos aproximadamente.
• Ir al grano con la idea que se quiera socializar, siendo claros y concretos.
• Limitarse a las lecciones aprendidas que se están socializando en el taller respecto al proyecto en estudio.
• Estar concentrado y focalizado en el taller, cuerpo y mente en la reunión, evitando el uso de aparatos electrónicos o posibles distractores.

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¿Qué estuvo bien? ¿Qué estuvo mal?

Para completar y analizar de manera correcta esta pregunta, se recomienda hacer uso de una lluvia de ideas, a continuación, se explica cómo hacer uso de esta herramienta.

• Durante 20 minutos pensar y escribir qué estuvo bien y qué estuvo mal: Solamente una idea por post-it.
• No escribir palabras sueltas, sino frases completas.
• Escribir sobre hechos, procesos, actividades, no sobre personas. Pensar en lo relevante y lo que realmente genera valor en el proyecto.
• Letra legible.

¿Cómo escribir lo que estuvo bien y lo que estuvo mal?

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Agrupación y Priorización

Cada grupo toma los post-its que se le asignaron a cada etapa del proyecto. Durante 30 minutos se debe ordenar por afinidad, eliminar frases similares, aclarar significados e identificar temas especiales: 1. Repasar lo bueno y lo malo más relevante para el proyecto y dejar carteleras en donde se pueda apreciar esto. 2. Presentar resumen en plenaria (5 minutos por grupo) 3. Consolidar memoria con los resultados obtenidos de este paso.

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Identificación de la causa raíz

El siguiente paso es identificar el porque de los acontecimientos, se recomienda tener en cuenta lo siguiente:• Hacer énfasis en los hechos, no en los comportamientos. • Mantener pensamiento auto-crítico, no buscar culpables. • Preguntarse varias veces ¿Por qué?, hasta encontrar las causas reales. • No hay que llegar al comienzo del universo, buscar practicidad para encontrar esta causas de manera eficaz.

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Formulación de lecciones aprendidas

Despues de realizar los paso anteriores, es primordial realizar esta preguntas como manera de autoevaluación y buscando una mejora mediante la implementación de las lecciones aprendidas

• ¿Qué debemos seguir haciendo de la misma manera?• ¿Qué debemos hacer de manera diferente? ¿Cómo? • ¿Qué debemos mejorar? ¿Cómo mejoramos? •¿Qué acciones planteamos para atacar la causa raíz ? ¿Qué podemos controlar nosotros? • ¿Qué acciones planteamos para atacar la causa raíz? ¿Qué pueden controlar las UAA?

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Presentación de Resultados

Después de terminar todos los pasos el resultado es una plantilla con toda la información relevante e importante para generar lecciones aprendidas, esta herramienta es muy satisfactoria ya que permite observar desde diferentes puntos de vista soluciones y nuevas lecciones que se puedan llegar a implementar en la entidad de manera efectiva.

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Ejemplo

A continuación, la presentación con la que fue implementado el taller de lecciones aprendidas en la Universidad Industrial de Santander en el año 2018, donde podra apreciar una breve explicación y las acciones que se tomaron para hacer uso de la lecciones aprendidas en esta entidad, ademas de esto encontrara la respectiva plantilla que se proponia usar para este especifico taller.

Presentación

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+ Info

Plantilla

Identificación

¿Para que sirve?

Proceso

¿Que es?

Más información

A continuación se encuentran algunos documentos, videos y ejemplos en los cuales se podrá complementar la información que se ha presentado en esta guía para la implementación de las lecciones aprendidas

(2021). Retrieved 15 March 2021, from https://www.youtube.com/watch?v=SmNirt9rZzk

Luna, E., & Rodríguez, L. (2021). Cómo documentar lecciones aprendidas - Abierto al Público. Retrieved 15 March 2021, from https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/como-documentar-lecciones-aprendidas/ [1]

Qué son las lecciones aprendidas y para qué sirven - Ingennus. (2021). Retrieved 15 March 2021, from https://ingennus.com/lecciones-aprendidas-que-son-para-que-sirven/ [3]

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+ Info

Plantilla

Identificación

¿Para qué sirve?

Proceso

¿Qué es?

Gracias

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