el equipo de eventos
presenta
SOP DE PELÍCULA
EMPEZAR
Previamente
La película está basada en la actualizacion del SOP de eventos y reuniones profesionales el cual aplica para Colombia en las divisiones de Pharma y Oncología a partir del 10 de Mayo 2021
Contenido
- Alineación clasificación de Eventos Guia Global y P3 Tool
- Eliminación Small Scale Event
- Criterios para definir cuando debo hacer un evento
- Guía Eventos Virtuales
- Patrocinios: Alineación a guía Global
- Tiempos de Cierre para todos lo eventos
- Eventos sombrillas y sus criterios
- Estado de Anexos
clasificación de eventos
ELIMINACIÓN DE LAS SMALL SCALE EVENT
Se eliminará la categoría de eventos Small Scale Event, todo debe aprobarse por el flujo segun aplique.
Todos los eventos cumple con:
- Tener una aprobación P3
- Tienen un conferencista externo contratado
- Tienen una convocatoria e invitación
- Más de 10 invitados
- Logística
GUÍA DE EVENTOS VIRTUALES
Creación de anexo guía para lineamientos específicos en los eventos virtuales. - INVITACIÓN 1. Solo se podrán invitar a HCPs que cuenten con su consentimiento 2. se debe asegurar su Habeas Data 3. Asegurar los Disclaimers correspondientes - PLATAFORMAS VIRTUALES 1. Uso de platafromas corporativas 2. Si se contrata un proveedor asegurar que cumplan los requerimientos.
GUÍA DE EVENTOS VIRTUALES
- ASISTENCIA: Se podrá evidenciar a través de cualquiera de los siguientes medios: 1. Firma del témplate a través de DocuSign.
2. Reporte de asistencia generado por Microsoft Teams (Pdf) 3. Pantallazos de los asistentes. Nota: únicamente el nombre y apellido es información obligatoria.
Patrocinios
Cuando el patrocinio consista en que Novartis obtenga el derecho de llevar a cabo un evento propio: ejemplo: simposio/espacio patrocinado) y donde Novartis sea responsable del contenido, diseño y ejecución, se aplicará, por un lado, la aprobación del patrocinio con el tercero según lo establecido del SOP de financiación externa y por otro, la aprobación del evento según el SOP Eventos y reuniones profesionales, vinculando en P3 las solicitudes respectivas.
tiempos de cierre
Los tiempos de cierre para todos los tipos de eventos serán de 90 días calendario una vez se finalice el evento. Aclaracion: Start date: Fecha inicial del evento End date: Fecha final del Evento Cualquier cambio de fecha en un evento debera aprobarse via e-mail con los aprobadores correspondientes.
+info
ACTUALIZACIONES
EVENTO SOMBRILLA: Estructuración La aprobación de dos o más eventos en un mismo P3 se puede llevar a cabo cuando se cumplan las condiciones descritas en el SOP. 1. La temática y contenido de la presentación sea la misma 2. Se tenga única Agenda 3. Se establezca número de eventos 4. Se establezca fechas de las actividades y ciudades. 5. Se definan los conferencistas por cada evento. 6. Se establezca el perfil de invitados. 7. El número aproximado de invitados por evento.
+info
ANEXOS
área Eventos
¡GRACIAS!
CASOS 1
Gerardo es Gerente de producto de la Franquicia Respiratoria, él recibió una solicitud de patrocinio para participar en el VII Congreso sobre alergias y enfermedades respiratorias que se realizará en Pereira el 5 de septiembre del 2021, el costo del patrocinio será de 15 millones, en contraprestación se ofrecerá a Novartis un espacio en la agenda para participar con una charla, 10 inscripciones para HCPs y tendrá un espacio para un Stand. ¿Como deberá Gerardo aprobar esta solicitud?
CASOS 2
GERARDO ES GERENTE DE PRODUCTO DE LA FRANQUICIA RESPIRATORIA, ÉL RECIBIÓ UNA SOLICITUD DE PATROCINIO PARA PARTICIPAR EN EL VII CONGRESO SOBRE ALERGIAS Y ENFERMEDADES RESPIRATORIAS QUE SE REALIZARÁ EN PEREIRA EL 5 DE SEPTIEMBRE DEL 2021, EL COSTO DEL PATROCINIO SERÁ DE 15 MILLONES, EN CONTRAPRESTACIÓN SE OFRECERÁ A NOVARTIS UN ESPACIO EN LA AGENDA PARA PARTICIPAR CON UNA CHARLA, 10 INSCRIPCIONES PARA HCPS Y TENDRÁ UN ESPACIO PARA UN STAND. ¿COMO DEBERÁ GERARDO APROBAR ESTA SOLICITUD? A. SE DEBE APROBAR EL PATROCINIO Y EL CONTRATO DE HCO EN UN MISMO P3 POR EL FUJO DE FINANCIACION EXTERNA, LA CONTRAPRESTACIÓN DE ESTE PATROCINIO SE DEBERÁ APROBAR SEGÚN SEA EL CASO, CHARLA POR EL FLUJO DE EVENTOS, STAND POR EL FLUJO DE MATERIALES, INSCRIPCIONES POR EL FLUJO DE FINANCIACIÓN A HCPS Y RELACIONAR EL PATROCINIO CON TODOS LOS P3 CORRESPONDIENTES. B. SE DEBERÁ APROBAR COMO EVENTO DE TERCERO EXPLICANDO CADA UNA DE LAS CONTRAPRESTACIONES DENTRO DEL P3 C. TODO DEBE PASAR COMO PATROCINIO Y DEBERÁ QUEDAR JUSTIFICADO EN LA APROBACIÓN P3.
Workshop de eventos
Claudia
Created on March 2, 2021
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el equipo de eventos
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SOP DE PELÍCULA
EMPEZAR
Previamente
La película está basada en la actualizacion del SOP de eventos y reuniones profesionales el cual aplica para Colombia en las divisiones de Pharma y Oncología a partir del 10 de Mayo 2021
Contenido
clasificación de eventos
ELIMINACIÓN DE LAS SMALL SCALE EVENT
Se eliminará la categoría de eventos Small Scale Event, todo debe aprobarse por el flujo segun aplique.
Todos los eventos cumple con:
GUÍA DE EVENTOS VIRTUALES
Creación de anexo guía para lineamientos específicos en los eventos virtuales. - INVITACIÓN 1. Solo se podrán invitar a HCPs que cuenten con su consentimiento 2. se debe asegurar su Habeas Data 3. Asegurar los Disclaimers correspondientes - PLATAFORMAS VIRTUALES 1. Uso de platafromas corporativas 2. Si se contrata un proveedor asegurar que cumplan los requerimientos.
GUÍA DE EVENTOS VIRTUALES
- ASISTENCIA: Se podrá evidenciar a través de cualquiera de los siguientes medios: 1. Firma del témplate a través de DocuSign. 2. Reporte de asistencia generado por Microsoft Teams (Pdf) 3. Pantallazos de los asistentes. Nota: únicamente el nombre y apellido es información obligatoria.
Patrocinios
Cuando el patrocinio consista en que Novartis obtenga el derecho de llevar a cabo un evento propio: ejemplo: simposio/espacio patrocinado) y donde Novartis sea responsable del contenido, diseño y ejecución, se aplicará, por un lado, la aprobación del patrocinio con el tercero según lo establecido del SOP de financiación externa y por otro, la aprobación del evento según el SOP Eventos y reuniones profesionales, vinculando en P3 las solicitudes respectivas.
tiempos de cierre
Los tiempos de cierre para todos los tipos de eventos serán de 90 días calendario una vez se finalice el evento. Aclaracion: Start date: Fecha inicial del evento End date: Fecha final del Evento Cualquier cambio de fecha en un evento debera aprobarse via e-mail con los aprobadores correspondientes.
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ACTUALIZACIONES
EVENTO SOMBRILLA: Estructuración La aprobación de dos o más eventos en un mismo P3 se puede llevar a cabo cuando se cumplan las condiciones descritas en el SOP. 1. La temática y contenido de la presentación sea la misma 2. Se tenga única Agenda 3. Se establezca número de eventos 4. Se establezca fechas de las actividades y ciudades. 5. Se definan los conferencistas por cada evento. 6. Se establezca el perfil de invitados. 7. El número aproximado de invitados por evento.
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ANEXOS
área Eventos
¡GRACIAS!
CASOS 1
Gerardo es Gerente de producto de la Franquicia Respiratoria, él recibió una solicitud de patrocinio para participar en el VII Congreso sobre alergias y enfermedades respiratorias que se realizará en Pereira el 5 de septiembre del 2021, el costo del patrocinio será de 15 millones, en contraprestación se ofrecerá a Novartis un espacio en la agenda para participar con una charla, 10 inscripciones para HCPs y tendrá un espacio para un Stand. ¿Como deberá Gerardo aprobar esta solicitud?
CASOS 2
GERARDO ES GERENTE DE PRODUCTO DE LA FRANQUICIA RESPIRATORIA, ÉL RECIBIÓ UNA SOLICITUD DE PATROCINIO PARA PARTICIPAR EN EL VII CONGRESO SOBRE ALERGIAS Y ENFERMEDADES RESPIRATORIAS QUE SE REALIZARÁ EN PEREIRA EL 5 DE SEPTIEMBRE DEL 2021, EL COSTO DEL PATROCINIO SERÁ DE 15 MILLONES, EN CONTRAPRESTACIÓN SE OFRECERÁ A NOVARTIS UN ESPACIO EN LA AGENDA PARA PARTICIPAR CON UNA CHARLA, 10 INSCRIPCIONES PARA HCPS Y TENDRÁ UN ESPACIO PARA UN STAND. ¿COMO DEBERÁ GERARDO APROBAR ESTA SOLICITUD? A. SE DEBE APROBAR EL PATROCINIO Y EL CONTRATO DE HCO EN UN MISMO P3 POR EL FUJO DE FINANCIACION EXTERNA, LA CONTRAPRESTACIÓN DE ESTE PATROCINIO SE DEBERÁ APROBAR SEGÚN SEA EL CASO, CHARLA POR EL FLUJO DE EVENTOS, STAND POR EL FLUJO DE MATERIALES, INSCRIPCIONES POR EL FLUJO DE FINANCIACIÓN A HCPS Y RELACIONAR EL PATROCINIO CON TODOS LOS P3 CORRESPONDIENTES. B. SE DEBERÁ APROBAR COMO EVENTO DE TERCERO EXPLICANDO CADA UNA DE LAS CONTRAPRESTACIONES DENTRO DEL P3 C. TODO DEBE PASAR COMO PATROCINIO Y DEBERÁ QUEDAR JUSTIFICADO EN LA APROBACIÓN P3.