PREZENTACJA ARCHIWIZACJADOKUMENTIW

Archiwizacja dokumentów

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

Archiwizacja dokumentów polega na zbieraniu dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacji i zabepieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy panśtwowe czas.

klasyfikacja dokumentów

Dokumentom nadaje się oznaczenia literowe w celach klasyfikacyjnych

SYMBOL A

SYMBOL B

SYMBOL Bc

Tak oznacza się wszelką dokumentację, którą można zniszczyć po jej wykorzystaniu. Nie ma obowiązku oddawania jej do firm utylizacyjnych. Można ją samemu zutylizować niszcząc w niszczarce biurowej.

Dokumenty, które mają wartość historyczną, nigdy się ich nie niszczy. Istnieje obowiązek ich przetrzymywania wieczyście.

Tak oznacza się dokumentację niearchiwalną.

SYMBOL B + CYFRA

SYMBOL BE + CYFRA

Tak oznaczona jest dokumentacja, którą trzeba przechowywać przez określony czas. Cyfra po symbolu B oznacza liczbę lat, przez jaką muszą byc przetrzymywane.

Tak oznaczone są dokumenty, które po ilości lat oznaczonych cyfrą po symbolu, wymagają przejrzenia ich ze względu na ich treść i charakter. Po przejrzeniu dokumentów, podejmuje się decyzje o ich zniszczeniu lub zmianie symbolu klasyfikacji

JAKIE DOKUMENTY PODLEGAJĄ ARCHIWIZACJI?

Zgodnie z obowiązującym prawem, polskie firmy mają obowiązek archiwizowania :

1. dokumentów podatkowych ( w tym kopie i oryginały faktury VAT, księgi podatkowe i inne dokumenty) 2. dokumentów ZUS ( w tym dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych) 3. dokumentów pracowniczych. Muszą one być odpowiednio sklasyfikowane i oznaczone aby można było je łatwo odnaleźć, gdy będzie taka potrzeba.

JAK DŁUGO PRZECHOWYWAĆ DOKUMENTACJĘ?

W zależności od rodzaju dokumentów należy je przechowywać przez określony czas :

1. Dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. 2. Dokumenty ZUS - dokumenty zgłoszeniowe przechowuje się przez cały okres prowadzenia działalności, dokumenty rozliczeniowe przez 10 lat od momentu przesłania je do ZUS, a dokumenty płatnicze trzeba przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do momentu potwierdzenia uprawnień emerytalnych. 3. Dokumenty pracownicze - muszą być przechowywane przez 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Najważniejsze zasady archiwizacji dokumentów :

Dokumenty przechowywane w archiwach podzielić można na dwie grupy : 1. dokumenty archiwalne - czyli takie, które przedstawiają jakąs historyczną wartość, 2. dokumenty niearchiwalne, czyli takie, które są gromadzone np. w zakładach pracy.

Dla klasyfikacji stosuje się w zdecydowanej większości przypadków te trzy kryteria : 1. kryterium dotyczące wartości archiwalnej dokumentacji, 2. kryterium dotyczące podziału dokumentacji ze względu na nośnik, 3. kryterium dotyczące dostępności do dokumentacji osób trzecich.

Zgodnie z przepisami ustawy o archiwizacji, wszystkie, instytucje które wytwarzają w czasie swojej działalności archiwalne dokumenty są zobowiązane do tego, aby prowadzić takie archiwa w zgodzie z obowiązującymi w danym momencie przepisami.

W przypadku tych instytucji, gdzie generowane są jedynie dokumenty niearchiwalne nie ma obowiązku tworzenia specjalnego archiwum, jednak niezbędne jest założenie składnicy akt w oparciu o odpowiednią ustawę i powiązane z nią akty prawne.

Każda dokumentacja, w tym pracownicza zanim zajmie odpowiednie miejsce w archiwum musi zostać odpowiednio sklasyfikowana.

+info

OKRESY PRZECHOWYWAŃ SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I INNYCH ZBIORÓW

1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

2.Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres :

• księgi rachunkowe - 5 lat
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostęu do tych informacji, wynikający z przypisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej niz 5 lat
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie króćej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną
• dowody księgowe dotyczące srodków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postęowaniu cywilnym lub ojętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku nastęującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności
• dokumenty dotyczące reklamacji i rękojmi - 1 rok po terminie upłwu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat
• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy - 5 lat.

Dziękujemy za uwagę ;)

Prezentację wykonały : Ślot Daria, Kaniewska Wiktoria, Aleksandrowska Laura, Ciesiółka Maja, Drewicz Zuzanna.