Assemblée générale en visioconférence et vote à distance

Assemblée générale et vote par correspondance à distance

Sommaire

Assemblée générale en visioconférence

Vote par correspondance à distance

Les rôles

Les mesures dérogatoires

Le vote par correpondance

Bonnes pratiques

Les modalités de convocation

Balotilo : logiciel libre et gratuit

Envoyer le lien de connexion

Les votes en visio

Les logiciels

Se préparer à l'avance

Les mesures dérogatoires jusqu’au 01/04/2021 et +

Loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, Ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020.

Le format

Le réseaux sociaux

Pour le web

Paysage

La cible

La taille de votre visuelle doit s’adapter à celui du réseau.

Adapter le message à votre cible en prenant en compte ses spécificités (âge, handicap…) pour une bonne perception du message

Portrait

Pour l'impression

d'infos

La convocation

Les modalités

Les éléments à inclure

• Date et heure ;

• lieu ou mode de rassemblement (visioconférence) ;
• l'ordre du jour ;

• les textes de décisions soumises au vote et le bulletin de vote ou lien vers le vote en ligne

• les rapports et documents permettant de statuer ;
• il est possible d'envoyer le lien de connexion dans la convocation mais il est conseillé de le renvoyer quelques jours avant l'assemblée générale.

• Se référer aux statuts.

• Si rien n'est précisé dans les statuts, convoquer dans un délai raisonnable (3 semaines).
• Avoir les adresses mails de ses adhérents.
• Changement du mode de réunion jusqu'à trois jours avant la date de l'assemblée générale.

Envoyer le lien de connexion

Deux à trois jours avant l'assemblée générale, envoyer un mail aux adhérents contenant :

Conseils pour réussir sa visioconférence :

• le lien de connexion vers la salle de réunion virtuelle ;

• le numéro de téléphone d'une ou plusieurs personnes à contacter en cas de problème à se connecter ;
• les conseils pour réussir sa visioconférence ;
• dans la mesure du possible un tutoriel d'aide à la connexion.

• isolez-vous dans une pièce calme – tous les bruits s’entendent ;
• dans la mesure du possible évitez de vous mettre en contre-jour ;
• orientez votre caméra pour que l’on voit votre visage en entier ;
• utilisez un casque avec micro pour mieux entendre et être mieux entendu (les écouteurs de votre téléphone peuvent suffire) ;
• si vous ne prenez pas la parole, coupez votre micro (cela permettra de fluidifier la connexion de tous et d’éviter les bruits en arrière fond).

Se préparer à l'avance

Quelques bonnes pratiques pour être préparé le jour J :

• synthétiser le déroulé, les interventants dans un document qui servira de conducteur ;

• prévoir 2 heures maximum de réunion ;
• organiser une semaine avant, une répétition avec tous les intervenants afin de tester le logiciel.

Des personnes pour vous accompagner dans la préparation :

télécharger un modèle de conducteur

Pour les associations familiales Pour les autres associations

les rôles

Partage d'écran

Personne qui partage son écran (uniquement si vous présentez un document à l'assemblée).

Prise de note

Prennent des notes pour rédiger le PV de l'assemblée

Animateur

Assure le fil conducteur, passe la parole, anime la réunion

Comptage des voix

Ils comptent les voix au moment des votes

Modérateurs

Coupent les micros, gèrent le chat et les problèmes de connexion

Attention, sur beaucoup de logiciels, celui qui partage son écran ne peut plus voir les autres participants.

Les rôles peuvent se cumuler

les bonnes pratiques

Quelques bonnes pratiques pour être prêt le jour J :

• prévoir un temps d'accueil pour gérer les problèmes de connexion et discuter de manière informelle avec les participants.

• Au démarrage rappeler les consignes et expliquer comment se servir du logiciel (caméra, micro, chat, lever la main...), les modalités de vote si celui-ci se fait à main levée.

• Si l’assemblée générale doit respecter un quorum, annoncer si il est atteint et à quel niveau (% des adhérents etc.).

• Ouvrir la salle de réunion au moins 15 minutes avant l'heure.

Conseils pour réussir son AG :

• Garder le sourire ;
• penser à la convivialité
• bonne foi et sincérité du scrutin ;
• vous avez préparé votre AG au mieux, avec les moyens dont vous disposez au sein de l’association. Les adhérents connectés sont là pour soutenir un projet commun !

Les votes en visioconférence

Vous avez deux possibilités :

• soit faire voter les adhérents en direct lors de l'assemblée générale en visio ;
• Soit, faire voter vos adhérents en amont en organisant un vote par correpondance.

Si votre association compte peu de membres, le vote à main levée en visio est possible.

d'infos

d'infos

Le vote par correspondance

Les membres adressent un formulaire de vote (électronique ou papier) qui sera utilisé pour être pris en compte pour la réunion à laquelle ils ont été convoqués.

• Il est important d’envoyer des éléments permettant de prendre une décision dans un délai suffisant pour en prendre connaissance afin de garantir un consentement éclairé.

• Le vote par correspondance par voie électronique nécessite que le votant ait fourni préalablement son adresse mail.

• Le dépouillement se fait sous le contrôle d’assesseurs et le résultat des votes est constaté en séance.

• La date butoire pour voter doit être fixée 3 jours avant l'assemblée générale.

1. se référer aux statuts de l’association ;
2. sans précision dans les statuts, se conformer aux usages ;
3. sinon, fixer un délai raisonnable de trois semaines.

Pour fixer les délais (envoi des documents, délai de réponses, temps de dépouillement) :

Vote par correspondance numérique

Balotilo

Logiciel gratuit et libre qui permet de réaliser des votes par correspondance numérique à bulletin secret ou non.

Découvrir Balotilo

• Inscription rapide (fournir un mail) ;
• réponses à choix multiples ;
• suivi des votants ;
• envoi de rappels par mail.

• Prévenir vos adhérents en amont qu'ils vont recevoir un mail.
• Convient uniquement si vos adhérents pèsent le même poids (1 adhérent = 1 voix)

Des logiciels

Attention, l'assemblée générale est un moment important pour la vie de votre association qui réunira peut-être beaucoup de participants. Il convient donc de bien choisir l'outil que vous utiliserez en fonction de vos besoins.

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Tableau comparatif *

* Cette liste est non exhaustive.

Merci !

Contactez-nous : Udaf de l'Essonnesecretariat.general@udaf91.fr 01 60 91 30 00 / 30 01

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